Prosedur Penerimaan Kas: Fungsi dan Tahapannya

Dalam dunia sistem akuntansi, terdapat suatu istilah yang dikenal dengan cash receipt atau prosedur penerimaan kas dalam bentuk transaksi penerimaan uang dalam bentuk tunai. Kehadiran penerimaan kas ini nantinya akan membuat aset perusahaan dalam bentuk kas bisa bertambah.

Transaksi penerimaan kas ini bisa berasal dari penerimaan pembayaran piutang, penjualan yang dilakukan secara tunai, penerimaan sewa, penjualan aset, dan lain sebagainya.

Transaksi penerimaan kas adalah salah satu informasi akuntansi yang sangat dibutuhkan oleh pihak manajemen perusahaan dan berbagai pihak yang berkaitan lainnya. Salah satu keperluannya adalah untuk mengambil keputusan bisnis dan berbagai kebijakan penting lainnya.

Untuk itu, diperlukan sistem dan prosedur yang sesuai dalam melakukan penerimaan dan pengeluaran kas, sesuai dengan peraturan yang telah dibuat perusahaan.

Sistem informasi akuntansi juga menjadi salah satu jenis sistem yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam menangani beragam kegiatan operasional sehari-hari perusahaan dalam menghasilkan berbagai informasi akuntansi yang dibutuhkan oleh manajemen perusahaan dan berbagai pihak yang berkaitan lainnya untuk mengambil keputusan yang tepat dan membuat kebijakan lain.

Lantas, apa itu penerimaan kas? Apa saja fungsi penting di dalamnya? Bagaimana prosedur penerimaan kas yang baik? Dapatkan jawabannya hanya dengan membaca artikel di bawah ini.

Apa itu Penerimaan Kas?

Beberapa ahli, seperti Ardiyos, Sudarmo dan Mulyadi, menjelaskan bahwa penerimaan kas adalah kas yang diterima oleh pihak perusahaan dan bersifat bisa segera digunakan kembali.

Penerimaan kas ini bisa dalam bentuk uang tunai, berbagai surat berharga dari kegiatan transaksi perusahaan, penjualan yang dilakukan secara tunai, pelunasan piutang, atau berbagai transaksi lainnya yang mampu menambah kas perusahaan.

Tapi, secara umum, penerimaan kas perusahaan hanya berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan kas dari penjualan yang dilakukan secara tunai, dan juga penerimaan kas dari kegiatan penjualan kredit.

Seperti yang sudah dirangkum dari laman Wikipedia, penerimaan kas atau cash receipt adalah seluruh bagian atau item yang diperoleh oleh perusahaan dari aliran kas masuk selama periode keuangan tertentu.

Komponen yang paling umum di dalam penerimaan kas adalah pengumpulan piutang, penjualan yang dilakukan secara tunai, dan juga penerimaan kas lainnya.

Baca juga: Apa itu Jurnal Penjualan Aset? Ini Pengertian dan Cara Membuatnya!

Formulir yang Bisa Digunakan dalam Penerimaan Kas

Setidaknya terdapat delapan formulir yang bisa digunakan dalam penerimaan kas, kedelapan formulir tersebut adalah sebagai berikut:

1. Formulir yang digunakan untuk menerima kas dari penjualan yang dilakukan secara tunai
2. Faktur penjualan tunai yang digunakan untuk merekam beragam informasi penting dan dibutuhkan oleh pihak manajemen perusahaan terkait penjualan tunai.
3. Pita register kas, dokumen ini adalah bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh bagian kas dan juga sebagai dokumen pendukung faktur penjualan tunai serta akan dicatat ke dalam jurnal penjualan perusahaan.
4. Credit card sales slip, formulir ini dicetak oleh credit card center bank yang mengeluarkan kartu kredit, lalu akan diserahkan pada perusahaan yang menjadi pemilik atau anggota kartu kredit dari bank tersebut.
5. Bill of lading, dokumen ini menjadi bukti penyerahan dari perusahaan yang menjual barang pada perusahaan kurir.
6. Faktur penjualan COD, yang mana faktur ini digunakan untuk merekam penjualan yang dilakukan secara COD.
7. Bukti setor kas, dokumen yang dibuat oleh bagian kas sebagai bukti resmi dan sah atas penyetoran kas ke bank.
8. Rekap harga pokok penjualan, yang mana dokumen ini digunakan oleh akuntan perusahaan agar bisa merangkum harga pokok produksi yang telah dijual selama satu periode penuh.

Baca juga: Mengenal Jurnal Pembagian Dividen dan Cara Mencatatnya

Fungsi Akuntansi Penerimaan Kas

Akuntansi penerimaan kas memiliki lima fungsi utama. Nah, kelima fungsi utama tersebut adalah sebagai fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi gudang, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi. Berikut ini adalah penjelasannya.

1. Fungsi Penjualan

Divisi penjualan akan bertanggung jawab dalam menerima order dari kegiatan pembelian, mengisi faktur penjualan yang dilakukan secara tunai, dan menyerahkan faktur tersebut pada pembeli untuk kebutuhan pembayaran harga pada bagian kas.

2. Fungsi Kas

Dalam kegiatan transaksi penjualan tunai, bagian ini akan bertanggung jawab sebagai penerimaan kas dari pihak pembeli.

3. Fungsi Gudang

Bagian gudang akan bertanggung jawab dalam menyimpan barang yang dipesan oleh pihak pembeli dan menyerahkan barang tersebut pada bagian pengiriman.

4. Fungsi Pengiriman

Bagian ini akan bertanggung jawab dalam membungkus barang dan juga menyerahkan barang yang harganya telah dibayar oleh pihak pembeli.

5. Fungsi Akuntansi

Bagian ini akan melakukan tanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas, serta akan membuat laporan penjualan secara tepat.

Baca juga: Apa itu Sistem Dana Tetap? Bagaimana Cara Kerjanya?

Prosedur Penerimaan Kas

Secara umum, prosedur penerimaan kas berkaitan dengan konsep dasar akuntansi. Di dalamnya akan ditandai dengan penerimaan pembayaran harga barang dari pihak pembeli dan pemberian tanda pembayaran ataupun faktur penjualan yang dilakukan secara tunai pada pihak pembeli.

Selanjutnya, pihak pembeli akan melakukan pengambilan barang yang telah dibelinya dari fungsi pengiriman barang.

Biasanya, prosedur penerimaan kas bisa dilakukan lewat beberapa tahapan, dari mulai menerima kas secara langsung dari pelanggan, membuat voucher penerimaan kas, menyetorkan kas pada bank, mencatat, buku kas dan bank atau laporan mutasi kas dan bank, serta membuat stok opname kas secara harian. Berikut ini adalah penjelasannya:

1. Penerimaan Kas dari Langganan

Prosedur penerimaan kas akan dimulai ketiak pelanggan melakukan penyetoran dana atau kas ke kasir, lalu pihak kasir akan mengeluarkan faktur atau invoice asli dan invoice lembar ketiga agar bisa disesuaikan dengan penerimaan kas.

Jika sudah sesuai, maka invoice asli dan juga invoice lembar ketiga tersebut akan diberikan stempel lunas dan akan ditandatangani oleh bagian kasir. Invoice yang asli dan dokumen lain selanjutnya akan diserahkan pada pelanggan, sedangkan invoice lembar ketiga akan didokumentasikan bersamaan dengan voucher penerimaan kas.

2. Pembuatan Voucher Penerimaan Kas

Prosedur penerimaan kas yang selanjutnya adalah membuat voucher penerimaan kas. Voucher ini digunakan sebagai bukti penerimaan kas yang nantinya akan dilampirkan sebagai invoice. Lalu, nantinya akan diarsipkan sesuai dengan nomor urut voucher penerimaan kas.

Selain itu, voucher penerimaan kas juga akan menyajikan berbagai informasi, seperti tanggal, jenis voucher penerimaan kas, nomor invoice, nama pelanggan, tanda tangan dari petugas kasir, jumlah dana kas yang diterima, serta tanda tangan dari pihak yang telah memeriksa dan menyetujuinya.

3. Penyetoran Kas ke Bank

Sebagian besar perusahaan akan menyetorkan uang atau menyimpan uangnya di bank setelah mendapatkan uang kas. Penyetoran uang kas ke bank ini dilakukan dengan membuat slip setoran bank serta uang kas yang akan disimpan pada bank.

4. Pencatatan Buku Kas dan Laporan Mutasi Kas

Di dalam prosedur penerimaan kas ini, terdapat tiga tahapan pembuatan laporan, yakni laporan ketikan kas diterima, laporan ketika menyetorkan uang kas pada bank, lalu penandatanganan persetujuan pada buku kas dan juga bank oleh pihak kasir.

Laporan ketika penerimaan kas ini dilakukan dengan berdasarkan voucher penerimaan kas. Sedangkan laporan ketika menyetorkan uang kas ke bank dibuat dalam dua bentuk, yakni saldo kas berkurang dan juga saldo kas bertambah.

5. Stok Opname Kas Harian

Prosedur penerimaan kas akan diakhiri dengan melakukan stock opname agar bisa menyesuaikan saldo fisik kas dengan saldo yang tertera pada laporan buku kas.

Stock opname kas harian ini dilakukan sebagai bahan rujukan bila terjadi perbedaan antara saldo buku kas dengan saldo fisik.

Kegiatan stock opname kas ini juga bisa dilakukan dalam waktu tertentu oleh pihak perusahaan untuk proses pemeriksaan saldo kas.

Baca juga: Mengenal Persentase Keuntungan dan Kerugian Serta Cara Menghitungnya

Penutup

Demikianlah penjelasan dari kami tentang prosedur penerimaan kas. Jadi, prosedur penerimaan kas ini harus bisa dikontrol dengan baik dan benar agar kegiatan akuntansi perusahaan bisa lancar.

Nah, untuk mempermudah Anda dalam membuat sistem penerimaan kas perusahaan, akan sangat #lebihbaik bila Anda menggunakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.

Kenapa? Karena Accurate Online mampu menyajikan laporan arus kas, laporan laba rugi, laporan neraca, dan lebih dari 200 jenis laporan keuangan lainnya secara akurat. Berbagai laporan tersebut bisa Anda dapatkan secara cepat, mudah dan aman, kapanpun dan dimanapun Anda butuhkan.

Lebih dari itu, fitur tersebut juga telah terintegrasi dengan berbagai fitur bisnis lainnya. Sehingga akan sangat memudahkan Anda dalam melakukan kegiatan penjualan dan pembelian, mengelola persediaan barang digudang, menyelesaikan urusan pajak, dan masih banyak lagi.

Lebih menariknya lagi, seluruh keunggulan dan fitur tersebut bisa Anda nikmati dengan mengeluarkan biaya investasi yang sangat terjangkau, yakni sekitar 200 ribuan per bulan.

Jadi, Accurate Online jelas #lebihbaik untuk membantu Anda dalam mengelola dan mengembangkan bisnis.

Tenang, Anda juga bisa mencobanya selama 30 hari gratis dengan mendaftarkan bisnis Anda melalui tautan gambar di bawah ini.