Pengertian Purchase Quotation, Fungsi dan 9 Cara Mudah dalam Membuatnya

Setiap perusahaan besar umumnya telah mempunyai sistem pembayaran dan juga penagihan yang sudah serba otomatis. Namun kondisi tersebut berbeda dengan bisnis UMKM atau bisnis yang baru dimulai. Bisnis ini masih mendalami instrumen yang dibutuhkan, termasuh purchase quotation.

Lantas, apa itu purchase qoutation atau PQ? Bagaimana cara membuatnya? Dapatkan jawabannya dengan membaca artikel tentang PQ di bawah ini hingga selesai.

Pengertian Purchase Quotation

Dilansir dari laman Detik, surat penawaran atau purchase quotation adalah dokumen yang dibuat oleh pemasok atau vendor untuk mengajukan tawaran harga kepada pembeli potensial. Quotation ini berisi rincian produk atau layanan yang ditawarkan beserta harga, syarat pembayaran, dan ketentuan lainnya yang relevan.

Tujuan utama dari purchase quotation adalah memberikan informasi kepada pembeli tentang biaya yang terkait dengan produk atau layanan yang mereka minati. Dokumen ini memungkinkan pembeli untuk membandingkan penawaran dari berbagai pemasok dan membuat keputusan yang tepat berdasarkan faktor-faktor seperti kualitas, harga, dan syarat pembayaran.

Purchase quotation juga dapat digunakan sebagai dasar untuk negosiasi antara pembeli dan pemasok. Setelah menerima PQ, pembeli dapat merespons dengan permintaan revisi atau penawaran kontraterhadap harga atau ketentuan lainnya.

Setelah pembeli mempertimbangkan dan mengevaluasi PQ yang diterima, mereka dapat memilih untuk menerima tawaran tersebut dan melanjutkan dengan proses pembelian. Atau, mereka juga dapat menolak tawaran tersebut dan mencari penawaran yang lebih baik dari pemasok lainnya.

Secara umum, PQ merupakan alat yang penting dalam proses pembelian karena memungkinkan pembeli untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang bijaksana dan membandingkan penawaran dari berbagai pemasok sebelum melakukan pembelian.

Baca juga: Quotation Adalah: Tujuan, Manfaat, dan Susunan Quotation

Fungsi Purchase Quotation

Fungsi purchase quotation adalah sebagai berikut:

• Memberikan informasi harga

Purchase quotation memberikan informasi tentang harga produk atau layanan yang ditawarkan oleh pemasok. Ini memungkinkan pembeli untuk mengetahui secara jelas biaya yang terkait dengan pembelian tersebut.

• Membandingkan penawaran

Dengan memiliki beberapa PQ dari pemasok yang berbeda, pembeli dapat membandingkan harga, kualitas, syarat pembayarann, dan ketentuan lainnya. Hal ini membantu mereka dalam membuat keputusan yang tepat berdasarkan kebutuhan dan anggaran mereka.

• Menegosiasikan harga dan syarat

Purchase quotation dapat menjadi dasar untuk negosiasi antara pembeli dan pemasok. Pembeli dapat mengajukan permintaan revisi atau penawaran kontra terhadap harga atau ketentuan lainnya yang diusulkan dalam quotation. Ini memungkinkan untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan antara kedua belah pihak.

• Meningkatkan transparansi

Dengan adanya PQ, proses pembelian menjadi lebih transparan. Pembeli memiliki akses ke informasi lengkap tentang produk atau layanan yang ditawarkan, termasuk spesifikasi, jumlah, dan ketentuan lainnya. Ini membantu menghindari kebingungan atau kesalahpahaman di kemudian hari.

• Dokumentasi dan referensi

Purchase quotation juga berfungsi sebagai dokumen resmi yang mencatat penawaran harga yang diajukan oleh pemasok. Ini dapat menjadi referensi di masa depan jika terjadi perselisihan atau untuk melacak riwayat harga dan penawaran dari pemasok tertentu.

• Mempermudah proses pembelian

Dengan memiliki PQ, pembeli memiliki informasi yang lengkap dan jelas untuk membuat keputusan pembelian. Dokumen ini membantu memperlancar proses pembelian dan mengurangi risiko kesalahan atau ketidaksepahaman selama transaksi.

Secara keseluruhan, fungsi purchase quotation adalah untuk memberikan informasi harga yang jelas, memfasilitasi perbandingan penawaran, memungkinkan negosiasi, meningkatkan transparansi, dan mempermudah proses pembelian.

Baca juga: Sales Order: Pengertian, Manfaat, Proses, dan Berbagai Contohnya

Cara Membuat Purchase Quotation

Berikut adalah langkah-langkah umum untuk membuat purchase quotation:

1. Tentukan informasi pembeli dan pemasok: Mulailah dengan mencantumkan informasi kontak lengkap pembeli dan pemasok. Ini termasuk nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
2. Buat header quotation: Pada bagian atas dokumen, buatlah header yang mencakup judul “Purchase quotation” atau “Quotation” diikuti dengan nomor dan tanggal quotation.
3. Rincian produk atau layanan: Buat daftar lengkap produk atau layanan yang ditawarkan dalam PQ. Sertakan informasi detail seperti nama produk, deskripsi, jumlah, dan spesifikasi produk. Jika ada variasi atau opsi produk, pastikan untuk menyertakan rincian tersebut.
4. Harga dan subtotal: Setelah mencantumkan rincian produk atau layanan, sertakan harga per unit dan jumlah yang ditawarkan. Kalikan harga per unit dengan jumlah untuk mendapatkan subtotal harga untuk setiap item. Jika ada diskon atau biaya tambahan, tambahkan atau kurangi dari subtotal untuk mendapatkan total harga.
5. Syarat pembayaran: Sertakan syarat pembayaran yang berlaku dalam PQ. Ini bisa termasuk tanggal jatuh tempo pembayaran, metode pembayaran yang diterima, dan detail lainnya seperti pembayaran tunai atau pembayaran dengan angsuran.
6. Ketentuan lainnya: Jika ada ketentuan lain yang relevan, seperti garansi produk, ketentuan pengiriman, atau kebijakan pengembalian, cantumkan dalam PQ. Ini membantu pembeli memahami kondisi dan ketentuan pembelian yang mereka setujui.
7. Buat total keseluruhan: Jumlahkan subtotal dari setiap item dan sertakan total keseluruhan di bagian bawah purchase quotation. Ini mencerminkan jumlah yang harus dibayarkan oleh pembeli jika mereka menerima tawaran.
8. Tanda tangan dan kontak informasi: Sertakan ruang untuk tanda tangan dan nama pemasok, serta kontak informasi tambahan seperti nomor telepon atau alamat email yang dapat dihubungi untuk pertanyaan atau konfirmasi.
9. Review dan kirim: Pastikan untuk mereview kembali purchase quotation untuk memastikan semua informasi yang relevan telah tercantum dengan benar. Setelah yakin, kirimkan purchase quotation kepada pembeli melalui email, pos, atau cara lain yang telah disepakati.

Perlu diingat bahwa langkah-langkah di atas merupakan panduan umum. Detail dan format purchase quotation dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan bisnis dan preferensi masing-masing perusahaan.

Baca juga: Siklus Akuntansi: Pengertian dan Penjelasan Lengkap yang Perlu Anda Ketahui

Penutup

Purchase quotation adalah dokumen yang dibuat oleh pemasok atau vendor untuk mengajukan tawaran harga kepada pembeli potensial.

Fungsi utama purchase quotation adalah memberikan informasi harga, memungkinkan perbandingan penawaran, memfasilitasi negosiasi, meningkatkan transparansi, dan mempermudah proses pembelian.

Langkah-langkah umum dalam pembuatan purchase quotation meliputi menentukan informasi pembeli dan pemasok, membuat header quotation, mencantumkan rincian produk atau layanan, harga dan subtotal, syarat pembayaran, ketentuan lainnya, total keseluruhan, tanda tangan dan kontak informasi, serta mereview dan mengirimkan quotation kepada pembeli.

Dengan purchase quotation, pembeli dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan pembelian yang tepat.

Namun bila Anda kesulitan atau tidak memiliki waktu yang cukup untuk membuat purchase quotation, Anda bisa menggunakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.

Software yang sudah dipercaya oleh lebih dari 500 ribu pebisnis di Indonesia ini mampu membuat PQ secara otomatis, dan pembayaran yang terjadi atau masuk setelahnya akan tercatat secara otomatis. Anda juga bisa mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara real time.

Masih ragu? Silakan buktikan sendiri dengan mencobanya selama 30 hari gratis melalui tautan gambar di bawah ini.