Apa itu Account Reconciliation? Berikut Pengertian dan Cara Kerjanya

Banyak perusahaan dan orang-orang melakukan account reconciliation atau merekonsiliasi akun mereka untuk memastikan mereka dalam kondisi keuangan yang baik. Rekonsiliasi rekening Anda adalah cara yang bagus untuk mendeteksi biaya penipuan atau perbedaan moneter di berbagai rekening bank Anda.

Pada artikel ini, kami akan mendefinisikan account rekonciliation, berbagai metode proses dan cara melakukan rekonsiliasi akun.

Apa itu Account Reconciliation?

Dalam akuntansi, account reconciliation atau rekonsiliasi akun mengacu pada proses membandingkan catatan keuangan internal dengan laporan bulanan eksternal untuk memastikan mereka setuju.

Misalnya, jika Anda membeli sweter seharga 200.000, Anda ingin memastikan bahwa tidak hanya 200.000 yang dibelanjakan, tetapi 200.000 itu keluar dari akun Anda dan tercermin dalam laporan mutasi bank Anda. Anda dapat menggunakan tanda terima toko untuk membandingkan jumlah yang ditagihkan kepada Anda dengan laporan mutasi bank untuk memverifikasi ini.

Mengapa Anda harus Melakukan Account Reconciliation?

Penting untuk merekonsiliasi akun keuangan Anda secara teratur untuk memastikan bahwa Anda tahu berapa banyak uang yang Anda miliki dan ke mana uang itu dibelanjakan. Jika ada cerukan di akun Anda, tagihan berlebih, atau kasus penipuan yang terjadi, sebaiknya ketahui lebih cepat daripada nanti. Ini berpotensi menghemat uang Anda di masa depan.

Jika Anda memiliki seorang akuntan, rekonsiliasi akun Anda akan membantu mereka menghasilkan laporan keuangan yang andal. Jika Anda memiliki perusahaan, melakukan rekonsiliasi akun sama pentingnya dengan memastikan neraca yang akurat.

Baca juga: Contoh Laporan Keuangan Neraca Perusahaan Dagang

Metode Account Reconciliation

Baik Anda melakukan rekonsiliasi akun sebagai individu atau untuk perusahaan Anda, prosesnya perlu dilakukan secara rutin dan teratur untuk menghindari perbedaan keuangan. Berikut adalah dua metode rekonsiliasi akun:

1. Memeriksa dokumentasi

Dianggap sebagai metode rekonsiliasi akun yang paling umum, tinjauan dokumentasi terdiri dari peninjauan dokumentasi apa pun untuk memastikan jumlah yang dikeluarkan sama dengan jumlah yang dicatat.

Cara ini sering dilakukan melalui software akuntansi. Misalnya, Anda mungkin menemukan bahwa pemasok Anda menagih terlalu mahal untuk sewa setelah melihat dokumentasi. Anda kemudian dapat berbicara dengan pemilik Anda untuk menerima penggantian untuk jumlah yang Anda ditagih berlebihan. Tanpa menggunakan tinjauan dokumentasi, Anda tidak akan menyadari bahwa Anda ditagih berlebihan untuk sewa.

2. Tinjauan analitik

Metode tinjauan analitik mengukur aktivitas akun sebelumnya atau tingkat aktivitas historis untuk memperkirakan jumlah yang harus tercermin dalam akun. Misalnya, berdasarkan aktivitas akun historis, bisnis Anda memperkirakan pendapatan tahunan sebesar $50.000. Namun, pendapatan bisnis Anda saat ini adalah $5.000, yang jauh lebih rendah daripada yang diproyeksikan sebelumnya.

Kemudian, katakanlah seorang akuntan menemukan kesalahan dalam nomor yang dicatat. Memperbaiki ini untuk mencerminkan pendapatan yang lebih dekat — atau yang benar — akan menyeimbangkan akun.

Baca juga: Apa itu Cost Center? Berikut Pengertian, Fungsi dan Contohnya

Cara Melakukan Account Reconciliation

Untuk memverifikasi bahwa nilai uang yang keluar dari akun Anda adalah jumlah yang sama yang dibelanjakan, penting untuk melakukan proses rekonsiliasi akun. Kedua jumlah tersebut harus seimbang pada akhir periode akuntansi. Memahami cara melakukan rekonsiliasi akun sangat penting dalam membantu mengungkap potensi pencurian atau transaksi penipuan.

Setelah Anda memahami bagaimana menyeimbangkan catatan ini, Anda akan berada dalam kesehatan finansial yang lebih baik. Berikut langkah-langkah yang harus dilakukan saat melakukan rekonsiliasi akun:

1. Bandingkan catatan Anda dengan laporan mutasi bank Anda

Pertama, Anda harus memiliki catatan internal dan eksternal. Setelah Anda memilikinya, tinjau dan deteksi perbedaan dalam transaksi yang dilakukan. Misalnya, jika Anda membeli bahan makanan seharga $100, Anda ingin melihat $100 tercermin di rekening bank Anda dan sebaliknya. Untuk memperbaiki kesalahan, ini perlu dibuktikan dengan bukti. Dalam hal ini, dokumentasi berfungsi sebagai bukti Anda.

Baca juga: Unearned Revenue: Pengertian, Contoh dan Cara Pencatatan dalam Akuntansi

2. Identifikasi setiap perbedaan

Untuk mengidentifikasi perbedaan, Anda harus mencari tagihan yang tercantum pada tanda terima yang tidak tercantum di rekening bank Anda dan sebaliknya. Pertimbangkan dengan cermat untuk memastikan uang yang keluar dari akun Anda dan uang yang dibelanjakan dicatat di kedua catatan.

Jika Anda mendeteksi situasi di mana keseimbangan tercermin pada satu cara tetapi tidak pada yang lain, ini menunjukkan adanya perbedaan. Jika ada perbedaan, Anda harus memperbaiki situasi dengan menambahkan transaksi yang benar ke kedua catatan.

Misalnya, jika Anda membelanjakan uang untuk sebuah buku baru dan tagihan muncul di kwitansi Anda tetapi tidak di laporan mutasi bank Anda, telah terjadi kesalahan. Namun, jika tagihan ditunjukkan pada tanda terima dan laporan mutasi bank Anda, keduanya seimbang dan rekening direkonsiliasi.

Penting untuk dicatat bahwa ini harus dilakukan untuk semua transaksi Anda. Selain itu, beberapa tagihan akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk terlihat pada laporan mutasi bank Anda, jadi penting untuk memberikan tagihan tersebut waktu yang cukup untuk mencapai laporan Anda sebelum melanjutkan.

Meskipun tidak selalu demikian, mungkin saja bank Anda melakukan kesalahan. Ini dapat mencakup duplikasi, kelalaian, dan pelaporan yang tidak akurat. Semua ini dapat menyebabkan kedua catatan diberi label sebagai tidak seimbang. Kesalahan tersebut harus dikoreksi pada catatan untuk mencerminkan jumlah yang benar. Dalam hal ini, jangan takut untuk menelepon vendor atau bisnis untuk memverifikasi tagihan.

3. Seimbangkan catatan

Setelah Anda membandingkan dokumen keuangan eksternal dan internal dan memperbaiki setiap perbedaan, Anda telah menyeimbangkan kedua akun dan karenanya telah mencapai rekonsiliasi akun. Ini berarti Anda atau bisnis Anda sehat secara finansial.

Baca juga: Biaya Operasional: Pengertian, Jenis dan Contohnya dalam Neraca Keuangan

Kesimpulan