Pengertian Supplies Expense dan 9 Faktor yang Memengaruhinya

Dalam dunia bisnis, pengelolaan keuangan merupakan hal yang sangat penting. Salah satu komponen kunci dalam pengelolaan keuangan perusahaan adalah pengeluaran persediaan atau dalam istilah akuntansi dikenal dengan istilah “supplies expense.”

Pengeluaran persediaan merupakan salah satu aspek yang memengaruhi profitabilitas dan efisiensi operasional perusahaan.

Dalam artikel ini, kita akan mempelajari secara mendalam tentang konsep supplies expense, mengungkapkan pentingnya pemahaman yang mendalam terhadapnya, serta bagaimana hal tersebut dapat berdampak pada kinerja dan keberlanjutan bisnis.

Pengertian Supplies Expense

ilustrasi supplies expense. source envato

Biaya persediaan atau supplies expense adalah kategori biaya dalam akuntansi yang mencakup pengeluaran perusahaan untuk membeli barang-barang atau persediaan yang digunakan dalam operasional sehari-hari, seperti yang dilansir dari laman Indeed.

Barang-barang ini biasanya memiliki siklus penggunaan yang relatif cepat, seperti kertas, pena, tinta printer, alat tulis kantor, perangkat komputer, dan bahan habis pakai lainnya.

Pengeluaran untuk supplies expense mencerminkan biaya-biaya yang diperlukan untuk menjalankan bisnis dan memastikan kelancaran operasionalnya.

Biaya persediaan juga dapat mencakup barang-barang yang digunakan dalam proses produksi atau manufaktur, seperti bahan baku kecil yang digunakan untuk merakit produk atau peralatan yang digunakan untuk pemeliharaan mesin produksi.

Perlu digaris bawahi bahwa supplies expense biasanya termasuk dalam biaya operasional perusahaan dan dapat memengaruhi profitabilitasnya. Oleh karena itu, perusahaan perlu mengelola pengeluaran supplies expense dengan bijak untuk mengoptimalkan efisiensi dan mengurangi biaya yang tidak perlu.

Pengeluaran biaya persediaan biasanya dicatat dalam buku besar perusahaan sebagai bagian dari proses akuntansi. Ini memungkinkan perusahaan untuk melacak dan menganalisis pengeluaran ini secara rinci dalam rangka perencanaan keuangan dan evaluasi kinerja bisnis.

Baca juga: Mengenal Jurnal Penyesuaian, Fungsi, dan Contohnya pada Bisnis

Faktor yang Memengaruhi Supplies Expense

ilustrasi supplies expense. source envato

Supplies expense  adalah komponen penting dalam pengelolaan keuangan perusahaan, dan berbagai faktor dapat memengaruhi besarnya biaya ini. Berikut adalah beberapa faktor yang memengaruhi supplies expense dalam suatu perusahaan:

1. Ukuran dan Jenis Bisnis

Perusahaan dengan operasi yang lebih besar atau jenis bisnis yang berbeda-beda akan memiliki kebutuhan biaya persediaan yang berbeda. Misalnya, perusahaan manufaktur mungkin memiliki persediaan bahan baku yang besar, sedangkan perusahaan jasa mungkin lebih fokus pada persediaan kantor.

2. Tingkat Produksi atau Layanan

Volume produksi atau layanan yang lebih tinggi biasanya akan menyebabkan peningkatan dalam pengeluaran biaya persediaan. Semakin banyak produk yang diproduksi atau layanan yang disediakan, semakin banyak persediaan yang dibutuhkan.

3. Musim Bisnis

Bisnis yang dipengaruhi oleh musim atau tren tertentu dapat mengalami fluktuasi supplies expense yang signifikan. Misalnya, perusahaan penjualan pakaian musim panas mungkin memerlukan lebih banyak persediaan selama musim panas dibandingkan dengan musim dingin.

4. Harga Pasokan

Harga persediaan dan pasokan dapat berfluktuasi seiring waktu. Kenaikan harga pasokan dapat menyebabkan peningkatan biaya persediaan, sementara penurunan harga dapat menguranginya.

5. Kualitas Pengelolaan Persediaan

Kemampuan perusahaan untuk mengelola persediaan dengan efisien juga dapat memengaruhi supplies expense. Strategi pengelolaan persediaan yang efektif, seperti just-in-time inventory atau penggunaan perangkat lunak pengelolaan persediaan yang canggih, dapat membantu mengontrol biaya ini.

6. Kebijakan Perusahaan

Kebijakan internal perusahaan, seperti kebijakan pemakaian, kebijakan pengadaan, atau kebijakan pemeliharaan peralatan, dapat memengaruhi supplies expense. Perusahaan yang memiliki kebijakan ketat terkait penggunaan persediaan cenderung memiliki biaya supplies expense yang lebih rendah.

7. Perubahan Teknologi

Perubahan dalam teknologi dan peralatan dapat memengaruhi biaya persediaan. Penggunaan peralatan yang lebih efisien atau peralatan dengan biaya operasional yang lebih rendah dapat mengurangi biaya supplies expense dalam jangka panjang.

8. Perubahan Harga Pasar

Fluktuasi harga komoditas atau pasokan tertentu di pasar dapat memengaruhi besarnya biaya persediaan. Perusahaan harus memantau pasar dan beradaptasi dengan perubahan harga untuk mengelola biaya ini.

9. Faktor Eksternal

Faktor eksternal seperti perubahan iklim, bencana alam, atau perubahan regulasi juga dapat memengaruhi supplies expense dengan mempengaruhi ketersediaan dan harga persediaan.

Penting bagi perusahaan untuk memahami dan mengelola faktor-faktor ini dengan baik untuk mengoptimalkan biaya persediaan, meminimalkan pemborosan, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Baca juga: Income Summary: Pengertian, Manfaat dan Cara Menghitungnya

Tantangan dalam Mengelola Supplies Expense

ilustrasi supplies expense. source envato

Mengelola supplies expense (biaya persediaan) dapat menjadi tantangan tersendiri dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Berikut adalah beberapa tantangan yang umumnya dihadapi dalam mengelola supplies expense:

1. Perubahan Permintaan

Fluktuasi permintaan untuk produk atau layanan perusahaan dapat menyebabkan ketidakpastian dalam pengeluaran persediaan. Ketika permintaan naik tajam, perusahaan mungkin perlu meningkatkan persediaan untuk mengatasi permintaan, yang dapat meningkatkan biaya biaya persediaan.

2. Persediaan Berlebihan

Salah satu tantangan utama adalah menghindari akumulasi persediaan yang berlebihan. Persediaan yang terlalu besar dapat mengikis laba karena biaya penyimpanan, biaya penurunan nilai, dan potensi pemborosan jika barang tidak terjual dalam waktu yang cukup.

3. Manajemen Persediaan yang Tidak Efisien

Tidak memiliki sistem manajemen persediaan yang efisien dapat menyebabkan kesalahan dalam pemantauan dan pengendalian persediaan. Hal ini dapat menyebabkan pembelian yang berlebihan atau kehilangan persediaan yang tidak terdeteksi.

4. Perubahan Harga Pasokan

Perubahan harga bahan baku atau pasokan yang digunakan dalam proses produksi dapat mempengaruhi supplies expense. Harga yang naik dapat meningkatkan biaya persediaan secara signifikan.

5. Pengelolaan Siklus Hidup Persediaan

Persediaan memiliki siklus hidup, dan mengelolanya dengan baik memerlukan pemahaman tentang kapan harus memesan ulang, berapa banyak yang harus dibeli, dan kapan harus menurunkan harga produk yang sudah tidak terjual.

6. Pencurian dan Kerusakan

Supplies expense dapat meningkat akibat pencurian atau kerusakan persediaan. Perlindungan persediaan dan pengawasan yang tepat diperlukan untuk menghindari kerugian ini.

7. Persediaan yang Tidak Tepat

Tidak memiliki persediaan yang tepat, seperti barang yang rusak atau kadaluarsa, dapat menghasilkan pemborosan dan meningkatkan biaya biaya persediaan.

8. Ketergantungan pada Pemasok Tunggal

Bergantung pada satu pemasok tunggal untuk persediaan tertentu dapat meningkatkan risiko pasokan dan harga. Perubahan kondisi pemasok atau gangguan dalam rantai pasokan dapat berdampak negatif pada supplies expense.

9. Tantangan Perubahan Teknologi

Perubahan teknologi dalam operasi perusahaan, seperti beralih ke sistem otomatisasi atau digital, dapat memerlukan investasi dalam persediaan baru dan berdampak pada biaya persediaan.

10. Perubahan Regulasi

Perubahan dalam peraturan atau regulasi terkait persediaan, seperti peraturan keselamatan produk, dapat memerlukan perubahan dalam pengelolaan persediaan yang dapat mempengaruhibiaya persediaan.

Untuk mengatasi tantangan-tantangan ini, perusahaan perlu mengembangkan strategi pengelolaan persediaan yang efisien, menggunakan teknologi, menerapkan kebijakan yang bijak, dan melakukan pemantauan dan analisis secara teratur untuk mengoptimalkan biaya persediaan mereka.

Baca juga: Siklus Akuntansi : Pengertian dan Penjelasan yang Lengkap

Penutup

Pengelolaan supplies expense (biaya persediaan) adalah aspek kritis dalam pengelolaan keuangan perusahaan yang memerlukan perhatian yang cermat.

Tantangan-tantangan yang biasanya akan muncul, seperti fluktuasi permintaan, persediaan berlebihan, perubahan harga pasokan, dan banyak lainnya, dapat memengaruhi kinerja dan profitabilitas perusahaan.

Namun, dengan pemahaman yang mendalam tentang faktor-faktor yang memengaruhi biaya persediaan dan dengan penerapan strategi yang tepat, perusahaan dapat mengelola biaya ini secara efisien.

Penggunaan teknologi, manajemen persediaan yang cermat, dan adaptasi terhadap perubahan pasar dapat membantu mengoptimalkan biaya persediaan dan menjaga stabilitas keuangan perusahaan.

Penting untuk selalu memantau, mengevaluasi, dan menyesuaikan kebijakan dan prosedur terkait persediaan sesuai dengan kebutuhan bisnis yang berubah.

Dengan melakukan hal ini, perusahaan dapat menghadapi tantangan dalam mengelola supplies expense dengan lebih baik dan menciptakan dasar yang lebih kuat untuk pertumbuhan dan kesuksesan jangka panjang.

Nah, agar bisa lebih mudah lagi dalam mengelola biaya, Anda bisa mempertimbangkan penggunaan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.

Aplikasi bisnis berbasis website ini akan memudahkan Anda dalam mengelola biaya, mengelola keuangan, hingga mengelola bisnis secara menyeluruh.

Aplikasi ini juga akan menyelesaikan berbagai pekerjaan yang bersifat administratif, seperti membuat laporan keuangan, mengelola persediaan, mengelola aset, mengurus perpajakan, dan masih banyak lagi.

Jadi, ayo coba dan gunakan Accurate Online sekarang juga selama 30 hari gratis melalui tautan gambar di bawah ini.