Poin penting
- Orderan fiktif adalah pesanan palsu yang dibuat oleh pihak tidak bertanggung jawab yang merugikan pengemudi dan pemilik toko.
- Orderan fiktif memberikan dampak buruk bagi bisnis karena menyebabkan bahan baku terbuang, waktu karyawan tersita, hingga gangguan pelayanan.
- Ciri-ciri pesanan fiktif dapat dikenali dari kombinasi indikator seperti alamat tidak jelas, pelanggan sulit dihubungi, nominal tidak wajar, waktu pemesanan tidak lazim.
- Cara menghindari orderan fiktif dapat dilakukan dengan memeriksa detail order, melakukan konfirmasi, menggunakan kanal resmi platform, hingga memverifikasi pembayaran.
Bayangkan sebuah restoran baru saja menerima pesanan makanan dalam jumlah cukup besar dari layanan pesan-antar online.
Pesanan langsung diproses, bahan baku digunakan, makanan dimasak, lalu dikemas untuk diambil driver.
Namun, setelah semuanya siap, pelanggan ternyata tidak dapat dihubungi dan pesanan tidak pernah sampai kepada orang yang benar-benar berniat membeli.
Situasi seperti ini dikenal sebagai pesanan fiktif atau orderan fiktif. Bagi bisnis kuliner yang mengandalkan layanan pesan-antar, order palsu bukan sekadar pesanan yang dibatalkan.
Jika tidak ditangani dengan baik, kondisi tersebut dapat menyebabkan bahan baku terbuang, waktu operasional tersita, hingga menimbulkan kerugian.
Karena itu, pemilik bisnis yang menerima pesanan online perlu mengetahui ciri-ciri pesanan fiktif, dampaknya bagi bisnis, serta cara menghindari order palsu.
Dengan mengenali pola yang mencurigakan sejak awal, risiko kerugian dapat diminimalkan.
Apa itu orderan fiktif?
Orderan fiktif adalah pesanan yang dibuat oleh seseorang tanpa niat untuk benar-benar membeli produk atau menggunakan layanan yang dipesan.
Dalam konteks bisnis kuliner, order fiktif biasanya dilakukan melalui platform pesan-antar makanan dan dapat merugikan merchant maupun driver.
Modusnya dapat berbeda-beda, tetapi umumnya melibatkan data pelanggan yang mencurigakan, alamat yang tidak jelas, nominal pesanan yang tidak wajar, atau pelanggan yang sulit dihubungi.
Beberapa pola yang perlu diperhatikan antara lain pesanan dengan nominal besar, metode COD, alamat yang tidak detail, identitas yang tidak wajar, serta pelanggan yang tidak responsif.
Pesanan fiktif juga tidak selalu hanya merugikan restoran. Dalam beberapa modus, pelaku dapat menggunakan alamat dan identitas korban untuk membuat pesanan sehingga korban yang menerima barang merasa tidak pernah melakukan pemesanan.
Karena itu, kewaspadaan diperlukan baik dari sisi merchant, driver, maupun pelanggan.
Baca juga: Cara Daftar GoFood untuk Usaha Rumahan, Lengkap + Syaratnya
Dampak orderan fiktif bagi bisnis
Orderan fiktif dapat memberikan dampak langsung terhadap operasional bisnis, terutama bagi restoran dan kafe yang harus menyiapkan produk setelah pesanan masuk.
Berikut beberapa kerugian yang perlu diperhatikan:
1. Bahan baku terbuang
Ketika pesanan sudah diproses, restoran biasanya telah menggunakan bahan baku untuk membuat makanan.
Jika pelanggan ternyata tidak mengambil atau membayar pesanan tersebut, bahan yang sudah digunakan berpotensi terbuang.
Semakin besar jumlah pesanan, semakin besar pula potensi kerugiannya. Kondisi ini tentu menjadi masalah bagi bisnis yang memiliki margin keuntungan cukup tipis.
2. Waktu karyawan terbuang
Pesanan palsu juga membuat karyawan menghabiskan waktu untuk menyiapkan makanan yang sebenarnya tidak diperlukan.
Padahal, pada jam sibuk, waktu tersebut seharusnya dapat digunakan untuk melayani pelanggan lain. Akibatnya, produktivitas tim dapat ikut terganggu.
3. Meningkatkan biaya operasional
Selain bahan baku, bisnis juga mengeluarkan biaya untuk tenaga kerja, kemasan, listrik, dan kebutuhan operasional lainnya.
Jika order fiktif terjadi berulang kali, biaya yang tampak kecil pada satu transaksi dapat menjadi kerugian yang cukup besar apabila diakumulasikan.
4. Mengganggu proses pelayanan
Order palsu yang masuk pada waktu sibuk dapat membuat dapur dan kasir semakin terbebani.
Karyawan harus memproses pesanan tersebut seperti pesanan biasa sebelum menyadari adanya masalah.
Kondisi ini berpotensi memperlambat pesanan pelanggan lain dan menurunkan efisiensi operasional.
5. Berpotensi memengaruhi rating dan reputasi
Dalam kondisi tertentu, pesanan yang bermasalah dapat berujung pada pembatalan atau pengalaman buruk bagi pihak lain yang terlibat.
Baca juga: Shoplifting: Pengertian, Dampak, Cara Mencegahnya
Ciri-ciri orderan fiktif yang perlu diwaspadai
Tidak semua pesanan dengan karakteristik berikut pasti merupakan order palsu.
Namun, jika beberapa tanda muncul secara bersamaan, sebaiknya Anda melakukan pemeriksaan lebih lanjut sebelum memproses pesanan.
1. Alamat pengiriman tidak jelas
Alamat yang tidak lengkap atau sulit ditemukan merupakan salah satu tanda yang patut diperhatikan.
Contohnya, pelanggan hanya mencantumkan nama jalan tanpa nomor rumah, detail lokasi, atau petunjuk yang memadai.
Alamat yang tidak jelas juga menjadi salah satu indikator order mencurigakan yang sering disebut dalam panduan mengenai pesanan fiktif.
2. Pelanggan sulit dihubungi
Ciri lainnya adalah pelanggan tidak merespons chat atau panggilan ketika ada informasi yang perlu dikonfirmasi.
Kondisi ini menjadi semakin mencurigakan apabila pelanggan sama sekali tidak dapat dihubungi setelah makanan selesai dibuat.
Namun, perlu diingat bahwa pelanggan yang lambat merespons belum tentu melakukan penipuan, sehingga jangan langsung mengambil kesimpulan hanya berdasarkan satu indikator.
3. Nominal pesanan tidak wajar
Perhatikan pesanan dengan nilai yang sangat besar atau pola pembelian yang tidak biasa dibandingkan karakteristik bisnis Anda.
Misalnya, sebuah akun tiba-tiba memesan produk dalam jumlah sangat banyak dengan metode pembayaran atau kondisi pengiriman yang tidak biasa.
Nominal pesanan yang tidak wajar termasuk salah satu pola yang perlu diwaspadai dalam order fiktif.
4. Waktu pemesanan tidak lazim
Pesanan yang masuk pada waktu tertentu, seperti tengah malam atau saat operasional hampir selesai, patut diperiksa lebih teliti apabila disertai indikator mencurigakan lainnya.
Waktu pemesanan saja tidak cukup untuk membuktikan bahwa suatu order adalah fiktif.
Namun, pola waktu yang tidak biasa dapat menjadi salah satu bahan pertimbangan ketika digabungkan dengan ciri lainnya.
5. Identitas pelanggan terlihat tidak wajar
Nama akun yang terlihat acak, tidak lazim, atau berbeda dengan informasi penerima dapat menjadi tanda yang perlu diperhatikan.
Beberapa panduan mengenai order fiktif juga menyebut penggunaan nama samaran atau identitas yang mencurigakan sebagai salah satu indikator yang perlu diwaspadai.
6. Pelanggan sering mengubah informasi pesanan
Perubahan alamat, tujuan, atau instruksi pengiriman secara tiba-tiba dapat menjadi tanda mencurigakan, terutama jika perubahan tersebut dilakukan setelah pesanan diproses.
Karena itu, pastikan setiap perubahan pesanan tetap dilakukan melalui prosedur dan kanal resmi platform yang digunakan.
7. Pesanan memiliki pola yang tidak masuk akal
Anda juga perlu memperhatikan kombinasi beberapa faktor sekaligus, seperti nominal besar, alamat tidak jelas, pelanggan tidak merespons, dan waktu pemesanan yang tidak biasa.
Semakin banyak indikator yang muncul bersamaan, semakin penting bagi merchant untuk melakukan verifikasi dan mengikuti prosedur penanganan yang disediakan platform.
Baca juga: Rekomendasi Aplikasi Kasir Terbaik untuk Bisnis di Indonesia
Cara menghindari orderan fiktif
Mengenali ciri-ciri order palsu memang penting, tetapi bisnis juga perlu memiliki prosedur untuk mengurangi risikonya. Berikut beberapa cara yang dapat diterapkan.
1. Periksa detail pesanan sebelum diproses
Biasakan staf memeriksa informasi pesanan sebelum mulai menyiapkan makanan. Perhatikan nama pelanggan, alamat, jumlah pesanan, metode pembayaran, dan catatan yang diberikan.
Proses pemeriksaan sederhana ini dapat membantu staf menemukan kejanggalan lebih awal.
2. Lakukan konfirmasi jika ada kejanggalan
Jika pesanan memiliki informasi yang tidak jelas, lakukan konfirmasi melalui kanal komunikasi yang tersedia di platform.
Jangan terburu-buru mengambil kesimpulan bahwa pesanan tersebut palsu hanya karena memiliki satu ciri mencurigakan. Konfirmasi terlebih dahulu untuk memastikan informasi pesanan.
3. Gunakan kanal resmi platform
Hindari mengikuti instruksi yang meminta Anda melakukan pembayaran, transfer, atau memberikan informasi sensitif di luar prosedur resmi platform.
Jika terdapat permintaan yang terasa tidak wajar, gunakan fitur bantuan atau pelaporan yang disediakan platform untuk mendapatkan arahan.
4. Jangan mudah percaya pada bukti pembayaran dari pelanggan
Apabila pembayaran seharusnya dilakukan melalui sistem platform, pastikan status pembayaran benar-benar terkonfirmasi di sistem tersebut.
Jangan menjadikan screenshot atau bukti pembayaran yang dikirim melalui chat sebagai satu-satunya dasar untuk menganggap transaksi telah berhasil.
5. Buat SOP penanganan order mencurigakan
Restoran dan kafe sebaiknya memiliki SOP pesanan online yang menjelaskan apa yang harus dilakukan ketika staf menemukan order mencurigakan.
Misalnya, staf dapat diarahkan untuk memeriksa detail pesanan, melakukan konfirmasi, menunda proses tertentu jika memungkinkan, dan melaporkan masalah melalui kanal resmi platform.
Dengan SOP yang jelas, karyawan tidak perlu mengambil keputusan secara sembarangan ketika menghadapi pesanan yang berpotensi fiktif.
6. Catat pesanan yang bermasalah
Simpan informasi mengenai pesanan yang pernah terindikasi sebagai order fiktif, termasuk waktu, nominal, pola pesanan, dan masalah yang terjadi.
Data tersebut dapat membantu Anda menemukan pola apabila kejadian serupa terjadi berulang kali.
7. Gunakan sistem kasir yang terorganisasi
Semakin banyak kanal penjualan yang digunakan, semakin penting bagi bisnis memiliki sistem pencatatan transaksi yang rapi.
Sistem kasir dapat membantu bisnis mengelola transaksi, pesanan, pembayaran, dan data penjualan dalam satu sistem sehingga staf tidak perlu melakukan pencatatan berulang secara manual.
Baca juga: SOP Kasir Restoran dan Cafe: Tugas dan Contohnya
Kelola pesanan bisnis lebih mudah dengan Sistem Kasir Accurate POS
Pesanan online dapat membantu restoran dan kafe menjangkau lebih banyak pelanggan.
Namun, semakin banyak transaksi yang masuk, semakin penting pula bisnis memiliki sistem yang dapat membantu mengelola pesanan dan operasional secara teratur.
Accurate POS dapat membantu bisnis mengelola transaksi penjualan, memantau stok, serta melihat laporan keuangan secara real-time dari satu aplikasi.
Accurate POS juga mendukung kebutuhan bisnis F&B melalui fitur seperti menu modifier, kitchen printer, dan table management, sehingga proses pesanan dapat dikelola dengan lebih terstruktur.
Integrasi printer juga memungkinkan pesanan, struk, dan kitchen order dicetak secara otomatis sehingga informasi pesanan dapat langsung diteruskan ke area yang membutuhkan.
Dengan pencatatan yang lebih terorganisasi, Anda dapat lebih mudah memantau transaksi yang masuk dan menjalankan SOP pemeriksaan pesanan sebelum makanan diproses.
Sistem kasir tentu tidak dapat secara otomatis menentukan apakah sebuah pesanan merupakan pesanan fiktif, tetapi pencatatan yang rapi dapat membantu tim bekerja lebih terstruktur dan mengurangi kesalahan operasional.
