Pengertian Sistem Manajemen Bisnis dan Cara Menerapkannya

Dalam era bisnis yang semakin kompleks dan dinamis, sistem manajemen menjadi landasan yang tak terelakkan bagi kesuksesan perusahaan. Seiring dengan perkembangan teknologi dan persaingan yang semakin ketat, implementasi sistem manajemen yang efektif telah menjadi kunci utama dalam menjaga kinerja operasional dan meningkatkan daya saing.

Pada kesempatan kali ini, kita akan mempelajari bersama tentang peran sistem manajemen dalam konteks bisnis, menguraikan manfaatnya serta strategi implementasinya untuk mendukung pertumbuhan dan keberlanjutan perusahaan.

Pengertian Sistem Manajemen

ilustrasi sistem manajemen. source envato

berdasarkan laman Wikipedia, management system atau sistem manajemen merujuk pada kerangka kerja atau struktur yang dirancang untuk mengelola dan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan yang berbeda dalam suatu organisasi. Tujuan utama dari sistem manajemen adalah untuk mencapai tujuan organisasi dengan cara yang efektif dan efisien.

Sistem manajemen mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian dalam usaha untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

Berikut adalah pemahaman lebih rinci mengenai komponen utama dari sistem manajemen:

1. Perencanaan (Planning)

Aspek Ini melibatkan proses menentukan tujuan organisasi dan merumuskan langkah-langkah untuk mencapainya. Perencanaan mencakup identifikasi sumber daya yang diperlukan, penentuan strategi, dan pengembangan rencana tindakan.

2. Pengorganisasian (Organizing)

Aspek ini melibatkan pengaturan dan penataan sumber daya yang ada, baik itu manusia, fisik, atau finansial, untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pengorganisasian mencakup pembagian tugas, pembentukan struktur organisasi, dan alokasi sumber daya.

3. Pengarahan (Directing)

Pengarahan akan sangat berkaitan dengan memotivasi, mengarahkan, dan memandu orang-orang dalam organisasi untuk bekerja menuju pencapaian tujuan. Pengarahan melibatkan komunikasi, kepemimpinan, dan manajemen konflik.

4. Pengendalian (Controlling)

Pengendalian akan melibatkan pemantauan dan evaluasi kinerja organisasi untuk memastikan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Pengendalian juga melibatkan pengambilan tindakan korektif jika ditemukan ketidaksesuaian antara kinerja aktual dan rencana.

Sistem manajemen dapat diterapkan dalam berbagai konteks, termasuk organisasi bisnis, pemerintahan, pendidikan, dan sektor lainnya. Pentingnya sistem manajemen adalah untuk menciptakan struktur yang terorganisir dan terarah agar organisasi dapat berfungsi secara efisien dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Baca juga: Ruang Lingkup Manajemen dan Strategi Efektif Menjalankannya

Manfaat Sistem Manajemen untuk Bisnis

ilustrasi sistem manajemen. source envato

Implementasi management system membawa sejumlah manfaat yang signifikan bagi bisnis. Beberapa manfaat utama dari sistem manajemen adalah:

1. Meningkatkan Produktivitas

Dengan mengatur proses operasional dan sumber daya secara efisien, sistem ini dapat membantu meningkatkan produktivitas karyawan dan proses bisnis. Pengorganisasian yang baik dan pemantauan kinerja memungkinkan perusahaan mengidentifikasi dan mengatasi potensi bottleneck atau hambatan dalam proses operasional.

2. Meningkatkan Kualitas Produk atau Layanan

Management system membantu perusahaan dalam menetapkan standar kualitas dan melacak kinerja untuk memastikan bahwa produk atau layanan yang dihasilkan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Ini dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan membangun reputasi positif.

3. Efisiensi Biaya

Melalui pengelolaan yang lebih baik terhadap sumber daya, identifikasi potensi pemborosan, dan pemantauan anggaran, management system dapat membantu perusahaan mencapai efisiensi biaya. Ini dapat mencakup pengelolaan persediaan yang lebih baik, pengoptimalan operasional, dan pengendalian biaya overhead.

4. Responsibilitas dan Akuntabilitas

Dengan menetapkan tugas dan tanggung jawab secara jelas, sistem ini akan membantu menciptakan lingkungan di mana karyawan merasa bertanggung jawab terhadap pekerjaan mereka. Ini dapat meningkatkan akuntabilitas dan kedisiplinan, serta mengurangi potensi kesalahan atau kelalaian.

5. Peningkatan Keputusan Manajerial

Management system menyediakan data dan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan yang tepat. Dengan analisis data yang akurat, manajemen dapat membuat keputusan yang lebih baik dan lebih terinformasi tentang strategi, operasional, dan perkembangan bisnis.

6. Pengembangan Karyawan

Sistem manajemen sumber daya manusia membantu dalam pengembangan karyawan melalui pemantauan kinerja, pelatihan, dan evaluasi kinerja. Ini dapat meningkatkan kompetensi dan keterampilan karyawan, yang pada gilirannya dapat meningkatkan produktivitas dan retensi karyawan.

7. Keberlanjutan Bisnis

Management system membantu dalam mengidentifikasi risiko dan peluang, yang penting untuk menjaga keberlanjutan bisnis. Dengan mengelola risiko secara efektif dan beradaptasi dengan perubahan pasar, perusahaan dapat memperpanjang umur bisnisnya.

8. Kepatuhan Hukum dan Etika

Management system membantu perusahaan mematuhi peraturan dan standar etika bisnis. Hal ini tidak hanya mencegah potensi sanksi hukum, tetapi juga mendukung citra perusahaan yang baik di mata konsumen dan mitra bisnis.

Dengan demikian, sistem manajemen bukan hanya alat administratif, tetapi juga menjadi kunci untuk mencapai efisiensi, pertumbuhan berkelanjutan, dan daya saing yang lebih baik dalam dunia bisnis yang terus berubah.

Baca juga: Mengenal Sejarah Manajemen di Dunia dan Indonesia

Cara Menerapkan Sistem Manajemen Pada Bisnis

ilustrasi sistem manajemen. source envato

Menerapkan sistem manajemen pada bisnis melibatkan serangkaian langkah yang terkoordinasi untuk memastikan bahwa struktur, proses, dan kebijakan yang diperlukan telah diterapkan dan dapat dijalankan secara efektif. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menerapkan management system dalam bisnis:

1. Analisis Awal

Tentukan tujuan dan sasaran bisnis yang ingin dicapai dengan menerapkan management system. Lalu, cobalah untuk kKenali kebutuhan khusus dan area yang memerlukan perbaikan atau pengembangan.

2. Komitmen Manajemen

Pastikan dukungan penuh dari pimpinan perusahaan. Libatkanlah seluruh tim manajemen untuk memastikan pemahaman dan keterlibatan aktif.

3. Tim Implementasi

Bentuklah tim implementasi yang bertanggung jawab atas perancangan, pelaksanaan, dan pemantauan sistem manajemen. Pastikan tim memiliki wakil dari berbagai departemen untuk memastikan perspektif yang komprehensif.

4. Pemahaman Konteks Bisnis

Identifikasi faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi bisnis. Lakukanlah evaluasi peluang dan risiko yang mungkin timbul dari konteks bisnis.

5. Perencanaan

Buatlah rencana implementasi yang mencakup langkah-langkah spesifik, sumber daya yang dibutuhkan, dan jadwal waktu. Lakukanlah identifikasi indikator kinerja kunci (Key Performance Indicators/KPI) yang akan digunakan untuk mengukur keberhasilan implementasi.

6. Pengembangan Kebijakan dan Prosedur

Buatlah kebijakan dan prosedur yang sesuai dengan tujuan dan sasaran bisnis. Pastikan kebijakan dan prosedur mendukung kepatuhan hukum dan etika bisnis.

7. Pelatihan dan Kesadaran

Sosialisasikanlah perubahan kepada seluruh karyawan. Berikanlah pelatihan yang diperlukan untuk memastikan pemahaman yang baik tentang management system.

8. Implementasi

Terapkanlah kebijakan dan prosedur yang telah dirancang. Pastikan bahwa perubahan diintegrasikan dengan lancar ke dalam operasional sehari-hari.

9. Pemantauan dan Pengukuran

Atur sistem pemantauan untuk mengukur kinerja sesuai dengan KPI yang ditetapkan. Gunakanlah data yang dikumpulkan untuk mengevaluasi efektivitas management system.

10. Evaluasi dan Perbaikan Berkelanjutan

Lakukanlah evaluasi secara reguler terhadap sistem manajemen. Identifikasi peluang perbaikan dan terapkan tindakan korektif atau perbaikan berkelanjutan sesuai kebutuhan.

11. Sertifikasi (Opsional)

Jika relevan, pertimbangkan untuk mendapatkan sertifikasi seperti ISO (International Organization for Standardization) untuk sistem manajemen tertentu.

12. Komunikasi Terus-Menerus

Jagalah komunikasi yang terus-menerus dengan seluruh tim untuk memastikan pemahaman dan dukungan berkelanjutan.

13. Evaluasi Diri

Terus evaluasi dan perbarui sistem manajemen sesuai dengan perkembangan bisnis, perubahan kebijakan, atau perubahan pasar. Menerapkan sistem manajemen memerlukan komitmen, keterlibatan seluruh organisasi, dan pendekatan berkelanjutan untuk memastikan keberhasilan jangka panjang.

Baca juga: Apa Itu Manajemen? Berikut Pengertian, Fungsi, Unsur, Gaya, Jenis, Dan Karakteristiknya

Kesimpulan

Dalam mengimplementasikan sistem manajemen pada bisnis, langkah-langkah yang terkoordinasi dengan baik menjadi kunci untuk mencapai keberhasilan. Proses ini tidak hanya melibatkan perancangan kebijakan dan prosedur, tetapi juga melibatkan komitmen penuh dari pimpinan perusahaan, partisipasi aktif tim implementasi, dan pemantauan berkelanjutan.

Dengan melalui langkah-langkah yang sudah dijelaskan sebelumya, bisnis dapat mengintegrasikan sistem manajemen dengan cara yang mendukung pencapaian tujuan, peningkatan efisiensi, dan keberlanjutan jangka panjang.

Nah, sistemasi manajemen yang bisa Anda coba terapkan salah satunya adalah dengan menggunakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.

Aplikasi yang sudah berpengalaman lebih dari 20 tahun ini mampu membantu Anda dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi bisnis melalui berbagai fungsi bisnis yang sangat bervarisasi di dalamnya.

Selain itu, Accurate Online juga akan memangkas waktu pekerjaan yang sebelumnya dilakukan secara manual dan memakan banyak waktu, menjadi lebih cepat.

Jadi dengan menggunakan Accurate Online, bisnis Anda akan berjalan lebih lancar dan Anda juga bisa lebih fokus untuk memikirkan cara untuk mengembangkan bisnis.

Penasaran dengan Accurate Online? Silakan coba dulu selama 30 hari gratis dengan klik tautan gambar di bawah ini.