Warehouse Management System (WMS): Pengertian, Konsep dan Kelebihannya

Warehouse management system atau WMS adalah suatu hal yang memiliki peranan penting untuk membuat operasional pergudangan bisa berjalan dengan lancar dan juga sesuai dengan apa yang sudah direncanakan.

Fungsinya adalah sebagai suatu tempat guna menyimpan barang untuk bahan baku produksi atau hasil produksi. Lalu, akan disimpan dalam kurun waktu tertentu dan akan disalurkan ke lokasi permintaan.

WMS juga termasuk dalam sistem manajemen gudang yang mana memiliki peran utama di dalam supply chain. Tujuan utamanya dari WMS adalah untuk mengontrol dan memantau berbagai macam proses yang terjadi seperti pengiriman, penerimaan, dan penyimpanan.

Selain itu, warehouse management system juga berfungsi untuk memantau dan pengambilan barang.

Namun, dewasa ini warehouse management system sudah dilengkapi dengan berbagai fitur canggih seperti barcode scanner, email, dan teknologi lainnya.

Tujuan WMS yang dilengkapi dengan teknologi canggih tersebut adalah agar menjadi penyedia prosedur terkomputerisasi sehingga mampu menangani berbagai penerimaan dan juga penerimaan barang secara otomatis.

Selain itu, WMS yang sudah terkomputerisasi juga mampu mengelola berbagai fasilitas penyimpanan dan juga pengelolaan stok barang.

Konsep Warehouse Management System

Terdapat beberapa konsep manajemen gudang yang bisa Anda terapkan. Konsep yang pertama adalah konsep FIFO atau First In First Out, yang mana konsep ini akan membuat barang yang pertama masuk harus menjadi yang pertama kali keluar, atau yang pertama kali antre adalah yang pertama kali harus dilayani.

Sedangkan konsep yang kedua adalah LIFO atau Last In Last Out yang artinya barang yang terakhir kali masuk harus menjadi yang terakhir kali untuk keluar. Contoh barang yang menggunakan konsep seperti ini adalah pasir, yang mana bagian atasnya yang harus diambil terlebih dulu.

Konsep yang terkahir adalah konsep FEFO atau First Expired First Out, yang mana barang yang lebih cepat mengalami kadaluarsa harus menjadi yang pertama kali keluar, seperti obat-obatan, suplemen, makanan, dan minuman.

Nah, pada dasarnya WMS harus menggunakan barcode atau kode unik yang mana fungsi utamanya adalah untuk mengidentifikasi barang dan barang yang sudah terintegrasi di seluruh cabang. WMS akan mampu memberikan lokasi barang dan penempatan barang yang selanjutnya akan direkam dengan menggunakan sistem scan barcode lokasi agar tidak ada lagi barang yang tertinggal.

Baca juga: Pengertian Rencana Strategis Pada Bisnis, Tahapan, Komponen, dan Manfaatnya

Keuntungan Warehouse Management System

Terdapat beberapa keuntungan yang bisa Anda rasakan ketika menggunakan Warehouse Management System, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Kecepatan dalam Handling Proses

Keuntungan pertama yang akan Anda rasakan ketika menerapkan warehouse management system adalah kecepatan dalam hal handling proses. Diterapkannya warehouse management system pada pergudangan akan mampu meningkat kecepatan lead time proses karena dilakukan secara terkomputerisasi yang mana sebelumnya dilakukan dengan sistem manual.

Penggunaan WMS juga akan membuat seluruh transaksi dan pergudangan bisa dilakukan secara lebih cepat dan akurat.

2. Mudah Mengatur Tempat Penyimpanan

Warehouse management system yang Anda akan terapkan akan lebih mempermudah Anda dalam mengatur lokasi penyimpanan barang yang lebih optimal, setiap jumlah barang yang masuk ke gudang akan lebih mudah diatur sistem penyimpanannya dengan menggunakan peralatan yang terdapat di dalam sistem.

Warehouse management system juga akan memudahkan Anda dalam menerapkan sistem FIFO.

3. Meminimalisir Anggaran untuk Gaji Karyawan

Dengan adanya penerapan sistem manajemen pergudangan yang lebih tepat, maka akan membantu perusahaan untuk meminimalisir anggaran yang harus mereka keluarkan untuk menggaji karyawan, khususnya karyawan yang bekerja di bagian pergudangan.

4. Mengurangi Pengeluaran untuk Membeli Peralatan

Sistem WMS yang dilakukan secara terkomputerisasi pada dasarnya hanya menggunakan perangkat komputer atau laptop saja, sehingga akan memudahkan perusahaan dalam mengolah berbagai data yang berhubungan dengan stok barang yang ada di dalam gudang.

Pada akhirnya, hal tersebut akan mengurangi perusahaan dalam hal ketergantungan pada pemakaian alat yang masih manual. Sehingga, perusahaan tidak harus mengeluarkan banyak dana untuk pembelian dan juga pemeliharaan alat yang kurang mampu membantu sistem tersebut.

5. Meningkatkan Kinerja dan Produktivitas Karyawan

Suatu perusahaan akan mampu meningkatkan performa dan produktivitas karyawannya, jika mampu menerapkan sistem manajemen pergudangan yang tepat. Sistem ini mampu memberikan informasi pada pihak karyawan tentang pekerjaan apa yang harus mereka utamakan ketika berada di dalam gudang.

Sehingga, mereka tidak perlu lagi membuang banyak waktu di dalam gudang karena masing-masing karyawan sudah memahami dengan benar tentang apa yang harus mereka lakukan.

6. Meningkatkan Pelayanan bagi Pelanggan

Sistem manajemen pergudangan yang tepat akan mampu merampingkan setiap proses pemesanan sampai pengiriman barang, karena semuanya sudah dilakukan secara elektronik. Sehingga, perusahaan akan lebih mudah lagi dalam menentukan tanggal pengiriman kepada pelanggan.

Hal tersebut akan mampu meningkatkan tingkat pelayanan kepada para pelanggan.

Perbedaan SCM dan WMS

Kebanyakan dari kita belum banyak yang mengetahui bedanya SCM dan WMS. Pada dasarnya, WMS atau warehouse management system adalah bagian dari SCM atau supply chain management.

SCR memiliki daya cakupan yang lebih luas daripada WMS, yang mana hal tersebut bisa dilihat dari cara kerja pada kedua sistem tersebut, walaupun keduanya berkaitan dengan WMS yang mengalami hambatan yang akan memengaruhi SCM.

SCM ini akan lebih fokus dalam hal penyaluran, produsen, dan juga pihak pengecer, sedangkan WMS lebih fokus pada logistik di dalam gudang, persediaan, dan juga pergerakan barang.

Warehouse management system bisa dijadikan sebagai kunci kesuksesan dalam hal supply chain management, kegiatan pergudangan yang terhambat akan mampu membuat rantai pasokan juga menjadi ikut terhambat. Untuk itu, menggunakan aplikasi WMS akan sangat dibutuhkan untuk sistem pergudangan yang lebih lancar dan agar SCM juga bisa berjalan tanpa hambatan.

Proses-Proses Standar dalam Warehouse Management System

  • Receiving and Put Away

Receiving and Put away adalah salah satu proses yang ada di dalam warehouse management system, yang akan dimulai saat barang tiba di gudang. Barang yang baru datang harus lebih dulu diinput pada sistem manajemen pergudangan.

Hal tersebut akan mampu memudahkan karyawan dalam hal memperbarui database barang yang terdapat di dalam penyimpanan gudang.

Nantinya, proses memasukan barang yang baru datang akan menggunakan sistem input data PM atau purchase order yang bisa dilakukan secara otomatis atau manual oleh tim pembelian. Prinsip utama dari adanya proses ini adalah adanya kesesuaian data pada barang yang datang dengan keperluan yang ada di dalam gudang.

Pasca proses receiving atau penerimaan barang selesai, maka barang akan ditempatkan di lokasi tertentu dalam gudang, istilah ini selanjutnya lebih dikenal dengan sebutan put away.

Proses ini akan dianggap penting dalam proses pengelolaan gudang karena mampu memberikan informasi yang akurat terkait dimana barang yang akan diterima akan ditempatkan. Proses ini juga mampu mendukung sistem FIFO atau FEFO.

  • Dispatching

Proses dispatching dilakukan untuk membantu operasional pengeluaran barang dari dalam gudang pada berbagai barang lain yang akan dikirimkan ke pihak konsumen. Proses ini mampu membantu setiap operator gudang dalam hal mencari berbagai barang yang ingin dikeluarkan.

Setiap karyawan yang bekerja di dalam gudang hanya harus melihat berbagai informasi yang sudah ada di dalam perangkat komputer, sehingga akan memudahkan mereka dalam hal mencari tata letak barang di dalam gudang. Lalu, mereka bisa mulai melakukan proses picking dan juga scanner barcode yang terdapat di dalam stiker pada pallet.

  • Stock Take 

Stock take merupakan suatu proses yang terdapat di dalam warehouse management system yang tujuannya adalah guna menyesuaikan stok fisik dan stok yang ada di dalam komputer. Adanya sistem manajemen pergudangan akan mampu membantu proses stock take tersebut.

Tanpa adanya bantuan sistem pengelolaan yang tepat, maka proses ini akan terasa sangat melelahkan. Pada dasarnya, stock take adalah suatu kegiatan yang sangat membutuhkan banyak tenaga, waktu dan jumlah sumber daya manusia yang banyak.

Kenapa? Karena mereka harus menghitung seluruh barang satu persatu yang ada di dalam gudang untuk memastikan kesesuaian antara barang fisik dan data yang ada di komputer.

  • Reporting 

Proses reporting juga dianggap memiliki peranan penting didalam manajemen pengelolaan gudang. Laporan yang ada di dalam sistem udang harus bisa dijelaskan pada banyak hal yang berhubungan dengan stok barang yang ada di dalam gudang secara pasti. Laporan itu nantinya bisa digunakan oleh perusahaan untuk mampu membuat keputusan ataupun kebijakan tertentu.

Baca juga: Procurement Adalah: Pengertian, proses, dan Perbedaannya dengan E-procurement

Penutup

Demikianlah penjelasan tentang warehouse management system. Jadi, bisa disimpulkan bersama bahwa warehouse management system mampu membantu pengelolaan stok barang yang ada di dalam gudang menjadi lebih mudah untuk dilakukan.

Selain itu, warehouse management system juga akan mampu membantu divisi lainnya juga, seperti divisi pemasaran, keuangan, dll. dalam mengetahui jumlah atau harga barang.

Nah, Anda bisa lebih mudah dalam menerapkan  warehouse management system jika Anda menggunakan software akuntansi dari Accurate Online.

Karena selain mampu membantu memberikan laporan keuangan yang akurat, Accurate Online juga memiliki fitur persediaan, seperti multi gudang, multi satuan, job costing, stock opname, pengaturan persediaan, penyesuaian persediaan, dll.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

accurate 3 banner bawah