Apa itu Purchase Requisition? Apa Bedanya dengan PO?

Saat akan melakukan pembelian, biasanya perusahaan akan membuat purchase requisition sebelum pada akhirnya akan menerbitkan purchase order atau PO. Tapi, Apa itu purchase requisition? Apa bedanya dengan PO?

Penasaran? Dapatkan jawabannya dengan membaca artikel tentang purchase requisition di bawah ini hingga selesai.

Apa Itu Purchase Requisition?

Pada dasarnya, apa itu purchase requisition atau PR bisa kita artikan sebagai suatu dokumen permohonan pembelian yang dibuat sebelum melakukan pembelian barang atau jasa. Selain itu, apa itu purchase requisition juga bisa diartikan sebagai dokumen yang di dalamnya berisi permintaan pembelian yang diajukan untuk kegiatan pengadaan barang.

Biasanya, PR akan dibuat oleh suatu divisi tertentu yang sedang memerlukan barang atau jasa dan ditujukan pada manajer atau divisi keuangan. Bila sudah ditinjau dan disetujui, maka PR nantinya akan diteruskan pada divisi pembelian untuk mengeluarkan purchase order sesuai dengan rincian yang terdapat di dalam PR.

Sama seperti pengertian di atas, tujuan dibuatnya purchase requisition adalah untuk mengajukan pembelian. Pembuatan dokumen PR ini termasuk di dalam standar operasional perusahaan yang berkaitan dengan pencatatan keuangan.

Melalui kehadiran PR, maka divisi keuangan akan bisa mengendalikan anggaran pembelanjaan perusahaan, sehingga tidak akan melampaui batas. Lalu bila permohonan tersebut adalah pembelian barang, maka pihak perusahaan harus memasukkannya ke dalam daftar aset agar bisa dipantau lebih lanjut.

Lebih dari itu, dokumen PR juga akan membantu meminimalisir terjadinya kecurangan dalam pembelian barang atau jasa, seperti kecurangan dinaikkannya harga untuk kepentingan diri sendiri atau jumlah barang yang tidak sesuai. Tentunya kecurangan tersebut bisa menimbulkan kerugian untuk perusahaan.

Baca juga: Purchasing Adalah: Pengertian dan Perbedaannya dengan E-Purchasing

Lalu, Apa Bedanya Purchase Requisition dan Purchase Order?

Walaupun berada di dalam suatu siklus transaksi yang sama, namun purchase requisition dan purchase order adalah dua dokumen yang berbeda.

Purchase requisition adalah dokumen internal yang mana di dalamnya berisi permohonan pembelian barang atau jasa dan dikeluarkan oleh divisi yang memang memerlukannya. Lalu, dokumen ini akan diberikan pada divisi keuangan atau divisi lain untuk bisa dipertimbangkan lebih lanjut.

Bila telah disetujui, maka dokumen PR pun akan diteruskan pada bagian purchasing atau bagian procurement agar bisa melakukan pembelian barang atau jasa yang telah diajukan.

Di sisi lain, purchase order adalah dokumen yang dikeluarkan oleh divisi yang mengeluarkan pembelian barang agar bisa dikirim pada pihak penjual. Dokumen pembelian ini dikeluarkan saat departemen purchasing atau procurement telah menerima PR yang sudah disetujui oleh divisi keuangan.

Itu artinya, purchase order tidak bisa diterbitkan sebelum adanya PR.

Baca juga: Apa itu PO? Mengenal Pengertian Purchase Order Lebih Jauh

Rincian dan Format Purchase Requisition

Setelah mengetahui apa itu purchase requisition dan bedanya dengan purchase order, harus Anda ketahui bahwa setiap perusahaan memiliki format PR-nya masing-masing. Tapi pada umumnya, dokumen PR ini memiliki informasi berupa:

• Nomor purchase requisition
• Nama atau identitas pihak yang melakukan pengajuan pembelian barang atau jasa
• Nama vendor yang menjadi pihak penjual
• Produk barang atau layanan jasa yang ingin dibeli
• Estimasi harga produk barang atau jasa
• Jumlah produk barang atau jasa.

Dokumen ini bisa dibuat secara manual dengan tulisan tangan di atas kertas melalui format yang sudah ada. Cara lainnya adalah secara digital dengan menggunakan formulir elektronik atau formulir aplikasi.

Berikut ini adalah beberapa contoh format PR yang bisa Anda coba contoh.

Baca juga: Mengetahui Lebih Jauh Faktur Pembelian, Komponen,Manfaat dan Cara Membuatnya

Penutup

Berdasarkan penjelasan di atas, bisa kita simpulkan bersama bahwa pembuatan purchase requisition ini termasuk kedalam SOP atau Standar Operasional Perusahaan yang mana fungsinya adalah untuk menjaga kelancaran proses transaksi dan juga untuk menghindari terjadinya kecurangan yang bisa menimbulkan kerugian untuk perusahaan.

Selain itu, purchase requisition juga akan membantu bagian keuangan dalam mengelola serta mengendalikan anggaran pembelian perusahaan dan mencatat barang yang dibeli sebagai aset perusahaan yang harus dipantau dengan baik.

Selain dokumen purchase requisition, pemanfaatan aplikasi bisnis juga akan membantu Anda dalam melancarkan kegiatan transaksi perusahaan. Nah, aplikasi yang dimaksud tersebut adalah Accurate Online.

Accurate Online adalah aplikasi yang dikembangkan dengan teknologi cloud computing canggih dan dibekali dengan sistem keamanan super ketat. Tampilan antar muka dari Accurate Online pun didesain dengan sangat sederhana, sehingga akan sangat mudah untuk digunakan dan dimengerti.

Accurate Online juga sudah dipercaya oleh ratusan ribu pebisnis di Indonesia. Bahkan, aplikasi bisnis ini telah meraih penghargaan TOP Brand Award dari tahun 2016.

Dengan menggunakan Accurate Online, seluruh kegiatan transaksi Anda akan tercatat secara otomatis dan Anda bisa mendapatkan laporan laba rugi, laporan arus kas, laporan perubahan modal, dan lebih dari 200 jenis laporan keuangan lainnya secara otomatis, cepat serta akurat.

Selain itu, Accurate Online juga sudah dilengkapi dengan fitur dan modul luar biasa yang akan membantu Anda dalam mengelola persediaan barang digudang, melakukan kegiatan penjualan dan pembelian, menyelesaikan administrasi perpajakan tanpa terlambat, dan masih banyak lagi.

Lebih menariknya lagi, seluruh kelebihan dan keunggulan dari Accurate Online bisa Anda nikmati dengan mengeluarkan biaya investasi yang sangat terjangkau. Bahkan, anda bisa mencobanya terlebih dahulu selama 30 hari gratis dengan hanya mendaftarkan perusahaan Anda pada tautan gambar di bawah ini.