Total Quality Manajemen (TQM): Pengertian, Prinsip dan Keuntungan Penggunaannya

Total Quality Manajemen System atau disingkat dengan TQM adalah sebuah manajemen kualitas yang lebih berfokus pada pelanggan dengan cara melibatkan seluruh level tingkatan karyawan dalam mengerjakan peningkatan ataupun perbaikan secara kontinyu.

Total Quality Management atau TQM akan lebih cenderung memanfaatkan strategi, komunikasi dan data yang efektif dalam mengintegrasikan kedisiplinan kualitas dalam kegiatan operasional dan budaya perusahaan. Sederhananya, TQM adalah suatu pendekatan manajemen yang digunakan untuk menyentuh kesuksesan jangka panjang dengan mengedepankan kepuasan pelanggan.

Dalam Total Quality Management, seluruh karyawan perusahaan atau anggota organisasi harus turut serta aktif dalam melakukan peningkatan proses, produk, layanan serta budaya pada tempat mereka bekerja, sehingga nantinya akan melahirkan kualitas terbaik dalam layanan atau produk demi mencapai kepuasan para pelanggannya.

8 Elemen Pokok Total Quality Manajemen (TQM)

Terdapat 8 elemen pokok dalam sistem manajemen Total Quality Manajemen (TQM), berikut ini adalah ulasannya:

1. Fokus Pada Pelanggan

Pelanggan adalah pihak yang berpengaruh penting dalam menentukan kualitas produk ataupun jasa yang dihasilkan oleh perusahaan dalam rangka memenuhi kebutuhan ataupun tingkat kualitas yang diinginkannya. Apapun bentuk aktivitas yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perusahaan, pada akhirnya harus pelanggan sendiri yang menentukan apakah seluruh usaha yang dilakukan tersebut mampu memberikan manfaat atau tidak.

2. Keterlibatan Karyawan Secara Keseluruhan

Karyawan adalah aset sekaligus sumber daya perusahaan yang paling penting dalam mencapai seluruh tujuan yang telah direncanakan. Untuk itu, peran aktif karyawan secara menyeluruh mampu mendukung perusahaan dalam melakukan peningkatan proses dan juga kualitas secara kontinyu untuk kemudian mampu melahirkan produk atau layanan terbaik untuk para pelanggannya.

Dalam rangka pemberdayaan karyawan ini, maka dibutuhkan pelatihan dan peningkatan atas keterampilan karyawan dalam melaksanakan tugasnya.

3. Pemusatan Perhatian Pada Proses

Bentuk perhatian pada peningkatan proses adalah pondasi paling dasar dalam sistem manajemen Total Quality Manajemen (TQM). Dalam hal ini, proses adalah serangkaian langkah yang diawali dari penerimaan input dari pihak supplier dan mengubahnya menjadi output yang akan dikirimkan pada para pelanggannya.

Baca juga: Manajemen Perkantoran: Pengertian, Fungsi, dan Tujuannya

4. Sistem yang Terintegrasi

Walaupun ada banyak sekali kemampuan dan ruang lingkup kerja pada suatu perusahaan yang membentuk departementalisasi secara horizontal ataupun vertikal, namun seluruhnya diperlukan suatu sistem yang terintegrasi secara baik agar agar visi, misi, strategi, kebijakan, dan tujuan perusahaan bisa disalurkan dengan baik dan jelas pada seluruh karyawan.

5. Pendekatan Strategi dan Sistematik

Pendekatan strategi dan sistematik adalah salah satu bagian yang penting dalam Total Quality Manajemen (TQM) dalam mencapai seluruh visi, misi, dan tujuan perusahaan. Biasanya, proses ini disebut dengan perencanaan strategi atau manajemen strategi yang melakukan perumusan ataupun perencanaan strategi dalam mengintegrasikan seluruh konsep kualitas pada strategi perusahaan secara menyeluruh.

6. Peningkatan secara Kontinyu

Peningkatan yang dilakukan secara kontinyu akan mampu mendorong perusahaan dalam melakukan analisa dan melahirkan cara yang lebih efektif dalam mencapai tujuan perusahaan dan juga memenuhi harapan seluruh pihak yang berkaitan di dalamnya.

7. Keputusan berdasarkan Fakta

Untuk mendapatkan seluruh informasi terkait performa perusahaan, maka Anda memerlukan data untuk mengukurnya. Sistem manajemen Total Quality Manajemen (TQM) mengharuskan pihak perusahaan untuk mengumpulkan dan melakukan analisa data secara kontinyu agar seluruh keputusan atau kebijakan yang diambil benar-benar tepat.

Dengan menggunakan data, maka pihak perusahaan bisa menarik kesimpulan berdasarkan tingkat kejadian ataupun hasil sebelumnya.

9. Komunikasi

Dalam kegiatan sehari-hari perusahaan, pasti akan mengalami adanya perubahan baik itu dalam hal strategi, kebijakan, jadwal ataupun cara pelaksanaannya. Perubahan ini harus dibicarakan dengan baik pada seluruh karyawan yang berkepentingan. Komunikasi atau pembicaraan yang baik juga akan melahirkan semangat kerja dan motivasi karyawan dalam mencapai tujuan utama perusahaan.

Baca juga: Tingkatan dan Peranan Manajemen dalam Perusahaan yang Harus Anda Ketahui

Keuntungan Implementasi Total Quality Manajemen (TQM)

Manfaat jangka panjang yang utama dari Total Quality Manajemen sangat berhubungan dengan tingkat kepuasan pelanggan. Tujuan utamanya adalah meningkatkan kualitas, dan melakukan identifikasi ukuran kualitas terbaik sesuai dengan harapan pelanggan dalam hal produk, layanan, serta pengalaman pelanggan.

Tentunya hal ini akan meningkatkan competitive advantage di mata para konsumen daripada para kompetitor lainnya. Selain itu, perusahaan juga akan mendapatkan keuntungan lain dari implementasi TQM dalam perusahaannya, berikut ini adalah keuntungannya:

1. Penghematan Biaya

Saat menerapkan implementasi ini secara konsisten dari waktu ke waktu, maka TQM bisa mengurangi biaya seluruh perusahaan, khususnya pada bidang scrap, rework, layanan lapangan, serta pengurangan biaya garansi. TQM akan memungkinkan perusahaan dalam meningkatkan keuntungan yang mengejutkan karena pengurangan biaya ini akan mengalir langsung pada laba bottom-line tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan.

2. Kepuasan Pelanggan

Dengan mengimplementasikan sistem manajemen ini, maka seharusnya hanya akan ada sedikit keluhan pelanggan, kenapa? Karena perusahaan mempunyai produk ataupun layanan yang lebih baik daripada kompetitor lain dan interaksi pada pelanggan juga akan cenderung bebas dari kesalahan.

Selain itu, tingkat kepuasan pelanggan yang tinggi juga akan meningkatkan pangsa pasar, karena para pelanggan bisa jadi akan melakukan tindakan atas nama perusahaan dalam mendatangkan pelanggan baru lain. Hal ini biasa disebut dengan words of mouth. Tingkat penjualan melalui words of mouth ini jauh lebih memuaskan dan lebih efektif daripada teknik penjualan lainnya.

3. Mengurangi Cacat

Sistem manajemen Total Quality Manajemen (TQM)  lebih fokus dalam meningkatkan kualitas dalam suatu proses daripada memeriksa kualitas menjadi sebuah proses. Hal ini akan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan.

4. Peningkatan Moral Karyawan

Keberhasilan dari diimplementasikannya sistem manajemen Total Quality Manajemen (TQM)  akan terus dirasakan dan terbukti mampu mengarah pada peningkatan yang nyata atas moral karyawan. Hal ini juga akan mengurangi pergantian karyawan, dan mengurangi biaya untuk merekrut serta melatih karyawan baru.

Baca juga: Berbagai Jenis Barang dalam Manajemen Inventory

5. Membuat Perusahaan Kuat Menghadapi Kompetisi

TQM sangat membantu Anda dalam memahami tingkat persaingan dan mengembangkan strategi yang efektif ketika menghadapi suatu kompetisi dagang. Kelangsungan hidup organisasi adalah masalah yang sangat penting yang harus diperhatikan di tengah kompetisi dagang yang ketat.

Nah, TQM akan membantu Anda dalam memahami pelanggan dan pasar, serta memperikan pada pihak perusahaan untuk bisa memenuhi kompetisi dengan cara menggunakan teknik TQM.

6. Mengembangkan Sistem Komunikasi Memadai

Adanya sistem komunikasi yang salah dan juga tidak memadai serta prosedur yang kurang baik adalah masalah pengembangan organisasi. Adanya masalah komunikasi akan melahirkan kesalahpahaman, rendah produktivitas, buruknya kualitas, duplikasi performa, serta semangat kerja yang rendah.

Sistem manajemen Total Quality Manajemen (TQM) akan mengikat staf dari berbagai bagian, departemen dan tingkatan manajemen dalam melahirkan komunikasi yang baik.

7. Progress yang Selalu Ditinjau

TQM akan membantu menjangkau setiap proses yang dibutuhkan untuk mengembangkan strategi perbaikan tanpa henti. Usaha dalam meningkatkan kualitas ini harus dilakukan secara kontinyu untuk memenuhi seluruh tantangan yang sifatnya dinamis.

Baca juga: Tips jitu dalam Menerapkan Manajemen Usaha di Bisnis Kecil

Kesimpulan

Dari seluruh pembahasan diatas, bisa kita simpulkan bahwa Sistem manajemen Total Quality Manajemen (TQM) mampu melahirkan keuntungan baik yang berwujud ataupun tidak berwujud.

Keuntungan nyatanya adalah dalam hal kualitas produk yang lebih baik, peningkatan produktivitas, peningkatan pangsa pasar, dan peningkatan laba. Disisi lain, keuntungan tidak berwujud adalah kerja tim yang efektif, peningkatan minat kerja, budaya partisipatif, kepuasan pelanggan, peningkatan hubungan manusia, peningkatan komunikasi, serta mampu membangun  citra perusahaan yang lebih baik lagi.

Tapi, TQM juga memerlukan periode pelatihan yang cenderung signifikan untuk karyawan yang didalamnya memiliki kepentingan. Karena pelatihan mampu membawa orang menjauh dari rutinitas pekerjaannya, hal ini sebenarnya mempunyai efek jangka pendek yang negatif dalam hal pembiayaan. Perusahaan harus menilai hal ini sebagai bentuk investasi guna mengejar laba yang lebih besar.

Selain itu, TQM juga mampu melahirkan reakasi penolakan karyawan yang lebih suka pada sistem yang saat ini sedang berjalan atau mereka merasa bahwa mereka mungkin akan kehilangan pekerjaannya karena TQM. Hal ini disebabkan karena TQM lebih cenderung akan melahirkan serangkaian perubahan inkremental secara kontinyu.

Sistem Total Quality Manajemen(TQM) yang baik di perusahaan akan mendapatkan dukungan penuh manajemen untuk berinisiatif dalam melakukan perbaikan, yang di dalamnya didukung oleh pihak karyawan, dan terus fokus dalam meningkatkan proses guna mencegah terjadinya kesalahan.

Selain itu, pihak perusahaan juga harus fokus dalam meningkatkan manajemen keuangannya agar lebih akurat, rapih, dan efektif demi kemajuan perusahaaan. Nah agar Anda bisa lebih mudah dalam melakukan manajemen keuangan, maka Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Accurate Online.

Dengan Accurate Online, Anda bisa mengatur biaya produk, mengontrol stok barang, dan memantau laporan keuangan bisnis Anda secara mudah.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: