Pengertian Workflow Management dan 5 Cara Mudah Membuatnya

Dalam era digital yang semakin maju seperti saat ini, manajemen alur kerja atau workflow management menjadi kunci penting dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Dengan menggunakan teknologi dan sistem yang tepat, perusahaan dapat mengatur dan mengotomatisasi proses bisnis mereka dengan lebih baik.

Workflow management adalah pendekatan sistematis untuk mengatur dan mengelola alur kerja dalam suatu perusahaan. Dengan menggunakan alat dan teknologi yang sesuai, perusahaan dapat memetakan, mengotomatisasi, dan mengawasi setiap langkah dalam alur kerja mereka.

Hal ini akan membantu meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan mempercepat waktu penyelesaian tugas.

Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi konsep dasar dan manfaat dari workflow management. Kita akan melihat bagaimana teknologi seperti sistem manajemen alur kerja (workflow management system) dapat membantu mengoptimalkan proses bisnis.

Selain itu, kita juga akan membahas beberapa contoh penggunaan workflow management dalam berbagai industri.

Dengan memahami dan menerapkan workflow management dengan baik, perusahaan dapat mengalami peningkatan efisiensi, produktivitas, dan kepuasan pelanggan.

Pengertian Workflow Management

Dilansir dari laman Techtarget, manajemen alur kerja atau workflow management adalah proses merancang, membuat, mengeksekusi, dan memantau alur kerja dalam suatu perusahaan.

Dalam workflow management, perusahaan menggunakan teknologi dan sistem yang tepat untuk mengatur dan mengotomatisasi proses bisnis mereka.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa manajemen alur kerja penting:

• Meningkatkan efisiensi

Dengan menggunakan workflow management, perusahaan dapat mengidentifikasi dan menghilangkan hambatan atau tugas yang tidak perlu dalam alur kerja. Hal ini akan membantu meningkatkan efisiensi dan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.

• Mengurangi kesalahan

Dengan adanya sistem yang terstruktur dan terotomatisasi, maka manajemen alur kerja akan membantu mengurangi risiko kesalahan manusia. Proses yang terdefinisi dengan jelas dan otomatis akan meminimalisir kemungkinan kesalahan dalam penyelesaian tugas.

• Mempercepat waktu penyelesaian tugas

Dengan adanya alur kerja yang terorganisir dan terotomatisasi, perusahaan dapat mempercepat waktu penyelesaian tugas. Setiap tugas dapat dialokasikan dengan lebih efisien dan dikerjakan secara paralel, sehingga mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek.

• Meningkatkan kolaborasi

Workflow management memungkinkan kolaborasi yang lebih baik antara anggota tim. Dengan adanya sistem yang terpusat, anggota tim dapat melihat dan mengakses informasi terkait alur kerja secara real-time. Hal ini akan memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi yang efektif antara anggota tim.

• Memantau dan mengukur kinerja

Workflow management memungkinkan perusahaan untuk memantau dan mengukur performa alur kerja. Dengan adanya data dan metrik yang terukur, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan mengambil tindakan yang tepat untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Baca juga: Work Order Adalah Dokumen Penting yang Ada Di Perusahaan Manufaktur, Ini Penjelasannya!

Cara Efektif Membuat dan Merancang Workflow Management

Berikut adalah beberapa tips untuk merancang dan membuat workflow yang efektif:

1. Identifikasi dan pahami proses bisnis

Sebelum merancang workflow, Anda perlu memahami proses bisnis yang akan diotomatisasi. Untuk itu, lakukanlah identifikasi tugas-tugas yang perlu dilakukan, siapa yang bertanggung jawab, dan bagaimana tugas-tugas tersebut saling berkaitan.

2. Buat diagram alur kerja

Buatlah diagram alur kerja yang jelas dan terstruktur. Diagram ini harus mencakup setiap langkah dalam proses bisnis dan siapa saja yang bertanggung jawab untuk setiap langkah tersebut.

3. Identifikasi area yang dapat dioptimalkan

Cobalah untuk mengidentifikasi area yang dapat dioptimalkan dalam proses bisnis. Cari tahu apakah ada tugas yang dapat dihilangkan atau diotomatisasi untuk meningkatkan efisiensi.

4. Gunakan teknologi yang tepat

Pilihlah teknologi yang tepat untuk mengotomatisasi proses bisnis. Saat ini, ada banyak software manajemen alur kerja (workflow management system) yang tersedia, dan Anda perlu memilih yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

5. Uji coba dan evaluasi

Setelah merancang dan mengimplementasikan workflow, lakukanlah uji coba dan evaluasi hal tersebut secara berkala. Hal ini akan membantu Anda dalam memastikan bahwa workflow berjalan dengan baik dan dapat ditingkatkan jika diperlukan.

Jadi, merancang dan membuat workflow yang efektif membutuhkan pemahaman yang jelas tentang proses bisnis, membuat diagram alur kerja yang terstruktur, mengidentifikasi area yang dapat dioptimalkan, memilih teknologi yang tepat, dan melakukan uji coba dan evaluasi secara berkala.

Dengan mengikuti tips-tips ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas mereka dengan menggunakan manajemen alur kerja.

Baca juga: Manajemen Perkantoran: Pengertian, Fungsi, dan Tujuannya

Cara Mengukur Keberhasilan Dari Implementasi Workflow Management

Berikut adalah beberapa cara untuk mengukur keberhasilan dari implementasi workflow management:

1. Efisiensi

Salah satu cara untuk mengukur keberhasilan dari implementasi workflow management adalah dengan mengukur efisiensi proses bisnis. Misalnya, perusahaan dapat mengukur waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas sebelum dan setelah implementasi manajemen alur kerja.

Jika waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas berkurang, maka implementasi manajemen alur kerja dapat dianggap berhasil.

2. Produktivitas

Selain efisiensi, perusahaan juga dapat mengukur produktivitas setelah implementasi workflow management. Misalnya, perusahaan dapat mengukur jumlah tugas yang diselesaikan dalam satu periode waktu sebelum dan setelah implementasi manajemen alur kerja.

Jika jumlah tugas yang diselesaikan meningkat, maka implementasi manajemen alur kerja dapat dianggap berhasil.

3. Kepuasan pelanggan

Perusahaan juga dapat mengukur keberhasilan implementasi workflow management dengan mengukur kepuasan pelanggan.

Misalnya, perusahaan dapat melakukan survei kepuasan pelanggan untuk mengetahui apakah pelanggan merasa bahwa proses bisnis menjadi lebih efisien dan mudah setelah implementasi manajemen alur kerja.

4. Penghematan biaya

Implementasi workflow management juga dapat membantu perusahaan menghemat biaya. Perusahaan dapat mengukur penghematan biaya setelah implementasi manajemen alur kerja dengan membandingkan biaya sebelum dan setelah implementasi.

5. Kualitas

Perusahaan juga dapat mengukur kualitas output setelah implementasi workflow management. Misalnya, perusahaan dapat mengukur tingkat kesalahan atau cacat dalam output sebelum dan setelah implementasi manajemen alur kerja.

Jika tingkat kesalahan atau cacat berkurang, maka implementasi manajemen alur kerja dapat dianggap berhasil.

Baca juga: Apa Itu Manajemen? Berikut Pengertian, Fungsi, Unsur, Gaya, Jenis, Dan Karakteristiknya

Penutup

Jadi, workflow management adalah pendekatan sistematis untuk mengatur dan mengelola alur kerja dalam suatu organisasi.

Implementasi workflow management dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, mempercepat waktu penyelesaian tugas, meningkatkan kolaborasi, dan memantau kinerja alur kerja.

Untuk mengukur keberhasilan implementasi workflow management, perusahaan dapat memperhatikan faktor-faktor seperti efisiensi, produktivitas, kepuasan pelanggan, penghematan biaya, dan kualitas output.

Dengan mengukur keberhasilan implementasi workflow management, perusahaan dapat mengevaluasi kinerja mereka dan melakukan perbaikan jika diperlukan.

Namun, untuk bisa menerapkan workflow management yang baik. Anda harus terlebih dahulu memiliki manajemen bisnis yang baik dan Anda bisa memilikinya dengan menggunakan Accurate Online.

Software akuntansi dan bisnis yang sudah dipercaya oleh ratusan ribu pebisnis ini mampu membantu Anda dalam mengelola bisnis secara menyeluruh, dari mulai mengelola persediaan, membuat laporan keuangan, mengelola aset, melakukan pembelian dan penjualan, menyelesaikan urusan perpajakan, dan masih banyak lagi.

Tertarik dengan Accurate Online? Klik tautan gambar di bawah ini untuk mencobanya langsung selama 30 hari, Gratis!