Perbedaan Kwitansi, Invoice, Memo, dan Bon
Dalam dunia bisnis dan akuntansi, memahami perbedaan antara berbagai jenis dokumen keuangan sangatlah penting. Terdapat empat dokumen yang sering digunakan, yaitu kwitansi, invoice, memo, dan bon.
Setiap dokumen tersebut memiliki fungsi dan karakteristik yang berbeda, sehingga penggunaannya pun harus disesuaikan dengan situasi dan kebutuhan tertentu.
Lantas, apa pengertian dari keempat jenis dokumen tersebut? Apa saja perbedaan kwitansi, invoice, memo, dan bon? Dapatkan jawabannya dengan membaca artikel di bawah ini hingga selesai.
Daftar Isi
Pengertian Kwitansi, Invoice, Memo, dan Bon
ilustrasi perbedaan kwitansi invoice memo bon. source envato.
1. Kwitansi
Kwitansi adalah dokumen bukti penerimaan uang yang ditandatangani oleh pihak penerima uang dan diberikan kepada pihak yang melakukan pembayaran.
Kwitansi akan mencantumkan jumlah uang yang diterima, tanggal transaksi, nama pihak yang melakukan pembayaran, dan tanda tangan penerima.
Kwitansi sering digunakan dalam transaksi tunai untuk mengonfirmasi bahwa pembayaran telah dilakukan dan diterima.
2. Invoice
Adam Hayes dalam artikelnya yang dipublis pada laman Investopedia menjelaskan bahwa Invoice, atau faktur, adalah dokumen komersial yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli yang merinci barang atau jasa yang telah dijual, harga per unit, jumlah total yang harus dibayar, dan tanggal jatuh tempo pembayaran.
Invoice juga mencakup informasi terkait penjual dan pembeli, seperti nama, alamat, dan nomor kontak.
Umumnbya, invoice digunakan dalam transaksi bisnis untuk mencatat penjualan kredit dan memudahkan penagihan.
3. Memo
Memo, atau memorandum, adalah dokumen tertulis yang digunakan untuk komunikasi internal dalam organisasi, seperti yang dijelaskan oleh Caroline Forsey dalam laman Hubspot
Memo biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi penting, instruksi, atau pengingat kepada karyawan atau departemen tertentu.
Berbeda dengan kwitansi dan invoice yang terkait dengan transaksi keuangan, memo lebih bersifat informatif dan tidak mengandung nilai moneter.
4. Bon
Bon adalah dokumen bukti transaksi yang mirip dengan kwitansi, namun biasanya digunakan dalam skala yang lebih kecil dan tidak selalu memerlukan tanda tangan penerima.
Bon sering digunakan dalam transaksi ritel seperti di toko atau restoran untuk mencatat pembelian barang atau jasa. Bon mencakup informasi tentang barang atau jasa yang dibeli, harga, dan tanggal transaksi.
Baca juga: Nota Pembayaran: Pengertian, Perbedaannya dengan Kwitansi dan Cara Membuatnya
Perbedaan kwitansi, invoice, memo, dan bon
ilustrasi perbedaan kwitansi invoice memo bon. source envato.
1. Kwitansi
Fungsi:
Bukti penerimaan uang dari pihak yang melakukan pembayaran kepada penerima.
Karakteristik:
- Menyertakan jumlah uang yang diterima, tanggal transaksi, nama pembayar, dan tanda tangan penerima.
- Digunakan dalam transaksi tunai.
Contoh Penggunaan:
- Pembayaran sewa bulanan.
- Pembayaran tunai untuk layanan atau produk.
2. Invoice
Fungsi:
Dokumen komersial yang merinci penjualan barang atau jasa dan jumlah yang harus dibayar oleh pembeli.
Karakteristik:
- Mencantumkan harga per unit, jumlah total yang harus dibayar, tanggal jatuh tempo, serta informasi tentang penjual dan pembeli.
- Digunakan dalam transaksi kredit dan penagihan.
Contoh Penggunaan:
- Penagihan pembayaran untuk produk yang telah dikirim.
- Penagihan untuk layanan yang telah diberikan dengan syarat pembayaran di kemudian hari.
3. Memo
Fungsi:
Alat komunikasi internal dalam organisasi untuk menyampaikan informasi, instruksi, atau pengingat.
Karakteristik:
- Bersifat informatif dan tidak mengandung nilai moneter.
- Biasanya ditujukan kepada karyawan atau departemen tertentu.
Contoh Penggunaan:
- Pengumuman perubahan kebijakan perusahaan.
- Instruksi kerja dari manajemen kepada staf.
4. Bon
Fungsi:
Bukti transaksi pembelian barang atau jasa, mirip dengan kwitansi, namun biasanya dalam skala yang lebih kecil dan tanpa tanda tangan penerima.
Karakteristik:
- Mencakup informasi tentang barang atau jasa yang dibeli, harga, dan tanggal transaksi.
- Umumnya digunakan dalam transaksi ritel.
Contoh Penggunaan:
- Struk belanja di supermarket.
- Bukti pembayaran di restoran.
Tabel perbandingan
Dengan memahami perbedaan-perbedaan ini, Anda dapat lebih efektif mengelola dokumen-dokumen keuangan dan administrasi dalam bisnis Anda, serta memastikan kepatuhan terhadap standar akuntansi dan operasional yang berlaku.
Baca juga: Apa Itu Nota Kredit? Berikut Pengertian, Tujuan, Manfaat, dan Contohnya
Cara menggunakan kwitansi, invoice, memo, dan bon
ilustrasi perbedaan kwitansi invoice memo bon. source envato.
1. Kwitansi
langkah-langkah penggunaan:
- Persiapkan informasi: Pastikan Anda memiliki semua informasi yang diperlukan, seperti nama pembayar, jumlah uang yang diterima, tanggal transaksi, dan tujuan pembayaran.
- Isi kwitansi: Tuliskan semua informasi tersebut pada kwitansi. Pastikan setiap detail diisi dengan benar untuk menghindari terjadinya kesalahan.
- Tanda tangan: Penerima uang harus menandatangani kwitansi untuk mengonfirmasi penerimaan uang.
- Berikan salinan: Berikan salinan kwitansi kepada pembayar sebagai bukti pembayaran.
- Simpan arsip: Simpan salinan kwitansi dalam arsip perusahaan untuk keperluan dokumentasi dan audit di masa mendatang.
2. Invoice
Langkah-langkah penggunaan:
- Buat invoice: Buat invoice dengan mencantumkan rincian barang atau jasa yang dijual, harga per unit, jumlah total, dan informasi kontak penjual dan pembeli.
- Tanggal dan jatuh tempo: Sertakan tanggal pembuatan invoice dan tanggal jatuh tempo pembayaran.
- Kirim invoice: Kirimkan invoice kepada pembeli melalui email, pos, atau sistem manajemen keuangan elektronik.
- Monitor pembayaran: Lacak pembayaran yang masuk dan kirimkan pengingat jika pembayaran belum dilakukan hingga tanggal jatuh tempo.
- Rekonsiliasi: Rekonsiliasi invoice yang sudah dibayar dengan catatan keuangan perusahaan.
3. Memo
Langkah-langkah penggunaan:
- Tentukan tujuan memo: Tentukan informasi atau instruksi yang ingin disampaikan, serta kepada siapa memo tersebut ditujukan.
- Tulis memo: Tulis memo dengan format yang jelas, yang di dalamnya mencakup header (seperti tanggal, subjek, dan penerima), isi pesan, dan penutup.
- Distribusi: Kirimkan memo kepada penerima yang dituju. Memo dapat dikirim melalui email, sistem komunikasi internal perusahaan, atau ditempel di papan pengumuman.
- Tindak lanjut: Jika memo berisi instruksi atau permintaan tindakan, pastikan untuk melakukan tindak lanjut guna memastikan bahwa penerima telah memahami dan melaksanakan instruksi tersebut.
4. Bon
Langkah-langkah penggunaan:
- Persiapkan bon: Siapkan bon dengan rincian barang atau jasa yang dibeli, harga, dan tanggal transaksi.
- Isi bon: Tuliskan semua detail transaksi pada bon, pastikan informasi tersebut akurat.
- Berikan bon: Berikan bon kepada pelanggan setelah transaksi selesai sebagai bukti pembelian.
- Simpan salinan: Simpan salinan bon dalam catatan keuangan untuk keperluan pencatatan dan audit.
Baca juga: Siklus Akuntansi : Pengertian dan Penjelasan yang Lengkap
Penutup
Dalam artikel tersebut, kita telah mempelajari perbedaan antara kwitansi, invoice, memo, dan bon, serta cara penggunaannya dalam konteks bisnis.
Kwitansi adalah bukti penerimaan uang dalam transaksi tunai, sementara invoice merupakan dokumen penagihan untuk transaksi kredit.
Memo digunakan sebagai alat komunikasi internal dalam organisasi untuk menyampaikan informasi atau instruksi.
Sementara itu, bon adalah bukti transaksi pembelian dalam skala kecil, sering digunakan di toko atau restoran.
Setiap dokumen memiliki langkah-langkah penggunaan yang spesifik untuk memastikan keakuratan dan efisiensi dalam administrasi bisnis.
Dengan memahami perbedaan dan penggunaan masing-masing dokumen, Anda dapat menjalankan operasional dengan lebih teratur dan efektif, mematuhi standar akuntansi dan perpajakan yang berlaku, serta meminimalisir risiko kesalahan dalam transaksi dan komunikasi internal.
Namun, bila hal tersebut masih dilakukan secara manual, tentu akan memakan lebih banyak waktu dan sumber daya. Belum lagi akan adanya risiko human error dan terjadinya kecurangan.
Untuk mencegah hal tersebut, Anda bisa memanfaatkan aplikasi akuntansi dan bisnis terbaik dari Accurate Online.
Kenapa? Karena dengan menggunakan Accurate Online, seluruh pekerjaan yang bersifat administratif akan diselesaikan oleh sistem secara otomatis, cepat dan akurat. Beberapa contohnya seperti mencatat transaksi, membuat invoice, membuat laporan keuangan, mengelola persediaan, dan masih banyak lagi.
Lebih menariknya lagi, aplikasi ini juga bisa diintegrasikan dengan aplikasi kasir atau sistem POS dari Accurate POS, yang tentunya sangat cocok untuk bisnis F&B, retail, atau jasa Anda.
Jadi, coba Accurate Online sekarang juga selama 30 hari dengan klik tautan gambar di bawah ini dan rasakan manfaat besarnya dalam bisnis Anda.
Referensi:
