Tips Memperbaiki Manajemen Helpdesk Online Secara Mudah

Dilansir dari laman Techtarget, perusahaan akan menyediakan layanan helpdesk online untuk pelanggan dan manajemen perusahaan melalui berbagai saluran, seperti chat, email, aplikasi helpdesk online atau situs website.

Namun, ada kalanya perusahaan harus berhenti sejenak agar bisa memikirkan bagaimana cara meningkatkan layanan helpdesk online. Nah, pada kesempatan kali ini kami akan memberikan tips tentang cara meningkatkan dan memperbaiki manajemen helpdesk online.

5 Tips Meningkatkan dan Memperbaiki Manajemen Helpdesk Online

1. Aplikasikan Sistem Shift-Left

Shift-left adalah suatu prinsip yang fokus dalam membagikan pengetahuan tentang helpdesk di lingkungan kerja perusahaan.

Konsep dasarnya pun sangat sederhana, teknisi yang ahli pada bidang IT di back office akan membagikan informasi tentang helpdesk pada staff lain yang tidak begitu ahli di front office agar bisa lebih fokus dalam menangani masalah yang lebih kompleks.

Saat tim helpdesk sudah mempunyai pengetahuan yang sama, mereka akan memberikan informasi tersebut pada pelanggan. Hal tersebut dikenal dengan shift left, yakni menawarkan solusi terdokumentasi pada pelanggan agar bisa menyelesaikan masalah yang sederhana secara mandiri.

Sehingga, Anda bisa mengeluarkan anggaran yang sesuai untuk setiap tim helpdesk. Waktu yang dihabiskan pun akan lebih singkat, karena semua masalah bisa diselesaikan secara tepat waktu sesuai dengan porsi kesulitannya.

2. Otomatisasi dengan Helpdesk Online

Otomatisasi merupakan suatu langkah yang wajib diambil tim helpdesk agar bisa mencapai hasil secara maksimal dengan usaha yang minimal.

Bila Anda saat ini Anda belum melakukan otomatisasi layanan helpdesk online, akan lebih baik bila Anda melakukannya mulai sekarang. Nah, terdapat lima area yang wajib Anda otoamtisasi, yakni permintaan layanan, prioritas layanan tiket, update pelanggan, notifikasi tiket, dan juga penyelesaian tiket.

Otomatisasi sistem tidak hanya bisa menghemat waktu dan uang, tapi juga untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Baca juga: Mengenal Bisnis Convenience Store dan Tips Tepat Mengoptimalkannya

3. Fokus dengan Tiket yang Sudah Lama

Sebuah tiket yang telah dibiarkan lama bisa menjadi masalah untuk tim helpdesk, umumnya, jenis tiket ini dihindari karena menjadi semakin sulit, mengganggu tingkat service level agreement perusahaan, atau terlupakan sampai suatu hari agen menemukannya dan berubah menjadi tiket darurat.

Untuk itu, tim helpdesk harus menangani berbagai tiket seperti ini secara konsisten sebelum tiket berubah menjadi komplain dan memerlukan penanganan yang lebih.

Penyelesaian tiket yang terabaikan ini mungkin akan lama, tapi bila fokus dalam menyelesaikannya, Anda bisa memberikan update pada pelanggan dan mengejar divisi yang seharusnya terlibat.

Harapannya adalah tim helpdesk jadi bisa selalu melaporkan perkembangan secara berkala. Walaupun mengurus tiket ini memang agak menakutkan, tapi dengan usaha yang konsisten, Anda bisa mengurangi komplain serta menghemat lebih banyak waktu dan uang.

Nantinya, pelanggan juga akan menghargai usaha Anda dalam menyelesaikan masalah sulit dan tidak meninggalkan mereka.

4. Berikan Customer Service yang Baik

Satu karyawan yang tidak profesional akan memberikan dampak yang serius dalam kinerja tim Anda. Untuk itu, Anda harus memerhatikan karyawan dalam bekerja secara maksimal.

Walaupun setiap orang pasti mengalami hari yang buruk karena terus mendapatkan komplain dari pelanggan. Namun bila haru buruk tersebut lebih banyak daripada jumlah hari baik, maka akan ada saja agen yang membuat suasana menjadi masam. Untuk itu, Anda harus bisa menghentikan hal tersebut sebelum menyebar.

Berikanlah motivasi dalam bentuk feedback, pujian, dan gunakanlah strategi gamification. Buatlah suasana kerja yang nyaman sebagai kompensasi dari tekanan kerja yang berat. Dengan tim yang bekerja secara baik, maka permasalahan yang paling rumit akan bisa memberikan nilai lebih untuk perusahaan Anda.

5. Self-Service

Terdapat perbedaan yang signifikan antara mempunyai portal self-service dan portal self-service yang benar-benar bisa digunakan secara maksimal oleh pelanggan. Hal tersebut banyak terjadi di lapangan. Banyak sekali perusahaan yang menerapkan portal helpdesk online namun tidak ada yang menggunakannya.

Hal tersebut biasanya terjadi karena pelanggan tidak mengetahui kehadiran portal tersebut atau tidak mengetahui cara menggunakannya.

Untuk mengatasinya, Anda bisa melakukan kegiatan promosi melalui email. Tapi hindari mengirim email informasi portal sekali kirim dan berharap menginginkan semua orang mendengarkannya. Paparkanlah secara baik dan pastikanlah mereka mengetahui bahwa portal tersebut bisa membantu mereka.

Jadi, jangan hanya menginformasikan bahwa mereka bisa mengurus tiketnya di sana, tapi informasikan juga bahwa portal tersebut bisa menghemat waktu mereka.

Cara yang kedua adalah dengan mengajarkannya pada pelanggan. Berikanlah satu sesi tertentu yang mana pelanggan Anda bisa mengetahui tentang cara menggunakan portal helpdesk online.

Baca juga: Bisnis Pakaian dan Hal yang Harus Anda Hindari dalam Menjalankannya

Penutup

Manajemen helpdesk online yang baik akan memberikan kepuasan tersendiri pada pelanggan. Hingga pada akhirnya hal tersebut akan memberikan nilai yang lebih pada perusahaan Anda.

Selain manajemen helpdesk, Anda juga harus memerhatikan manajemen keuangan Anda dengan baik. Namun, hal tersebut tidak bisa dilakukan secara manual. Karena, hal tersebut akan memakan banyak waktu dan rentan terjadi banyak kesalahan.

Untuk itu, solusinya adalah dengan mempertimbangkan penggunaan aplikasi bisnis dari Accurate Online. Kenapa? Karena aplikasi bisnis dan akuntansi ini akan membantu Anda dalam mengelola keuangan secara lebih mudah dengan pencatatan transaksi secara otomatis dan penyediaan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara akurat.

Selain itu, aplikasi ini juga dilengkapi dengan berbagai fitur bisnis yang akan mempermudah Anda dalam mengelola persediaan barang, melakukan penjualan dan pembelian, menyelesaikan urusan perpajakan, dan masih banyak lagi.

Tertarik menggunakan Accurate Online? Anda bisa mencobanya lebih dulu selama 30 hari gratis dengan klik tautan gambar di bawah ini.

Nat

Wanita lulusan S1 Bisnis Manajemen yang sering membagikan berbagai ilmunya dalam bidang bisnis secara menyeluruh kepada masyarakat, mulai dari tips, ide bisnis, dan masih banyak lagi.