Sistem imprest adalah sistem yang mana dana di dalamnya bersifat tetap dan berfungsi untuk mengelola kas kecil yang terdapat dalam operasional suatu perusahaan.

Salah satu manajemen kas ini menggunakan sistem imprest yang di dalam menentukan nominal atau jumlah saldo kecilnya terhitung bernilai tetap.

Hadirnya pengeluaran kas kecil pada suatu perusahaan tentunya selalu diiringi dengan pencatatan pengisian pada kas kembali.

Hal ini biasanya menggunakan dua cara utama, yaitu dengan metode fluktuasi dan juga metode imprest, yang mana perbedaan dari keduanya akan sangat menentukan jumlah kas kecil perusahaan.

Oleh karena itu, sebuah perusahaan yang ingin menerapkan sistem imprest ini harus benar-benar mengumpulkan semua bukti kas keluar atas berbagai transaksi pembayaran yang sudah dilakukannya.

Nah, pada kesempatan kali ini, mari kita bahas lebih mendalam tentang sistem imprest beserta cara perhitungannya secara lengkap dan mendalam.

Apa yang Dimaksud Sistem Imprest dalam Kas Kecil?

Sistem imprest adalah suatu cara mengelola kas kecil yang mana didalamnya mempunyai sistem dana tetap untuk kas perusahaan, sehingga dana tersebut bisa ditentukan dari jumlah dan kas kecil yang sudah ada sebelumnya.

Sehingga, saat nantinya terjadi pengeluaran maka akan menyebabkan berkurangnya jumlah dana kas kecil dan karyawan atau pihak yang bertanggung jawab di dalamnya harus bisa meminta pengisian kembali atas dana kas kecil dari sejumlah dana yang sudah dikeluarkan dari pengeluaran dana tersebut.

Setelahnya, dana kas kecil ini akan diisi secara tunai atau dengan cara transfer bak, yang mana pencatatannya akan dilakukan di akhir periode rekonsiliasi bank agar bisa memastikan catatan bank sesuai dengan sistem imprest kas kecil perusahaan.

Dengan adanya bukti pengeluaran dan juga pencatatan tersebut, maka jumlah yang akan diminta akan terisi kembali dengan jumlah yang sama seperti sebelumnya.

Perlu digaris bawahi juga bahwa sistem imprest juga adalah seluruh pengeluaran yang digunakan pada dana kas kecil akan dan harus dicatat ketika pengisian kembali pada dana kas kecil perusahan.

Dalam dunia akuntansi, sistem imprest ini berguna untuk memantau jumlah pengeluaran yang nantinya akan diperiksa oleh mereka yang menjabat sebagai akuntan perusahaan.

Sehingga langkah selanjutnya yang harus dilakukan oleh pihak perusahaan adalah melakukan pencatatan dan juga kredit.

Oleh karena itu, mereka yang memiliki tanggung jawab dalam dana kas kecil perusahaan harus benar-benar mampu menyimpan seluruh bukti pengeluaran dan juga sisa dana yang ada dari kas tersebut.

Sehingga, apabila dijumlahkan seluruh bukti pengeluaran dan dana yang tersisa akan didapatkan jumlah dana kas kecil yang wajib diisi kembali seperti sebelumnya.

Baca juga: Mengetahui lebih Jauh Tentang Pengertian Kas Kecil dalam Akuntansi

Kelebihan Sistem Imprest

Sistem imprest memiliki sejumlah kelebihan, di antaranya:

• Kontrol yang lebih baik: Karena dana dijaga tetap, lebih mudah mengontrol dan mengaudit penggunaan kas kecil.
• Meminimalisir penyalahgunaan: Dana hanya diisi ulang sesuai pengeluaran, sehingga lebih aman dan transparan.
• Pencatatan lebih efisien: Tidak perlu mencatat setiap transaksi kecil secara harian, cukup saat pengisian kembali.
• Memudahkan pengelolaan anggaran: Pengeluaran bisa dievaluasi secara berkala, membantu perencanaan kas perusahaan.

Baca juga: Jurnal Memorial: Fungsi, Contoh, dan Cara Mudah Membuatnya

Contoh Buku Kas Kecil Sistem Imprest

Agar lebih mudah dalam memahami sistem imprest dan kaitannya dengan kas kecil perusahaan, mari kita ambil contoh sederhana seperti dibawah ini.

Diketahui PT ABC yang bergerak dalam bidang aplikasi akuntansi pada tanggal 1 Februari 2020 menetapkan dana kas kecilnya sejumlah Rp8.000.000.

Lantas, pengeluaran kecil yang sudah terjadi sampai pada tanggal 12 Februari 2020 adalah Rp5.000.000, dengan rincian pengeluaran sebagai berikut ini:

• Biaya Pemeliharaan Kantor Rp2.000.000
• Biaya Konsumsi Meeting Rp1.500.000
• Biaya Transport Rp1.000.000
• Biaya Administrasi Rp500.0000

Selanjutnya, di tanggal 14 Februari 2020, perusahaan tersebut melakukan pengisian kembali pada dana kas kecilnya sebanyak Rp5.000.000, untuk menggantikan jumlah dana pengeluaran yang sudah digunakan.

Lantas, pada tanggal 14 Februari sampai tanggal 28 Februari terjadi sejumlah pengeluaran kas kecil sebanyak Rp6.500.000, dengan rincian berikut:

• Biaya Perijinan Rp2.500.000
• Biaya Marketing Rp2.500.000
• Biaya Training SDM Rp1.500.000

Baca juga: Contoh Buku Kas dan Cara Sederhana dalam Membuatnya

Penyelesaian Transaksi Jurnal Pencatatan Pada Sistem Imprest

Dengan melakukan sistem pembukuan akuntansi dan juga pencatatan pada setiap transaksi kas kecil pada sistem imprest, maka bisa dipastikan pencatatan jurnalnya adalah sebagai berikut.

• Jurnal Pada Tanggal 01 Februari 2020:

(D) Kas kecil                                          Rp8.000.000

(K) Kas                                                      Rp8.000.000

• Jurnal Pada Tanggal 12 Februari 2020:

(D) Biaya Pemeliharaan Kantor         Rp2.000.000

(D) Biaya Administrasi                    Rp500.000

(D) Biaya  Konsumsi Meeting            Rp1.500.000

(D) Biaya Transport                         Rp1.000.000

(K) Kas                                              Rp5.000.000

• Jurnal Pada Tanggal 28 Februari 2020:

(D) Biaya Marketing                        Rp2.500.000

(D) Biaya Training SDM                   Rp1.500.000

(D) Biaya Perijinan                           Rp2.500.000

(K) Kas                                              Rp6.500.000

Berdasarkan pencatatan akuntansi diatas, jika terdapat pengisian kembali pada dana kas kecil sebesar Rp6.500.000, maka jumlah dana kas kecil tersebut akan tetap berada pada angka Rp8.000.000.

Lantas, bagaimana jika dana kas kecil diatas tidak diisi kembali? Maka tentunya jumlah adalah Rp1.500.000 karena dana yang sudah dikeluarkan berdasarkan rincian di atas adalah Rp6.500.000

Sehingga, di tanggal 28 Januari 2020 diatas akan dibuatkan jurnal penyesuaian agar saldo kas kecil bisa kembali seperti pada saldo sebelumnya.

Jadi, jika terdapat pengisian kembali di dalam proses pencatatan akuntansi, maka hasilnya akan tetap sama seperti sebelumnya.

Untuk melakukan pencatatan pada jurnal penyesuaian agar biaya yang sudah dikeluarkan bisa diakui dan mempunyai waktu, maka penyesuaian biaya pada tanggal 28 Februari 2020 adalah sebagai berikut:

(D) Kas                                    Rp6.500.000

(K) Biaya Marketing               Rp2.500.000

(K) Biaya Training SDM         Rp1.500.000

(K) Biaya Perijinan                 Rp2.500.000

Baca juga: Jurnal Pengeluaran Kas: Pengertian, dan Contoh Menghitungnya

Perubahan Kas Kecil Perusahaan Atas Penambahan 

Sesuai dengan proses pencatatan diatas, bahwa sistem perubahan atas jumlah dana kas kecil yang dilakukan pada tanggal 28 Februari 2020 bisa kembali seperti semula setelah adanya jurnal penyesuaian yang dilakukan pada tanggal 2 Maret 2020.

Dalam hal ini, terdapat perubahan jumlah kas kecil yang mampu diakibatkan oleh dua hal jurnal pencatatan, yakni:

1. Penambahan Jumlah Kas Kecil

Saat suatu perusahaan menilai bahwa jumlah kas kecil nilainya terlalu rendah pada setiap pengeluaran biaya yang melebihi jumlah kas, maka perusahaan harus memutuskan menambah jumlah kas kecilnya.

Jadi, jika PT ABC menganggap bahwa jumlah kas kecil pada perusahaannya terlalu sedikit dan memutuskan untuk menambah dananya menjadi Rp15.000.000. maka cara pencatatan jurnal akuntansinya adalah sebagai berikut ini:

(D) Kas Kecil                           Rp8.000.000

(K) Kas                                     Rp7.000.000

2. Pengurangan Jumlah Kas Kecil

Untuk perusahaan yang menganggap bahwa jumlah kas kecilnya terlalu banyak karena biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan berada di bawah saldo kas kecil, maka perusahaan bisa memutuskan untuk mengurangi jumlah tersebut.

Dalam hal ini, jika PT ABC menganggap bahwa jumlah kas kecilnya ternyata terlalu besar dan memutuskan untuk mengurangi jumlahnya sebesar Rp5.000.000, maka penulisan jurnalnya adalah sebagai berikut

(D) Kas                                    Rp3.000.000

(K) Kas Kecil                            Rp8.000.000

Baca juga: Petty Cash Adalah Hal Penting dalam Akuntansi. Mari Pelajari Lebih Dalam!

Perbedaan Sistem Imprest dan Sistem Fluktuasi

Sistem imprest lebih terkontrol karena pencatatan hanya dilakukan saat pengisian kembali, sedangkan sistem fluktuasi lebih fleksibel namun bisa menimbulkan risiko kesalahan atau kebocoran dana.

Berikut penjelasan lengkapnya:

Sistem Imprest

Dana kas kecil selalu dijaga dalam jumlah tetap. Pengisian kembali dilakukan sesuai jumlah yang telah digunakan, bukan menambah dana baru.

Misalnya, jika dana awal Rp1.000.000 dan telah digunakan Rp700.000, maka pengisian kembali sebesar Rp700.000 agar jumlahnya kembali utuh.

Sistem Fluktuasi

Jumlah kas kecil tidak tetap. Pengisian kembali bisa melebihi atau kurang dari yang telah digunakan, tergantung kebutuhan dan keputusan manajemen.

Baca juga: Contoh Buku Kas dan Cara Sederhana dalam Membuatnya

Kesimpulan

Dengan adanya contoh buku kas kecil pada sistem imprest ini sangat penting untuk perusahaan, baik itu untuk perusahaan berskala kecil, menengah maupun besar.

Pada perusahaan besar, mereka tentunya sudah memiliki pemasukan dan pengeluaran kas yang jumlahnya besar, sehingga bentuk pengelolaannya harus bisa disesuaikan secara lebih sistematis dan juga harus lebih teliti.

Untuk itu, disarankan untuk bisa mengelola dana kas kecil secara baik dan benar, salah satunya adalah dengan menggunakan sistem imprest yang sudah kita bahas bersama diatas.

Pun sama halnya dengan perusahaan kecil, mereka juga harus mampu mengelola dana kas kecilnya dengan rapi dan teliti, karena perusahaan kecil biasanya lebih mengandalkan kasnya berupa uang tunai.

Agar seluruh transaksi bisa dilakukan secara lancar dan seluruh proses pencatatan dilakukan dengan rapi, maka perusahaan bisa mengelolanya melalui proses rekonsiliasi bank.

Sehingga, seluruh kesalahan dalam pencatatan dan penyesuaian laporan keuangan bisa diminimalisir.

Nah, agar lebih mudah dalam mengelola laporan keuangan tersebut, Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang mampu membantu Anda dalam mengelola keuangan secara lebih mudah dan praktis.

Accurate online juga memiliki tampilan yang sederhana sehingga akan memudahkan Anda dalam membuat berbagai laporan keuangan perusahaan, bahkan oleh Anda yang tidak memiliki background akuntansi sekalipun.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: