Apa itu Sistem Dana Tetap? Bagaimana Cara Kerjanya?

Berdasarkan lama Wikipedia, Sistem dana tetap adalah suatu sistem di dalam akuntansi yang dibuat untuk melacak dan juga mendokumentasikan bagaimana uang kas dibelanjakan.

Sistem dana tetap adalah salah satu cara dalam mengelola kas kecil dalam bisnis. Contoh sederhana dari sistem ini adalah sistem kas kecil.

Lalu, apa pengertian sebenarnya dari sistem dana tetap? Bagaimana cara kerjanya? Dapatkan jawabannya dengan membaca artikel tentang sistem dana tetap di bawah ini.

Apa itu Sistem Dana Tetap?

Terdapat beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk mengelola dana kas kecil, namun sistem dana ini dikenal sebagai salah satu metode akuntansi yang paling efisien.

Hal tersebut mengacu pada saat Anda ingin mengisi kembali dana kas kecil pada jumlah uang yang sebelumnya sudah Anda tentukan.

Sistem dana tetap dari kas kecil ini akan menggunakan dokumentasi, seperti tanda terima kas kecil dan voucher agar bisa menentukan banyaknya dana yang harus diisi ulang dan jumlah aslinya.

Jadi, jika terdapat dana sebesar satu juta rupiah di awal bulan, dan 750 ribu rupiah Anda belanjakan selama satu bulan kedepan.

Maka jumlah kuitansi-nya harus sama dan jumlah tersebut harus dikembalikan dari rekening umum ke rekening kas kecil di awal bulan selanjutnya.

Baca juga: Sistem Imprest: Pengertian dan Cara Penerapannya untuk Mengelola Kas Kecil

Hubungan dengan Sistem Dana Kas Kecil dan Sistem Dana Berubah

Sistem dana tetap, sistem dana kas kecil, dan sistem dana berubah merupakan tiga komponen yang saling terkait dalam pengelolaan keuangan perusahaan, namun masing-masing memiliki peran yang berbeda:

Sistem Dana Tetap

Merupakan sistem yang berkaitan dengan pengelolaan aset tetap perusahaan, seperti tanah, bangunan, mesin, dan peralatan.

Pengelolaan dana pada sistem ini terkait dengan pembelian, perawatan, penyusutan, dan peningkatan aset tetap.

Sistem Dana Kas Kecil

Merupakan sistem yang berkaitan dengan pengelolaan dana tunai kecil yang digunakan untuk keperluan sehari-hari, seperti pembelian kebutuhan kantor, pembayaran kecil, dan pengeluaran harian lainnya.

Dana ini biasanya dikelola dalam kas kecil atau rekening bank khusus.

Sistem Dana Berubah

Merupakan sistem yang berkaitan dengan pengelolaan dana yang berubah-ubah atau fluktuatif, termasuk dana operasional perusahaan, pendapatan, dan pengeluaran sehari-hari.

Dana ini digunakan untuk mendukung operasional perusahaan dan kebutuhan harian lainnya.

Hubungan antara ketiga sistem ini terletak pada penggunaan dana yang dihasilkan dari sistem dana tetap (misalnya, pendapatan dari penyewaan aset tetap) dan sistem dana berubah (misalnya, pendapatan operasional) untuk mengisi kas kecil.

Kas kecil tersebut kemudian digunakan untuk pengeluaran sehari-hari dalam operasional perusahaan, seperti pembelian kebutuhan kantor atau pembayaran kecil lainnya.

Dengan demikian, ketiga sistem tersebut saling terkait dalam siklus pengelolaan keuangan perusahaan.

Baca juga: Kas kecil Adalah: Fungsi, Manfaat, dan 3 Metode Hitungnya

Bagaimana Cara Kerja Akun Dana Tetap?

ilustrasi Sistem Dana Tetap. source envato.

Sistem ini mempunyai dua bagian utama, yaitu:

• Karyawan dikreditkan dengan jumlah yang mereka sudah belanjakan agar pengeluaran kas kecil setelah memberikan tanda terima diperoleh
• Semua dana diisi ulang ke jumlah asli di akhir periode waktu tertentu.

Agar lebih jelas lagi, katakanlah kotak kas kecil Anda diisi dengan uang sebesar 1 juta rupiah. Lalu, setiap kali ada karyawan yang mengeluarkan biaya kas kecil.

Maka mereka harus membawa tanda terima atau  faktur ke kasir kas kecil tersebut.

Bila disetujui, maka pengeluaran nantinya akan didebet dari kas kecil dan dikreditkan pada karyawan yang mengeluarkan uang sebanyak 100 ribu rupiah.

Lalu, tanda terima untuk pembelian asil dan dokumen lainnya akan menghasilkan voucher kas kecil dan dicatat dalam buku kas kecil imprest.

Di setiap akhir periode akuntansi, dana kas kecil harus dikembalikan sebesar 100 ribu rupiah, jadi jumlahnya akan kembali lagi ke awal, dan pos pengeluaran umum perusahaan tersebut.

Jumlah yang diberikan pada dana kas kecil harus sesuai dengan jumlah yang dibelanjakan selama satu periode akuntansi tersebut dan sesuai dengan nilai total penerimaan.

Jumlah uang yang digunakan untuk mengisi kembali kas kecil ke jumlah dana awal nantinya akan dicatat ke dalam buku besar umum sebagai pengeluaran kas kecil

Baca juga: Rumus Metode Penyusutan Akurat dan Cara Menghitungnya

Contoh-contoh Sistem Dana Tetap

Contoh sistem dana tetap meliputi:

1. Pembelian Aset Tetap

Perusahaan membeli mesin produksi untuk meningkatkan kapasitas produksi.

2. Perawatan Aset Tetap

Perusahaan melakukan perawatan rutin pada gedung kantor untuk menjaga kondisi fisiknya.

3. Penyusutan Aset Tetap

Setiap tahun, nilai aset tetap seperti kendaraan dinilai turun karena penggunaan dan usangnya, dan ini tercermin dalam catatan keuangan sebagai penyusutan.

4. Peningkatan Aset Tetap

Perusahaan memperbarui peralatan produksi dengan yang lebih modern untuk meningkatkan efisiensi.

Setiap kegiatan ini memerlukan pengeluaran dana yang signifikan dan mempengaruhi laporan keuangan perusahaan dalam jangka waktu tertentu.

Baca juga: Prosedur Penerimaan Kas: Fungsi dan Tahapannya

Manfaat Menggunakan Sistem Dana Tetap untuk Bisnis

Secara umum, sistem ini dianggap sebagai sistem terbaik dalam mengelola kas kecil.

Pasalnya, setiap pembelian harus bisa terdokumentasi, sehingga akan sulit sekali untuk melakukan kecurangan.

Nah, beberapa manfaat dalam menggunakan sistem dana tetap adalah sebagai berikut:

1. Meminimalisir Pembelian yang Tidak Sah

Bila dibandingkan dengan sistem terbuka, pemegang kas kecil akan diberikan nominal tanpa adanya periode pengeluaran.

Setelah dibelanjakan, maka pemegang kas kecil nantinya akan meminta lebih banyak dari akun pengeluaran umum.

Hal tersebut dinilai sebagai metode yang kurang baik bila dibandingkan dengan sistem dana tetap, karena di dalamnya tidak mendorong adanya konservasi pengeluaran.

Tanpa adanya suatu pedoman, maka orang akan cenderung membelanjakan uang untuk pembelian yang tidak perlu dan juga tidak saj.

Tapi, dokumentasi yang disertai dengan sistem imprest akan mampu mencegah hal tersebut.

2. Manajemen Kas yang Lebih Ramping

Kas kecil yang terbuka akan menyebabkan pengeluaran yang dialokasikan pada kas kecil tidak pernah bisa dibelanjakan.

Namun, masalah tersebut tidak akan Anda temui pada sistem dana tetap.

Sistem kas kecil yang terbuka artinya akan tetap ada periode tetap untuk membelanjakan uang, dan dana tersebut kemudian diberikan dalam jumlah yang sesuai dengan pengeluaran.

Bahkan jika jumlah penuhnya tidak dibelanjakan. Hal tersebut tergolong kompleks karena dana kas kecil bisa saja menumpuk.

Hal tersebut juga akan berdampak pada penganggaran dan akan berdampak pada arus kas.

Sedangkan pada sistem dana tetap, di dalamnya akan menyederhanakan sistem kerja, karena hanya akan memberikan apa saja yang Anda perlukan.

Baca juga: Cara Mudah Membuat Laporan Keuangan dengan Accurate Online

Penutup

Demikianlah pembahasan singkat dari kami tentang sistem dana tetap dalam mengelola kas kecil.

Nah, untuk lebih memudahkan Anda dalam mengelola arus kas dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.

Accurate Online adalah aplikasi yang dikembangkan dengan teknologi cloud computing yang telah dilengkapi dengan sistem keamanan canggih dan didesain dengan tampilan yang sangat menarik serta sederhana.

Dengan menggunakan Accurate Online, Anda bisa mendapatkan laporan arus kas, laporan neraca, laporan laba rugi, dan lebih dari 200 jenis laporan keuangan lainnya secara otomatis, cepat, dan juga akurat.

Selain itu, di dalamnya juga telah dilengkapi dengan fitur bisnis luar biasa yang akan memudahkan Anda dalam melakukan penjualan dan pembelian, mengelola persediaan barang di gudang, menyelesaikan administrasi perpajakan, menyederhanakan proses manufaktur, dan masih banyak lagi.

Jadi bagaimana, #lebihbaik pakai Accurate Online, kan? Bila masih ragu,  Anda bisa mencobanya lebih dulu selama 30 hari gratis melalui tautan gambar di bawah ini.