Stock Take Adalah: Pengertian, Manfaat, dan Tips Ampuh Untuk Melakukannya

Pada dasarnya, stock take adalah salah satu kegiatan mengelola persediaan. Seperti yang kita ketahui, persediaan adalah salah satu aset yang sangat penting yang diklasifikasikan pada aset lancar dan juga neraca perusahaan.

Fungsi utama dari persediaan adalah sebagai penyangga antara manufaktur dan juga pemenuhan pesanan perusahaan. Sedangkan pengertian dari persediaan adalah barang yang tersedia untuk dijual ataupun bahan baku yang digunakan di dalam produksi barang.

Karena persediaan sangat penting demi keberlangsungan hidup suatu perusahaan, maka setiap perusahaan wajib memastikan nilai persediaannya 100% selalu akurat. Untuk itu, umumnya perusahaan akan menetapkan satu langkah pasti untuk mengelola stok, dan stock take adalah salah satunya.

Lantas, apa itu stock take? Apa manfaat stock take untuk perusahaan? dalam kesempatan kali ini, mari kita bahas dan menjawab pertanyaan tersebut dengan lengkap dan mudah dimengerti.

Pengertian Stock Take Adalah

Jadi, stock take adalah suatu upaya mengendalikan persediaan barang yang dijual ataupun dimiliki oleh perusahaan. Kegiatan ini adalah suatu proses perhitungan jumlah stok yang tersedia di toko ataupun yang tersimpan di dalam gudang.

Hasil dari perhitungan persediaan tersebut lantas akan dicek kembali apakah memang sudah sesuai ataupun tidak seperti apa yang tertulis di dalam catatan pembukuan ataupun catatan elektronik.

Jika memang ada perbedaan antara jumlah stok gudang dengan yang ada di catatan, maka dari hal tersebut kita bisa menganalisa berbagai masalah dan mencari jalan keluar untuk menyelesaikan masalah tersebut. Setelah itu, Anda juga harus bisa meningkatkan kontrol dan mengelola stok yang lebih banyak lagi.

Tingkat kegiatan melakukan stock take pun beragam untuk setiap jenis perusahaan dagang. Beberapa perusahaan melakukannya dengan satu atau dua kali di setiap tahunnya. Tapi, ada juga yang aktif dalam melakukan stock take setiap triwulan ataupun bahkan per bulan sekali.

Tentunya frekuensi dalam melakukan stock take ini sifatnya lebih fleksibel, sesuai dengan keperluan setiap perusahaan.

Baca juga: Critical Path Method, Teknik Mengatur Proyek Agar Bebas Hambatan

Manfaat Melakukan Stock Take Adalah

Terdapat berbagai keuntungan yang bisa Anda rasakan saat melakukan stock take untuk bisnis Anda, berbagai keuntungan yang bisa Anda rasakan dalam melakukan stock take adalah sebagai berikut:

• Dapat Mendeteksi Pencurian

Saat Anda menemukan suatu hasil perhitungan yang tidak sesuai, maka sudah pasti hal tersebut akan menjadi masalah perbedaan pada jumlah stok fisik dengan catatan.

Hal ini sering kali terjadi karena adanya barang yang hilang akibat pencurian oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Berdasarkan temuan tersebut, nantinya bisa Anda jadikan pelajaran untuk mencari jalan keluar guna meminimalisir agar berbagai hal yang merugikan tidak terjadi lagi di masa depan.

Misalnya dengan cara meningkatkan keamanan dan juga melakukan evaluasi pada setiap karyawan yang bermasalah. Alasan seperti inilah yang mengharuskan stock take dilakukan secara berkala agar mereka yang tidak bertanggung jawab memiliki alasan dua kali lagi bila ingin melakukan kecurangan.

• Dapat Mengidentifikasi Stok yang Bergerak Lambat

Dengan melakukan stock take, Anda juga bisa mengidentifikasi stok yang gerakannya lambat dan memungkinkan Anda membuat keputusan yang tepat pada barang tersebut. Seperti dengan cara menjualnya dengan berbagai harga diskon agar arus kas bisnis Anda bisa tetap berjalan.

Anda juga bisa mengurangi tingkat produksi ataupun tingkat pembelian barang yang gerakannya lambat agar bisa menghindari kelebihan stok barang yang tidak laku atau alasan lainnya.

• Membantu Memastikan Profitabilitas Bisnis

Mempunyai stok yang terlalu banyak atau tidak mempunyai stok untuk memenuhi permintaan pelanggan akan berakibat negatif pada tingkat profitabilitas bisnis Anda.

Namun dengan melakukan stock take, Anda bisa membantu memastikan profitabilitas bisnis Anda. Dengan adanya stok persediaan yang lebih akurat, Anda bisa membuat keputusan operasional yang lebih cerdas agar bisa merampingkan prosedur di gudang, mengurangi pemborosan, dan juga memaksimalkan inventaris yang sudah Ada.

Sehingga, hal tersebut akan mampu meningkatkan margin keuntungan untuk perusahaan Anda.

• Dapat Mengetahui Margin Laba Secara Akurat

Stock take yang dilakukan secara rutin dan juga teratur akan membantu Anda dalam mengetahui jumlah stok persediaan secara akurat. Dengan data tersebut, Anda bisa mengontrol margin keuntungan Anda secara akurat dari setiap produk yang Anda miliki.

Tips Melakukan Stock Take yang Tepat dan Efisien

Harus kita akui bahwa kegiatan stock take ini memang memakan waktu dan juga menguras energi yang lebih banyak. Bahkan bisa menyebabkan frustasi, sehingga memungkinkan adanya human error dalam perhitungannya.  Misalnya kesalahan dalam melakukan perhitungan yang berlebihan atau kekurangan.

Untuk itu, diperlukan tips ampuh dalam melakukan stock take. Nah, tips ampuh untuk melakukan stock take adalah sebagai berikut.

1. Memastikan Bisnis Anda Memenuhi Target

Bila Anda menemukan beberapa perbedaan besar di dalam laporan stock take, maka ada kemungkinan besar bahwa bisnis yang Anda jalankan tidak sesuai dengan rencana awal. Akan lebih baik lagi bila Anda melakukan identifikasi yang lebih cepat daripada harus mengulang lagi prediksi penjualan Anda.

2. Memahami Produk Secara Seksama

Kebanyakan dari Anda pasti tidak terlalu memperhatikan produk mana yang lebih sering dibeli dan mana yang tidak dibeli. Namun, stock take akan mampu membantu Anda dalam melakukan hal tersebut.

Bila Anda mempunyai produk yang banyak dan juga tersimpan di gudang selama berbulan-bulan, maka itu artinya produk Anda tidak begitu diminati, sehingga Anda harus mengurangi jumlah pemesanan barang tersebut dan menjualnya dengan mengurangi harga jual atau diberi diskon.

3. Pilih Waktu dan Tanggal Dengan Tingkat Gangguan Rendah

Menetapkan waktu dan juga tanggal adalah hal yang sangat penting guna meminimalisir dampak dari kegiatan stock take pada kegiatan bisnis. Khususnya yang mampu merusak laba atau membuat gangguan yang tidak diperlukan.

Kebanyakan perusahaan akan melakukan stock take di luar jam kerja, tapi Anda bisa juga melakukannya ketika siklus penjualan sedang terjadi perlambatan.

4 ,Pastikan Ketersediaan Alat Pendukung

Sebagai salah satu bagian dari prosedur perencanaan, Anda pun harus mampu memastikan bahwa setiap anggota tim Anda mempunyai alat yang memang mereka perlukan untuk menyelesaikan pekerjaannya.

Selain membawa berbagai catatan yang rinci tentang stok, mereka juga harus mengetahui deskripsi item dan juga nomor serinya, unit penyimpanan stok atau SKU, dan berbagai dokumen lainnya.

Selain itu, sediakanlah pula berbagai alat untuk membantu kegiatan stock take, seperti pulpen, kalkulator, papan klip, timbangan, pemindai genggam, perangkat seluler, dll. Mungkin beberapa dari Anda juga akan memerlukan berbagai peralatan lainnya yang berbeda.

Namun minimal, dengan adanya alat tersebut, Anda akan mendapatkan gambaran umum tentang apa yang umumnya dibutuhkan untuk melakukan stock take yang sukses.

5. Tentukan Metode Perhitungan Yang Jelas 

Gudang besar yang dipenuhi dengan berbagai macam stok ataupun ruang penyimpanan yang kecil dengan beberapa jenis stok, berapapun tingkat skala persediaan yang Anda miliki sangatlah penting untuk membuat metode yang jelas tentang bagaimana Anda menghitung stok.

Anda beserta tim tentunya harus menentukan cara menghitung dan juga urutannya. Seperti meminta tim Anda untuk menghitung dengan arah yang sama, dari kiri ke kanan ataupun atas ke bawah. Setelahnya, Anda bisa memberikan stok mana yang sudah dihitung dengan pena berwarna maupun spidol sebagai petunjuk visualnya.

Dengan menentukan metode secara jelas walaupun bentuknya sederhana, maka Anda akan terbantu untuk melakukan stock take yang sukses.

6. Update Stok Secara Cermat

Bila Anda sudah yakin menghitung seluruhnya dengan tepat, maka saat ini adalah waktunya bagi Anda untuk melakukan pembaruan level stok di seluruh catatan ataupun database. Hal ini akan menjadi dasar dalam kebenaran baru yang bisa menjadi pertimbangan berbagai keputusan terbaik dengan berdasarkan apa yang tersedia di gudang.

Baca juga: Metode Waterfall, Salah Satu Metode Manajemen Proyek Paling Tua

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan dari kami tentang stock take, lengkap dengan keuntungan dan tips dalam melakukan stock take yang sukses. Harus Anda ketahui bahwa stock take tidak harus terpaku pada berbagai rangkaian prosedur tertentu saja, tapi berkembang dari waktu ke waktu agar prosesnya bisa lebih efisien.

Nah, bila Anda masih kesulitan untuk melakukan manajemen persediaan atau melakukan stock take yang baik, maka Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Accurate Online.

Kenapa harus menggunakan software akuntansi? Padahal kan tidak ada hubungannya dengan manajemen persediaan? Inilah kelebihan dari Accurate Online, di dalamnya sudah dilengkapi dengan fitur persediaan yang bisa Anda gunakan sesuai metode manajemen persediaan yang Anda terapkan.

Selain itu, fitur persediaan ini juga sudah terintegrasi dengan berbagai fitur pembelian dan penjualan. Berdasarkan data tersebut, nantinya Anda juga akan bisa mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan yang sangat akurat, cepat dan mudah untuk didapatkan.

Penasaran? Buktikan sendiri dengan mencoba Accurate Online selama 30 hari secara gratis melakuk tautan gambar di bawah ini.