Dalam beberapa tahun terakhir, aplikasi payroll menjadi solusi penting bagi sebagian besar perusahaan untuk mengelola penggajian secara lebih efisien.
Aplikasi ini tidak hanya mampu menyederhanakan proses perhitungan gaji, tetapi juga mengintegrasikan berbagai fitur seperti menghitung pajak secara otomatis, mengelola tunjangan, dan laporan karyawan.
Dengan memanfaatkan aplikasi payroll secara tepat, Anda bisa meminimalkan risiko kesalahan yang dilakukan secara manual dan meningkatkan akurasi dalam proses penggajian.
Lantas, bagaimana cara memiliki aplikasi payroll secara tepat? Dapatkan jawabannya dengan membaca artikel tentang aplikasi payroll di bawah ini hingga selesai.
Apa itu aplikasi payroll?
ilustrasi aplikasi payroll. source envato
Emma Snider dalam laman TechTarget menjelaskan bahwa aplikasi payroll adalah aplikasi yang dibuat untuk mempermudah dan mempercepat proses penggajian di perusahaan.
Dengan aplikasi ini, semua aspek pengelolaan gaji karyawan dapat dilakukan secara otomatis dan efisien, mulai dari perhitungan gaji hingga pelaporan pajak.
Aplikasi payroll dapat mengelola data karyawan, seperti jam kerja, absensi, dan tunjangan, serta mengolah informasi tersebut untuk menghitung gaji yang harus dibayar.
Selain itu, aplikasi ini juga sering dilengkapi dengan fitur untuk menghasilkan laporan yang diperlukan untuk proses pajak dan audit.
Dengan menggunakan aplikasi payroll, Anda bisa menekan kesalahan manual yang sering terjadi dalam perhitungan gaji dan mempercepat proses pembayaran, sehingga akan lebih menghemat waktu dan biaya.
Keuntungan lain dari aplikasi ini adalah kemampuannya untuk mengintegrasikan data penggajian dengan sistem keuangan dan akuntansi perusahaan, yang mana hal tersebut akan memudahkan proses membuat laporan dan analisis keuangan secara keseluruhan.
Baca juga: Apa itu Payroll Accounting? Berikut Pengertian dan Contohnya
Kelebihan aplikasi payroll
ilustrasi aplikasi payroll. source envato
1. Efisiensi waktu dan menekan terjadinya kesalahan
Salah satu kelebihan utama dari aplikasi payroll adalah kemampuannya untuk meningkatkan efisiensi waktu dalam proses penggajian.
Dengan otomatisasi perhitungan gaji, aplikasi payroll akan mengurangi kebutuhan untuk perhitungan manual yang sering kali rentan terjadi kesalahan.
Proses otomatis ini akan memastikan bahwa semua perhitungan bisa dilakukan secara akurat, meminimalisir kemungkinan kesalahan human error yang dapat menyebabkan kesalahan pembayaran atau membuat laporan.
2. Menghitung pajak secara akurat
Aplikasi payroll juga memiliki kemampuan untuk menghitung pajak secara otomatis, sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku.
Hal ini tidak hanya membantu Anda dalam mengikuti undang-undang perpajakan, tetapi juga mengurangi risiko denda atau sanksi akibat terjadinya kesalahan dalam menghitung pajak.
Aplikasi ini pun biasanya sudah dilengkapi dengan fitur untuk memperbarui tarif pajak dan peraturan secara otomatis, sehingga Anda bisa selalu mengikuti ketentuan terbaru.
3. Mengelola tunjangan dan potongan
Aplikasi payroll memungkinkan Anda untuk mengelola berbagai tunjangan dan potongan dengan lebih mudah.
Tunjangan seperti tunjangan kesehatan, tunjangan makan, atau bonus dapat dikelola secara efisien, dan potongan seperti pinjaman karyawan atau iuran pensiun dapat diatur dan dipantau dengan jelas.
Fitur ini akan mempermudah Anda dalam melakukan penyesuaian dan administrasi tunjangan serta potongan sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda.
4. Membuat slip gaji dan laporan yang terintegrasi
Dengan aplikasi payroll, proses membuat slip gaji akan menjadi lebih cepat dan praktis.
Slip gaji dapat dihasilkan secara otomatis dan disediakan dalam format digital atau cetak sesuai kebutuhan karyawan.
Selain itu, aplikasi ini juga akan menyediakan berbagai laporan terkait penggajian yang dapat digunakan untuk keperluan audit, laporan perpajakan, atau analisis keuangan, sehingga akan mempermudah proses administrasi dan laporan.
5. Mengikuti peraturan ketenagakerjaan
Aplikasi payroll juga akan membantu Anda dalam mematuhi regulasi ketenagakerjaan yang berlaku.
Dengan memperbarui informasi terkait perubahan regulasi secara otomatis, aplikasi ini membantu memastikan bahwa Anda selalu mematuhi undang-undang yang relevan, termasuk undang-undang tentang upah minimum, jam kerja, dan hak-hak karyawan.
Dengan memanfaatkan aplikasi payroll, Anda bisa meningkatkan efisiensi, akurasi, dan mematuhi setiap proses penggajian, yang pada akhirnya akan berdampak pada kelancaran operasional dan kepuasan karyawan.
Baca juga: Apa itu Payroll? Ini Penjelasan dan Manfaat Payroll yang Harus Anda Tahu
Tips memilih aplikasi payroll terbaik
ilustrasi aplikasi payroll. source envato
Setidaknya terdapat 7 tahapan yang bisa Anda lakukan dalam memilih aplikasi payroll, yaitu:
1. Tentukan kebutuhan bisnis anda
Langkah pertama dalam memilih aplikasi payroll adalah menentukan kebutuhan spesifik perusahaan Anda.
Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda dalam hal penggajian, seperti jumlah karyawan, jenis tunjangan dan potongan, serta kompleksitas perhitungan pajak.
Pastikan aplikasi yang Anda pilih dapat memenuhi semua kebutuhan tersebut. Misalnya, jika perusahaan Anda memiliki karyawan di berbagai lokasi atau negara, aplikasi tersebut harus mendukung multi-currency dan multi-taxation untuk memastikan kepatuhan di berbagai yurisdiksi.
2. Periksa fitur dan fungsi yang ditawarkan
Selanjutnya, periksa fitur dan fungsi yang ditawarkan oleh aplikasi payroll Anda. Aplikasi payroll yang baik harus memiliki fitur dasar seperti menghitung gaji secara otomatis, membuat slip gaji, dan menghitung pajak.
Selain itu, fitur tambahan seperti manajemen tunjangan, integrasi dengan sistem akuntansi, dan kemampuan untuk menangani lembur serta bonus juga penting untuk memastikan aplikasi tersebut mampu menangani semua aspek penggajian secara efisien.
3. Evaluasi kemudahan penggunaan
Kemudahan penggunaan adalah faktor penting dalam memilih aplikasi payroll. Pilihlah aplikasi yang memiliki user interface yang intuitif dan mudah digunakan.
Aplikasi yang kompleks dan sulit dipahami bisa menimbulkan kebingungan dan kesalahan dalam hal pengelolaan gaji.
Saat ini, sudah banyak aplikasi yang menawarkan versi demo atau uji coba gratis, yang mana hal tersebut akan memungkinkan Anda untuk menguji tampilan interface dan memastikan bahwa tim Anda dapat menggunakannya dengan nyaman.
4. Pertimbangkan kemampuan integrasi
Pastikan aplikasi payroll yang Anda pilih dapat terintegrasi dengan sistem lain yang akan Anda gunakan, seperti software akuntansi atau software manajemen SDM.
Integrasi yang baik ini akan mengurangi kebutuhan Anda untuk memasukkan data secara manual dan memastikan konsistensi informasi di seluruh sistem. Hal tersebut juga akan memudahkan Anda dalam membuat laporan dan menganalisis data keuangan secara menyeluruh.
5. Periksa customer support dan pelatihannya
Customer support yang baik dan pelatihan yang memadai adalah aspek penting dari layanan aplikasi payroll. Pastikan penyedia aplikasi tersebut mampu menawarkan dukungan teknis yang responsif dan tersedia saat Anda membutuhkannya.
Selain itu, pelatihan dan dokumentasi yang lengkap juga akan membantu tim Anda untuk memahami cara menggunakan aplikasitersebut secara efektif dan memaksimalkan semua fitur yang ada.
6. Melihat ulasan dan rekomendasi pengguna lain
Mengumpulkan informasi dari ulasan dan rekomendasi pengguna lain dapat memberikan informasi penting tentang kelebihan dan kekurangan aplikasi payroll.
Carilah ulasan dari pengguna yang memiliki bisnis dengan ukuran dan jenis yang serupa dengan perusahaan Anda untuk mendapatkan gambaran yang lebih akurat tentang bagaimana aplikasi tersebut berfungsi ketika sedang digunakan.
7. Pertimbangkan biaya dan skala kebutuhan
Terakhir, pertimbangkanlah biaya aplikasi payroll dan pastikan biaya tersebut sudah sesuai dengan anggaran perusahaan Anda.
Beberapa aplikasi ada yang menawarkan harga berbasis langganan, sementara yang lainnya ada yang menerapkan proses sekali bayar.
Pilihlah aplikasi yang mampu menawarkan nilai terbaik dengan fitur yang sesuai dengan skala dan kebutuhan bisnis Anda.
Dengan mengikuti tips di atas, Anda dapat memilih aplikasi payroll yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda, memastikan proses penggajian yang efisien, akurat, dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Baca juga: Kelola Gaji Lebih Mudah dengan Add On BCA Payroll di Accurate Online
Penutup
Jadi, aplikasi payroll yang baik dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan memastikan Anda untuk mengikuti peraturan ketenagakerjaan dan perpajakan.
Namun, untuk mengoptimalkan seluruh proses keuangan perusahaan, penting juga untuk mempertimbangkan integrasi dengan sistem akuntansi yang handal. Di sinilah Accurate Online hadir sebagai solusi yang tepat.
Accurate Online tidak hanya menawarkan aplikasi payroll yang canggih dan mudah digunakan, tetapi juga mengintegrasikan fungsionalitas akuntansi dan bisnis yang komprehensif.
Dengan Accurate Online, Anda dapat mengelola gaji karyawan, mengatur tunjangan dan potongan, serta mengelola seluruh aspek akuntansi dalam satu platform yang terintegrasi.
Masih ragu? Buktikan sendiri dengan mencoba Accurate Online selama 30 hari gratis melalui tautan gambar di bawah ini.
Referensi:
