Anda sedang mencari cara untuk meningkatkan omzet? Sudah pernah mendengar tentang sistem PO (pre-order)? Kalau belum, Anda wajib sekali baca artikel ini hingga tuntas.
Sistem PO ini bisa jadi game-changer untuk bisnis Anda! Bayangkan saja Anda bisa jualan tanpa harus nimbun stok yang bikin modal nganggur. Luar biasa bukan?
Nah, di artikel ini, kita akan bahas tuntas tentang apa itu sistem PO, bagaimana cara menerapkannya, plus keuntungan-keuntungan yang bisa Anda dapatkan. Jadi, siap-siap saja ya, bisnis Anda akan naik level setelah baca artikel ini!
Apa Sih Sistem PO (Pre-Order) Itu?
Sistem PO atau pre order adalah cara jualan di mana Anda menawarkan produk ke pelanggan sebelum produknya ada di tangan Anda. Luar biasa bukan?
Jadi, Anda bisa jualan tanpa harus nimbun stok dahulu. Cara kerjanya begini: Anda promosiin produk, pelanggan pesan dan bayar, baru deh Anda bikin atau impor produknya.
Misalnya, Anda mau jualan kue lebaran. Nah, daripada bikin kue dahulu lalu tidak laku, lebih baik Anda buka PO saja. Jadi pelanggan pesan dahulu, baru Anda bikin kuenya. Mudah kan?
Cara Kerja Sistem PO (Pre-Order)
1. Persiapan produk
Pertama-tama, Anda harus menentukan produk apa yang mau dijual menggunakan sistem PO. Bisa produk yang Anda bikin sendiri atau produk dari supplier. Yang penting, pastikan produknya punya daya tarik dan ada yang minat.
Jangan lupa, siapkan juga foto-foto keren atau sampel produknya agar calon pembeli bisa melihat bagaimana bentuk aslinya nanti.
2. Promosi dan Penawaran
Nah, sekarang saatnya Anda mulai promosi. Posting info lengkap tentang produk Anda di media sosial, marketplace, atau website. Jelaskan detail produknya, harganya berapa, kapan kira-kira ready, dan bagaimana cara pesannya. Buatlah promosinya se-menarik mungkin agar orang-orang tertarik buat pre-order.
3. Penerimaan pesanan
Begitu ada yang tertarik, mereka akan mulai pesan ke Anda. Di tahap ini, Anda harus catat baik-baik semua pesanan yang masuk. Bisa menggunakan spreadsheet atau sistem POS (Point of Sale) agar lebih rapi dan mudah diatur. Jangan lupa konfirmasi pesanan ke pelanggan agar mereka yakin pesanannya sudah masuk.
4. Sistem pembayaran
Setelah pesanan masuk, saatnya berbicara tentang uang. Biasanya, sistem PO menggunakan metode DP (Down Payment) dahulu.
Jadi pelanggan bayar sebagian dahulu, sisanya ketika barang sudah ready. Tapi ada juga yang minta full payment di awal. Terserah Anda mau menggunakan sistem yang mana, yang penting komunikasikan dengan jelas ke pelanggan.
5. Proses Produksi atau Pengadaan
Sekarang adalah bagian serunya. Setelah pesanan dan pembayaran masuk, Anda bisa mulai proses produksi atau pengadaan barang. Kalau Anda bikin sendiri, mulailah buat sesuai jumlah pesanan. Kalau Anda ambil dari supplier, langsung saja pesan ke mereka. Ingat, pastikan jumlahnya pas, jangan hingga kurang atau kelebihan.
6. Update Progress ke Pelanggan
Selama proses produksi atau pengadaan, jangan lupa update terus progress-nya ke pelanggan. Berikan informasi bahwa barangnya sedang dibikin, atau sudah hingga tahap mana.
Hal ini ini penting sekali untuk jaga kepercayaan pelanggan dan membuat mereka tidak khawatir soal pesanannya.
7. Quality control
Nah, ketika barangnya sudah jadi atau sudah datang dari supplier, Anda harus cek dahulu kualitasnya.
Pastikan semua sesuai dengan yang dijanjikan ke pelanggan. Kalau ada yang tidak sesuai, langsung saja perbaiki atau ganti. Jangan sampai pelanggan kecewa karena mendapatkan barang yang tidak sesuai ekspektasi.
8. Pengiriman atau Pengambilan
Akhirnya, barang sudah siap dikirim atau diambil. Kalau sistemnya kirim, Anda tinggal packing yang rapi dan kirim menggunakan ekspedisi. Jangan lupa berikan nomor resi ke pelanggan.
Kalau sistemnya ambil di tempat, pastikan barangnya sudah siap ketika pelanggan datang. Oh iya, ingatkan juga pelanggan untuk bayar sisa pembayarannya (kalau menggunakan sistem DP).
9. Follow-up dan Feedback
Terakhir, jangan lupa follow-up pelanggan setelah mereka terima barangnya. Tanyakan bagaimana barangnya, ada masalah tidak, puas tidak.
Kalau ada komplain, tangani dengan baik. Feedback dari pelanggan ini penting sekali untuk improve sistem PO Anda ke depannya.
Baca juga: Order Manageme nt System: Pengertian dan Tips Memilihnya
Kelebihan Sistem PO (Pre-Order)
1. Hemat modal
Sistem PO ini bisa membuat Anda hemat modal. Kenapa? Karena Anda tidak perlu mengeluarkan uang banyak untuk stok barang.
Anda hanya perlu siapkan sampel atau foto produk, lalu mulai jualan. Uang dari pelanggan bisa Anda gunakan untuk modal produksi. Jadi, bisnis bisa jalan tanpa modal yang besar. Luar biasa bukan?
2. Minim risiko overstock
Nah, inilah yang sering membuat pusing pebisnis. Takut stok numpuk dan tidak laku. Tapi kalau menggunakan sistem PO, Anda tidak perlu khawatir. Anda hanya akan membuat atau beli barang sesuai pesanan yang masuk. Jadi, tidak akan ada barang sisa yang bikin modal Anda mandek.
3. Bisa tahu pasti jumlah permintaan
Dengan menggunakan sistem PO, Anda bisa tahu persis berapa banyak orang yang mau beli produk Anda.
Informasi ini sangat penting karena bisa membantu Anda dalam menentukan berapa banyak produk yang harus disiapkan, atau bahkan untuk melihat tren pasar. Jadi, Anda bisa bikin keputusan bisnis yang lebih tepat sasaran.
4. Fleksibilitas produk
Sistem PO memberikan Anda kebebasan untuk menawarkan berbagai macam produk tanpa harus khawatir tentang stok.
Mau coba-coba produk baru? Silahkan saja! Kalau ternyata peminatnya sedikit, Anda tidak akan rugi besar. Ini adalah cara yang sangat aman sekali untuk eksplorasi produk baru atau variasi produk yang sudah ada.
5. Cash flow lebih sehat
Dengan sistem PO, cash flow bisnis Anda bisa lebih sehat. Kenapa? Karena Anda akan mendapatkan uang dahulu sebelum mengeluarkan biaya produksi.
Cara ini bisa bantu Anda dalam mengatur keuangan bisnis dengan lebih baik. Anda juga bisa menggunakan uang ini untuk pengembangan bisnis yang lain.
6. Fokus ke Marketing
Karena Anda tidak perlu pusing memikirkan stok, Anda bisa lebih fokus ke marketing.
Anda punya lebih banyak waktu dan energi untuk membuat strategi promosi yang jitu, meningkatkan kualitas layanan pelanggan, atau bahkan mengembangkan produk baru. Cara ini bisa bikin bisnis Anda tumbuh lebih cepat.
7. Bisa bikin produk customized
Sistem PO sangat sesuai untuk bisnis yang menawarkan produk customized atau personalized. Anda bisa terima pesanan sesuai keinginan pelanggan tanpa harus menyiapkan stok berbagai macam variasi. Ini bisa jadi nilai plus yang membuat bisnis Anda stand out dari kompetitor.
8. Mengurangi biaya penyimpanan
Anda tidak perlu menyewa gudang yang besar atau beli rak-rak penyimpanan yang mahal.
Dengan sistem PO, Anda bisa mengurangi biaya penyimpanan secara signifikan. Ini artinya, lebih banyak profit yang bisa Anda dapatkan dari setiap penjualan.
9. Testing market
Sistem PO ini juga bisa jadi cara yang aman buat testing market. Mau tahu produk baru Anda akan laku apa tidak? Coba saja buka PO. Kalau peminatnya banyak, berarti produk Anda punya potensi. Kalau sedikit, Anda bisa evaluasi lagi tanpa harus rugi besar.
10. Membangun komunitas pelanggan
Terakhir, sistem PO bisa bantu Anda membangun komunitas pelanggan yang loyal.
Gimana caranya? Pelanggan yang mau menunggu dan pre-order produk Anda biasanya adalah mereka yang benar-benar suka dan percaya dengan brand Anda.
Nah, ini bisa jadi awal terbentuknya komunitas yang solid untuk bisnis Anda.
Baca juga: Pengertian Order Cycle Time dan Cara Mengoptimalkannya
Kekurangan Sistem PO (Pre-Order)
1. Waktu tunggu yang lama
Inilah yang sering membuat pelanggan mikir-mikir. Dengan sistem PO, pelanggan harus sabar menunggu produknya jadi atau datang. Mereka Tidak bisa langsung bawa pulang seperti belanja biasa.
Untuk beberapa orang, ini bisa jadi deal-breaker. Jadi, Anda harus pintar-pintar mengatur ekspektasi pelanggan terkait waktu tunggu ini.
2. Risiko pembatalan pesanan
Nah, inilah yang terkadang bikin pusing. Karena waktu tunggunya lama, ada kemungkinan pelanggan berubah pikiran dan membatalkan pesanan.
Kalau ini terjadi, Anda bisa saja sudah terlanjur pesan ke supplier atau mulai produksi. Akibatnya? Anda bisa rugi waktu dan biaya.
3. Kompleksitas manajemen pesanan
Sistem PO membutuhkan manajemen pesanan yang lebih rumit. Anda harus teliti sekali dalam mencatat setiap pesanan, pembayaran, dan progress produksi.
Kalau tidak hati-hati, bisa saja ada pesanan yang terlewat atau salah catat. Hal ini bisa membuat pelanggan kecewa dan reputasi bisnis Anda jadi buruk.
4. Ketergantungan pada supplier
Kalau Anda tidak membuat sendiri produknya, Anda akan sangat bergantung dengan supplier. Bagaimana kalau supplier telat mengirim atau kualitasnya tidak sesuai?
Hal tersebut bisa membuat Anda gagal memenuhi janji ke pelanggan. Jadi, Anda harus punya backup plan atau supplier cadangan.
5. Fluktuasi harga bahan baku
Ini juga bisa jadi masalah, terutama kalau jangka waktu PO-nya lama. Misalnya, Anda sudah menentukan harga ketika buka PO. Lalu tiba-tiba harga bahan baku meningkat ketika ingin produksi.
Akibatnya? Profit Anda bisa berkurang, atau bahkan bisa rugi kalau kenaikannya signifikan.
6. Kesulitan dalam estimasi biaya
Karena produksi baru dimulai setelah pesanan masuk, terkadang susah untuk membuat estimasi biaya produksi dengan akurat.
Kondisi ini bisa membuat Anda salah menentukan harga jual. Kalau harganya terpasang terlalu rendah, Anda bisa rugi. Tapi kalau terpasang terlalu tinggi, bisa-bisa tidak ada yang mau beli.
7. Kurangnya instant gratification
Zaman sekarang, banyak orang suka yang instan. Mereka ingin beli sekarang, dapat sekarang. Dengan sistem PO, Anda tidak bisa memberikan kepuasan instan tersebut ke pelanggan.
Hal ini bisa membuat sebagian orang malas beli dan lebih memilih produk yang ready stock.
8. Potensi masalah cash flow
Meskipun Anda mendapatkan uang di awal, tapi cash flow tetap bisa jadi masalah. Misalnya, kalau Anda menggunakan sistem DP, uang yang masuk mungkin belum cukup untuk mulai produksi.
Atau, kalau full payment di awal, Anda harus pintar-pintar mengatur uangnya agar tidak digunakan untuk kebutuhan lain.
9. Tantangan dalam quality control
Karena produksi dilakukan setelah pesanan masuk, terkadang jadi sulit untuk menjaga konsistensi kualitas. Apalagi kalau pesanannya banyak dan deadline-nya mepet. Anda harus ekstra hati-hati agar kualitas tetap terjaga meski sedang buru-buru.
10. Keterbatasan dalam improvisasi
Sistem PO akan membuat Anda kurang fleksibel dalam hal improvisasi produk. Misalnya, Anda dapat ide baru ketika sedang proses produksi. Sayangnya, Anda tidak bisa langsung menerapkan ide itu karena sudah terikat dengan spesifikasi yang dijanjikan ke pelanggan.
Baca juga: Apa Itu PO? Mengenal Pengertian Purchase Order Lebih Jauh
Strategi menjalankan bisnis dengan sistem PO
1. Pilih produk yang tepat
Pertama-tama, Anda harus pintar-pintar memilih produk yang tepat untuk sistem PO. Carilah produk yang mempunyai demand tinggi tapi tidak selalu ada di pasaran.
Atau, produk yang butuh customization. Misalnya, baju custom, kue ulang tahun, atau barang-barang limited edition. Intinya, produk yang bikin orang rela menunggu.
2. Tentukan timeline yang realistis
Jangan asal-asalan menentukan waktu pengerjaan. Anda harus realistis dan memperhitungkan semua faktor, mulai dari waktu produksi, pengiriman dari supplier, hingga proses quality control.
Lebih baik Anda memberikan estimasi waktu yang lebih panjang sedikit, agar Anda mempunyai ruang untuk meng-handle hal-hal tak terduga.
3. Bikin sistem pembayaran yang jelas
Anda bisa pilih mau menggunakan sistem DP (Down Payment) atau full payment di awal. Kalau menggunakan DP, pastikan jumlahnya cukup untuk cover biaya produksi awal.
Kalau full payment, Anda harus pintar-pintar mengatur cashflow. Yang penting, jelaskan sistem pembayaran ini ke pelanggan dengan detail.
4. Siapkan katalog atau sampel yang menarik
Karena produk belum ada, Anda harus mempunyai katalog atau sampel yang bisa bikin orang tertarik untuk pre-order.
Buatlah foto produk yang kece, atau kalau bisa, siapkan beberapa sampel fisik. Cara ini akan membantu sekali dalam meyakinkan calon pembeli.
5. Manfaatkan media sosial dan marketplace
Promosikanlah produk PO Anda di berbagai platform. Gunakanlah Instagram, Facebook, atau TikTok untuk menunjukan produk Anda.
Jangan lupa juga masukan produk ke marketplace populer. Makin banyak orang yang lihat, makin besar peluang dapat orderan.
6. Komunikasi yang jelas dan konsisten
Inilah kunci utama kesuksesan bisnis PO. Anda harus selalu update kepada pelanggan tentang progress pesanan mereka.
Buatlah SOP komunikasi, misalnya update mingguan atau ketika ada milestone penting. Cara ini akan membuat pelanggan tenang dan percaya dengan Anda.
7. Siapkan sistem manajemen pesanan yang rapi
Anda akan membutuhkan sistem yang mampu melacak semua pesanan dengan akurat.
Anda bisa menggunakan spreadsheet atau software khusus manajemen pesanan. Yang penting, Anda bisa dengan mudah melacak status setiap pesanan, dari pembayaran hingga pengiriman.
8. Jalin hubungan baik dengan supplier
Kalau Anda tidak produksi sendiri, hubungan dengan supplier itu sangat krusial sekali. Jalinlah komunikasi yang baik, bayar tepat waktu, dan buatlah kesepakatan yang jelas.
Kalau bisa, milikilah lebih dari satu supplier untuk jaga-jaga.
9. Siapkan strategi handling komplain
Meskipun Anda sudah berusaha maksimal, terkadang masalah tetap bisa muncul. Siapkanlah strategi untuk meng-handle komplain pelanggan dengan baik. Bisa dengan memberikan kompensasi, penukaran produk, atau solusi lain yang bisa membuat pelanggan puas.
10. Terus improve kualitas produk dan layanan
Jangan pernah puas dengan pencapaian Anda. Selalu cari cara buat meningkatkan kualitas produk dan layanan. Mintalah feedback dari pelanggan dan gunakan itu untuk improve bisnis Anda.
11. Bikin sistem reward buat pelanggan setia
Apresiasi pelanggan yang sering pre-order pada Anda. Bisa dengan memberikan diskon khusus, akses early bird ke produk baru, atau hadiah-hadiah menarik. Cara ini akan membuat mereka semakin loyal pada bisnis Anda.
12. Manfaatkan data pre-order untuk analisis bisnis
Data pre-order itu sangat penting untuk bisnis Anda. Analisislah tren pembelian, produk mana yang paling laku, atau kapan waktu terbaik untuk buka PO. Gunakanlah insight ini untuk mengembangkan strategi bisnis Anda ke depannya.
13. Siapkan backup plan
Bisnis tidak selalu berjalan dengan mulus. Siapkanlah rencana cadangan untuk berbagai skenario. Misalnya, kalau supplier gagal kirim barang atau ada lonjakan permintaan yang tidak terduga.
Dengan begitu, Anda bisa tetap tenang dalam menghadapi situasi apapun.
14. Edukasi pelanggan tentang sistem PO
Banyak orang yang masih bingung dengan sistem PO. Tugas Anda adalah untuk mengedukasi mereka. Jelaskanlah bagaimana cara kerja sistem PO, apa keuntungannya bagi mereka, dan kenapa mereka harus mau menunggu.
Cara Ini bisa membantu mengurangi kesalahpahaman dan komplain di kemudian hari.
15. Jaga konsistensi branding
Terakhir, jangan lupa untuk menjaga konsistensi branding Anda. Dari kemasan, cara komunikasi, hingga kualitas produk, semuanya harus nyambung dengan brand image yang ingin Anda bangun. Hal ini akan membuat bisnis PO Anda makin dipercaya dan dikenal.
Baca juga: Apa itu Konsep Bisnis? Ini Pengertian dan Fungsinya!
Penutup
Nah, setelah kita bahas panjang lebar tentang sistem PO, pasti Anda sudah mengerti betapa luar biasanya sistem ini untuk bisnis?
Tapi, ingat, kunci sukses sistem PO itu ada di manajemen yang rapi dan akurat. Mulai dari mencatat pesanan, mengatur keuangan, hingga melacak progress produksi, semuanya harus on point!
Nah, di sinilah Accurate Online bisa jadi pahlawan untuk bisnis Anda. Bayangkan saja, semua data penting bisnis Anda bisa diakses dan di-update secara real-time, kapan saja dan di mana saja. Luar biasa bukan?
Dengan Accurate Online, Anda bisa mencatat dan melacak semua pesanan PO dengan mudah, mengatur cashflow bisnis dengan lebih efisien, membuat invoice dan quotation dalam sekejap, hingga menganalisis performa bisnis PO Anda menggunakan laporan yang sudah disediakan.
Jadi, kenapa masih menggunakan cara manual yang bikin ribet dan rawan error? Saatnya upgrade bisnis PO Anda menggunakan Accurate Online!
Penasaran bagaimana Accurate Online bisa bikin bisnis PO Anda makin berkembang? Yuk, cobain gratis sekarang juga! Tinggal klik tautan gambar di bawah ini, dan Anda bisa langsung rasakan sendiri kemudahan menjalankan bisnis PO menggunakan Accurate Online.
Ingat, bisnis yang sukses adalah bisnis yang pintar memanfaatkan teknologi. Jadi, tunggu apa lagi? Ayo bawa bisnis PO Anda ke level berikutnya bareng Accurate Online!
Referensi:
