9 Strategi Ampuh dalam Melakukan Inventory Control

Untuk Anda yang saat ini sedang menjalankan bisnis ritel, grosir, manufaktur atau bisnis makanan dan minuman, pasti Anda sudah akrab dengan istilah dan strategi inventory control atau pengendalian inventaris. Ini adalah salah satu kegiatan yang harus dilakukan demi memaksimalkan seluruh inventaris perusahaan. Selain itu, kegiatan ini juga bermanfaat untuk memaksimalkan keuntungan perusahaan sekaligus mendapatkan kepuasan pelanggan.

Agar seluruh upaya pengendalian inventaris Anda bisa memenuhi target, tentunya diperlukan strategi inventory control yang baik. Oleh karena itu, pada kesempatan kali ini kami akan membahas berbagai strategi inventory control di gudang perusahaanagar bisa Anda manfaatkan semaksimal mungkin.

Strategi Inventory Control

1. Mengatur Tingkat Stok

Salah satu hal yang paling dihindari oleh setiap pengusaha adalah kehabisan stok barang. Selain bisa mengecewakan pelanggan, perusahaan pun nantinya bisa merugi karena mereka gagal mendapatkan pemasukan. Terlebih lagi jika kondisi ini berjalan dalam waktu yang lama.

Cara mengatasinya adalah menggunakan strategi pengelolaan tingkat stok minimum pada setiap barang yang Anda jual. Jika nantinya stok Anda sudah menyentuh level tersebut, maka Anda bisa langsung tahu bahwa itulah saatnya bagi Anda untuk mengisi ulang stok barang. Sehingga, stok baru bisa datang sebelum stok lamanya habis dan Anda tidak akan kehabisan stok.

Untuk melakukan strategi ini, level stok minimum bisa Anda tentukan dengan melakukan pertimbangan terhadap lamanya waktu rata-rata barang yang terjual dan lamanya waktu pemasok untuk bisa mengirimkan barang baru.

Biasanya, beberapa perusahaan akan menyerahkan tanggung jawab ini pada tim procurement agar mampu melakukan pengawasan stok secara teratur. Sebagian perusahaan lainnya akan memanfaatkan sistem otomatis atau software tertentu yang akan memberikan peringatan saat stok sudah menyentuh level minimum.

2. Pengelolaan Gudang Penyimpanan 

Kondisi lainnya yang dikhawatirkan oleh pengusaha adalah jika inventaris mereka mudah rusak atau cepat membusuk. Hal bisa saja terjadi pada tempat atau gudang yang didalamnya sesuai dengan standar penyimpanan barang terkait. Contohnya, bahan yang tidak tahan air malah disimpan di dalam gudang yang lembab, hingga akhirnya akan lebih mudah rusak.

Untuk itu, gudang yang dijadikan tempat inventaris harus benar-benar diperhatikan sebagai salah satu strategi inventory control yang baik. Suhu di dalamnya harus terkendali dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan barang. Rak ataupun tempat penyimpanannya juga harus diperiksa secara rutin agar terhindar dari berbagai binatang yang bisa merusak.

Tumpukan barang juga tidak boleh melebihi beban kapasitasnya agar tidak merusak barang karena beban berlebih. Selain itu, penempatan barang juga biasanya harus disesuaikan menurut tingkat permintaan pasar agar lebih mudah dalam mendistribusikannya. Beberapa barang yang tingkat permintaan pasarnya cenderung tinggi harus ditempatkan pada rak terdepan yang lebih mudah dijangkau karyawan.

Baca juga: Pengertian Diferensiasi Produk, Strategi dan Dampaknya bagi Usaha Anda

3. Strategi Inventory Control dengan Membuat Kategori Stok 

Strategi ini diperuntukan bagi Anda yang mempunyai berbagai variasi barang inventaris, kenapa? Karena pembuatan kategori ini akan lebih memudahkan Anda dalam menentukan skala prioritas dan nantinya pasti ada beberapa barang yang memang membutuhkan lebih banyak perhatian daripada barang lainnya. Baik itu dari sisi efek maupun keuangan atau rasio penjualan.

Salah satu metode yang banyak digunakan adalah metode ABC. Barang dengan kategori A adalah yang prioritasnya paling tinggi, lalu diikuti oleh B dan C. Pertimbangan yang dilakukan adalah menggunakan tingkat rasio penjualan dan signifikan atau tidaknya dampak yang ditimbulkan dalam hal finansial.

4. Penggunaan Teknologi Inventaris

Saat ini, perkembangan teknologi digital bisa juga digunakan untuk memudahkan proses pengendalian inventaris.

Sebagian pengusaha saat ini pun sudah banyak yang memanfaatkan software otomatis dalam pengelolaan inventarisnya, dimana di dalamnya terdapat beragam fitur seperti prediksi kebutuhan stok, optimasi tingkat stok, pelacakan proses distribusi, monitoring perpindahan stok, hingga evaluasi dalam hal laporan.

Kondisi ini akan menjadi semakin efisien ketika perusahaan mampu mengintegrasikannya dengan sistem lainnya, seperti pada bgian penjualan atau distribusi, akuntansi, dan pembelian stok. Karena, akhir laporan pada bagian inventaris tersebutpun nantinya digunakan oleh bagian lain yang memerlukan.

5. Pemesanan Ulang Stok

Ada kalanya masalah yang menghambat pengelolaan inventaris merupakan pihak pemasok. Terkadang, mereka menjadi sulit dihubungi atau tidak mampu memenuhi permintaan secara tepat waktu. Sehingga, bisa berdampak pada kurangnya stok yang pada saat itu sedang dibutuhkan oleh gudang. Hal ini perlu Anda perhatikan dan Anda evaluasi sebagai pengusaha.

Namun, terkadang masalah juga bisa timbul dari pihak pengusaha, seperti karena mereka tidak mampu melunasi pembelian stok tepat waktu atau adanya dokumen yang bermasalah. Sehingga, membuat pihak pemasok menjadi tidak bersemangat dalam melayaninya, walaupun sebenarnya pihak pemasok mempunyai stok yang dibutuhkan.

Oleh karena itu, strategi ini sangat dibutuhkan oleh pengusaha. Seluruh proses pemesanan stok harus diatur tepat waktu, seperti menggunakan sistem pembayaran otomatis. Selain itu juga harus disediakan suatu portal khusus untuk pemasok, agar mereka mampu mengirimkan penawaran dan tagihan pada pihak perusahaan dengan mudah.

Baca juga: Supply Chain Management: Pengertian, Proses Tahapan, dan Tujuannya dalam Bisnis

6. Strategi Inventory Control dengan Teknik FEFO & FIFO

Strategi ini juga tentunya sudah sering di dengar oleh Anda yang berada pada bidang pengendalian inventaris. Tujuannya adalah demi meminimalisir risiko pembusukan ataupun kerusakan barang.

FIFO atau First In First Out, merupakan istilah yang digunakan untuk menempatkan barang paling awal masuk di paling luar dibandingkan dengan barang lainnya. Sedangkan FEFO atau First Expired First Out merupakan strategi yang digunakan untuk mendahulukan barang yang tingkat kadaluarsanya lebih cepat untuk segera dijual sebelum expired.

Kedua metode ini sudah banyak digunakan karena sudah terbukti efektif untuk meminimalisir terjadinya peluang barang terbuang, baik itu karena rusak ataupun expired.

7. Melakukan Audit Inventaris Secara Rutin

Seringkali, pengusaha yang menggunakan software otomatis untuk pengelolaan gudang tidak lagi melakukan pemeriksaan fisik atas inventarisnya karena dinilai pasti sudah sesuai dengan jumlah yang ada di sistem. Padahal, kondisi ini bisa berpotensi adanya salah input atau adanya pencurian barang oleh oknum karyawan.

Oleh karena itu, walaupun Anda sudah menggunakan software tertentu untuk memudahkan Anda, namun Anda tetap harus melakukan pengecekan fisik atas inventaris Anda secara rutin. Sehingga bisa langsung terdeteksi jika suatu waktu terjadi ketidaksesuaian antar jumlah barang dengan yang ada di sistem.

8. Membuat Forecast Persediaan

Salah satu cara yang baik dalam melakukan inventory control adalah dengan membuat forecast atau perkiraan persediaan stok barang. Mempunyai stok barang yang mencapai jumlah sampai ratusan ribu adalah tantangan tersendiri yang harus diselesaikan oleh perusahaan.

Walaupun pembuatan forecast persediaan stok tidaklah mudah karena Anda wajib mengecek seluruh alur stok barang. Tapi, jika Anda tidak menciptakan sistem manajemen gudang yang baik, maka Andapun akan berisiko kehilangan stok barang, baik itu dalam jumlah kecil ataupun dalam jumlah besar.

9. Pengelolaan Keamanan Gudang Inventaris 

Jika Anda memang sudah melakukan beragam strategi inventory control dengan baik dan ketat namun gudang Anda tetap tidak aman, maka strategi yang Anda lakukan tetap percuma. Karena, Anda harus mengalami kehilangan barang akibat berbagai tangan jahil yang dilakukan oleh oknum tertentu, baik itu dari karyawan Anda sendiri ataupun dari pihak luar.

Oleh karena itu, mengelola keamanan gudang inventaris sangat penting untuk dijadikan bagian dari strategi Anda dalam melakukan inventory control.

Salah satu cara yang bisa Anda lakukan adalah menempatkan pengawas gudang yang memang sudah loyal dan terpercaya, serta mempunyai integritas yang baik dalam melakukan tanggung jawabnya. Selanjutnya, buatlah sistem keamanaan yang sempurna, seperti menggunakan kamera CCTV, alarm keamanan, satpam penjaga, kunci ganda, dan hal lain sejenisnya. Sehingga, seluruh strategi inventory control ini bisa berjalan dengan sempurna untuk mendukung perputaran arus barang yang baik.

Baca juga: Kartu Persediaan Barang: Pengertian, Contoh, Fungsi, Kelebihan dan Kekurangannya

Bagaimana, Sudah Siap Menjalankan Stragegi Inventory Control Di Atas?

Mengelola persediaan barang atau inventaris perusahaan memang perkara yang kompleks. Oleh karena itu, dibutuhkan strategi inventory control yang ampuh untuk meminimalisir sekaligus mencegah adanya kerugian bagi perusahaan.

Ke sembilan strategi di atas, yaitu mengatur tingkat stok, mengelola gudang penyimpanan, membuat kategori stok, menggunakan teknologi inventaris, pemesanan ulang stok,  menggunakan teknik FIFO dan FEFO, melakukan audit inventaris secara rutin, membuat forecast persediaan, dan mengelola gudang inventaris bisa dilakukan di perusahaan Anda.

Agar lebih mudah dalam melakukan strategi tersebut, Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Accurate online. Kenapa? Itukan software akuntansi? Karena, Accurate Online memiliki fitur yang memudahkan Anda dalam mengatur biaya produk, mengontrol stok barang, dan memantau laporan keuangan bisnis Anda secara mudah dan terintegrasi.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: