Apa Itu Business Continuity Plan? Mari Ketahui Lebih Jauh!

Kita jarang mendapat pemberitahuan sebelum bencana melanda setiap bisnis. Meskipun kita membuat rencana yang mendetail, banyak hal bisa salah; setiap insiden unik dan terungkap dengan cara yang tidak terduga. Di sinilah business continuity plan berperan.

Untuk memberi organisasi  bisnis Anda kesempatan terbaik melewatkan masa sulit, Anda perlu meletakkan rencana yang terkini dan teruji di tangan semua personel yang bertanggung jawab untuk melaksanakan bagian mana pun dari rencana itu.

Kurangnya rencana tidak hanya berarti organisasi Anda akan membutuhkan waktu lebih lama dari yang diperlukan untuk pulih dari suatu peristiwa atau insiden. Anda bisa keluar dari bisnis untuk selamanya.

Ingin menngetahui lebih jauh tentang business continuity plan lebih jauh?

Apa itu Business Continuity Plan?

Business continuity plan (BCP) atau Perencanaan kelangsungan bisnis adalah dokumen yang menguraikan bagaimana bisnis akan terus beroperasi selama gangguan layanan yang tidak direncanakan.

Ini adalah perencanaan yang lebih komprehensif daripada rencana pemulihan bencana dan berisi kemungkinan untuk proses bisnis, aset, sumber daya manusia, dan mitra bisnis – setiap aspek bisnis yang mungkin terpengaruh.

Paket  rencana biasanya berisi daftar periksa yang mencakup persediaan dan peralatan, cadangan data, dan lokasi cadangan. Rencana juga dapat mengidentifikasi administrator rencana dan menyertakan informasi kontak untuk perespon darurat, personel kunci dan penyedia situs cadangan.

Rencana dapat memberikan strategi terperinci tentang bagaimana operasi bisnis dapat dipertahankan untuk pemadaman jangka pendek dan jangka panjang.

Komponen utama dari Business continuity plan (BCP) adalah rencana pemulihan bencana yang berisi strategi untuk menangani gangguan TI pada jaringan, server, komputer pribadi, dan perangkat seluler.

Rencana tersebut harus mencakup bagaimana membangun kembali produktivitas kantor dan perangkat lunak perusahaan sehingga kebutuhan bisnis utama dapat dipenuhi. Solusi manual harus diuraikan dalam rencana, sehingga pengoperasian dapat berlanjut hingga sistem komputer dapat dipulihkan.

Ada tiga aspek utama rencana kesinambungan bisnis untuk aplikasi dan proses utama:

Ketersediaan tinggi: Sediakan kemampuan dan proses sehingga bisnis memiliki akses ke aplikasi terlepas dari kegagalan lokal. Kegagalan ini mungkin terjadi dalam proses bisnis, dalam fasilitas fisik atau dalam perangkat keras atau perangkat lunak TI.

Operasi berkelanjutan: Menjaga kemampuan untuk menjaga segala sesuatunya berjalan selama gangguan, serta selama pemadaman yang direncanakan seperti pencadangan terjadwal atau pemeliharaan terencana.

Pemulihan bencana: Tetapkan cara untuk memulihkan pusat data di situs berbeda jika bencana menghancurkan situs utama atau membuatnya tidak dapat dioperasikan.

Baca juga: Tanggung Jawab Sosial Perusahaan: Pengertian dan Contohnya

Mengapa Business Continuity Plan itu Penting?

Perencanaan kesinambungan bisnis tidak hanya bagus untuk dimiliki; ini penting untuk setiap bisnis, dan gangguan bisa jadi mahal.

Kami membicarakan apa saja, mulai dari serangan DDoS yang membuat situs Anda offline pada sore hari, kebakaran gudang yang mengakibatkan hilangnya produk secara massal, hingga gangguan rantai pasokan yang membuat produk Anda tidak sampai ke tangan Anda tepat waktu.

Tidak adanya rencana untuk memulai tanggap darurat dapat menyebabkan kerugian finansial, hilangnya kepercayaan konsumen (dan anggota tim), dan memengaruhi reputasi merek Anda. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari memiliki rencana kontinuitas.

1. Menjaga operasi bisnis.

Jika Anda dapat menjaga agar operasi bisnis Anda tetap berjalan melalui krisis, Anda dapat mengurangi kerugian finansial dan mengirim pesan stabilitas kepada anggota tim dan pelanggan Anda. Memiliki kemitraan yang kuat dengan fungsi sumber daya manusia Anda akan menjadi penting di sini.

2. Bangun kepercayaan pelanggan.

Pelanggan Anda ingin tahu bahwa Anda dapat menanggapi apa pun, sehingga mereka dapat terus mengharapkan layanan dari merek Anda yang biasa mereka terima. Dalam situasi bencana, konsumen sering kali melihat merek favorit mereka untuk melihat bagaimana mereka bereaksi di panggung publik dan bagaimana mereka mampu menghadapi badai internal.

Baca juga: Visual Merchandising: Pengertian, Fungsi, Jenis dan Tips Melakukannya

3. Pertahankan merek dan reputasi Anda.

Bencana dan gangguan skala besar kemungkinan besar akan menjadi umpan media, jadi kecil kemungkinan Anda akan mendapatkan kesempatan untuk mengikuti rencana Anda secara diam-diam. Dunia akan mengawasi. Merek yang tampak siap dan mampu tampil dengan kekuatan, konsistensi, dan keanggunan akan membuktikan ketahanan mereka kepada konsumen.

4. Lindungi rantai pasokan Anda.

Rantai pasokan adalah contoh bagus dari pepatah, “Jangan menaruh semua telur Anda dalam satu keranjang.” Gangguan rantai pasokan sering terjadi karena ada banyak hal yang dapat terjadi. Pandemi dapat menutup fasilitas manufaktur, misalnya. Atau bencana alam dapat melumpuhkan transportasi di wilayah geografis yang penting. Rencana yang baik akan menetapkan opsi yang sudah diperiksa untuk menghindari masalah rantai pasokan.

5. Mendapatkan keunggulan kompetitif.

Dalam kasus di mana banyak bisnis terpengaruh oleh gangguan, kemampuan Anda untuk menjalankan bisnis kembali akan sangat membantu dalam menunjukkan kepada konsumen bahwa merek Anda adalah yang terbaik.

Di masa bencana, konsumen juga mengamati merek dengan cermat untuk melihat bagaimana mereka akan bereaksi. Tindakan yang cepat namun tepat akan membangun kepercayaan pada merek Anda, memberi Anda keunggulan dari pesaing Anda.

6. Mengurangi risiko keuangan.

Mengetahui apa yang harus dilakukan dengan cepat jika terjadi gangguan bisnis adalah bagian penting dari manajemen risiko. Semakin lama downtime, semakin besar potensi kerugian finansial. Namun dengan rencana yang tepat untuk mengambil dengan cepat dan memulihkan fungsionalitas yang paling Anda butuhkan, Anda dapat meminimalkan kerugian Anda seminimal mungkin.

Baca juga: 6 Cara Meningkatkan Penjualan Bisnis dengan Strategi Pre Order

Ancaman Teratas bagi Kelangsungan Bisnis

Bergantung pada bisnis dan tingkat risiko Anda, setiap merek akan memiliki ancaman utama yang berbeda terhadap bisnis seperti biasa. Itulah mengapa penilaian risiko sebelum menyusun rencana kesinambungan bisnis dapat sangat membantu.

Meskipun Anda harus memiliki rencana untuk setiap kemungkinan hasil, ancaman berikut adalah pengganggu bisnis yang paling umum untuk diperhatikan.

1. Pandemi global.

Seperti saat ini, pandemi dapat merusak rencana bisnis Anda dari semua sudut dan arah. Dengan warga yang dipaksa untuk tinggal di rumah dan melakukan pekerjaan sebanyak mungkin dari sana, meningkatkan permintaan untuk barang-barang tertentu, dan penurunan pasokan karena penghentian pabrik atau gangguan di seluruh rantai pasokan.

Salah satu rencana terpenting yang harus dilakukan jika Anda takut akan pandemi global adalah bagaimana karyawan Anda akan berkomunikasi satu sama lain dan melakukan bisnis yang diperlukan di luar kantor. Penting juga untuk memiliki opsi terkait pasokan jika rantai pasokan Anda terganggu.

2. Bencana alam.

Bencana alam mengacu pada segala hal yang berhubungan dengan cuaca – tornado, badai, tsunami, dll. – atau fenomena alam lainnya seperti gempa bumi, kebakaran hutan, dan letusan gunung berapi.

Beberapa jenis bencana ini sulit untuk diprediksi dan dapat terjadi dalam hitungan detik. Mereka dapat menyebabkan kerusakan parah pada struktur fisik dan apa pun di dalamnya, serta mengganggu rantai pasokan melalui area yang terkena dampak.

3. Pemadaman listrik.

Hilangnya pembangkit listrik, jalur komunikasi, atau pemadaman air dapat menyebabkan gangguan parah pada operasi sehari-hari, berpotensi merusak aset fisik, dan kehilangan produktivitas dan layanan.

4. Keamanan Siber.

Serangan dunia maya adalah serangan berbasis komputer apa pun terhadap aset teknis. Contoh serangan cyber termasuk serangan ransomware, pencurian data, injeksi SQL, dan serangan penolakan layanan terdistribusi (DDoS).

Ini akan meningkatkan risiko infrastruktur teknis Anda yang akan memiliki fungsi terbatas hingga masalah teratasi. Paling buruk, jika Anda tidak memiliki cadangan data, Anda berpotensi kehilangan akses ke semua data bisnis Anda.

Baca juga: Business Model Canvas: Pengertian, Elemen dan Fungsinya Bagi Bisnis

4 Karakteristik yang Harus Diperhatikan dalam Membuat Business Continuity Plan

Anda mungkin dapat menghindari beberapa gangguan besar, tetapi selalu ada ruang untuk hal yang tidak terduga. Itulah mengapa Anda membutuhkan rencana yang solid untuk memulihkan bisnis Anda setelah bencana melanda.

1. Komprehensif

Anda mungkin tidak akan pernah bisa merencanakan setiap kemungkinan gangguan atau kombinasinya – tetapi perencanaan ini patut dicoba. Jangan berasumsi bahwa rencana pertama Anda akan berhasil. Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki rencana cadangan, dan plan cadangan untuk setiap rencana cadangan Anda. Pertimbangkan setiap faktor yang dapat berperan, dan asumsikan bahwa semuanya akan salah di beberapa titik.

2. Realistis

Anda tidak ingin berada dalam situasi bencana dan menemukan bahwa rencana terbaik Anda sebenarnya tidak dapat dilakukan sesuai rencana. Bersikap realistis tentang rencana yang telah Anda susun dan pastikan bahwa rencana tersebut memiliki sebanyak mungkin rencana darurat.

3. Efisien

Bisnis itu rumit, jadi kami tidak akan duduk di sini dan mengatakan rencana kelangsungan bisnis Anda harus sederhana. Tetapi itu harus dapat dijalankan secara efisien dan dengan sumber daya yang Anda miliki. Tekanan dan ekspektasi ekstra pada saat bencana atau gangguan dapat membuat tugas-tugas rutin menjadi lebih sulit untuk diselesaikan. Pastikan ini diperhitungkan dalam rencana Anda.

4. Beradaptasi

Sisakan banyak ruang dalam rencana Anda untuk beradaptasi dengan momen, karena keadaan berubah – terkadang dalam hitungan menit. Rencana tersebut harus memperhitungkan pemantauan situasi secara konstan dan memberikan landasan yang baik untuk menjadi poros dalam menangani masalah yang dihadapi.

Baca juga: Ingin Memulai Bisnis Tanpa Modal? Berikut Tipsnya

5 Langkah dalam Membuat Business Continuity Plan yang Efektif

Jangan menunggu sampai bencana melanda untuk membuat rencana yang baik. Jika organisasi Anda belum memiliki rencana kesinambungan bisnis yang efektif, sekaranglah waktunya untuk membuatnya.

Upaya yang terlibat sangat sepadan dengan waktu Anda dan akan memberi perusahaan Anda peluang terbaik untuk bertahan hidup setelah peristiwa yang tidak terduga. Berikut adalah lima langkah yang terlibat dalam menetapkan Business Continuity Plan dasar untuk organisasi Anda.

1. Bentuk tim manajemen kelangsungan bisnis.

Tim kesinambungan bisnis organisasi Anda menerapkan dan menjalankan rencana kesinambungan bisnis. Susunan tim Anda bergantung pada ukuran perusahaan Anda dan bagaimana Anda berencana untuk meluncurkan program.

Minimal, tim kelangsungan bisnis Anda harus menyertakan manajer, asisten manajer, dan asisten administrasi dari setiap departemen.

Orang-orang ini akan mempersiapkan standar untuk proyek, melatih anggota tim tambahan, dan mengidentifikasi proses untuk membuat aliran proyek lebih lancar.

Jika organisasi Anda berukuran sedang atau besar, Anda sebaiknya menyertakan personel tambahan dalam tim dan membagi tanggung jawab yang sesuai. Setiap organisasi berbeda, tetapi secara umum, tim kesinambungan bisnis Anda harus memiliki setidaknya satu perwakilan dari setiap departemen.

2. Lakukan analisis dampak bisnis.

Setelah tim Anda berkumpul, langkah kedua dari perencanaan kesinambungan bisnis adalah memahami risiko operasional, keuangan, dan fisik perusahaan Anda jika terjadi gangguan. Anda dapat menentukan jenis risiko ini melalui “analisis dampak bisnis” atau business impact analysis (BIA).

Pada intinya, analisis dampak membantu organisasi mengidentifikasi risiko dan ancaman spesifik terhadap operasi, kinerja keuangan, reputasi, karyawan, dan rantai pasokan. BIA adalah titik awal yang bagus untuk identifikasi dan penilaian risiko.

Mintalah tim Anda melakukan brainstorming daftar risiko dan ancaman terhadap bisnis Anda. Setelah Anda membuat daftar potensi risiko bagi organisasi Anda, diskusikan bagaimana risiko tersebut dapat memengaruhi operasi.

Analisis dampak bisnis itu rumit dan biasanya memerlukan kuesioner yang komprehensif untuk mengumpulkan informasi yang Anda perlukan.

Contohnya Anda bisa membuat kuesioner analisis dampak bisnis, yang akan membantu Anda mengidentifikasi dengan lebih baik proses bisnis penting, saling ketergantungan di antara pemangku kepentingan, ketergantungan rantai pasokan, waktu minimum yang diperlukan untuk memulihkan operasi, dan staf minimum yang diperlukan untuk mendukung bisnis seperti biasa.

Setelah Anda menerima jawaban kuesioner yang lengkap, tinjau dan lakukan wawancara tindak lanjut untuk memvalidasi informasi dan mengisi kesenjangan pengetahuan.

Baca juga: Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Memulai Bisnis Kuliner

3. Identifikasi sumber daya yang dibutuhkan dengan analisis kesenjangan.

Saat ini, tim kesinambungan bisnis Anda telah melakukan analisis dampak, yang mengidentifikasi dan mendokumentasikan potensi risiko terhadap perusahaan Anda setelah terjadinya bencana.

Analisis Anda mungkin telah mengungkapkan perbedaan antara sumber daya yang Anda miliki dan sumber daya yang masih Anda butuhkan. Di sinilah tim Anda ingin melakukan “analisis kesenjangan”.

Analisis kesenjangan mengidentifikasi persyaratan pemulihan perusahaan versus sumber daya saat ini. Ini juga mengungkapkan opsi pemulihan dan strategi yang disepakati. Setelah analisis Anda selesai, Anda akan siap untuk mempelajari dan menerapkan strategi pemulihan.

4. Jelajahi dan terapkan strategi pemulihan.

Mengetahui risiko bagi organisasi Anda itu penting, tetapi mengetahui cara bereaksi dan memulihkan diri sangat penting untuk bangkit kembali setelah peristiwa yang tidak terduga.

Langkah keempat dari perencanaan kesinambungan bisnis hanya melakukan ini; ini mengidentifikasi strategi pemulihan untuk bisnis Anda dan menjelaskan cara menerapkannya.

Begitu bisnis Anda terkena dampak dan kerugian finansial mulai tumbuh, mungkin sulit untuk pulih tanpa rencana. Sebagai ilustrasi, diskusikan contoh pertanyaan berikut dengan tim Anda:

• Jika fasilitas kita atau peralatannya rusak, bagaimana kita akan terus memenuhi permintaan produk atau layanan?
• Apakah kita memiliki cara agar SDM, manufaktur, penjualan, dan personel pendukung aktif dan berjalan setelah bencana sehingga kita dapat terus menghasilkan uang?
• Jika fasilitas kami terkena dampak bencana alam, apakah karyawan akan bekerja dari rumah atau di lokasi alternatif?

Masalah seperti ini akan dibahas dalam rencana kelangsungan bisnis Anda. Untuk setiap skenario bencana yang dikumpulkan dalam analisis dampak bisnis Anda, diskusikan pertanyaan dan kekhawatiran apa pun yang mungkin Anda miliki terkait keadaan tersebut.

5. Menguji hasil, menyajikan rekomendasi, dan melakukan perbaikan.

Rencana kesinambungan bisnis tidak pernah benar-benar selesai, karena risiko dan persyaratan organisasi tidak pernah ditetapkan.

Sebaliknya, mereka berubah dan beradaptasi seiring pertumbuhan bisnis. Itu selalu merupakan ide yang baik untuk menguji rencana kesinambungan bisnis Anda untuk memastikannya efektif, mengamati hasil dan membuat rekomendasi untuk perbaikan.

Subjek kelangsungan bisnis bersifat ekspansif. Dengan begitu banyak sumber daya yang tersedia di internet, mungkin sulit untuk mengetahui dari mana harus memulai. Kami menganjurkan agar Anda mulai dengan membaca manfaat perangkat lunak manajemen fasilitas untuk manajemen kelangsungan bisnis.

Baca juga: Tips Terbaik Dalam Menguji Ide Bisnis yang Ingin Anda Bangun

Kesimpulan

Tidak ada yang pasti. Mungkin Anda tidak akan pernah mengalami gangguan besar pada bisnis Anda. Tetapi peluangnya sangat besar. Pastikan Anda selalu bersiap dengan kemungkinan terburuk pada bisnis.

Menyadari sepenuhnya tingkat risiko Anda dan apa yang perlu dilakukan untuk menjaga agar bisnis tetap bergerak adalah hal yang harus Anda lakukan. Dengan melakukan perencanaan yang baik akan memberi Anda keunggulan kompetitif dan membantu mengurangi risiko keuangan apa pun yang terlibat.

Kemudian, membuat seluruh rencana Anda akan membantu Anda lebih mudah beristirahat di malam hari. Setelah semua orang dalam bisnis Anda merasa nyaman dan terlatih dalam menerapkan rencana ini, Anda akan memiliki ketenangan pikiran untuk mengetahui bahwa jika bencana melanda, tidak semua akan hilang.

Termasuk pada proses pengelolaan keuangan, ada biaknya jika Anda melakukan proses pencatatan pembukuan pada sistem terbaik untuk mendapatkan data keuangan dengan mudah, cepat dan minim kesalahan.

Anda bisa menggunakan Accurate Online sebagai solusi kemudahan pengelolaan keuangan bisnis Anda. Accurate Online sendiri adalah software akuntansi berbasis cloud buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh lebih dari 300 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia dan telah meraih Top Brand Award sejak tahun 2016 sampai saat ini sebagai software akuntansi terbaik di Indonesia.

Jadi apalagi yang masih Anda ragukan? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: