Memilih sistem point of sale (POS) yang tepat bisa menjadi keputusan penting untuk bisnis Anda. Saat ini, ada dua pilihan utama yang sering dipertimbangkan: POS cloud dan POS on-premise.
Keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, sehingga Anda perlu mempertimbangkan berbagai faktor sebelum memutuskan.
POS cloud menawarkan fleksibilitas akses dari mana saja dengan koneksi internet, sementara POS on-premise memberikan kontrol penuh atas data dan sistem.
Biaya implementasi, keamanan data, kemudahan maintenance, dan skalabilitas menjadi pertimbangan utama dalam memilih antara kedua opsi tersebut.
Setiap jenis POS memiliki karakteristik yang unik. POS cloud cocok untuk bisnis dengan multiple outlet atau tim yang sering berpindah lokasi.
Sebaliknya, POS on-premise lebih sesuai untuk bisnis dengan kebutuhan kustomisasi tinggi dan kontrol ketat terhadap data sensitif.
Artikel lengkap ini akan membahas perbandingan detail antara POS cloud dan on-premise dari berbagai aspek.
Anda akan mendapatkan informasi yanag jelas untuk menentukan pilihan terbaik sesuai kebutuhan bisnis. Mari kita telusuri lebih dalam karakteristik, keunggulan, dan tantangan masing-masing sistem POS untuk membantu Anda membuat keputusan tepat.
Definisi POS cloud vs on-premise
1. Pengertian Cloud POS (Point of Sale)
Cloud POS (Point of Sale) merupakan sistem manajemen penjualan dan inventaris berbasis komputasi awan.
Sistem tersebut memungkinkan Anda untuk melacak dan mengelola transaksi penjualan, stok barang, pelanggan, serta laporan keuangan dalam satu platform terpusat.
Data dan informasi terkait bisnis Anda akan tersimpan secara online dan dapat diakses oleh Anda atau staf berwenang dari mana saja dan kapan saja.
Berbeda dengan sistem POS tradisional, cloud POS beroperasi dengan menyimpan data penjualan, inventaris, dan informasi pelanggan di server cloud.
Akses dilakukan melalui perangkat yang terhubung internet seperti komputer, tablet, atau smartphone.
Ketika transaksi dilakukan, data akan dikirim secara real-time ke server cloud dimana seluruh informasi diproses dan disimpan dengan aman.
2. Definisi POS On-Premise
POS on-premise adalah sistem dimana perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) dikelola secara langsung oleh perusahaan di lokasi fisik mereka.
Dalam model tersebut, infrastruktur akan disimpan dan dikelola di kantor atau data center perusahaan.
Perusahaan memiliki kontrol penuh atas data dan sistemnya, dengan segala bentuk perubahan, penyesuaian, atau penambahan fitur dapat dilakukan sesuai kebijakan internal tanpa bergantung pada pihak ketiga.
Sistem on-premise menawarkan kontrol yang lebih dibandingkan solusi cloud karena perusahaan mengelola server dan konfigurasi software mereka sendiri.
Solusi tersebut cocok untuk industri dengan regulasi yang ketat dan memerlukan kustomisasi tinggi untuk aplikasi dan layanan khusus.
Perbedaan Utama Cloud POS vs On-Premise
1. Aksesibilitas dan Fleksibilitas
Cloud POS memungkinkan Anda untuk mengaksesnya dari mana saja selama ada koneksi internet, sehingga mampu memberikan fleksibilitas yang tinggi.
Sistem di dalamnya dapat diakses melalui berbagai perangkat seperti komputer, tablet, atau smartphone.
Sebaliknya, POS on-premise memiliki aksesibilitas yang terbatas dimana pengguna hanya dapat mengakses sistem dari dalam perusahaan atau melalui jaringan internal terkonfigurasi.
2. Struktur Biaya
Cloud POS umumnya memiliki biaya awal yang lebih rendah dengan model berlangganan (subscription). Anda hanya membayar sesuai sumber daya komputasi digunakan (pay-per-use).
Sementara POS on-premise membutuhkan investasi awal yang besar untuk pengadaan perangkat keras, perangkat lunak, serta biaya pemeliharaan dan operasional berkelanjutan.
3. Keamanan Data
POS on-premise memberikan kontrol penuh atas keamanan data dimana perusahaan bertanggung jawab sepenuhnya atas perlindungan data mulai dari firewall, enkripsi, hingga pengelolaan akses pengguna.
Cloud POS mempercayakan keamanan data kepada penyedia layanan cloud dengan standar keamanan tinggi termasuk enkripsi data dan perlindungan dari serangan siber.
4. Pemeliharaan Sistem
Sistem cloud POS akan melakukan update software secara otomatis, sehingga memastikan Anda untuk selalu menggunakan versi terbaru dengan fitur-fitur terkini. Maintenance akan ditangani oleh penyedia layanan cloud.
Sebaliknya, mengelola sistem on-premise memerlukan tim IT internal yang bertanggung jawab atas maintenance, update, serta troubleshooting sistem.
Baca juga: Begini Cara POS Membantu UMKM Tumbuh Lebih Cepat!
Kelebihan dan kekurangan POS cloud vs on-premise
1. Kelebihan POS Cloud
Sistem POS cloud menawarkan fleksibilitas akses dari berbagai lokasi dan perangkat. Anda dapat mengakses data penjualan secara real-time melalui komputer, tablet, atau smartphone selama terhubung internet.
Biaya implementasinya juga lebih rendah karena tidak memerlukan investasi perangkat keras besar di awal. Model berlangganan ini memungkinkan pembayaran sesuai kebutuhan dan jumlah pengguna.
Maintenance sistem juga ditangani otomatis oleh penyedia layanan, termasuk backup data dan pembaruan software. Skalabilitas yang mudah disesuaikan dengan pertumbuhan bisnis tanpa membeli perangkat tambahan.
2. Kekurangan POS Cloud
Ketergantungan pada koneksi internet menjadi kelemahan utama sistem POS cloud. Gangguan jaringan dapat menghentikan operasional bisnis sementara.
Kontrol data yang terbatas karena informasi disimpan di server penyedia layanan. Risiko downtime dari penyedia dapat mempengaruhi seluruh pengguna secara bersamaan.
Biaya berlangganan berkelanjutan juga dapat menjadi beban jangka panjang.
1. Kelebihan POS On-Premise
Sistem POS on-premise memberikan kontrol penuh atas data dan infrastruktur. Keamanan data lebih terjamin karena informasi tersimpan di lingkungan perusahaan sendiri.
Performa akan lebih konsisten tanpa bergantung pada kualitas koneksi internet. Kustomisasi sistem dapat dilakukan sesuai kebutuhan spesifik bisnis. Tidak ada biaya berlangganan bulanan atau tahunan.
Kekurangan POS On-Premise
Investasi awal besar diperlukan untuk pengadaan perangkat keras, software, dan infrastruktur pendukung. Tim IT khusus dibutuhkan untuk mengelola pemeliharaan dan keamanan sistem.
Aksespun terbatas hanya dari lokasi tertentu kecuali menggunakan solusi jaringan kompleks.
Skalabilitas ini memerlukan investasi tambahan perangkat keras. Risiko kehilangan data juga akan semakin tinggi jika tidak ada sistem backup yang memadai.
Baca juga: Pengertian Cloud POS dan Keunguulannya untuk Bisnis
Tips memilih POS cloud vs on-premise sesuai kebutuhan
1. Evaluasi ukuran dan skala bisnis Anda
Skala bisnis menjadi faktor penentu utama dalam memilih sistem POS (point of sale). Bisnis berskala kecil dengan sumber daya terbatas cenderung lebih cocok menggunakan sistem cloud karena biaya awal lebih rendah dan kemudahan pengelolaan.
Sebaliknya, perusahaan besar dengan kebutuhan yang kompleks dapat mempertimbangkan solusi on-premise untuk mendapatkan kontrol dan kustomisasi lebih tinggi.
Pertimbangkan juga rencana ekspansi bisnis ke depan, apakah memerlukan penambahan cabang atau outlet baru secara berkala.
2. Pertimbangkan anggaran dan struktur biaya
Aspek finansial memainkan peran penting dalam keputusan sistem POS (point of sale)
Sistem on-premise membutuhkan investasi awal besar untuk pengadaan perangkat keras, perangkat lunak, serta biaya pemeliharaan dan operasional berkelanjutan.
Sementara itu, solusi cloud lebih fleksibel dengan model berlangganan pay-as-you-go, sehingga memungkinkan Anda untuk membayar sesuai kapasitas atau fitur digunakan.
Evaluasi juga kemampuan cash flow dan preferensi struktur biaya jangka panjang versus investasi awal tinggi.
3. Analisis kebutuhan aksesibilitas dan mobilitas
Kebutuhan akses sistem dari berbagai lokasi menjadi pertimbangan penting. Sistem POS (point of sale) berbasis cloud memungkinkan akses dari mana saja selama ada koneksi internet, sangat cocok untuk bisnis dengan tim remote atau multiple outlet.
Solusi on-premise memiliki aksesibilitas yang terbatas, hanya dapat diakses dari dalam perusahaan atau melalui jaringan internal terkonfigurasi.
Pertimbangkanlah apakah Anda memerlukan fleksibilitas akses real-time dari berbagai perangkat dan lokasi.
4. Tentukan tingkat kontrol dan kustomisasi dibutuhkan
Kebutuhan kontrol terhadap data dan sistem menjadi faktor krusial. Sistem on-premise menawarkan kontrol penuh terhadap hardware, software, dan data tersimpan, memudahkan konfigurasi khusus sesuai kebutuhan spesifik.
Solusi cloud mampu memberikan kontrol terbatas karena aspek teknis ditangani penyedia layanan sebagai pihak ketiga. Bisnis dengan regulasi ketat atau kebutuhan kustomisasi tinggi lebih cocok memilih on-premise.
5. Evaluasi kapasitas teknis internal
Kemampuan tim IT internal akan menentukan kelayakan pengelolaan sistem POS (point of sale). Sistem on-premise memerlukan tim IT khusus untuk instalasi, pemeliharaan, pembaruan, dan troubleshooting.
Sebaliknya, solusi cloud umumnya lebih mudah dikelola karena penyedia layanan menangani sebagian besar aspek teknis.
Pertimbangkanlah ketersediaan sumber daya internal atau kebutuhan dukungan IT eksternal dalam mengoperasikan sistem.
6. Pertimbangkan faktor keamanan dan compliance
Keamanan data menjadi prioritas utama dalam memilih sistem POS (point of sale). Solusi on-premise menawarkan tingkat keamanan lebih tinggi dengan menjaga data sensitif di infrastruktur perusahaan sendiri.
Penyedia layanan cloud saat ini telah menerapkan standar keamanan tinggi, namun data akan tersimpan di server eksternal.
Lakukanlah juga evaluasi persyaratan compliance industri dan tingkat sensitivitas data bisnis Anda untuk menentukan model keamanan paling sesuai.
Baca juga: 8 Rekomendasi Aplikasi POS dengan Table Management
Penutup
Memilih sistem POS (point of sale) tepat antara cloud dan on-premise memerlukan pertimbangan mendalam sesuai kebutuhan bisnis Anda.
Sistem POS (point of sale) berbasis cloud menawarkan fleksibilitas akses dari berbagai lokasi dengan biaya awal lebih rendah melalui model berlangganan.
Keunggulan utamanya meliputi skalabilitas mudah, maintenance otomatis, dan kemampuan akses real-time dari perangkat apapun selama terhubung internet.
Sebaliknya, sistem POS on-premise memberikan kontrol penuh atas data dan infrastruktur dengan kemampuan kustomisasi tinggi.
Solusi tersebut cocok untuk bisnis dengan kebutuhan keamanan ketat dan regulasi khusus, meskipun memerlukan investasi awal besar serta tim IT internal untuk pemeliharaan.
Pertimbangan utama dalam memilihnya adalah skala bisnis, anggaran tersedia, kebutuhan aksesibilitas, tingkat kontrol data, dan kapasitas teknis internal.
Bisnis kecil cenderung lebih cocok dengan solusi cloud, sementara perusahaan besar dengan kebutuhan kompleks dapat mempertimbangkan on-premise.
Nah, Accurate POS hadir sebagai solusi kasir digital terdepan dengan integrasi penuh ke sistem pembukuan Accurate Online.
Aplikasi berbasis cloud tersebut menyediakan fitur lengkap mulai dari barcode scanner, manajemen stok real-time, hingga 200+ laporan siap pakai.
Dengan kemampuan operasional online dan offline, Accurate POS cocok untuk berbagai jenis bisnis dari retail, F&B, hingga jasa.
Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda sekarang juga dengan klik gambar di bawah dan rasakan kemudahan mengelola penjualan bersama Accurate POS!
Referensi:
