Poin penting

---

• Proforma invoice adalah faktur sementara yang diberikan penjual kepada pembeli sebelum pengiriman barang/jasa.

 

• Fungsi utama proforma adalah untuk memberikan kepastian estimasi harga, membantu penjual dalam merencanakan jumlah barang, dan bukti konfirmasi pesanan.

 

• Komponen proforma invoice adalah identitas penjual, tanggal penerbitan, rincian produk, detail pembayaran, pencantuman jatuh tempo, dan informasi pengiriman.

 

• Secara perbedaan, invoice diterbitkan setelah transaksi selesai dan sah untuk penagihan, sedangkan proforma invoice hanya untuk tahap awal dan tidak mengikat.

Dalam bisnis, invoice adalah dokumen yang pasti sudah sering Anda temui, tapi tahukah Anda tentang proforma invoice?

Banyak pelaku usaha justru masih salah paham dan tidak bisa membedakan antara invoice biasa dengan proforma invoice.

Hal ini bisa berujung pada transaksi yang kurang aman hingga potensi kerugian karena dokumentasi kurang jelas.

Jika Anda ingin tahu pengertian, perbedaan, fungsi, contoh transaksi, hingga cara membuat proforma invoice, maka Anda harus menyimak penjelasan lengkap berikut ini hingga selesai!

Apa itu proforma invoice?

Proforma invoice adalah faktur sementara yang diberikan penjual atau pemasok kepada pembeli sebelum mengirim barang atau jasa dilakukan.

Dokumen ini berfungsi sebagai gambaran awal atas jumlah, harga, dan total tagihan yang akan dibayar pembeli.

Karena sifatnya sementara, proforma invoice hanya digunakan sampai barang atau jasa benar-benar diterima pembeli dan digantikan oleh invoice resmi.

Biasanya, proforma invoice diberikan dalam transaksi dimana pengiriman dilakukan secara bertahap, sehingga menjadi pengingat sekaligus acuan bagi pembeli terkait rincian barang atau jasa yang akan diterima.

Dengan adanya proforma invoice, pembeli bisa memastikan detail pesanan sesuai kesepakatan sebelum melakukan pembayaran penuh.

Dokumen ini mampu membantu kedua belah pihak untuk memantau proses pengiriman dan menghindari kesalahpahaman dalam transaksi bisnis.

Baca juga: Perbedaan Kwitansi, Invoice, Memo, dan Bon

Apa perbedaan invoice dan proforma invoice?

Agar tidak salah dalam menggunakan dokumen dalam transaksi, maka Anda harus memahami perbedaan proforma invoice dan invoice biasa.

Berikut ini adalah penjelasannya secara ringkas:

1. Waktu penerbitan

Proforma invoice diterbitkan di awal, yaitu ketika transaksi masih dalam tahap penawaran atau draft dan barang/jasa belum dikirim.

Sementara, Invoice biasa dikeluarkan setelah transaksi selesai, yaitu setelah barang/jasa sudah diterima pembeli.

2. Fungsi dan tujuan

Proforma invoice berfungsi sebagai estimasi atau faktur sementara yang memberikan informasi awal mengenai harga, jumlah, dan total tagihan.

Invoice biasa berfungsi sebagai dokumen resmi penagihan dan permintaan pembayaran yang harus segera dilunasi pembeli.

3. Kekuatan hukum

Proforma invoice bersifat informatif dan bukan dokumen acuan pembayaran yang sah secara hukum.

Invoice biasa merupakan bukti transaksi sah dan dapat digunakan untuk pencatatan keuangan maupun keperluan audit.

4. Pengaruh pada pembukuan

Proforma invoice tidak dicatat sebagai pendapatan atau hutang di laporan keuangan karena belum terjadi transaksi final.

Invoice biasa akan langsung dicatat sebagai pendapatan penjual dan hutang pembeli.

5. Rincian isi dokumen

Kedua dokumen ini memuat rincian barang/jasa, harga, dan total pembayaran, namun hanya invoice biasa yang mencantumkan informasi jatuh tempo pembayaran yang mengikat.

Baca juga: Contoh Invoice, Pengertian, Tujuan, Tipe, Elemen, dan Tips Membuatnya

Fungsi proforma invoice

Proforma invoice bukan sekadar dokumen pelengkap dalam transaksi, tetapi punya peran penting untuk menjaga transparansi dan kepercayaan bisnis.

Berikut ini adalah fungsi utama dari proforma invoice yang perlu Anda ketahui:

1. Memberikan kepastian harga

Proforma invoice menjadi acuan harga awal bagi pembeli. Dokumen ini akan membantu pembeli mengetahui estimasi tagihan yang harus dilunasi sebelum transaksi berjalan.

2. Membantu penjual memperkirakan jumlah produk

Dengan proforma invoice, penjual dapat memperkirakan jumlah dan jenis produk yang akan dibeli, sehingga perencanaan stok dan logistik jadi lebih efisien.

3. Memudahkan pembeli mengkonfirmasi pesanan

Proforma invoice berisi rincian barang dan jumlah yang akan diterima. Pembeli bisa memastikan apakah suatu pesanan sudah sesuai sebelum dilakukan pengiriman atau pembayaran atau belum

4. Sebagai rujukan catatan keuangan sementara

Dokumen ini bisa dijadikan sebagai referensi untuk pencatatan keuangan sementara, baik oleh pihak pembeli maupun penjual, sebelum faktur final diterbitkan.

5. Dokumen pendukung administrasi pajak

Dalam beberapa kasus, proforma invoice bisa digunakan sebagai dasar pembuatan faktur pajak atau dokumen pelengkap untuk keperluan administrasi.

Baca juga: Apa itu Faktur? Fungsi, Komponen, Jenis, dan Contoh

Transaksi yang membutuhkan faktur proforma

Meskipun proforma invoice bukan dokumen wajib dalam setiap transaksi, ada beberapa situasi khusus yang membuat penjual atau pemasok perlu menerbitkannya.

Berikut kondisi-kondisi utama penerbitan proforma invoice dalam bisnis:

1. Adanya down payment (uang muka)

Ketika pembeli melakukan pembayaran uang muka sebelum barang atau jasa dikirim, penjual biasanya menerbitkan proforma invoice sebagai bukti komitmen transaksi dan referensi pelunasan sisanya.

2. Permintaan pelunasan di awal

Jika penjual mengharuskan pembayaran penuh sebelum pengiriman, proforma invoice berfungsi sebagai dokumen penagihan awal yang memberi gambaran rincian pesanan dan tagihan total kepada pembeli.

3. Sebagai dokumen rujukan dalam negosiasi

Dalam proses penawaran dan negosiasi harga atau spesifikasi barang, proforma invoice diberikan untuk menjadi acuan transaksi yang memungkinkan kedua pihak menyesuaikan detail sesuai kebutuhan.

4. Menandai komitmen transaksi

Saat transaksi masih dalam tahap pertimbangan, proforma invoice dapat diberikan agar pembeli tahu pesanan mereka sudah dicatat, sekaligus mencegah pembatalan sepihak tanpa kabar dari pembeli.

5. Transaksi bertahap atau bertempo

Proforma invoice juga diterbitkan untuk transaksi dengan pengiriman barang secara bertahap. Setiap pengiriman berikutnya tetap mengacu pada rincian proforma invoice yang telah disepakati.

Baca juga: Apa itu Commercial Invoice? Komponen dan Contohnya

Komponen faktur proforma

Agar proforma invoice berfungsi optimal sebagai dokumen penunjang transaksi, informasi yang tercantum di dalamnya haruslah lengkap dan jelas.

Berikut ini adalah komponen utama yang wajib ada pada faktur proforma:

1. Identitas penjual (pengirim)

Cantumkanlah nama, alamat, kontak, dan detail perusahaan penjual atau pengirim barang/jasa. Informasi ini akan membantu pembeli mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas suatu transaksi.

2. Tanggal penerbitan

Tulislah tanggal penerbitan proforma invoice agar kedua pihak dapat menelusuri waktu transaksi dan memperlancar proses pencatatan serta pembayaran.

3. Rincian produk atau jasa

Sertakanlah detail lengkap mengenai produk atau jasa yang akan dikirim, termasuk nama barang, deskripsi atau spesifikasi, jumlah, harga per unit, tarif, serta jumlah total harga.

Jangan lupa untuk menyertakan perhitungan pajak bila ada.

4. Rincian pembayaran dan jatuh tempo

Informasikanlah dengan jelas jumlah tagihan yang harus dibayar, cara pembayaran (misal: transfer bank), serta tanggal jatuh tempo atau batas waktu pembayaran yang disepakati kedua pihak.

Baca juga: Pengertian Laporan Audit, Fungsi, Tahapan, dan 4 Jenis Opini Audit

Cara membuat faktur proforma

Berikut ini adalah langkah-langkah sederhana yang bisa Anda coba ikuti untuk menyusun proforma invoice secara benar:

1. Tulis identitas penjual dan pembeli

Cantumkanlah nama, alamat, dan kontak penjual (atau pemasok) serta data lengkap pembeli sebagai pengirim dan penerima barang/jasa.

2. Beri judul “Proforma Invoice”

Pastikan di bagian atas tertulis jelas “Proforma Invoice atau Faktur Proforma” agar dokumen ini tidak dianggap sebagai invoice resmi.

3. Masukkan nomor dan tanggal faktur

Berikan juga nomor unik untuk proforma invoice serta tanggal penerbitan sebagai referensi transaksi.

4. Rincikan produk atau jasa

Jelaskanlah nama barang atau jasa, spesifikasi, jumlah, satuan, harga per unit, dan subtotal setiap item.

5. Tuliskan total dan detail pembayaran

Selanjutnya, hitung subtotal, tambahkan pajak atau biaya lain jika ada, lalu tampilkan total tagihan yang harus dibayar pembeli. Jelaskan juga metode pembayaran dan rekening penjual.

6. Sertakan informasi pengiriman

Tulislah jadwal pengiriman, estimasi sampai, alamat tujuan, serta informasi pengiriman khusus seperti nomor pesanan atau rujukan pengiriman.

7. Berikan catatan atau syarat tambahan (jika ada)

Terakhir, tambahkanlah informasi tentang jatuh tempo, syarat pembayaran, diskon, kebijakan retur, atau ketentuan tambahan sesuai kesepakatan.

Menyusun proforma invoice secara manual memang bisa dilakukan, tapi seringkali memakan waktu, terutama jika transaksi bisnis Anda cukup banyak.

Nah, dengan software akuntansi seperti Accurate Online, semua proses tersebut bisa dibuat otomatis, cepat, dan akurat.

Anda tidak perlu lagi mengetik ulang data penjual, pembeli, maupun detail barang. Cukup input data sekali, sistem akan menyusunnya dalam format proforma invoice yang rapi dan siap dibagikan ke pelanggan.

Cobain sendiri kemudahannya dengan trial gratis 30 hari Accurate Online. Dengan begitu, Anda bisa merasakan langsung bagaimana pembuatan proforma invoice jadi lebih praktis, hemat waktu, dan profesional.

Baca juga: Cara Membuat invoice di Excel, Contoh, dan Formatnya

Contoh proforma invoice

Contoh faktur proforma dari software akuntansi

Baca juga: Invoice Perorangan: Manfaat dan Cara Membuatnya

Penutup

Walaupun memang sering dianggap sama, namun faktur proforma dan invoice memiliki fungsi dan cara pembuatan yang berbeda.

Untuk invoice pengganti sementara atau faktur proforma, penerbitan dan pembuatannya harus bisa diselesaikan dan bermanfaat guna mengingatkan pembeli bahwa kegiatan jual beli yang dilakukan masih berjalan.

Sedangkan fungsi invoice adalah untuk memberikan informasi kepada pembeli terkait total jumlah tagihan yang harus dilunasi karena sudah selesainya proses transaksi yang dilakukan penjual.

Terlepas dari hal tersebut, kedua dokumen resmi ini dibuat untuk bisa memudahkan kegiatan transaksi yang sedang berjalan.

Jadi, setiap pebisnis atau tim bagian terkait harus memahami kedua perbedaan dokumen ini, khususnya dalam jumlah yang besar.

Nah untuk lebih memudahkan Anda dalam mencatat kegiatan transaksi untuk laporan catatan keuangan bisnis Anda, maka Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Accurate Online.

Dengan menggunakan aplikasi akuntansi ini, maka Anda akan lebih mudah dalam melakukan berbagai proses akuntansi, mulai dari laporan arus kas, laporan laba rugi, hingga laporan keuangan.

Accurate Online juga akan memudahkan Anda dalam melakukan berbagai proses akuntansi yang rumit.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: