Poka Yoke, Konsep Manajemen Produksi yang Mampu Mencegah Kesalahan

Pada dasarnya, poka yoke adalah suatu metode standar yang dilakukan oleh Toyota Production System (TPS) guna mencegah adanya kesalahan sederhana yang dilakukan oleh tenaga kerja manusia atau human error.

TPS sendiri adalah suatu standar sistem manajemen yang dilakukan untuk mengatur manufaktur serta logistik yang memang dikembangkan oleh perusahaan mobil Toyota.

Agar lebih jelas lagi, mari kita bahas secara lengkap tentang Poka Yoke di bawah ini.

Pengertian Poka Yoke

Kata Poka Yoke ini sebenarnya berasal dari Bahasa Jepang yang memiliki arti mencegah kesalahan sederhana yang sering dilakukan karena kecerobohan manusia. Ceroboh itu sendiri merupakan sikap tidak hati-hati yang dilakukan oleh manusia di dalam kondisi tertentu.

Jika diterjemahkan satu per satu, maka Poka adalah Poka Poka Misu (間違) yang artinya adalah kesalahan yang terjadi karena kecerobohan. Sedangkan Yoke adalah Yokeru (避ける) yang memiliki arti menghindari.

Di dalam budaya barat, konsep  ini dikenal dengan istilah mistake proofing atau idiot proofing atau bisa juga fool proofing. Konsep ini lebih sering dinilai sebagai konsep dari pada prosedur. Untuk itu, penerapannya dimulai dari mencegah kesalahan yang sering terjadi di area kerja.

Untuk itu, konsep ini bukan dilakukan sebagai langkah demi langkah seperti melakukan suatu pekerjaan seperti prosedur maupun instruksi kerja. Poka yoke ini akan berfungsi secara sangat maksimal ketika digunakan untuk mencegah adanya kesalahan, bukan pada penemuan terkait adanya kesalahan.

Baca juga: Fulfillment Adalah: Pengertian, Proses dan Bedanya dengan Warehouse

Sejarah Metode Standar Poka Yoke

Pada mulanya, konsep Poka Yoke ini diperkenalkan oleh Shigeo Shingo sekitar tahun 1960 an, metode ini lantas diadopsi ke dalam Toyota Production System. Shigeo Shingo sendiri adalah seorang insinyur dari Matsushita manufacturing yang kemudian menjadi bagian dari Toyota Production System.

Awalnya, metode ini memiliki nama baka-yoke, yang memiliki arti “fool-proofing” atau “idiot-proofing”, hingga pada akhirnya diubah menjadi Poka Yoke. Hal tersebut dikarenakan nama sebelumnya memiliki nama yang kurang pantas atau terlalu kasar, lalu diperhalus lagi katanya menjadi “poka-yoke”

Shigeo lantas menjadi poka yoke menjadi tiga jenis metode, yaitu sebagai berikut:

• Metode Kontak

Poka yoke dilakukan dengan cara melakukan analisa dan juga melakukan identifikasi bentuk produk, ukuran warna dan juga ciri fisik lainnya dari produk

• Metode Nilai-Tetap (fixed-value atau constant number):

Jenis konsep ini dilakukan dengan cara memastikan apakah beberapa kegiatan atau gerakan yang harus dilakukan sudah berjalan dengan baik. Cara ini akan memberikan peringatan pada pihak operator bila mereka belum melakukan kegiatan tersebut.

• Metode Tahap-Gerak (sequence)

Jenis ini dilakukan dengan memastikan bahwa setiap proses yang dibutuhkan sudah berjalan dengan baik.

Poka-yoke sebenarnya lebih berfungsi untuk mencegah terjadinya kesalahan dan bukan untuk menemukan kesalahan yang sudah terjadi.

Contohnya adalah kelalaian operator yang disebabkan karena kelelahan atau kejenuhan, sehingga poka yoke ini akan sangat berguna sekali untuk menyediakan solusi mencegah kesalahan tersebut.

Pendekatan Konsep Poka Yoke

Dalam menerapkan konsep ini, setidaknya ada 2 pendekatan yang paling banyak digunakan di dalam konsep poka yoke, yakni:

1. Prevent Mistakes

Pendekatan poka yoke “prevent mistake” adalah suatu pendekatan yang dilakukan guna mencegah adanya kesalahan atau suatu masalah kualitas itu benar-benar belum terjadi. Terdapat dua metode yang paling banyak digunakan pada prevent mistake, yakni:

• Control Method : Metode Pengawasan
• Warning Method : Metode Peringatan

2. Detect Mistakes

Berbanding terbalik dengan poin sebelumnya, pendekatan “detect mistake” merupakan suatu pendekatan yang dilakukan setelah suatu kesalahan atau permasalahan kualitas sudah terlanjur terjadi. Cara yang paling banyak digunakan di dalam pendekatan ini adalah contact method, fixed value method, dan juga motion step mistake.

Desain Poka Yoke

Dalam desainnya, terdapat suatu konsep yang disebut dengan “tiga fungsi dasar poka yoke, ketiga konsep tersebut adalah konsep control, shutdown, dan warning.

Control adalah fungsi pengawasan ataupun pengendalian proses guna mencegah adanya kesalahan ataupun kerusakan yang mengalir ataupun berlanjut di tahapan selanjutnya. Sedangkan shutdown adalah suatu kondisi berhenti saat melakukan pekerjaan bila memang terdeteksi adanya suatu kesalahan ataupun kerusakan.

Sedangkan warning adalah fungsi yang memberikan peringatan bila terdapat kondisi ketidaknormalan, kesalahan ataupun kerusakan.

Persiapan Penerapan Poka Yoke

Terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan dalam menyiapkan penerapan Poka Yoke.

1. Pertama, Anda harus menjelaskan bentuk kerusakan ataupun potensi kerusakan yang akan dicari solusinya, bila perlu, buatlah data rasio ataupun persentase kerusakan dan masalah yang sudah terjadi.
2. Lalu, lakukanlah identifikasi proses manakah yang terjadi di dalam kerusakan tersebut.
3. Tulislah secara lengkap terkait langkah kerja pada proses yang akan dilakukan proses analisa.
4. Kemudian, lakukan identifikasi pada setiap langkah kerja ataupun kondisi yang mampu menyebabkan adanya kerusakan ataupun kesalahan kerja, seperti lingkungan, alat pengukuran dan juga peralatan kerja. Bila perlu, cobalah untuk menggunakan rumus masalah penyelesaian, seperti 5 W 1 H atau melakukan brainstorming agar bisa menemukan akar masalahnya.

Tuliskan secara jelas dan rinci langkah kerja pada proses yang akan dilakukan analisa.

5. Carilah ide untuk membuat konsep ataupun peralatan poka yoke, seperti apa yang nantinya akan Anda gunakan dalam menyelesaikan permasalahan. Lakukan juga benchmarking atau memperhatikan poka yoke lainnya yang sudah terlebih dahulu ada agar Anda bisa mendapatkan ide baru yang lebih segar.
6. Lakukanlah evaluasi keefektifan sesudah menyelesaikan suatu penerapan alat poka yoke, bulan perlu lakukanlah perbaikan atau sempurnakanlah lagi poka yoke yang sudah Anda buat.

Pengguna Poka Yoke

Dalam suatu perusahaan, sudah seharusnya setiap karyawan atau individu bisa melakukan ini di dalam area kerjanya masing-masing.

Kenapa? karena perangkat ini sudah seharusnya mampu digunakan oleh setiap orang ataupun karyawan, mudah diaplikasikan, tidak membutuhkan perhatian terus-menerus dari pihak operator, terjangkau, dan mampu memberikan feedback ataupun perbaikan serta mencegah secara cepat dan juga tepat.

Manfaat Poka Yoke

Terdapat beberapa manfaat yang bisa dirasakan dari menerapkan konsep ini. Manfaat tersebut bisa dirasakan dari sisi karyawan dan juga perusahaan, yaitu:

1. Manfaat bagi karyawan

Dalam dunia bisnis, akan ada banyak sekali masalah yang penyebabnya adalah dari sisi manusia atau biasa kita sebut dengan human error. Hal ini akan berdampak pada performa perusahaan secara menyeluruh dan juga akan memberikan efek psikologis dari sisi karyawan yang melakukan sesuatu tanpa disengaja.

Dengan adanya keputusan human error ini, maka tentu para pekerja akan dianggap sebagai sumber masalah yang nantinya akan mempengaruhi tingkat psikologinya dan turunnya semangat kerja mereka.

Untuk itu, metode ini bisa menjadi solusi untuk mencegah adanya kesalahan sebelum memang benar-benar terjadi.

2. Manfaat bagi perusahaan

Dari sisi perusahaan, menerapkan poka yoke bisa menghemat tenaga kerja karyawan untuk melakukan pemeriksaan ataupun inspeksi produk karena sudah digantikan dengan sistem pencegahan melalui konsep ini.

Selain itu, perusahaan juga bisa meminimalisir adanya produk cacat atau defect yang keluar dari proses produksi, sehingga akan meningkatkan kualitas produksi secara menyeluruh.

Berdasarkan hal tersebut, maka bisa kita simpulkan bahwa konsep ini memang mampu mencegah adanya kerugian pada perusahaan dan juga mampu meningkatkan keuntungan perusahaan.

Baca juga: Pengertian dan Peran Penting Inspkesi dalam Proses Pengendalian Kualitas

Penutup

Demikianlah penjelasan lengkap dari kami tentang poka yoke, jadi bisa kita simpulkan bahwa Pada dasarnya, poka yoke adalah suatu metode standar yang dilakukan oleh Toyota Production System (TPS) guna mencegah adanya kesalahan sederhana yang dilakukan oleh tenaga kerja manusia atau human error.

Untuk Anda yang ingin menerapkan poka yoke di dalam bisnisnya, maka Anda melakukan berbagai cara yang sebelumnya sudah kita bahas di atas. Dengan minimnya tingkat kesalahan di perusahaan Anda, maka tingkat produksi dan juga kegiatan perusahaan pun akan menghasilkan keuntungan yang melimpah.

Namun, jangan lupa untuk terus mencatat keuntungan tersebut di dalam laporan laba rugi di dalam laporan keuangan Anda. bila Anda tidak memiliki banyak waktu atau tidak mengerti tentang bagaimana cara membuat laporan tersebut, maka Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Accurate Online.

Software akuntansi ini akan mampu mempermudah Anda dalam membuat laporan keuangan. Selain itu, Anda juga bisa mengakses laporan keuangan Anda di mana saja dan kapan saja secara mudah dan sederhana. Belum lagi fiturnya yang lengkap juga akan mampu membuat setiap kegiatan bisnis Anda menjadi lebih mudah.

Anda bisa langsung menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari dengan klik tautan gambar di bawah ini.