Pengertian Business Blueprint dan 5 Tahapan Mudah dalam Membuatnya

Pada dasarnya, cetak biru atau blueprint adalah suatu kata yang kerap kali digunakan dalam bidang arsitektur dan konstruksi. Tapi, akhir-akhir ini kata tersebut juga kerap digunakan dalam dunia bisnis, yang dikenal dengan business blueprint.

Secara garis besar, business blueprint ini hampir sama seperti yang digunakan dalam dunia konstruksi, yakni kerangka awal yang digunakan sebagai gambaran dalam mencapai tujuan bisnis.

Penasaran lebih lanjut tentang business blueprint? Baca terus artikel tentang business blueprint di bawah ini hingga selesai.

Pengertian Business Blueprint

Dilansir dari laman Brainsell, business blueprint adalah salah satu tahap dalam siklus implementasi sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) dalam suatu organisasi. Business blueprint merupakan dokumentasi rinci yang menggambarkan bagaimana proses bisnis organisasi akan diimplementasikan dalam sistem ERP.

Business blueprint mencakup berbagai aspek bisnis, termasuk proses bisnis, struktur organisasi, kebutuhan fungsional, kebutuhan pelaporan, dan integrasi dengan sistem lain yang ada di perusahaan.

Tujuan dari Business blueprint adalah untuk menciptakan pemahaman yang jelas dan konsensus antara tim proyek dan pemangku kepentingan terkait tentang bagaimana sistem ERP akan mendukung dan memenuhi kebutuhan bisnis organisasi.

Dalam fase Business blueprint, tim proyek bekerja sama dengan pemangku kepentingan untuk menganalisis proses bisnis yang ada, mengidentifikasi kebutuhan bisnis, dan merancang solusi yang sesuai dalam sistem ERP.

Proses ini melibatkan pemetaan proses bisnis yang ada ke dalam modul dan komponen sistem ERP yang relevan, merancang alur kerja, menentukan konfigurasi sistem, dan menggambarkan interaksi antarproses.

Business blueprint juga berfungsi sebagai dokumen acuan selama implementasi ERP. Ini memberikan pedoman bagi pengembang dan konsultan untuk mengkonfigurasi sistem, mengadaptasi solusi standar, dan memastikan bahwa sistem diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan bisnis yang telah ditetapkan.

Dengan menggunakan Business blueprint, organisasi dapat mengidentifikasi kebutuhan bisnis yang spesifik, menentukan bagaimana sistem ERP akan diimplementasikan, dan memastikan bahwa tujuan bisnis tercapai melalui penerapan yang efektif.

Baca juga: Pengertian Trading Company, Jenis, Karakteristik dan 4 Kegiatan Bisnis di Dalamnya

Manfaat Business Blueprint

Ada beberapa manfaat penting dalam pembuatan business blueprint, yaitu:

1. Klarifikasi dan pemahaman yang jelas

Business blueprint membantu dalam mengklarifikasi dan memahami secara mendalam proses bisnis yang ada dalam organisasi.

Ini membantu tim proyek dan pemangku kepentingan untuk memiliki pemahaman yang sama tentang bagaimana proses bisnis saat ini berjalan, dan bagaimana proses tersebut akan diintegrasikan ke dalam sistem ERP. Hal ini menghindari kebingungan dan kesalahpahaman di masa depan saat sistem sedang diimplementasikan.

2. Pemetaan kebutuhan bisnis

Business blueprint membantu dalam mengidentifikasi dan memetakan kebutuhan bisnis organisasi. Dengan mendokumentasikan kebutuhan bisnis secara terperinci, termasuk kebutuhan fungsional dan kebutuhan pelaporan, tim proyek dapat merancang solusi yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Hal ini memungkinkan sistem ERP yang akan diimplementasikan untuk memberikan nilai tambah yang signifikan bagi perusahaan.

3. Rencana dan panduan implementasi

Business blueprint menyediakan rencana dan panduan yang jelas untuk implementasi sistem ERP. Dokumen ini mencakup pemetaan proses bisnis ke dalam sistem, konfigurasi sistem, alur kerja, dan integrasi dengan sistem lain. Hal ini membantu tim proyek untuk mengelola implementasi dengan lebih terstruktur, menghindari kesalahan, dan mengurangi risiko kegagalan proyek.

4. Komunikasi dan konsensus

Business blueprint berfungsi sebagai alat komunikasi yang efektif antara tim proyek dan pemangku kepentingan. Dokumen ini membantu dalam mencapai pemahaman dan konsensus yang kuat tentang apa yang diharapkan dari implementasi sistem ERP.

Hal ini nantinya mampu meminimalisir kesenjangan dalam hal pemahaman, meningkatkan transparansi, dan mengurangi potensi terjadinya konflik selama proses implementasi.

5. Penghematan waktu dan sumber daya

Dengan adanya business blueprint yang komprehensif, tim proyek dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk merancang, mengonfigurasi, dan mengimplementasikan sistem ERP.

Blueprint memungkinkan penggunaan solusi standar yang ada dan mengurangi kebutuhan untuk mengembangkan solusi khusus. Hal ini menghemat waktu dan sumber daya yang berharga dalam proyek implementasi.

Secara keseluruhan, business blueprint memainkan peran penting dalam kesuksesan implementasi sistem ERP. Dengan memberikan panduan yang jelas, memetakan kebutuhan bisnis, dan menciptakan pemahaman yang kuat, Business blueprint membantu organisasi dalam mencapai manfaat maksimal dari penggunaan sistem ERP dan mencapai tujuan bisnis yang diinginkan.

Baca juga: Bagaimana Cara Mengurus HAKI untuk Pelaku UMKM? Ini 5 Cara Mudah Mengurusnya!

Tahapan Membuat Business Blueprint

Berikut adalah tahapan umum dalam pembuatan business blueprint:

1. Analisis Proses Bisnis

Tahap awal dalam pembuatan business blueprint adalah melakukan analisis mendalam terhadap proses bisnis yang ada di organisasi. Tim proyek dan pemangku kepentingan terkait bekerja sama untuk memahami proses-proses bisnis yang ada, langkah-langkah yang terlibat, dan bagaimana data mengalir di antara mereka.

Tujuan dari tahap ini adalah untuk mendapatkan pemahaman yang mendalam tentang bagaimana bisnis beroperasi saat ini.

2. Identifikasi Kebutuhan Bisnis

Setelah analisis proses bisnis dilakukan, tahap berikutnya adalah mengidentifikasi kebutuhan bisnis yang spesifik. Tim proyek bekerja sama dengan pemangku kepentingan untuk mengidentifikasi area-area di mana sistem ERP diperlukan, kebutuhan fungsional yang harus dipenuhi, dan kebutuhan pelaporan yang harus diakomodasi. Hal ini melibatkan pengumpulan persyaratan bisnis secara terperinci.

3. Pemodelan Proses Bisnis

Tahap ini melibatkan pemodelan ulang proses bisnis yang ada dalam bentuk diagram alur kerja atau diagram aliran data. Pemodelan ini membantu dalam memvisualisasikan dan memahami bagaimana proses bisnis saat ini berjalan, serta bagaimana proses tersebut akan berinteraksi dengan sistem ERP yang akan diimplementasikan.

4. Pemetaan Proses ke Sistem ERP

Setelah proses bisnis telah dipahami dan dimodelkan, tahap selanjutnya adalah memetakan proses bisnis tersebut ke dalam modul dan komponen sistem ERP yang relevan.

Hal ini melibatkan identifikasi modul yang akan digunakan, pengaturan parameter sistem, dan penentuan alur kerja yang optimal dalam sistem ERP. Pemetaan ini harus mempertimbangkan kebutuhan bisnis yang telah diidentifikasi sebelumnya.

5. Perancangan Solusi

Tahap ini melibatkan perancangan solusi secara terperinci yang mencakup konfigurasi sistem, pengaturan proses bisnis, pengaturan tata kelola data, dan integrasi dengan sistem lainnya. Tim proyek harus merancang solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan memastikan bahwa sistem ERP akan mampu mendukung proses bisnis organisasi dengan efektif.

6. Dokumentasi Business Blueprint

Tahap terakhir adalah menyusun dokumen business blueprint yang mencakup semua hasil dari tahap-tahap sebelumnya. Dokumen ini harus mencakup pemetaan proses bisnis, kebutuhan fungsional, konfigurasi sistem, alur kerja, dan integrasi sistem.

Dokumen ini akan menjadi panduan yang penting selama implementasi sistem ERP dan sebagai acuan untuk proses pengujian, pelatihan, dan penyelesaian proyek.

Penting untuk diingat bahwa tahapan-tahapan ini dapat bervariasi tergantung pada metodologi implementasi yang digunakan dan kompleksitas organisasi. Setiap organisasi harus menyesuaikan tahapan pembuatan Business blueprint sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan mereka sendiri.

Baca juga: Jasa Adalah: Pengertian, Ciri-Ciri, Jenis, dan Strategi Pemasaran Perusahaan Jasa

Penutup

Jadi, business blueprint adalah dokumentasi yang mendetail tentang bagaimana sistem ERP akan diimplementasikan dalam organisasi. Ini melibatkan analisis proses bisnis, identifikasi kebutuhan bisnis, pemodelan proses bisnis, pemetaan proses ke sistem ERP, perancangan solusi, dan penyusunan dokumen blueprint.

Pembuatan business blueprint memiliki manfaat yang signifikan, termasuk pemahaman yang jelas, pemetaan kebutuhan bisnis, rencana implementasi yang terstruktur, komunikasi dan konsensus yang kuat, serta penghematan waktu dan sumber daya.

Tahapan pembuatan business blueprint dapat membantu organisasi dalam merancang solusi yang tepat, mengintegrasikan proses bisnis ke dalam sistem ERP, dan mencapai tujuan bisnis yang diinginkan. Penting untuk melibatkan tim proyek dan pemangku kepentingan yang relevan dalam setiap tahap, serta mengadaptasi proses pembuatan blueprint sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Business blueprint menjadi landasan yang kuat dalam implementasi sistem ERP dan memastikan bahwa sistem tersebut diintegrasikan dengan efektif ke dalam operasi bisnis organisasi.

Namun, terdapat sistem lainnya yang tidak boleh dilupakan dalam menjalankan bisnis, yaitu sistem akuntansi dan bisnis. Salah satu rekomendasi sistem akuntansi bisnis yang banyak digunakan oleh ratusan ribu pebisnis di Indonesia adalah Accurate Online.

Software akuntansi dan bisnis ini akan mencatat dan menyajikan lebih dari 200 jenis laporan keuangan pada Anda secara otomatis, cepat dan akurat.

Anda juga bisa lebih mudah dalam melakukan penjualan dan pembelian, mengelola persediaan barang di gudang, menyelesaikan urusan perpajakan, dan masih banyak lagi.

Penasaran dengan Accurate Online? Klik tautan gambar di bawah ini untuk mencobanya selama 30 hari, Gratis!