Project Management Plan: Begini Proses Pembuatannya

Umumnya, project management plan dibuat oleh seorang pegawai manajer proyek, lalu ditandatangani oleh key stakeholder, dan menjadi dasar rencana dari suatu proyek.

Bila nantinya terdapat perubahan, maka secara formal perubahan tersebut nantinya akan masuk ke dalam perubahan kontrol dan akan menjadi suatu bahan perbandingan antara project actual dengan project baseline.

Setelah projek manajer sudah berhasil menyelesaikan dokumen di dalam project management plan, maka selanjutnya akan diselenggarakan meeting untuk memulai proyek secara resmi dan legal.

Tujuan dilakukannya meeting adalah untuk bisa menginformasikan kepada pihak stakeholder. Secara resmi, proyek akan berjalan dan akan memberikan informasi kepada pihak stakeholder terkait berbagai kegiatan apa saja yang nantinya akan dilakukan.

Baik itu proyek kecil ataupun besar, pembuatan dokumen manajemen proyek adalah suatu kewajiban.

Isi Dari Project Management Plan

1. Project Charter dan Project Management Plan

Umumnya sebelum memulai dimulainya suatu proyek, maka seorang manajer ataupun project auditor akan menanyakan berbagai dokumen penting, seperti misalnya project management plan dan project charter.

Nantinya, project auditor ini akan meminta penjelasan secara menyeluruh isi terkait manajemen proyek, yang mana tujuannya adalah agar bisa menilai kesiapan semua stakeholder dalam menjalankan proyek.

2. Baseline

Project management plan mempunyai baseline yang nantinya dibuat dalam bentuk fase perencanaan. Terdapat 3 baseline, beberapa diantaranya adalah scope baseline yang berisi project scope statement, WBS Dictionary, dan WBS, schedule baseline yang berisi jadwal proyek yang mempunyai start date dan end date untuk setiap kegiatan, serta cost baseline yang berisi project budget.

3. Performance Measurement Baseline

Baseline diatas biasanya dikenal dengan Performance Measurement Baseline. Karena umumnya manajer proyek akan selalu membandingkan antara proyek yang berjalan dengan baseline tersebut.

Performance dalam hal ini nantinya akan menjadi laporan kepada bagian stakeholder terkait kondisi proyek, apakan masih berstatus in scope ataupun out of scope. Serta apakah over, within, ataupun under budget, dan apakah ahead, on, atau behind schedule.

4. Change Control System

Setiap ada perubahan yang berhubungan dengan baseline selama eksekusi dan pemantauan, maka perubahan tersebut nantinya akan dipindahkan ke dalam change control system. Bila diperoleh persetujuan, maka manajer proyek baru bisa memperbarui baseline di dalam manajemen proyeknya.

Baca juga: Time Sheet Adalah: Ini Pengertian, Jenis, dan Fungsinya Untuk Karyawan

Dasar Pembuatan Manajemen Proyek

Terdapat dua alat dan teknik di dalam pembuatan ataupun pengembangan manajemen proyek, yakni judgement dan facilitation techniques.

Nah, beberapa unsur dasar dalam membuat rencana manajemen yang harus Anda perhatikan adalah sebagai berikut:

1. Project charter, fungsinya adalah sebagai titik mula pada perencanaan awal di dalam initiating process group.
2. Output from other processes. Seluruh baseline dan juga subsidiary plan yang menjadi output di dalam proses perencanaan lainnya akan menjadi input di dalam proses ini.
3. Enterprise environmental factors, merupakan suatu standar industri atau pemerintah, sistem informasi manajemen proyek, budaya, struktur organisasi, infrastruktur, administrasi personil, dan management practices.
4. Organizational process assets, bisa dalam bentuk guideline tertentu yang sudah terstandarkan, kriteria evaluasi personal, work instruction, kriteria penilaian kerja, prosedur change control, template project management plan, project files yang berasal dari berbagai proyek, historical information dan lesson learned knowledge base, dan konfigurasi management knowledge base.

Baca juga: Leader artinya Berbeda Dengan Bos, Lho! Ini Penjelasannya!

Penutup

Jadi, Project Management Plan dibuat agar setiap kegiatan yang dilakukan bisa mencapai tujuan yang sebelumnya sudah ditargetkan oleh pihak perusahaan. Dalam mengerjakan proyek ini, diperlukan berbagai hal, mulai dari modal, sumber daya manusia, dan lain sebagainya.

Selain itu, di dalam manajemen proyek pun akan sangat berkaitan dengan berbagai variabel lainnya, seperti biaya, ruang lingkup, waktu, risiko, dan kualitas.

Jadi menjalankan suatu perusahaan tidak bisa dilakukan dengan mudah, karena diperlukan pengelolaan dan strategi yang tepat.

Tapi bila Anda menerapkan transformasi digital, berbagai kesulitan yang terdapat di dalam bisnis, bisa diatasi secara cepat dan mudah. Salah satu bentuk transformasi digital yang bisa Anda lakukan adalah dengan menggunakan aplikasi bisnis dan akuntansi dari Accurate Online.

Accurate sudah bergerak lebih dari 20 tahun di Indonesia dan sudah dipercaya oleh lebih dari 377 ribu pebisnis dari berbagai skala, mulai dari pebisnis berskala kecil hingga pebisnis besar. Bahkan, Accurate Online sendiri sudah berhasil meraih penghargaan Top Brand Awards dari tahun 2016 hingga tahun 2022 untuk kategori software akuntansi.

Aplikasi yang dikembangkan dengan basis cloud ini akan menyajikan laporan penjualan, laporan arus kas, laporan laba rugi, laporan neraca, dan lebih dari 200 jenis laporan lainnya pada Anda secara otomatis, cepat dan akurat.

Selain itu, di dalamnya juga sudah dilengkapi dengan fitur bisnis yang akan membantu Anda dalam mengelola dan menjalankan bisnis, seperti fitur persediaan, penjualan, pembelian, manufaktur, multi mata uang, multi cabang, dan lain sebagainya.

Untuk bisa menikmati aplikasi ini, Anda hanya perlu mengeluarkan biaya investasi yang sangat terjangkau, yaitu sekitar 200 ribuan saja perbulannya.

Namun, Accurate Online memberikan kesempatan pada Anda untuk mencobanya terlebih dulu selama 30 hari gratis hanya dengan klik banner di bawah ini.