Inventory Adalah: Pengertian, Jenis dan Tips dalam Mengelolanya

Pemilik bisnis perlu membeli item yang berbeda untuk menjalankan bisnisnya. Inventory atau stok persediaan adalah semua barang atau item yang dimiliki oleh suatu perusahaan untuk dijual kepada pelanggannya.

Namun apakah inventory juga berlaku pada bisnis jasa? Untuk mengetahui pengertian mendalam mengenai inventory atau stok persediaan, Anda bisa membaca artikel ini sampai selesai.

Pengertian Inventory

Definisi inventory bisa sedikit berubah tergantung pada industrinya. Berikut adalah daftar kecil dari pengertian inventory yang bisa Anda ketahui:

Definisi paling umum

Inventory mengacu pada semua barang, produk, barang dagangan, dan bahan yang dimiliki oleh bisnis untuk dijual di pasar untuk mendapatkan keuntungan.

Contoh: Jika penjual surat kabar menggunakan kendaraan untuk mengirimkan surat kabar ke pelanggan, hanya surat kabar yang akan dianggap sebagai inventory. Kendaraan akan diperlakukan sebagai aset.

Inventory dalam industri manufaktur

Dalam bisnis manufaktur, persediaan atau inventory tidak hanya berupa produk akhir yang diproduksi dan siap dijual, tetapi juga bahan baku yang digunakan dalam produksi dan barang setengah jadi di gudang atau di lantai pabrik.

Contoh: Untuk produsen kue, inventory akan mencakup paket kue yang siap dijual, stok cookie setengah jadi yang belum didinginkan atau dikemas, ckue yang disisihkan untuk pemeriksaan kualitas, dan bahan mentah seperti gula, susu, dan tepung.

Inventory dalam industri jasa

Dalam industri jasa, karena tidak ada pertukaran stok fisik, persediaan sebagian besar bersifat tidak berwujud. Jadi, inventaris industri jasa sebagian besar mencakup langkah-langkah yang terlibat sebelum menyelesaikan penjualan.

Contoh: Untuk perusahaan konsultan riset, inventaris terdiri dari semua informasi yang dikumpulkan untuk suatu proyek. Dalam industri perhotelan, kamar kosong menjadi inventory bagi pemiliknya.

Baca juga: Mengetahui Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan di Indonesia

Jenis Inventory dalam Bisnis

Seperti yang dibahas diatas, pengertian dan jenis inventory bisa sedikit berubah tergantung dengan industrinya. Sekarang, mari kita fokus pada beberapa jenis inventory yang ada dalam bisnis.

Agar lebih mudah dipahami, mari kita lanjutkan dengan contoh produsen kue:

Bahan baku

Bahan baku terdiri dari semua barang yang diproses untuk menjadi produk akhir. Di perusahaan pembuat kue, bahan bakunya adalah barang-barang seperti susu, gula, dan tepung yang digunakan dalam berbagai tahap produksi.

Ketika kita berbicara tentang bahan mentah, penting untuk dipahami bahwa bahan mentah yang digunakan oleh perusahaan manufaktur dapat bersumber dari pemasok atau menjadi produk sampingan dari suatu proses.

Di perusahaan pembuat kue, bahan bakunya sebagian besar bersumber dari berbagai pemasok. Namun, di sebuah perusahaan pembuat gula, hanya tebu yang didatangkan dari petani yang berbeda.

Saat diproses di pabrik untuk mengekstrak sarinya, zat sisa tersebut dikenal sebagai ampas tebu. Jus dikirim untuk direbus dan ampas tebu digunakan sebagai bahan bakar. Di sini, tebu, sari buah, dan ampas tebu semuanya akan diolah sebagai bahan mentah.

Konsep bahan baku sebagai inventory hanya ada di industri manufaktur. Dalam industri perdagangan tidak ada pengolahan atau pembuatannya, sehingga tidak ada bahan bakunya.

Pekerjaan sedang dalam proses atau Work in progress

Jika bahan mentah telah dikirim untuk diproses tetapi belum disetujui sebagai barang jadi, tahap ini disebut sebagai pekerjaan yang sedang dalam proses.

Di sebuah perusahaan pembuat kue, setelah bahan mentah diproses dan kue telah dicetak, mereka menjalani pemeriksaan kualitas sebelum dikirimkan untuk pengemasan akhir.

Semua kue yang menunggu pemeriksaan kualitasnya dianggap sedang dalam proses. Sederhananya, kategori pekerjaan dalam proses terdiri dari semua barang yang sudah diproses tetapi belum dikirim untuk dijual.

Baca juga: Mengetahui Secara Lengkap Harga Pokok Pesanan

Barang jadi

Barang jadi adalah barang akhir yang siap dijual di pasar. Barang-barang ini telah melewati semua tahapan produksi dan pengecekan kualitas. Jadi bagi produsen kue, paket terakhir kue yang dikirim ke pasar untuk dijual setelah menjalani pemeriksaan kualitas akan menjadi barang jadi.

Bahan mentah, barang setengah jadi, dan barang jadi adalah tiga kategori utama inventory yang dicatat dalam akun keuangan perusahaan. Ada jenis lain juga yang dipertahankan sebagai tindakan pencegahan atau untuk beberapa tujuan khusus lainnya.

Inventory MRO

MRO adalah singkatan dari Maintenance Repairing and Operating supplies, jenis inventaris ini sebagian besar relevan untuk industri manufaktur. Item MRO tidak diperhitungkan sebagai item inventaris dalam pembukuan akun, namun memainkan peran penting dalam pekerjaan sehari-hari organisasi.

Persediaan MRO digunakan untuk perawatan, perbaikan, dan pemeliharaan mesin, perkakas, dan peralatan lain yang digunakan dalam proses produksi. Beberapa contoh item MRO adalah pelumas, pendingin, seragam dan sarung tangan, mur, baut, dan sekrup.

Inventory penyangga

Dalam bisnis manufaktur atau perdagangan, fluktuasi dan pergerakan pasar tidak selalu dapat diprediksi. Perubahan tersebut dapat berdampak negatif pada penjualan atau proses produksi, yang dapat menyebabkan situasi kehabisan stok.

Inventory penyangga adalah mencoba untuk mengimbangi hal ini dengan mengikuti pepatah bahwa mencegah lebih baik daripada mengobati.

Inventory penyangga (juga dikenal sebagai persediaan pengaman), terdiri dari barang-barang yang disimpan di gudang toko atau pabrik untuk meredam dampak permintaan yang tidak terduga.

Lonjakan permintaan yang tiba-tiba, keterlambatan transportasi, atau pemogokan tenaga kerja dapat dikelola jika persediaan penyangga yang memadai dipertahankan.

Baca juga: Software Pembukuan: Pengertian, Fungsi, dan Tips Sebelum Memilihnya

Cycle inventory

Cycle inventory adalah istilah yang digunakan untuk mendeskripsikan barang yang dipesan dalam ukuran lot dan secara teratur. Persediaan siklus biasanya merupakan bahan yang langsung digunakan dalam produksi atau merupakan bagian dari beberapa proses biasa.

Decoupling inventory

Sebagian besar produksi dilakukan oleh banyak mesin. Output dari satu mesin dimasukkan ke mesin berikutnya untuk diproses lebih lanjut.

Namun, proses tersebut hanya bekerja dengan lancar jika semua mesin bekerja secara bersamaan. Kerusakan di salah satu mesin dapat menggagalkan seluruh proses, dan itulah penyebabnya dibutuhkan Decoupling inventory.

Decoupling inventory adalahh terdiri dari item yang disimpan sebagai cadangan untuk diproses oleh mesin lain jika mesin sebelumnya gagal menghasilkan output biasanya.

Dalam contoh pembuatan kue misalnya, setelah adonan dicetak, ia masuk ke oven untuk dipanggang. Untuk mencegah kerusakan pada salah satu mesin cetak yang dapat menunda proses pemanggangan, pabrikan mungkin menyimpan beberapa potongan adonan cetakan tambahan yang dapat dikirim ke oven untuk dipanggang saat mesin sedang diperbaiki.

Inventory in transit

Inventory in transit mengacu pada barang-barang yang dipindahkan dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti bahan mentah yang diangkut ke pabrik dengan kereta api atau barang jadi yang diangkut ke toko dengan truk.

Baca juga: 12 Kesalahan Akuntansi yang Akan Merusak Bisnis Anda

Tips Pengelolaan Inventory yang Efektif

Berikut adalah tips penting untuk mengelola inventory Anda secara efektif untuk meningkatkan profitabilitas dan manajemen arus kas dalam bisnis Anda.

1. Mengetahui prioritas inventory Anda

Mengategorikan inventaris Anda ke dalam kelompok prioritas dapat membantu Anda memahami item mana yang perlu Anda pesan lebih tau dan lebih sering, dan mana yang penting bagi bisnis Anda tetapi mungkin lebih mahal dan bergerak lebih lambat.

Para ahli biasanya menyarankan untuk memisahkan inventaris Anda menjadi grup A, B, dan C. Item dalam grup A adalah item dengan harga lebih tinggi yang Anda butuhkan lebih sedikit.

Item dalam kategori C adalah item berbiaya rendah yang dapat dikembalikan dengan cepat.

Grup B adalah yang berada di antara: item dengan harga sedang dan terjual lebih lambat daripada item C tetapi lebih cepat daripada item A.

2. Lacak semua informasi produk

Pastikan untuk menyimpan catatan informasi produk untuk item dalam inventory Anda. Informasi ini harus mencakup SKU, data barcode, pemasok, dan nomor lot. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk melacak biaya setiap barang dari waktu ke waktu sehingga Anda mengetahui faktor-faktor yang dapat mengubah biaya, seperti kelangkaan dan musim penjualan.

3. Audit inventory Anda dengan stok opname

Beberapa bisnis melakukan penghitungan komprehensif sekali setahun. Yang lain melakukan pemeriksaan spot bulanan, mingguan atau bahkan harian untuk barang-barang dengan permintaan yang tinggi.

Banyak yang melakukan semua hal di atas. Terlepas dari seberapa sering Anda melakukannya, pastikan untuk secara fisik menghitung stokAnda secara teratur untuk memastikannya sesuai dengan apa yang menurut Anda Anda miliki.

Baca juga: Margin Laba Kotor dan Laba Bersih: Pengertian, Perbedaan dan Cara Menghitungnya

4. Menganalisis kinerja pemasok

Pemasok yang tidak dapat diandalkan dapat menyebabkan masalah pada inventaris Anda. Jika Anda memiliki pemasok yang biasanya terlambat mengirimkan atau sering mempersingkat pesanan, inilah saatnya untuk mengambil tindakan. Diskusikan masalahnya dengan pemasok Anda dan cari tahu apa masalahnya. Bersiaplah untuk berganti mitra, atau berurusan dengan tingkat stok yang tidak pasti dan kemungkinan kehabisan inventaris sebagai hasilnya.

5. Berlatih aturan inventaris 80/20

Sebagai aturan umum, 80% keuntungan Anda berasal dari 20% barang yang Anda jual. Prioritaskan manajemen inventory dari 20% item ini. Anda harus memahami siklus penjualan lengkap barang-barang ini, termasuk berapa banyak yang Anda jual dalam seminggu atau sebulan, dan memantaunya dengan cermat.

Ini adalah item yang menghasilkan uang paling banyak; jangan gagal dalam mengelolanya.

6. Konsisten dalam cara Anda menerima stok

Tampaknya masuk akal untuk memastikan inventory masuk diproses, tetapi apakah Anda memiliki proses standar yang diikuti semua orang, atau apakah setiap karyawan yang menerima dan memproses stok masuk melakukannya secara berbeda?

Perbedaan kecil dalam bagaimana stok baru diambil dapat membuat Anda kebingungan di akhir bulan atau tahun, bertanya-tanya mengapa nilai Anda tidak sesuai dengan pesanan pembelian Anda. Pastikan semua staf yang menerima stok melakukannya dengan cara yang sama, dan semua transaksi diverifikasi, diterima dan dibongkar bersama, dihitung secara akurat, dan diperiksa keakuratannya.

Baca juga: Laporan Biaya Produksi dan Hubungannya dengan Akuntansi Manajerial

7. Lacak penjualan

Sekali lagi, ini sepertinya tidak perlu dipikirkan, tetapi ini lebih dari sekadar menambahkan penjualan di penghujung hari dalam bisnis.

Anda harus memahami, setiap hari, item apa yang Anda jual dan berapa banyak, dan memperbarui total inventory Anda

. Namun di luar itu, Anda perlu menganalisis data ini. Tahukah Anda ketika barang tertentu terjual lebih cepat atau menurun? Apakah itu barang musiman? Apakah ada hari tertentu dalam seminggu saat Anda menjual barang tertentu? Apakah beberapa barang hampir selalu dijual bersama?

Memahami tidak hanya total penjualan Anda tetapi gambaran yang lebih luas tentang bagaimana barang terjual penting untuk menjaga inventaris Anda tetap terkendali.

8. Order restock sendiri

Beberapa vendor menawarkan untuk melakukan pemesanan ulang inventaris untuk Anda. Di permukaan, ini tampak seperti hal yang baik – Anda menghemat staf dan waktu dengan membiarkan orang lain mengelola proses setidaknya untuk beberapa item Anda.

Tetapi ingat bahwa vendor Anda tidak memiliki prioritas yang sama dengan Anda. Mereka ingin memindahkan barang mereka, sementara Anda mencari persediaan barang yang paling menguntungkan untuk bisnis Anda. Luangkan waktu untuk memeriksa inventaris dan memesan sendiri semua barang Anda.

9. Berinvestasi dalam teknologi manajemen inventory

Jika bisnis Anda cukup kecil, mengelola delapan hal pertama di daftar ini secara manual, dengan spreadsheet dan buku catatan, bisa dilakukan.

Namun seiring pertumbuhan bisnis Anda, Anda akan menghabiskan lebih banyak waktu pada inventaris daripada yang Anda lakukan pada bisnis Anda, atau risiko kerugian pada bisnis.

Software manajemen inventory atau software akuntansi yang memiliki fitur manajemen inventory adalah cara tebaik untuk membuat semua tugas ini lebih mudah.

Sebelum Anda memilih softeware dalam bisnis, pastikan Anda memahami apa yang Anda butuhkan, yang menyediakan analitik penting untuk bisnis Anda dan mudah digunakan, contohnya adalah software akuntansi Accurate Online yang memiliki fitur manajemen stok terlengkap dan proses pembukuan termudah.

Anda juga bisa mencoba Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan ini.

10. Gunakan teknologi yang terintegrasi dengan baik

Perangkat lunak manajemen inventory atau software akuntansi bukan satu-satunya teknologi yang dapat membantu Anda mengelola stok. Hal-hal seperti pemindai seluler dan sistem POS dapat membantu Anda tetap pada jalurnya.

Saat berinvestasi dalam teknologi, prioritaskan sistem yang saling terintegrasi. Memiliki sistem POS yang tidak dapat berkomunikasi dengan software manajemen inventory atau software akuntansi memang bukanlah akhir dari dunia, tetapi mungkin Anda memerlukan waktu ekstra untuk mentransfer data dari satu sistem ke sistem lainnya, sehingga mudah untuk berakhir dengan jumlah perhitungan inventory yang tidak akurat .

Baca juga: Pengertian Klasifikasi Biaya dan Jenisnya Secara Lengkap

Kesimpulan

Inventory adalah aset utama untuk bisnis manufaktur atau perdagangan apa pun, jadi penting bagi pemilik bisnis untuk memahami apa artinya sebenarnya.

Selain definisi umum, industri tertentu seperti manufaktur dan jasa menggunakan definisi khusus yang menjelaskan semua aset yang relevan dengan industri tersebut.

Mengetahui berbagai jenis inventory, termasuk jenis yang tidak secara khusus digunakan dalam akuntansi, dapat membantu pemilik bisnis memahami cara kerja persediaan untuk mereka.

Untuk proses pengelolaan inventory, Anda bisa melakukan tips diatas termasuk menggunakan software akuntansi seperti Accurate Online yang memiliki fitur pembukuan terbaik, manajemen inventory, manajemen aset, pengelolaan perpajakan dan fitur terbaik lainnya untuk bisnis Anda.

Anda bisa menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: