Kas Kecil: Pengertian, Tujuan, Manfaat, dan Metode yang Perlu Diketahui

Di dalam perusahaan baik perusahaan skala kecil maupun besar, manajemen finansial adalah unsur penting bahkan krusial.

Karena dengan adanya manajemen yang teratur, prospek bisnis akan terlihat dengan jelas.

Artinya, dengan adanya manajemen keuangan yang baik, perkembangan perusahaan juga bisa dideteksi dengan benar. Termasuk dengan penggunaan kas kecil atau petty cash.

Untuk membangun manajemen finansial yang baik, tentunya dibutuhkan sistem yang tepat. Termasuk sistem yang memang sesuai dengan regulasi atau budaya di dalam perusahaan yang menggunakannya.

Terkait dengan sistem ini, banyak sekali unsur sistemik yang harus digunakan dalam mengelola manajemen finansial.

Salah satunya adalah dengan pengaturan kas yang benar. Ini merupakan istilah sistem di dalam manajemen finansial yang sangat krusial.

Pengertian Kas Kecil

Ketika akan melakukan transaksi bisnis, pebisnis tidak selalu mengeluarkan biaya besar.

Bahkan sekalipun nominal uang yang dibayarkan tidak seberapa tetapi jumlah produk yang dibeli kadang sangat banyak.

Sekalipun demikian, transaksi ini harus dicatat dengan benar. Bahkan pembukuan yang dipersiapkan juga harus detail supaya akuntan bisa melakukan analisis tanpa kesalahan.

Pembukuan yang berisi catatan transaksi kecil inilah yang disebut kas kecil.

Biasanya, nantinya data-data akan menjadi rujukan ketika akan melakukan pembayaran biaya operasi perusahaan.

Esensi dari petty cash atau kas kecil adalah dana yang dikeluarkan perusahaan dengan jumlah yang relatif kecil.

Sesuai dengan namanya, tentunya dana ini akan dikeluarkan untuk pengeluaran-pengeluaran yang nominalnya juga kecil.

Salah satu contoh dana yang termasuk petty cash adalah dana konsumsi rapat.

Biasanya petty cash dikelola oleh petugas keuangan perusahaan yang masih Fresh graduated atau pemula.

Tujuannya sederhana, supaya mereka bisa belajar membuat neraca yang baik dari sistem kalkulasi yang paling sederhana.

Contoh Pengeluaran dari Kas Kecil adalah sebagai berikut ini:

• Biaya Transportasi
• Biaya Kantor Sehari-hari
• Biaya Makanan dan Minuman
• Biaya Pos dan Pengiriman
• Biaya Perawatan dan Kebersihan

Baca juga : Pengertian Laba Kotor, Cara Hitung, dan Perbedaannya Dengan Laba Bersih

Tujuan Dibuatnya Kas Kecil

petty cash dimasukkan ke dalam manajemen keuangan perusahaan didasarkan pada tujuan-tujuan tertentu. Ini dia tujuan-tujuan yang dimaksudkan:

1. Menangani Masalah Perlengkapan di dalam Perusahaan

Tujuan yang pertama adalah untuk menangani masalah pembiayaan perlengkapan atau perbekalan yang terjadi di dalam perusahaan.

Karena biasanya biaya yang terkait perbekalan usaha relatif lebih kecil dibandingkan biaya yang lain.

Karena nominal pembiayaan kecil, tentu pembukuan yang digunakan untuk mencatat transaksi juga khusus, pembukuan inilah yang disebut petty cash.

2. Mencegah Terjadinya Alokasi Pembayaran

Dengan adanya pencatatan petty cash, tentu kesalahan alokasi pembayaran tidak akan terjadi.

Tidak mungkin perusahaan membayar mahal pada biaya transaksi yang kecil atau sebaliknya. Karena semuanya terpetakan di dalam pembukuan yang berbeda.

Artinya jika ingin membayar biaya yang kecil, tentu datanya ada di petty cash.

Sedangkan jika ingin membayar biaya kebutuhan perusahaan yang besar, tentu datanya harus dilihat di pembukuan yang berbeda.

3. Meringankan Pekerjaan Karyawan

Tujuan yang selanjutnya adalah untuk meringankan karyawan di dalam melayani pelanggan.

Selain itu, petty cash juga membantu meringankan tugas karyawan dalam melaporkan kinerjanya kepada relasi bisnis maupun atasan.

Karena dengan adanya petty cash, tentu pemetaan dana yang dikeluarkan menjadi jelas. Itu artinya, analisis untuk bahan laporan juga lebih mudah dan tidak rumit.

4. Mempercepat Penentuan Kebijakan Insidental

Terkadang atasan mengeluarkan kebijakan insidental atau kebijakan mendadak untuk perusahaan, dengan adanya petty cash dan kas besar, tentu analisis pra kebijakan menjadi lebih mudah.

Dasar keputusan juga kuat, sehingga tidak akan terjadi permasalahan di belakang hari.

Artinya, kebijakan mendadak yang dikeluarkan memang didasarkan pada data yang ada sekalipun analisisnya dilakukan dengan cepat dan juga mendadak.

Baca juga: Apa itu Kas dan Setara Kas? Ini Pengertian dan Perbedaannya!

Manfaat Kas Kecil

Selain ada tujuan tertentu, petty cash juga harus dibuat karena ada manfaat-manfaat darinya. ini dia manfaat-manfaat yang dimaksud:

1. Mempermudah Akuntan Mencatat Keuangan

Tugas seorang akuntan sangat berat. Salah satunya adalah harus membuat laporan keuangan untuk periode tertentu.

Maka dari itu, seorang akuntan harus memiliki kemampuan menganalisis keuangan yang mumpuni serta memiliki ketelitian yang akurat.

Dengan adanya pembukuan petty cash tentu kerja akuntan ketika mencatat keuangan perusahaan menjadi lebih mudah.

Karena sistem analisisnya hanya dengan menyatukan data-data keuangan di setiap bidang di dalam perusahaan.

2. Untuk Meningkatkan Pelayanan Pelanggan

Manfaat pembukuan petty cash yang kedua adalah untuk meningkatkan pelayanan pelanggan.

Faedah yang membuat pembukuan ini wajib ada di dalam manajemen finansial usaha.

Rapat di kantor adalah hal lumrah. Bahkan ada agenda khusus untuk kegiatan ini. Termasuk rapat eksternal kantor yang diadakan dalam periode tertentu.

Penyediaan konsumsi untuk agenda ini perlu dilakukan.Tentunya membutuhkan dana untuk memberikan pelayanan konsumsi yang bagus.

Misal, dengan adanya kas kecil karyawan yang bertugas tidak perlu bingung dan takut suguhan tidak akan memuaskan,

karena semua dana diambilkan dari perusahaan dan nanti akan dicatat di dalam pembukuan.

3. Untuk Mengeluarkan Dana Darurat Perusahaan

Tidak dipungkiri, kalau di setiap divisi perusahaan terkadang membutuhkan dana yang haru dipersiapkan dengan cepat.

Tentunya divisi ini tidak akan mengajukan dana yang kecil pada perusahaan teras yang dananya sendiri dialokasikan untuk transaksi-transaksi yang besar.

Lain soal kalau divisi itu memiliki uang tunai sendiri yang bisa dialokasikan untuk membiayai divisi-nya sendiri.

Tak hanya itu, dana yang tercatat di dalam petty cash ini, juga bisa diperbantukan pada divisi lain yang kebetulan membutuhkan dana darurat.

Baca juga : Mengetahui Secara Lengkap 2 Metode Akuntansi : Kas dan Akrual

Sistem Pencatatan Kas Kecil

Untuk mengelola setiap unsur manajemen finansial perusahaan diperlukan metode-metode khusus. Tanpa terkecuali yang terkait dengan pencatatan petty cash.

Pencatatan kas kecil juga membutuhkan metode-metode atau cara-cara pencatatan tertentu. Ini dia metode-metode tersebut:

1. Sistem Kas Kecil Tetap

Metode pencatatan petty cash yang pertama adalah metode tetap atau istilah akuntansi-nya disebut Imprest Fund System.

Mengutip dari Wikipedia, Sistem imprest adalah salah satu bentuk akuntansi keuangan, yang paling umum adalah kas kecil.

Karakteristik dasar dari sistem imprest adalah bahwa jumlah yang tetap dicadangkan, yang setelah jangka waktu tertentu atau ketika keadaan memerlukannya karena uang telah dibelanjakan, akan diisi kembali.

Maksud dari metode ini adalah sebuah pembukuan petty cash yang jumlah nominalnya selalu sama.

Hal ini biasanya terjadi akibat jumlah dana yang dikeluarkan dengan dana yang dimasukkan sama. Karena itu, saldo kas di dalam petty cash jumlahnya selalu tetap.

Contoh Sistem Kas Kecil Tetap:

Jika kas kecil ditetapkan sebesar Rp1.000.000, setiap kali kas kecil diisi kembali, jumlahnya harus tetap Rp1.000.000.

Misalnya, jika dalam satu bulan ada pengeluaran sebesar Rp800.000, maka pada akhir bulan kas kecil akan diisi kembali dengan Rp800.000, sehingga total kas kecil kembali menjadi Rp1.000.000.

2. Sistem Kas Kecil Fluktuasi

Metode Fluktuasi adalah metode pencatatan kas kecil yang jumlah nominalnya selalu berubah.

Tentunya ini merupakan metode kebalikan dari metode pencatatan petty cash yang pertama yaitu Imprest Fund System atau metode tetap.

Metode fluktuasi terjadi karena adanya ketimpangan antara pengeluaran dengan pemasukan.

Yang mana jumlah uang yang dikeluarkan dengan deposit dana tidak sama. Bisa lebih banyak saldo daripada dana yang dikeluarkan atau sebaliknya.

Contoh Sistem Kas Kecil Fluktuasi:

Jika kas kecil awalnya sebesar Rp1.000.000 dan terjadi pengeluaran sebesar Rp800.000, maka saldo kas kecil menjadi Rp200.000.

Pada periode berikutnya, kas kecil diisi kembali sesuai kebutuhan, misalnya Rp600.000, sehingga saldo kas kecil menjadi Rp800.000.

Baca juga : Mengenal Laporan Arus Kas Lebih Detail dan Contohnya

Menyiapkan Dana Kas Kecil

Jumlah uang dalam dana petty cash berbeda untuk setiap perusahaan tergantung pada seberapa sering perusahaan melakukan pembelian kecil.

Untuk beberapa, 500 ribu rupiah sudah cukup sementara yang lain mungkin membutuhkan 200 juta di akun mereka.

Biasanya, sebuah bisnis akan mencadangkan dana yang cukup untuk memenuhi kebutuhan bulanannya.

Langkah-langkah berikut menguraikan langkah-langkah yang harus diambil saat menyiapkan dana petty cash:

1. Mulailah dengan menentukan berapa banyak uang yang dibutuhkan bisnis setiap hari untuk pengeluaran kecil dan kembalian untuk pelanggan.
2. Tambahkan akun kas kecil ke bagan akun.
3. Sisihkan sejumlah uang untuk dana tunai dan simpan di laci uang atau brankas.
4. Buat catatan tentang pengeluaran selama beberapa waktu untuk membantu Anda menentukan jumlah maksimum yang harus disimpan dalam dana.
5. Evaluasi uang tunai yang ada dari waktu ke waktu untuk memastikan bahwa itu cukup untuk menutupi kebutuhan perusahaan. Uang mungkin perlu dikurangi jika selalu ada sejumlah besar dana yang tidak terpakai di dalam rekening.
6. Isi kembali dana tunai setelah habis.

Baca juga: Penjelasan Lengkap 2 Metode Akuntansi: Kas dan Akrual

Cara Menggunakan Petty Cash

Petty cash hanya boleh digunakan untuk pengeluaran bisnis kecil.

Oleh karena itu, Anda harus menentukan untuk apa uang tersebut dapat dibelanjakan dengan mengembangkan kebijakan kas kecil dan memastikan bahwa karyawan memahami prosedur untuk menghindari penyalahgunaan.

Uang tunai hanya boleh dikeluarkan untuk permintaan yang termasuk dalam pedoman kas kecil berikut.

• Setelah ada tanda terima yang memverifikasi bahwa seseorang mendapat penggantian, itu harus dilampirkan ke voucher. Dengan metode ini, pelacakan jenis pengeluaran yang dilakukan dapat dibebankan di berbagai akun.
• Hitung juga pencairan kas karena ini penting untuk membuktikan jumlah uang yang dilunasi. Voucher tersebut kemudian harus ditandatangani oleh penerima bukti sehingga pemohon bisa mendapatkan uang dalam jumlah yang sesuai.
• Setiap kali voucher Anda telah diisi, pastikan bahwa pemegang petty cash Anda telah memperbarui buku kas dengan memastikan saldo kas, tanggal pengeluaran, saldo kas berjalan telah diperbarui.

Dana petty cash perlu diisi kembali ke jumlah yang disetujui sesuai kebutuhan, semakin sedikit orang yang dapat mengaksesnya, semakin baik.

Anda perlu memberi dua orang akses ke dana petty cash. Jika Anda memiliki beberapa divisi dengan banyak dana seperti itu, pastikan bahwa di setiap divisi Anda memiliki dua orang yang dapat mengaksesnya.

Salah satunya harus memiliki tanggung jawab menyediakan dana. Yang lainnya harus menjadi tanggung jawab untuk memperbarui transaksi.

Dalam jurnal pengeluaran kas, catatan harus dibuat oleh kustodian. Jika dana tunai Anda berjumlah $ 100, maka yang diperlukan adalah Anda mendebit petty cash dan mengkredit biaya kredit yang keduanya adalah $ 100.

Miliki daftar pengeluaran dari rekening kas kecil saat Anda membuatnya memastikan bahwa Anda telah melampirkan daftar untuk setiap pengeluaran.

Untuk mendukung transaksi jurnal Anda, Anda perlu memastikan bahwa Anda telah mendebit pengeluaran dan di jurnal kas yang Anda miliki.

Menyimpan Catatan Transaksi

Saat Anda mulai mencatat berapa banyak yang Anda miliki di kotak petty cash, pastikan bahwa setiap pembayaran telah dilakukan.

Anda akan membutuhkan daftar transaksi dan slip kas kecil sehingga dalam setiap transaksi, Anda akan mencatat tanggal dan menyebutkan tujuannya.

Anda perlu menentukan dan memastikan bahwa transaksi Anda terkait dengan bisnis.

Bukan suatu keharusan untuk melacak perubahan setiap hari tetapi akan lebih baik jika dilakukan di setiap penghujung hari, pastikan Anda telah mencatat jumlah Anda di laci dana kantor.

Baca juga: Pengertian Kas Menurut Para Ahli, Jenis, dan Karakteristiknya

Pajak dan Kas Kecil

Bagian terpenting dari kas kecil adalah proses validasi setiap transaksi. Mendokumentasikan transaksi seseorang adalah cara di mana dokumen bisnis digunakan untuk melacak transaksi.

Anda perlu memiliki catatan yang dapat mendukung pemotongan Anda untuk pengeluaran bisnis kecil.

Secara keseluruhan, semakin banyak biaya terdokumentasi yang Anda miliki, semakin tinggi potongan yang akan Anda dapatkan untuk menurunkan tagihan pajak bisnis.

Petty cash juga disebut sebagai uang tunai di tangan. Ini berarti ada sejumlah kecil uang yang disimpan dalam bisnis tertentu. Ada dua alasan mengapa petty cash harus disimpan:

• Untuk memastikan bahwa ada perubahan bagi pelanggan
• Untuk membayar pembelian kecil di mana pembayaran diperlukan. Contohnya bisa makanan untuk kantor.

Dengan kas kecil di sistem imprest, jumlah modal awal dimasukkan ke dalam rekening, di mana ia ditarik untuk alasan dan tujuan tertentu. Jika akun turun di bawah jumlah yang ditentukan, sistem akan diisi ulang.

Baca juga: Pengertian Aset: Jenis, Klasifikasi, dan Berbagai Sifatnya yang Harus Anda Ketahui

Kesimpulan

Setelah kita memahami petty cash atau kas kecil yang ternyata merupakan satu unsur yang harus ada dalam bentuk pembukuan keuangan yang sangat penting bagi perusahaan.

Jika pencatatan petty cashnya bagus, maka otomatis pengelolaan seluruh kas dalam bisnis Anda juga bagus.

Untuk pengelolaan kas bisnis lebih baik, Anda bisa menggunakan software akuntansi berbasis cloud yang akan meningkatkan efisiensi bisnis Anda.

Dengan software akuntansi  berbasis cloud, kegiatan pemantauan keuangan bisnis bisa dilakukan kapanpun dan dimanapun Anda mau.

Software Akuntansi dan Bisnis Accurate Online adalah software berbasis cloud yang sudah dikembangkan sejak 20 tahun lalu dan digunakan oleh lebih dari ratusan ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis.

Kini Anda bisa melakukan pemantauan setiap transaksi dan proses pembukuan usaha yang lebih baik kapanpun Anda mau dengan Accurate Online.

Tertarik mengelola arus kas lebih baik dengan Accurate Online? Anda bisa mencobanya gratis selama 30 hari melalui tautan gambar di bawah ini :