Pengertian Invoicing Online, Kelebihan, dan Rekomendasi Aplikasinya

Setiap pebisnis, baik itu pebisnis kecil ataupun pebisnis besar, pasti sangat paham bahwa kondisi pasaar saat ini sudah sangat kompetitf. Untuk itu, mereka harus bisa meningkatkan produktivitas dan kenyamanan pelanggan, salah satunya adalah dengan memanfaatkan invoicing online yang mampu membantu menyederhanakan proses faktur.

Selain itu, proses invoicing yang baik pun nantinya mampu meningkatkan arus kas.

Lalu, apa itu invoicing online? Apa saja kelebihannya? Dan apa saja rekomendasi aplikasi invoicing online terbaik di Indonesia? Dapatkan jawabannya dengan membaca artikel tentang invoicing di bawah ini hingga selesai.

Pengertian Invoicing Online

Dilansir dari laman Indeed, invoicing online, atau sering disebut juga dengan e-invoicing, adalah proses pembuatan dan pengiriman faktur secara elektronik melalui internet.

Dalam proses tradisional, faktur biasanya dibuat dalam bentuk kertas dan dikirimkan melalui pos atau diantar langsung kepada penerima. Namun, dengan adanya teknologi dan kemajuan internet, proses ini dapat dilakukan secara digital.

Dalam invoicing online, faktur dibuat menggunakan perangkat lunak atau platform khusus yang memungkinkan pengguna untuk menghasilkan faktur elektronik dengan mudah.

Faktur ini kemudian dapat dikirimkan ke pelanggan melalui email, diunggah ke portal online, atau melalui sistem elektronik lainnya yang sesuai dengan aturan dan persyaratan yang berlaku.

Keuntungan utama dari invoicing online adalah efisiensi dan penghematan waktu. Dengan menggunakan faktur elektronik, proses pembuatan, pengiriman, dan pengolahan faktur menjadi lebih cepat dan otomatis. Selain itu, invoicing online juga mengurangi biaya yang terkait dengan cetakan kertas, pengiriman pos, dan pengelolaan manual faktur.

Selain efisiensi, invoicing online juga memudahkan pelacakan dan rekonsiliasi pembayaran. Biasanya, sistem e-invoicing memiliki fitur pelacakan pembayaran yang memungkinkan pemilik usaha atau pihak terkait untuk memantau status faktur dan memastikan bahwa pembayaran telah diterima tepat waktu.

Penting untuk dicatat bahwa persyaratan dan regulasi mengenai invoicing online dapat berbeda-beda di setiap negara. Oleh karena itu, penting bagi pengguna untuk memahami peraturan dan kepatuhan yang berlaku dalam lingkup operasional mereka.

Baca juga: Pengertian Semi Variable Cost, dan 6 Cara Mudah dalam Menghitungnya

Manfaat Menggunakan Invoicing Online

Menggunakan invoicing online atau e-invoicing memiliki beberapa kelebihan, antara lain:

1. Efisiensi dan produktivitas

Invoicing online mengurangi waktu dan usaha yang dibutuhkan dalam proses pembuatan, pengiriman, dan pengolahan faktur. Dengan mengautomatisasi sebagian besar tugas tersebut, bisnis dapat menghemat waktu dan sumber daya manusia, yang dapat dialokasikan ke kegiatan lain yang lebih produktif.

2. Penghematan biaya

Menggunakan faktur elektronik mengurangi biaya yang terkait dengan pencetakan, pengiriman pos, dan pengelolaan manual faktur. Tidak perlu lagi membeli kertas, mencetak, dan mengirimkan faktur secara fisik. Selain itu, proses pengolahan faktur secara digital juga mengurangi risiko kesalahan manusia yang dapat menyebabkan biaya tambahan.

3. Kecepatan dan keandalan

Dengan invoicing online, faktur dapat dikirimkan secara instan kepada pelanggan melalui email atau sistem online. Ini mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan dan mempercepat proses pembayaran. Selain itu, penggunaan sistem otomatis dalam e-invoicing memastikan akurasi dan keandalan data.

4. Pelacakan dan rekonsiliasi yang mudah

Invoicing online menyediakan fitur pelacakan pembayaran yang memungkinkan pemilik usaha atau pihak terkait untuk memantau status faktur dan memastikan bahwa pembayaran telah diterima tepat waktu. Ini membantu dalam manajemen arus kas dan mempermudah proses rekonsiliasi keuangan.

5. Keamanan dan kepatuhan

Sistem invoicing online biasanya dilengkapi dengan tindakan keamanan yang kuat, seperti enkripsi data dan otorisasi akses, untuk melindungi informasi keuangan bisnis. Selain itu, dalam beberapa negara, penggunaan e-invoicing dapat mematuhi persyaratan perpajakan yang berlaku, mengurangi risiko pelanggaran dan sanksi.

6. Kemudahan pengelolaan

Faktur elektronik dapat dengan mudah disimpan dan diarsipkan secara digital, sehingga memudahkan akses dan pengelolaan data faktur yang lebih efisien. Ini juga mengurangi kebutuhan akan ruang penyimpanan fisik untuk faktur kertas.

7. Ramah lingkungan

Dengan mengurangi penggunaan kertas dan menghindari pengiriman fisik, invoicing online membantu mengurangi dampak negatif terhadap lingkungan. Ini merupakan langkah menuju keberlanjutan dan pengurangan jejak karbon.

Jadi, invoicing online memberikan banyak keuntungan bagi bisnis, termasuk efisiensi, penghematan biaya, kecepatan, keandalan, dan kepatuhan, serta memberikan manfaat positif terhadap lingkungan.

Baca juga: Mengenal Lebih Dalam Tentang 4 Format Laporan Keuangan dan Cara Membuatnya

Invoicing Online dengan Accurate Online

Accurate Online adalah sebuah software akuntansi dan bisnis yang menyediakan solusi akuntansi dan manajemen bisnis yang komprehensif. Salah satu fitur yang ditawarkan oleh Accurate Online adalah invoicing online, yang memungkinkan pengguna untuk membuat dan mengirimkan faktur elektronik secara efisien.

Dengan invoicing online yang disediakan oleh Accurate Online, Anda akan mendapatkan benefit sebagai berikut

1. Pembuatan Faktur

Accurate Online memungkinkan pengguna untuk dengan mudah membuat faktur elektronik yang mencakup informasi lengkap, seperti detail pelanggan, deskripsi barang/jasa, harga, dan jumlahnya.

Pengguna dapat menyesuaikan template faktur, termasuk logo perusahaan dan informasi kontak, sehingga faktur terlihat profesional dan sesuai dengan brand bisnis.

2. Manajemen Data Pelanggan

Accurate Online akan menyimpan informasi pelanggan dalam database yang terpusat, sehingga akan memudahkan pengguna dalam mengakses dan memilih pelanggan saat membuat faktur. Hal ini akan membantu mempercepat proses faktur dan meminimalkan risiko kesalahan data.

3. Pengiriman Faktur

Accurate Online memungkinkan pengguna untuk mengirim faktur langsung ke pelanggan melalui email. Setelah faktur selesai dibuat, pengguna dapat memilih opsi “Kirim” untuk mengirimkannya secara elektronik.

Pelanggan akan menerima faktur dalam bentuk digital di kotak masuk email mereka, yang mempercepat proses pengiriman dan menerima pembayaran.

4. Pelacakan Pembayaran

Accurate Online juga akan memungkinkan pengguna untuk melacak status pembayaran faktur. Pengguna dapat memeriksa faktur yang belum dibayar, melihat riwayat pembayaran, dan mengirimkan pengingat pembayaran kepada pelanggan yang tertunda.

Tentunya hal ini akan membantu pengguna dalam mengelola alur kas dengan lebih efektif dan memastikan pembayaran tepat waktu.

5. Rekonsiliasi dan Laporan

Accurate Online secara otomatis merekam pembayaran yang diterima dan mengintegrasikan informasi tersebut ke dalam laporan keuangan yang relevan. Ini akan memudahkan proses rekonsiliasi dan pemantauan keuangan secara menyeluruh.

6. Keamanan dan Kepatuhan

Accurate Online akan menjaga keamanan data dengan menerapkan tindakan keamanan yang canggih, termasuk enkripsi data dan akses terbatas. Aplikasi ini juga memastikan kepatuhan dengan peraturan perpajakan yang berlaku, seperti memungkinkan pengguna untuk mencetak faktur dengan nomor seri dan tanda tangan digital yang sah.

Jadi bagaimana, masih ragu dengan Accurate Online? Klik tautan gambar di bawah ini untuk membuktikannya sendiri sekarang juga!