Bookkeeper: Ini pengertian, Tugas, dan cara Memilih Bookkeeper yang Baik

Banyak orang yang beranggapan bahwa bookkeeper atau pemegang pembukuan sama seperti akuntan. Kenyataanya, kedua profesi ini sangat jauh berbeda. Meskipun seorang bookkeeper sama-sama menangani keuangan perusahaan, namun bookkeeper adalah orang yang mencatat kegiatan transaksi keuangan yang mencakup pengeluaran, penjualan, sampai pembelian individu ataupun perusahaan.

Jadi, bookkeeper dan akuntan adalah dua hal yang berbeda, walaupun keduanya sama-sama berada di dalam bidang keuangan.

Selain itu, bookkeeper adalah seorang ahli pembukuan yang akan membantu pekerjaan akuntan dalam membuat laporan keuangan. Kuasa dari seorang akuntan lebih besar daripada seorang bookkeeper. Namun, pekerjaan antara keduanya akan selalu berhubungan antara satu dengan yang lain.

Perbedaan Bookkeeper dan Akuntan

Bookkeeper dan akuntan mempunyai banyak sekali perbedaan, contohnya dalam hal transaksi keuangan perusahaan. Tugas dari bookkeeper adalah mencatat laporan keuangan perusahaan, sedangkan seorang akuntan bertugas dalam membuat laporan keuangan dan melakukan pemeriksaan pajak di akhir tahun buku.

Catatan dari seorang pemegang pembukuan nantinya akan digunakan oleh akuntan untuk membuat laporan keuangan. Sedangkan dalam hal catatan akuntan, nantinya akan digunakan oleh pihak manajerial agar bisa mengambil keputusan manajerial yang penting.

Pembukuan sendiri adalah suatu langkah awal dalam menuju akuntansi. Pembukuan tidak akan bisa menjelaskan dan mengungkapkan posisi keuangan secara menyeluruh, berbeda dengan akuntansi yang bisa menampilkan kondisi keuangan perusahaan.

Selain itu, umumnya seorang bookkeeper lebih menangani perusahaan yang masih dalam skala kecil, seperti UMKM. Sedangkan akuntan minimal harus mempunyai gelar sarjana dan mempunyai keahlian yang lebih besar daripada seorang pemegang pembukuan.

Tujuan dari pembukuan di dalamnya adalah agar bisa memberikan gambaran terkait pengeluaran dan pendapatan dalam kurun waktu satu periode akuntansi.

Di sisi lain, akuntan akan memberikan gambaran kondisi perusahaan dari beragam sudut pandang keuangan, dari mulai aset sampai permodalannya.

Persamaan antar keduanya adalah sama-sama menggunakan data keuangan perusahaan.

Baca juga: Pembukuan Usaha: Ini Cara Mudah Membuatnya untuk UMKM!

Tugas dan Tanggung Jawab Bookkeeper

Bookkeeper adalah seorang ahli pembukuan yang bertugas dan memiliki tanggung jawab atau job desk sebagai berikut:

• Seorang bookkeeper harus mencatat kegiatan transaksi keuangan harian dan harus memahami buku besar
• Pemegang pembukuan harus mengawasi kegiatan transaksi dan laporan keuangan perusahaan. Jika diperlukan, maka mereka juga akan melakukan kerjasama dengan akuntan
• Bookkeeper adalah orang yang akan memproses utang dan piutang perusahaan. Mereka juga akan menangani proses penggajian bulanan karyawan secara manual atau dengan menggunakan software tertentu
• Seorang pemegang pembukuan harus memantau laporan keuangan perusahaan dan memproses cek untuk kebutuhan operasional perusahaan
• Bookkeeper juga harus menerbitkan faktur pada konsumen ataupun pada supplier

Bookkeeper pun harus mencatat perubahan stok persediaan milik perusahaan dan harus melakukan rekonsiliasi pajak penjualan ataupun pajak gaji yang pastinya sudah diverifikasi oleh akuntan perusahaan di setiap akhir bulan.

Baca juga: Indirect Labor Cost: Pengertian dan Cara Mudah Menghitungnya

Syarat yang Harus Dipenuhi Untuk Menjadi Bookkeeper

Terdapat beberapa syarat tertentu agar bisa menjadi seorang pemegang pembukuan atau pemegang pembukuan keuangan perusahaan. Beberapa syarat yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut:

1. Wajib mempunyai gelar associate dalam bidang administrasi atau akuntansi bisnis serta mempunyai pengetahuan yang baik terkait berbagai prinsip akuntansi umum.
2. Mempunyai ijazah sekolah tinggi atas atau sederajat
3. Mempunyai pengetahuan terkait software pembukuan
4. Mempunyai pengalaman minimal 2 tahun dalam bidang pembukuan atau dalam bidang lingkungan pelayanan bisnis
5. Mempunyai keahlian komunikasi yang sangat baik, baik itu tulisan ataupun lisan
6. Mempunyai perhatian pada detail dan juga akurasi pekerjaan
7. Mempunyai pengalaman dalam menjalankan software akuntansi seperti Accurate Online, MYOB, Quickbooks, dll.
8. Mampu meninjau, mempersiapkan dan memahami laporan keuangan perusahaan.

Baca juga: Benefit Cost Ratio: Pengertian, Rumus, dan Contoh Perhitungannya

Cara Memilih Bookkeeper atau Pemegang Pembukuan yang Tepat

Pada kenyataannya, sebagai pebisnis, terkadang Anda tidak mempunyai waktu yang cukup dalam melakukan semua urusan perusahaan seorang diri dan memerlukan seorang bookkeeper atau pemegang pembukuan untuk menangani berbagai hal terkait pembukuan perusahaan.

Kenapa? karena di dalam setiap perusahaan pasti akan selalu terjadi kegiatan transaksi keuangan, seperti membuat faktur, rekonsiliasi bank, membuat laporan, dan lain sebagainya yang wajib segera ditandatangani setiap hari.

Untuk itu, kehadiran seorang pemegang pembukuan sangat penting dan memiliki informasi keuangan perusahaan yang penting. Nah, dalam hal ini terdapat beberapa kriteria yang bisa Anda pertimbangkan dalam memilih seorang bookkeeper. Kriteria tersebut adalah sebagai berikut:

1. Mempunyai Sertifikasi

Sama halnya seperti profesi lain yang memerlukan kemampuan dengan spesifikasi khusus, menjadi seorang bookkeeper yang memiliki tanggung jawab dalam mencatat keuangan perusahaan tentu harus memiliki kemampuan dan pengalaman yang baik.

Nah, agar bisa mengetahui sejauh apa seorang calon bookkeeper di dalam bisnis, maka Anda bisa melihatnya dari sertifikat keterampilan dan pelatihan apa saja yang pernah dirinya ikuti. Semakin banyak sertifikat ataupun pelatihan, maka semakin besar juga kemungkinan skill yang mereka miliki.

2. Mempunyai Keterampilan yang Diperlukan Sebagai Pemegang Pembukuan

Terdapat beberapa hal mendasar yang harus diketahui oleh seorang bookkeeper, seperti rekonsiliasi rekening bank, menangani proses utang dan piutang perusahaan, memproses penggajian, dan melacak informasi yang ada terkait masalah keuangan perusahaan secara tepat.

Hal tersebut wajib diperhatikan, karena saat Anda memutuskan untuk merekrut seorang pemegang pembukuan, maka Anda harus memastikan tugas mereka sebagai pencatat keuangan bisa ditangani dengan baik dan tidak akan menimbulkan masalah baru.

Untuk itu, pilihlah seorang pemegang buku yang mampu memahami berbagai tugas pencatatan keuangan dan merupakan seorang komunikator yang bisa menyampaikan informasi secara efektif.

Selain itu, pilih juga pemegang pembukuan yang mampu menghasilkan laporan yang bisa dengan mudah dipahami dan mengerti cara menggunakan software akuntansi yang bisnis Anda sediakan.

3. Memiliki Pengalaman di Industri yang Sama Dalam Pemegang Pembukuan

Walaupun memang terdapat beberapa elemen universal di dalam pembukuan, tapi ada keterampilan dan pengetahuan tertentu yang harus dimiliki oleh seorang bookkeeper dalam bidang industri.

Contohnya, seorang pemegang pembukuan yang mengkhususkan dirinya pada industri fotografer akan mempunyai keterampilan pembukuan yang sedikit berbeda dengan pemegang pembukuan lainnya yang bekerja untuk industri kontraktor umum.

Untuk itu, pilihlah pemegang pembukuan yang berpengalaman dalam bidang bisnis Anda.

4. Memiliki Interaksi yang Baik

Merekrut seorang pembukuan sama halnya seperti mempunyai tim untuk bekerja. Untuk itu, pilihlah seorang bookkeeper atau pemegang pembukuan yang mampu meninjau kegiatan transaksi secara teratur, mendiskusikan adanya keterlambatan pencatatan, dan kemungkinan lain yang mungkin akan terjadi.

Lihatlah bagaimana mereka dalam merespon e-mail dari Anda, berapa ekspektasi upah yang mereka harapkan, dan apakah mereka lebih mudah untuk mendiskusikan ataupun berkonsultasi masalah pembukuan dengan Anda.

Pastikanlah biaya yang Anda keluarkan untuk merekrut seorang bookkeeper sesuai dengan kualitas kerja dan hasil kerjanya.

5. Memiliki Referensi Terpercaya Pemegang Pembukuan

Bookkeeper adalah orang yang akan selalu mempunyai akses keuangan dalam bisnis Anda. Untuk itu, kepercayaan adalah suatu hal yang sangat penting.

Anda bahkan harus bisa mengatasi masalah terkait privasi dan kerahasiaan Anda saat Anda siap untuk merekrut seorang pemegang pembukuan, termasuk perjanjian kerja dengan pengacara agar bisa dilakukan langkah hukum yang tepat bila nantinya terjadi kebocoran informasi keuangan perusahaan pada pihak yang tidak menginginkannya.

Agar bisa meminimalisir risiko tersebut, cobalah untuk mempunyai informasi ataupun referensi terkait kualitas, akuntabilitas, etika dan juga komitmen seorang pemegang pembukuan dari orang terpercaya yang ada disekitar Anda sebelum merekrut pemegang pembukuan. Karena, seorang pemegang pembukuan yang baik pasti akan meninggalkan kesan yang baik pada mereka yang pernah menggunakan jasa mereka.

Baca juga: Debit Adalah: Ini Pengertian dan Bedanya Dengan Kredit

Penutup

Demikianlah penjelasan dari kami tentang bookkeeper. Jadi, bookkeeper adalah orang yang mencatat kegiatan transaksi keuangan yang mencakup pengeluaran, penjualan, sampai pembelian individu ataupun perusahaan.

Nah, untuk mempermudah pekerjaan bookkeeper, kami sarankan agar Anda menggunakan aplikasi bisnis dan akuntansi yang sudah banyak dipercaya oleh lebih dari 377 ribu pebisnis di Indonesia, yaitu Accurate Online.

Dengan menggunakan Accurate Online, maka seorang bookkeeper akan lebih mudah dalam mencatat berbagai transaksi perusahaan dan mereka bisa mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan perusahaan secara otomatis.

Terlebih lagi, dashboard dan berbagai tampilan yang ada di dalamnya pun sangat sederhana, sehingga bisa sangat mudah dimengerti oleh orang awam sekalipun.

Selain itu, Accurate Online juga sudah dilengkapi dengan berbagai fitur bisnis lain yang mampu membantu Anda dalam meningkatkan efisiensi bisnis, seperti fitur persediaan, penjualan, pembelian, perpajakan, dan masih banyak lagi.

Ayo gunakan dan coba Accurate Online sekarang juga selama 30 hari gratis melalui banner di bawah ini.