Mengelola persediaan barang dalam perjalanan bisa jadi tantangan tersendiri, khususnya jika Anda sering berurusan dengan pengiriman dari berbagai lokasi.
Anda pasti ingin memastikan setiap barang tiba tepat waktu dan dalam kondisi yang baik, bukan? Nah, di sinilah pentingnya memahami dan mengoptimalkan proses ini.
Dengan strategi yang tepat, Anda bisa meminimalisir risiko kerugian dan meningkatkan efisiensi operasional. Jadi, yuk kita bahas lebih lanjut tentang cara terbaik untuk menangani persediaan barang dalam perjalanan agar bisnis Anda tetap lancar dan pelanggan puas!
Pengertian persediaan barang dalam perjalanan
Persediaan barang dalam perjalanan adalah barang yang telah dikirim dari penjual tetapi belum tiba di lokasi pembeli.
Istilah ini sering digunakan oleh perusahaan yang bertanggung jawab atas penjualan dan pengiriman produk. Persediaan ini bisa berupa barang jadi yang sedang dikirim dari grosir ke pengecer e-commerce yang kemudian akan menjualnya kembali.
Mengelola persediaan barang dalam perjalanan sangat penting untuk memastikan bahwa barang tiba tepat waktu dan dalam kondisi baik.
Hal tersebut juga akan membantu Anda dalam meminimalkan risiko kerugian dan meningkatkan efisiensi operasional. Dalam akuntansi, persediaan dalam perjalanan dicatat dalam sistem periodik, di mana transaksi penjualan dan pembelian barang dicatat secara berkala.
Selain itu, ada dua jenis perjanjian pengiriman yang sering digunakan, yaitu FOB (Free on Board) Shipping Point dan FOB Destination.
Perjanjian ini akan menentukan kapan kepemilikan barang berpindah dari penjual ke pembeli, yang akan mempengaruhi bagaimana persediaan dalam perjalanan dicatat dalam laporan keuangan.
Dengan memahami konsep ini, Anda bisa lebih mudah mengelola stok dan memastikan bahwa proses bisnis berjalan lancar.
Baca juga: 7 Keunggulan Teknik 80-20 untuk Manajemen Persediaan yang Efektif
Cara mengelola persediaan barang dalam perjalanan
Untuk melakukan pemeriksaan persediaan dalam perjalanan, ada beberapa langkah penting yang bisa Anda ikuti, yaitu:
1. Pantau status pengiriman secara real-time
Langkah pertama yang bisa Anda lakukan adalah memantau status pengiriman secara real-time. Dengan teknologi yang ada saat ini, Anda bisa menggunakan sistem tracking untuk mengetahui di mana posisi barang Anda.
Hal tersebut akan membantu Anda untuk selalu update dan bisa segera mengambil tindakan jika ada kendala dalam proses pengiriman.
2. Gunakan sistem manajemen persediaan
Menggunakan sistem manajemen persediaan atau Inventory Management System (IMS) bisa sangat membantu Anda.
IMS memungkinkan Anda untuk melacak stok barang, termasuk barang yang sedang dalam perjalanan.
Dengan sistem ini, Anda bisa lebih mudah mengelola persediaan dan memastikan bahwa stok Anda selalu tersedia ketika dibutuhkan.
3. Komunikasi yang baik dengan pemasok dan logistik
Pastikan Anda selalu berkomunikasi dengan baik dengan pemasok dan perusahaan logistik.
Informasi yang jelas dan tepat waktu dari mereka bisa membantu Anda dalam mengantisipasi masalah yang mungkin terjadi selama pengiriman.
Selain itu, komunikasi yang baik juga bisa mempercepat proses penyelesaian jika terjadi masalah.
4. Lakukan audit persediaan secara berkala
Melakukan audit persediaan secara berkala sangat penting untuk memastikan bahwa data yang Anda miliki akurat.
Audit ini bisa membantu Anda menemukan ketidaksesuaian antara catatan dan stok fisik, sehingga Anda bisa segera mengambil tindakan untuk mengatasinya.
5. Optimalkan rute pengiriman
Mengoptimalkan rute pengiriman bisa membantu Anda dalam mengurangi waktu dan biaya pengiriman.
Anda bisa bekerja sama dengan perusahaan logistik untuk menentukan rute yang paling efisien. Dengan rute yang optimal, barang Anda bisa tiba lebih cepat dan dalam kondisi yang baik.
6. Manfaatkan teknologi IoT (Internet of Things)
Teknologi IoT bisa memberikan solusi yang canggih untuk mengelola persediaan barang dalam perjalanan.
Dengan sensor IoT, Anda bisa memantau kondisi barang seperti suhu dan kelembapan selama perjalanan. Hal tersebut sangat berguna, terutama untuk barang-barang yang sensitif terhadap perubahan kondisi lingkungan.
7. Buat rencana cadangan
Siapkanlah selalu rencana cadangan untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak terduga. Misalnya, jika ada keterlambatan pengiriman, Anda sudah memiliki alternatif pemasok atau rute pengiriman lain yang bisa digunakan.
Dengan rencana cadangan, Anda bisa lebih siap menghadapi berbagai situasi dan menjaga kelancaran operasional bisnis Anda.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda bisa lebih mudah mengelola persediaan barang dalam perjalanan dan memastikan bahwa barang Anda tiba tepat waktu dan dalam kondisi baik.
Baca juga: 5 Manfaat Asset Management Software dan Cara Memilihnya
Cara melakukan pemeriksaan persediaan dalam perjalanan
Untuk melakukan pemeriksaan persediaan dalam perjalanan, ada beberapa langkah penting yang bisa Anda ikuti, yaitu:
1. Kumpulkan data pengiriman
Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah mengumpulkan semua data terkait pengiriman, seperti informasi dari pemasok, perusahaan logistik, dan sistem manajemen persediaan Anda.
Pastikan Anda memiliki detail lengkap seperti nomor tracking, tanggal pengiriman, dan estimasi waktu tiba.
2. Gunakan sistem tracking
Dengan menggunakan sistem tracking, Anda bisa memantau posisi barang secara real-time. Pastikan Anda selalu memeriksa status pengiriman melalui platform yang disediakan oleh perusahaan logistik.
Hal tersebut akan membantu Anda mengetahui jika ada keterlambatan atau masalah dalam perjalanan.
3. Verifikasi dokumen pengiriman
Saat barang tiba, pastikan Anda memeriksa dan memverifikasi semua dokumen pengiriman. Dokumen ini bisa berupa invoice, packing list, dan tanda terima.
Verifikasi ini sangat penting untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan dan tidak ada kekurangan.
4. Lakukan inspeksi fisik
Setelah barang tiba, lakukanlah inspeksi fisik untuk memastikan kondisi barang. Periksa apakah ada kerusakan atau ketidaksesuaian dengan pesanan.
Jika ada masalah, segera dokumentasikan dan laporkan ke pemasok atau perusahaan logistik untuk menyelesaikannya
5. Catat dalam sistem manajemen persediaan
Setelah verifikasi dan inspeksi selesai, catatlah barang yang telah diterima dalam sistem manajemen persediaan Anda.
Pastikan data yang Anda masukkan akurat dan sesuai dengan kondisi fisik barang. Hal ini akan membantu menjaga integritas data persediaan Anda.
6. Komunikasikan dengan tim terkait
Pastikan Anda mengkomunikasikan hasil pemeriksaan kepada tim terkait, seperti tim pembelian, gudang, dan penjualan.
Informasi tersebut sangat penting agar semua pihak yang terlibat mengetahui status persediaan dan bisa mengambil tindakan yang diperlukan.
7. Lakukan review berkala
Terakhir, lakukanlah review secara berkala terhadap proses pemeriksaan persediaan dalam perjalanan. Evaluasi apakah ada langkah yang bisa diperbaiki atau ditingkatkan.
Dengan tindakan ini, Anda bisa memastikan bahwa proses pemeriksaan selalu berjalan efektif dan efisien.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda bisa melakukan pemeriksaan persediaan dalam perjalanan dengan lebih efektif dan memastikan barang tiba dalam kondisi baik. Selamat mencoba!
Baca juga:
Penutup
Mengelola persediaan barang dalam perjalanan memang bisa jadi tantangan, tapi dengan langkah-langkah yang tepat, Anda bisa memastikan semuanya berjalan dengan lancar tanpa hambatan yang berarti.
Dari melacak pengiriman hingga melakukan pemeriksaan secara rutin, setiap langkahnya sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional bisnis Anda.
Nah, agar proses pengelolaan ini lebih mudah dan efisien, menggunakan software akuntansi dan bisnis yang tepat bisa jadi solusi terbaik.
Accurate Online menawarkan fitur-fitur yang akan membantu Anda mengelola persediaan, melacak pengiriman, dan memastikan semuanya terintegrasi dengan baik dalam sistem bisnis Anda. Dengan Accurate Online, Anda bisa lebih fokus pada pengembangan bisnis tanpa harus khawatir soal administrasi yang rumit.
Yuk, coba Accurate Online sekarang juga secara gratis dan rasakan sendiri bagaimana kemudahan dalam mengelola bisnis Anda! Klik tautan gambar di bawah ini sekarang juga.
Referensi:
- https://eskripsi.usm.ac.id/files/skripsi/B21A/2015/B.231.15.0540/B.231.15.0540-05-BAB-II-20190829051245.pdf
- Inventory in transit | Extensiv
- http://eprints.pknstan.ac.id/1972/5/06.%20Bab%20II_Ilham%20Hidayatullah%20Idrus_1302190912_1.pdf
- https://eprints.perbanas.ac.id/2457/4/BAB%202.pdf
