Pengertian Sistem Pembukuan Single Entry dan Double Entry

Apa yang langsung terlintas dalam benak Anda saat pertama kali mendengar kata akuntansi? Apakah langsung teringat dengan deretan sistem pencatatan keuangan, tabel, dan namanya.

Apakah Anda sudah tahu bahwa pembukuan dapat dilakukan dengan dua jenis sistem yang berbeda? Sistem tersebut adalah pembukuan single entry dan double entry.

Pada dasarnya, hal ini bukanlah hal yang baru atau terlalu asing untuk kita.

Karena pembahasan akuntansi tentunya sudah banyak dimasukan ke dalam kurikulum di sekolah, sehingga kita tentu sudah mengenal akuntansi.

Nah, topik akuntansi yang akan kita bahas bersama kali adalah metode pembukuan single entry dan double entry. Berikut ini adalah penjelasannya:

Pengertian Sistem Pembukuan Single Entry

Sama seperti namanya, pengertian dari sistem pembukuan single entry adalah bahwa setiap transaksi yang di catat dalam pembukuan dilakukan dengan entri tunggal.

Sistem seperti ini biasanya digunakan untuk melaporkan hasil usaha, seperti laporan laba-rugi.

Terutama ketika perusahaan ingin melakukan pelacakan atas penerimaan kas serta pembayaran tunai.

Sedangkan untuk catatan yang berkaitan dengan kewajiban dan aset, umumnya akan dipisahkan pada bagian lain.

Sistem single entry ini bisa ditemukan dalam buku kas, dimana catatan tersebut berisi pengembangan dari daftar pemeriksaan.

Di sana Anda juga akan menemukan kolom yang akan digunakan untuk mencatat penggunaan dan sumber uang tunai.

Sedangkan pada kolom bagian atas dan bawahnya akan digunakan untuk menampilkan saldo awal dan akhir.

Baca juga: Akuntansi Keuangan Daerah: Pengertian, Fungsi, da

Pengertian Sistem Pembukuan Double Entry

ilustrasi Sistem Pembukuan Single Entry dan Double Entry. source freepik

Sistem pembukuan metode double entry merupakan sistem akuntansi yang saat ini paling banyak dijadikan dasar dari seluruh aktivitas pembukuan.

Di dalam sistem double entry terdapat dua kolom untuk diisi, yaitu debit dan kredit.

Metode double entry merupakan metode yang dalam setiap transaksi keuangannya akan menampilkan dua efek secara bersamaan.

Efek pertama adalah kolom kredit dan efek kedua adalah kolom debit, yang mana kedua kolom tersebut harus memiliki total nilai yang sama atau seimbang.

Saat ini, sebagian kecil orang masih ada yang salah memahami, bahwa kredit adalah pengurangan dan debit adalah penambahan.

Padahal nyatanya tidak selalu demikian, karena debit tidaklah selalu bertambah, dan kreditpun tidak selamanya harus berkurang.

Setiap akun akan mempunyai posisi normal pada kedua sisi kolomnya.

Kolom debit akan dicatat ketika ada kondisi aset atau adanya peningkatan biaya dan kolom kredit akan diisi ketika terjadi equitas atau liabilitas yang mengalami peningkatan.

Baca juga: Contoh dan Cara Membuat Pembukuan Keuangan UMKM Sederhana

Perbedaan Metode Pembukuan Single Entry dan Double Entry

Perbedaan antar kedua sistem pembukuan ini tentunya sangatlah banyak, karena keduanya adalah sistem dasar dalam suatu proses pencatatan transaksi keuangan.

Sehingga, kedua sistem pembukuan ini memiliki karakteristik khusus masing-masing.

Pada metode single entry, Anda akan menemukan proses pencatatan yang hanya akan dilakukan satu kali pada setiap akunnya.

Di dalamnya pun hanya terdapat daftar transaksi yang mempengaruhi akun kas secara langsung.

Sehingga akan menjadi lebih membingungkan, apakah kas itu tergolong kas masuk ataukan kas keluar.

Sedangkan pada sistem metode double entry, setiap akun di dalamnya akan melakukan pencatatan transaksi sebanyak dua kali, yaitu pada kolom kredit dan kolom debit.

Hal ini sangatlah dibutuhkan oleh tiap perusahaan yang harus membuat laporan akun neraca, laba dan rugi.

Baca juga: 10 Tips Meningkatkan Kemampuan Akuntansi dengan Kebiasaan Sederhana

Kelebihan dan Kekurangan Sistem Single Entry

Poin utama dari keunggulan penggunaan sistem pembukuan single entry adalah sistem ini lebih sederhana untuk digunakan, sehingga para penggunanya akan lebih mudah dan praktis dalam melakukan pembukuan.

Sistem ini hanya memiliki dua kolom utama, yaitu penghasilan dan pengeluaran.

Namun, format yang sederhana seperti ini justru membuat sistem pelaporan menjadi kurang lengkap.

Sehingga akan lebih sulit untuk mengontrol dan juga melacak setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan.

Selain itu, setiap kesalahan yang terjadi akan lebih sulit untuk dilacak mengenai letak dan asal-muasal kesalahan tersebut.

Selain itu, Sistem pembukuan single entry memiliki kekurangan antara lain:

1. Sulit Melacak Aktiva 

Seperti yang sebelumnya telah dijelaskan, bahwa sistem pembukuan ini dilakukan secara terpisah pada bagian aset yang membuatnya beresiko hilang ataupun dicuri.

Oleh karenanya, pelacakan akan menjadi lebih sulit ketika itu terjadi.

2. Sulit Melacak Kewajiban

Sama seperti aktiva, karena kewajiban ditempatkan pada kolom yang terpisah, maka pada akhirnya akan menuntut perusahaan untuk membuat sistem yang baru agar bisa tepat waktu ketika membayar setiap kewajiban.

3. Rawan Kesalahan 

Dengan menggunakan sistem ini, maka peluang terjadinya kesalahan justru akan lebih besar.

Terutama yang disebabkan karena jumlah total debit ditempatkan pada bagian yang terpisah, sehingga berpeluang besar menjadi tidak sesuai.

4. Memperlambat Proses Audit Keuangan

Sistem ini pun bisa menghambat para akuntan dalam mengaudit, karena biasanya para auditor selalu menggunakan sistem entri ganda atau double entry.

Sehingga jika perusahaan menggunakan sistem ini, maka otomatis akan mempersulit proses audit karena auditor harus mengubahnya pada sistem entri ganda terlebih dahulu.

5. Pelaporan Sulit Dipahami

Hal lainnya yang berpotensi menyebabkan masalah adalah dalam hal laporan, karena metode ini menampilkan informasi yang jauh lebih sedikit, terutama dalam hal posisi keuangan perusahaan.

Sehingga, bagian direksi akan lebih sulit dalam mendapatkan gambaran terkait keuangan perusahaan.

Baca juga: Memahami Pengertian Sistem Pembukuan Double Entry

Keuntungan dan Kerugian Sistem Double Entry

Saat ini, rata-rata sebagian besar bisnis kelas menengah ke atas dan bisnis berskala besar sudah menggunakan sistem pembukuan double entry untuk melacak pemasukan, pengeluaran, aset, dan liabilitas perusahaannya.

Sistem pembukuan double entry ini sangat dibutuhkan oleh semua perusahaan yang memang diharuskan untuk membuat laporan aset dan liabilitas atau neraca.

Dengan sistem pencatatan ini, maka akan membuat setiap perhitungan transaksi menjadi lebih akurat karena mampu menunjukan informasi seluruh saldo akun.

Sehingga, seluruh kesalahan yang terjadi akan lebih mudah untuk dilacak setiap jejaknya.

Selain itu, sistem pembukuan double entry pun mampu meminimalisir setiap kesalahan yang terjadi akibat kesalahan manusia atau human error.

Namun, data yang tertulis dengan jelas tentu saja memiliki kerumitan dalam setiap proses pembuatannya.

Proses pembukuan pada sistem double entry memang sangat rumit karena harus menyeimbangkan total jumlah debit dan kredit.

Tidak semua orang bisa memliki kemampuan seperti ini, dan tentu saja sebagai pengusaha Anda harus rela mengeluarkan biaya tambahan untuk merekrut sumber manusia yang memang kompeten dalam hal ini.

Waktu yang dibutuhkan untuk merekrutpun akan lebih lama karena Anda membutuhkan sumber daya yang memang benar-benar bisa dipercaya.

Selain itu, jika Anda sudah mendapat sumber daya manusia yang sesuai, maka Anda harus memahami bahwa waktu yang mereka butuhkan pun sangat banyak karena harus melakukan verifikasi berulang kali, terlebih lagi jika terdapat human error yang cukup membingungkan.

Dengan segala kesulitan tersebut, kami merekomendasikan Anda untuk menggunakan Aplikasi Akuntansi yang sudah menggunakan sistem double entry dan mengikuti prinsip akuntansi.

Baca juga: 10 Rekomendasi Software Laporan Keuangan Termudah di Indonesia

Kapan Metode Single Entry atau Double Entry Perlu Diterapkan?

ilustrasi Sistem Pembukuan Single Entry dan Double Entry. source freepik

Kriteria dari penggunaan metode ini tergantung dari jenis bisnis yang dijalankan.

Pada awalnya, sistem single entry lebih sering digunakan oleh pemerintah, karena mungkin dinilai lebih praktis dan mudah untuk dijalankan.

Namun, hal ini kemudian berubah karena adanya tuntutan transparansi dari sisi keuangan.

Sehingga, pada akhirnya memang harus menampilkan informasi laporan yang lengkap agar menjadi lebih mudah dalam proses auditnya.

Oleh karenanya, metode pembukuan pemerintah pun berubah menjadi metode double entry.

Metode pembukuan single entry tidak masalah untuk dilakukan jika digunakan pada bisnis kecil yang kepemilikannya bersifat tunggal.

Karena, hanya dirinya sendirilah yang harus melakukan pengecekan keuangan dan hal ini justru lebih praktis serta lebih mudah digunakan.

Namun, sistem pembukuan single entry tidak cukup dijalankan pada perusahaan yang berskala menengah ke atas yang mempunyai utang, piutang, dan sistem keuangan yang diperiksa oleh beragam pihak.

Oleh karena itu, sistem double entry yang lebih rinci sangat disarankan, karena akan lebih mudah dalam melacak transaksinya.

Baca juga: 10 Prinsip Dasar Akuntansi yang Pebisnis Wajib Tahu

Penutup

Sistem pembukuan single entry dan double entry merupakan dua jenis sistem pembukuan akuntansi dasar yang keduanya jelas berbeda.

Pada dasarnya sistem pembukuan single entry hanya memiliki entri tunggal dan sistem pembukuan double entry memiliki entri ganda yang berisi kredit dan debit yang jumlah total keduanya harus sesuai.

Saat ini, kebanyakan perusahaan menengah ke atas dan pemerintahan lebih cenderung menggunakan sistem double entry karena lebih lengkap dan mudah melacak setiap kesalahan yang terjadi, walau prosesnya cukup rumit dan memakan waktu lama.

Sedangkan sistem pembukuan single entry lebih cenderung digunakan oleh perusahaan kecil yang hanya dimiliki oleh satu orang saja, karena sistem ini akan lebih praktis dan mudah untuk digunakan.

Sampai sini, diharapkan Anda sudah memahami pengertian sistem metode double entry dan single entry dalam dunia akuntansi.

Termasuk di dalamnya karakteristik dari masing-masing sistem dan bagaimana pengguanaannya dalam sistem laporan transaksi keuangan.

Untuk lebih memudahkan Anda dalam melakukan pembukuan keuangan, baik itu double entry maupun single entry, ada baiknya Anda menggunakan software akuntansi dari Accurate online.

Dengan Accurate Online, Anda bisa mengatur biaya produk, mengontrol stok barang, dan memantau laporan keuangan bisnis Anda secara mudah.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: