Pengertian Manajemen Persediaan, Fungsi Dan Metode Yang Digunakan

Pernah dengar istilah manajemen persediaan atau inventory management? Istilah tersebut seringkali dipakai dalam ilmu manajemen operasional serta manajemen produksi.

Inventory management ini sangat penting bagi perusahaan, terutama untuk perusahaan manufaktur.

Bagi yang ingin mencari tahu tentang inventory management, simak uraian selengkapnya berikut ini :

Pengertian Manajemen Persediaan

Manajemen persediaan merupakan salah satu bagian dari perusahaan. Bagian tersebut berfungsi untuk menjaga dan mengatur persediaan yang dimiliki perusahaan.

Mengutip dari Investopedia, manajemen persediaan mengacu pada proses pemesanan, penyimpanan, penggunaan, dan penjualan inventaris perusahaan.

Hal ini mencakup pengelolaan bahan mentah, komponen, dan produk jadi, serta pergudangan dan pemrosesan barang-barang tersebut.

Beberapa aktivitas yang dilakukan dalam manajemen persediaan barang adalah mulai dari cara memperoleh persediaan, menyimpan, hingga persediaan tersebut dimanfaatkan.

Persediaan di sini memuat arti beragam. Bisa berupa bahan baku, bahan pembantu, barang dalam proses, barang jadi, bahkan suku cadang.

Mengatur jumlah persediaan tidak semudah yang diperkirakan.

Jika persediaan terlalu banyak, maka akan makin tinggi biaya untuk penyimpanan. Sebaliknya jika kurang malah bisa menghambat proses produksi.

Belum lagi perusahaan harus menghadapi beragam ketidakpastian. Mulai dari ketidakpastian permintaan, waktu pemesanan, hingga pasokan dari supplier.

Inilah yang membuat inventory management sangat penting dilakukan.

Baca juga: Warehouse Management System (WMS): Konsep & Manfaatnya

Fungsi Manajemen Persediaan

Manajemen persediaan barang sangat penting bagi perusahaan. Hal ini karena fungsi dari aktivitas tersebut cukup beragam.

Berikut apa saja fungsi dari manajemen persediaan.

1. Mengantisipasi Kekurangan Persediaan

Hal ini harus diperhatikan terutama bagi perusahaan yang berfokus dalam memproduksi barang.

Meskipun pada umumnya supply bahan memang sudah pasti datang sesuai jadwal, langkah antisipasi tetap penting untuk dilakukan.

Untuk berjaga-jaga jika seumpama persediaan datang terlambat dan akan berpotensi mengganggu proses produksi.

2. Mengantisipasi Pesanan Persediaan Ternyata Tidak Sesuai dengan Kebutuhan

Kondisi seperti pesanan yang tidak sesuai mungkin jarang terjadi. Namun bukan tidak mungkin bisa terjadi.

Perusahaan selalu harus memastikan pesanan persediaan yang diterima apakah sudah sesuai yang dibutuhkan untuk proses produksi.

3. Berjaga-jaga Jika Persediaan yang Dibutuhkan Ternyata Tidak Ada Di Pasaran

Fungsi utama dilakukan manajemen persediaan barang adalah untuk memastikan persediaan bahan selalu tersedia.

Langkah ini untuk mengantisipasi jikalau bahan yang biasa digunakan tidak ditemukan di pasaran. Bisa karena stok habis, atau hal lain

4. Menjamin Lancarnya Proses Produksi

Terutama bagi perusahaan yang berfokus dalam memproduksi barang, proses produksi harus dipastikan tetap berjalan.

Hal ini dilakukan supaya tetap bisa meraih keuntungan dan menyediakan kebutuhan bagi konsumen.

Oleh karena itu inventory management ini sangat penting demi menjaga ketersediaan persediaan supaya tetap bisa produksi.

Baca juga : Persediaan Adalah: Berikut Adalah Pengertian, Jenis, dan Metodenya

Faktor yang Mempengaruhi Manajemen Persediaan

Manajemen persediaan merupakan aspek krusial dalam operasional bisnis, dan berbagai faktor dapat mempengaruhi efisiensi dan efektivitasnya.

Untuk memahami lebih lanjut, mari kita eksplorasi beberapa faktor utama yang memiliki dampak signifikan pada manajemen persediaan.

1. Permintaan Pasar

Kecepatan dan tingkat permintaan pasar secara langsung mempengaruhi besaran persediaan yang diperlukan.

Analisis tren pasar, musim, dan preferensi pelanggan dapat membantu dalam meramalkan permintaan, memastikan ketersediaan barang yang memadai.

2. Proses Produksi dan Pengadaan

Efisiensi proses produksi dan keandalan rantai pasok memiliki dampak langsung pada manajemen persediaan.

Perencanaan yang matang dari tahap produksi hingga pengadaan bahan baku menjadi kunci untuk menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan.

3. Lead Time Supplier

Waktu yang diperlukan oleh pemasok untuk mengirimkan pesanan dapat mempengaruhi tingkat persediaan.

Perencanaan yang baik memperhitungkan lead time ini untuk menghindari kekosongan persediaan yang tidak diinginkan.

Baca juga: 8 Jenis Persediaan Barang Dagang Dan Metode Pencatatannya Pada Akuntansi

4. Teknologi dan Sistem Informasi

Penggunaan teknologi dan sistem informasi modern dapat mempermudah proses manajemen persediaan barang.

Sistem otomatisasi, analisis data real-time, dan penggunaan perangkat lunak manajemen persediaan dapat membantu meningkatkan efisiensi.

Anda dapat menggunakan Aplikasi Akuntansi yang terintegrasi dengan Fitur Persediaan sehingga pencatatan dan monitoring stok barang dapat dilakukan secara real time.

5. Kondisi Ekonomi

Faktor ekonomi, seperti inflasi, perubahan kurs mata uang, dan kondisi pasar global, dapat berdampak langsung pada biaya persediaan.

Pemahaman yang baik tentang lingkungan ekonomi membantu dalam perencanaan dan mitigasi risiko.

6. Kebijakan Penjualan dan Diskon

Strategi penjualan, termasuk kebijakan diskon dan promosi, dapat memengaruhi pola pembelian pelanggan.

Manajemen persediaan harus dapat menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan ini untuk menjaga keseimbangan antara permintaan dan persediaan.

7. Perubahan Teknologi

Perkembangan teknologi baru dapat memengaruhi jenis barang yang diminati oleh pelanggan. Bisnis yang peka terhadap tren ini dapat mengoptimalkan persediaan dengan menyediakan produk yang sesuai dengan perkembangan teknologi.

Memahami faktor-faktor ini adalah kunci untuk membangun strategi manajemen persediaan yang adaptif dan responsif terhadap dinamika pasar.

Dengan demikian, bisnis dapat meminimalkan risiko kelebihan atau kekurangan persediaan, menjaga kepuasan pelanggan, dan meningkatkan kinerja operasional secara keseluruhan.

Baca juga : 10 Metode Inventory Control, Fungsi, dan Contohnya

Jenis-jenis Metode Manajemen Persediaan

Dalam hal pengelolaan persediaan, umumnya perusahaan menggunakan beberapa metode.

Setidaknya ada 5 metode inventory manajemen yang biasa dipergunakan oleh perusahaan untuk mengelola persediaan.

Berikut penjelasan masing-masing metode:

1. Metode EOQ (Economic Order Quantity)

Metode Economic Order Quantity Biasa disebut dengan metode kuantitas pesanan ekonomi.

Merupakan salah satu metode pengelolaan persediaan dengan cara membeli persediaan sesuai dengan pesanan yang diterima. Misalnya perusahaan mendapatkan pesanan.

Sudah ditentukan oleh pemesan berapa jumlah pesanan, spesifikasi, serta waktu kapan harus selesai. Dengan begitu perusahaan akan memperhitungkan berbagai hal.

Termasuk tentang berapa kebutuhan bahan, spesifikasi, serta berapa harga bahan baku untuk memenuhi pesanan tersebut. Jadi nanti sudah jelas berapa kebutuhan dan nominalnya.

Tidak akan sampai terjadi bahan sisa alias pas. Cara ini banyak membawa manfaat. Mulai dari tidak ada biaya pemeliharaan, serta biaya gudang untuk menyimpan sisa bahan.

2. Metode MRP (Material Requirement Planning)

Lebih dikenal dengan metode perencanaan kebutuhan material, merupakan metode pengendalian serta perencanaan persediaan untuk menjamin bahan baku selalu tersedia.

Selain untuk menjaga supaya bahan baku tetap ada untuk digunakan, metode ini pun berguna untuk memastikan persediaan berjumlah sedikit.

Mengapa persediaan harus diusahakan berjumlah sedikit?

Hal itu karena semakin sedikit jumlah persediaan otomatis biaya untuk menjaga persediaan tersebut juga makin sedikit.

Dalam metode ini akan dilakukan beberapa perencanaan. Mulai dari penjadwalan pembelian, jadwal produksi, hingga waktu pengiriman persediaan bahan baku.

Baca juga : Pengertian Sistem Inventory, Manfaat, dan 5 Tipsnya

3. Metode JIT (Just In Time)

Metode JiT punya istilah lain yaitu metode tepat waktu. Memungkinkan perusahaan sebisa mungkin dibuat tidak menyetok atau memiliki persediaan.

Sehingga perusahaan diusahakan memiliki persediaan 0 atau mendekati nol. Hal ini karena jika posisi perusahaan seperti itu biaya persediaan juga tidak akan dikeluarkan.

Tapi jika tidak punya persediaan bagaimana bisa melakukan produksi? Inilah keuntungan metode ini.

Perusahaan akan mengusahakan untuk membeli persediaan hanya saat sedang dibutuhkan saja. Sehingga jumlahnya bisa disesuaikan dengan kebutuhan, dan tidak akan ada sisa. Lalu bagaimana caranya?

Dengan membina hubungan baik dengan para pemasok bahan baku. Membuat mereka seolah-olah bagian dari perusahaan.

Sehingga kapan pun dan berapa pun pemasok akan selalu siap menyuplai persediaan.

4. Metode Analisa ABC

Dalam metode ini dilakukan penggolongan persediaan di mana dasar penggolongan tersebut adalah nilai serta persediaan.

Hal yang dimaksud nilai di sini adalah nilai total dari persediaan, bukan harga persediaan per unit.

Setiap item persediaan akan diberikan label sesuai kelasnya masing-masing. Ini dilakukan karena setiap item persediaan diperlakukan berbeda.

Misalnya ada persediaan kayu, paku, dan cat. Kayu bisa dilabeli dengan grade A, karena paku perlu perlakuan khusus untuk penyimpanan dalam gudang supaya tidak rusak.

Lalu cat bisa dikategorikan golongan B, karena penyimpanannya mungkin lebih mudah dibanding kayu.

Untuk paku bisa diberi kode C karena meskipun jumlahnya banyak, namun penyimpannya jauh lebih mudah dibanding 2 persediaan sebelumnya.

Baca juga : Apa itu Safety Stock? Rumus, Peran, Fungsi, Manfaat

5. Metode Periodic Review

Dalam metode ini memungkinkan dilakukan pemesanan persediaan bahan dalam jarak waktu yang sama.

Jadwal pesan barang sudah terjadwal secara rutin, jadi manajer keuangan dapat memperkirakan berapa pengeluaran untuk pembelian bahan baku tersebut. Metode ini punya keunggulan tersendiri.

Salah satunya mampu meredam fluktuasi permintaan kebutuhan bahan baku.

Metode ini  mudah dilakukan karena tidak perlu perlu proses administrasi yang panjang. Hal tersebut karena proses pembelian persediaan sudah terjadwal rutin.

Namun metode ini mengharuskan perusahaan memperbanyak stok untuk mengantisipasi saat tiba-tiba pesanan produksi membludak.

Baca juga : Apa Beda Persediaan dan Barang Inventaris? Ini 7 Poinnya

Contoh Manajemen Persediaan pada Perusahaan

Untuk memahami manajemen persediaan secara lebih dalam, Anda dapat membaca contoh berikut ini untuk mengerti penerapan metode persediaan barang dalam bisnis:

Contoh Kasus Manajemen Persediaan PT Sejahtera Abadi

PT Sejahtera Abadi adalah perusahaan yang bergerak di bidang produksi dan distribusi makanan ringan. Produk utama mereka adalah keripik kentang dengan berbagai varian rasa.

Permintaan produk ini bervariasi tergantung musim, dengan puncak permintaan terjadi selama musim liburan dan akhir tahun.

Selama setahun terakhir, PT Sejahtera Abadi mengalami beberapa masalah terkait manajemen persediaan, seperti:

1. Overstocking (Persediaan Berlebih): Pada beberapa bulan, stok keripik kentang menumpuk di gudang karena perkiraan permintaan yang terlalu tinggi.
2. Stockout (Kehabisan Stok): Pada musim liburan tahun lalu, perusahaan kehabisan stok beberapa varian rasa yang populer, sehingga kehilangan kesempatan penjualan.
3. Fluktuasi Permintaan: Permintaan bisa sangat tinggi selama promosi atau musim liburan, tetapi menurun drastis setelahnya.

PT Sejahtera Abadi ingin mengoptimalkan manajemen persediaan mereka agar lebih efisien, mengurangi biaya penyimpanan, menghindari kehabisan stok, dan memastikan produk yang tersedia selalu segar.

Rekomendasi Penerapan Metode Manajemen Persediaan:

1. Metode Just-In-Time (JIT):

PT Sejahtera Abadi dapat mengimplementasikan sistem JIT dengan bekerjasama lebih erat dengan pemasok untuk memastikan pengiriman bahan baku tepat waktu sesuai kebutuhan.

Hal ini juga membutuhkan peningkatan dalam perencanaan produksi dan sistem informasi untuk memantau permintaan dan stok secara real-time.

2. Metode Economic Order Quantity (EOQ):

PT Sejahtera Abadi dapat menggunakan metode EOQ untuk menentukan jumlah pesanan bahan baku optimal yang harus dipesan setiap kali stok mencapai level tertentu.

Dengan menggunakan EOQ, perusahaan dapat mengurangi biaya penyimpanan dan pemesanan serta menghindari overstocking.

3. Metode ABC Analysis:

PT Sejahtera Abadi dapat menerapkan analisis ABC untuk mengidentifikasi produk mana yang paling penting untuk diperhatikan dalam manajemen persediaan.

Produk kategori A, seperti varian rasa populer yang sering habis selama musim liburan, akan mendapat perhatian lebih besar untuk memastikan stok selalu tersedia.

Produk kategori C, yang memiliki nilai rendah, bisa dikelola dengan persediaan minimum.

4. Metode Safety Stock:

PT Sejahtera Abadi dapat menentukan level safety stock untuk setiap varian keripik kentang berdasarkan data permintaan historis dan lead time pengiriman dari pemasok. D

engan menjaga level safety stock yang memadai, perusahaan dapat memastikan selalu memiliki stok yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan, bahkan selama puncak permintaan.

Kesimpulan:

Untuk mengatasi masalah manajemen persediaan yang dihadapi, PT Sejahtera Abadi sebaiknya menerapkan kombinasi metode JIT, EOQ, analisis ABC, dan safety stock.

Metode tersebut akan membantu perusahaan mengelola persediaan secara efisien serta memastikan produk yang tersedia selalu segar dan siap untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Baca juga: Cara Membuat Laporan Stok Barang & Contohnya

Penutup

Fungsi manajemen persediaan tidak hanya terbatas pada pengontrolan jumlah barang di gudang, tetapi juga melibatkan pemahaman yang mendalam tentang permintaan pasar, proses produksi, dan dinamika rantai pasok.

Dengan melakukan manajemen persediaan yang baik, bisnis dapat mengoptimalkan ketersediaan barang, mengurangi biaya penyimpanan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Pemilihan metode manajemen persediaan yang sesuai dengan karakteristik bisnis dapat menjadi kunci keberhasilan.

Dari metode just-in-time hingga analisis ABC, setiap pendekatan memiliki kelebihan dan kelemahan yang harus dipertimbangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Ingin lebih mudah mengatur persediaan perusahaan? Anda bisa gunakan software akuntansi yang dapat mempermudah menghitung persediaan perusahaan secara cepat dan mudah.

Software Akuntansi dan Bisnis Accurate Online dapat membantu Anda menghitung stok penjualan secara akurat dan cepat, sehingga Anda tidak perlu khawatir tentang persediaan perusahaan.

Bukan hanya itu saja Accurate Online juga dapat membantu Anda menghitung laba rugi dan membuat laporan keuangan lain yang perusahaan butuhkan.

Yuk segera dicoba free trial selama 30 hari secara gratis dengan klik gambar di bawah!