Apa itu Payroll Accounting? Berikut Pengertian dan Contohnya

Semua karyawan organisasi menerima pembayaran melalui departemen penggajian. Proses mendokumentasikan catatan untuk kompensasi karyawan dikenal sebagai akuntansi penggajian atau payroll accounting. Akuntan penggajian memiliki peran yang berpengaruh dalam memastikan catatan diajukan dengan benar, sehingga karyawan dapat menerima penghasilan yang layak untuk pekerjaan yang diselesaikan dan operasi keuangan dilakukan dengan lancar.

Pada artikel ini, kami akan menguraikan apa itu payroll accounting, apa yang termasuk dalam akuntansi penggajian, contoh konsep ini dan bagaimana memulai akuntansi penggajian.

Tutorial Video

Ingin mencari tahu lebih lanjut dengan cara yang lebih mudah? silahkan tonton video kami di bawah ini melalui audiovisual yang menarik:

Apa itu Payroll Accounting?

Payroll accounting atau akuntansi penggajian terdiri dari pengarsipan dan pelacakan data kompensasi karyawan seperti uang yang dipotong dari setiap gaji dan pajak serta tunjangan yang diterima karyawan. Akuntan penggajian menggunakan entri jurnal keuangan untuk meringkas transaksi organisasi dan arus kas total.

Entri penggajian termasuk dalam lingkup buku besar yang mengurutkan semua informasi keuangan. Setelah semua informasi penggajian didokumentasikan pada seorang karyawan, sumber daya manusia dapat menarik data ini dan mengirimkannya ke manajer mereka untuk menambahkannya ke evaluasi kinerja mereka.

Hal apa Saja yang Termasuk dalam Payroll Accounting?

Akuntan penggajian perlu menggunakan hard skill mereka untuk secara akurat memasukkan informasi yang relevan ke dalam buku besar. Semua pengeluaran, kewajiban, dan aset harus dicatat untuk tujuan keuangan dan kepatuhan. Berikut adalah daftar lengkap yang harus Anda tambahkan saat mendokumentasikan kompensasi karyawan:

Upah kotor, gaji, bonus dan komisi

Anda harus memperhitungkan semua penghasilan yang diperoleh karyawan selama tahun fiskal. Ini termasuk gaji tahunan, upah tambahan dan uang lembur jika berlaku.

Jika atasan Anda menawarkan upah lembur, tanyakan kepada manajer dan sumber daya manusia Anda untuk memastikan bahwa itu telah disetujui untuk karyawan tertentu. Anda juga harus mengonfirmasi karyawan mana yang menerima komisi atas kesepakatan yang mereka tutup untuk organisasi.

Memotong pajak  karyawan dan iuran wajib

Angka pajak yang dipotong dari gaji karyawan harus dicatat secara terpisah. Seorang karyawan dapat menentukan berapa banyak yang ingin mereka potong ketika mereka mengisi formulir pajak pada hari pertama bekerja.

Beberapa contoh pajak yang dipotong dari gaji karyawan dan biaya pemberi kerja meliputi:

• Pajak pendapatan penghasilan
• BPJS ketenagakerjaan
• Pajak penghasilan negara (jika perlu)
• Pemotongan gaji, premi asuransi dan rencana tabungan

Bergantung pada manfaat yang ditawarkan penyedia pekerjaan, mereka akan menahan bagian karyawan dari premi perawatan kesehatan atau rencana tabungan untuk pensiun. Dengan cara ini, Anda dapat mengelompokkan bagaimana potongan gaji karyawan dipotong selain untuk tujuan pajak.

Biaya tunjangan

Akuntan penggajian harus memasukkan biaya pemberi kerja untuk mengelola tunjangan kesehatan dan gigi, memberikan liburan berbayar, pensiun dan kompensasi pekerja jika diperlukan. Semua informasi yang dikumpulkan di sini dapat membantu Anda menyusun anggaran dan mengetahui apakah Anda dapat memperluas manfaat yang ditawarkan kepada karyawan.

Baca juga: Apa itu Saldo Menurun Ganda dan Bagaimana Cara Menggunakannya?

Contoh Payroll Accounting

Anda dapat melakukan entri dalam tiga cara terpisah untuk memastikan penggajian dicatat dengan benar:

• Pencatatan awal: Pencatatan adalah metode standar untuk memasukkan data penggajian. Ini hanya berlaku untuk gaji karyawan, pajak dan pemotongan, bukan perusahaan.
• Upah yang masih harus dibayar: Entri ini terjadi pada akhir periode akuntansi perusahaan. Ini dapat dilakukan setiap tiga bulan atau setiap tahun, tetapi itu akan tergantung pada ukuran perusahaan dan jumlah urgensi yang harus dimiliki pemangku kepentingan eksternal untuk meninjau informasi keuangan.
• Pembayaran manual: Contoh memasukkan pembayaran manual terjadi ketika Anda perlu mengirim cek ke karyawan langsung ke alamat rumah mereka. Jika Anda menyesuaikan gaji karyawan, maka pengeluaran cek dapat dijamin untuk memperhitungkan perubahan tersebut.

Bagaimana Cara Memulai Payroll Accounting?

Jika Anda memerlukan bantuan untuk mulai melacak penggajian, lihat langkah-langkah ini untuk membantu Anda memulai.

1. Urutkan item utama untuk payroll accounting

Ketika Anda memulai bisnis, Anda harus membuat keputusan yang jelas tentang bagaimana Anda akan memberikan kompensasi kepada karyawan Anda. Jenis kompensasi yang Anda tawarkan dapat menentukan umur panjang seorang karyawan, dan jumlah upaya yang diperlukan untuk melakukan tugas dan proyek yang diberikan oleh manajer mereka.

Mari kita uraikan pilihan awal yang harus Anda buat:

Upah

Pertama, Anda harus mendaftarkan bisnis Anda ke Internal Revenue Service untuk menerima Nomor Identifikasi Pengusaha Federal. Setelah selesai, putuskan berapa banyak Anda ingin membayar karyawan Anda. Anda harus memberi kompensasi kepada karyawan berdasarkan seberapa banyak pesaing dalam industri Anda membayar mereka.

Lakukan analisis SWOT untuk membantu Anda mengidentifikasi gaji pesaing dan melihat apakah gaji yang Anda tawarkan merupakan kekuatan bagi bisnis Anda. Bagaimana Anda membayar upah berkaitan dengan bagaimana Anda mendokumentasikan informasi penggajian.

Baca juga: Accrued Expense Adalah: Berikut Pengertian, Jenis dan Contohnya

Periode pembayaran

Pertimbangkan apakah Anda ingin karyawan Anda bekerja setiap jam atau setiap tahun. Karyawan paruh waktu cenderung dibayar per jam, jadi pertimbangkan berapa banyak karyawan yang Anda perlukan dan jumlah jam kerja di perusahaan Anda. Juga, tentukan apakah Anda ingin membayar karyawan sebulan sekali atau seminggu. Sudah umum bagi karyawan untuk membayar karyawan setiap setengah bulan atau dua mingguan juga.

Manfaat

Pahami kemampuan yang Anda miliki dalam hal manfaat yang dapat Anda tawarkan. Dapatkan wawasan dari pakar industri tentang kompensasi apa yang ditawarkan pesaing Anda. Dengan cara ini, ini sebanding dengan pasar tempat Anda bekerja. Asuransi kesehatan adalah beberapa manfaat paling populer yang ditawarkan, tetapi Anda harus memiliki gagasan tentang berapa banyak yang akan Anda sediakan untuk mendanai paket ini, dan berapa banyak Anda mengambil iuran dari gaji mereka

2. Kumpulkan dokumen karyawan

Setelah Anda menghentikan proses penggajian, Anda dapat mengumpulkan semua formulir yang Anda perlukan untuk diisi oleh karyawan saat Anda bergabung dengan mereka. Dengan cara ini, informasi yang mereka isi akan dimasukkan langsung ke dalam sistem penggajian.

Karyawan perlu mengisi formulir pajak berikut untuk tujuan akuntansi penggajian:

• Pertama, ada formulir SPT Tahunan 1770. Formulir 1770 adalah formulir yang digunakan WP OP yang memiliki status sebagai pemilik bisnis dan pekerja dengan keahlian tertentu atau bisa disebut pekerja lepas.
• Kedua, formulir SPT Tahunan 1770 S. Formulir 1770 S adalah formulir yang digunakan oleh WP OP dengan penghasilan per tahunnya lebih dari Rp60.000.000.
• Selanjutnya ada formulir tambahan yang juga perlu dipersiapkan oleh WP OP, yakni formulir 1712 A1 dan 1712 A2.

3. Hitung jumlah pembayaran

Sistem atau  software terpusat adalah cara yang sangat diperlukan bagi Anda untuk mengajukan informasi penggajian. Ini menghemat banyak waktu Anda dalam semua langkah proses seperti mengirimkan pembayaran dan formulir yang diperlukan secara elektronik, dan ini dapat mengirimi Anda pengingat tentang tenggat waktu yang akan datang untuk tugas-tugas penting.

Baca juga: Apa itu Cost of Debt? Berikut Pengertian, Contoh dan Cara Menghitungnya

4. Dokumen penggajian per pengeluaran

Menerapkan daftar Charts of Account Setup atau COA untuk mengatur dokumentasi transaksi keuangan organisasi. Di sini, Anda dapat langsung memperhitungkan pengeluaran dan kewajiban Anda menggunakan apa yang termasuk di atas, dan Anda dapat menggambarkan pengeluaran dengan mengurangi jumlah yang dipotong atau memenuhi syarat untuk dikenakan pajak.

5. Simpan seluruh file untuk urusan perpajakan

Cari tahu gaji bersih karyawan Anda dengan mengurangi semua potongan dari gaji kotor. Jumlah angka itu memberi karyawan dan pemerintah angka akhir tentang berapa banyak yang akan mereka terima per cek gaji. Juga, simpan semua dokumen yang disyaratkan oleh undang-undang perpajakan di Indonesia dalam kasus audit.

Baca juga: Biaya Marginal: Pengertian Lengkap, Fungsi, Cara Hitung dan Contohnya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap tentang payroll accounting pada bisnis. Penggajian memang merupakan salah satu proses bisnis yang memakan waktu terutama jika bisnis Anda memiliki banyak karyawan dan Anda masih menggunakan proses manual.

Untuk memudahkan hal tersebut, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi untuk mencatat beban dan biaya yang terjadi dalam bisnis Anda secara mudah dan praktis. Salah satu software akuntansi yang bisa Anda gunakan adalah software akuntansi Accurate Onlline.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah berpengalaman lebih dari 20 tahun dan digunakan oleh lebih dari 350 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: