Apa itu Surat Tagihan? Ini Fungsi dan Komponen di Dalamnya!

Penjualan adalah suatu komponen utama yang tidak bisa dilepaskan dalam kegiatan operasional bisnis. Hal tersebut dikarenakan bisnis akan mendapatkan keuntungan dari tingkat penjualan yang dilakukan perusahaan. Nah, dalam kegiatan penjualan ini tentu diperlukan surat tagihan.

Namun, apa itu surat tagihan? Apa saja fungsi dan komponen yang terdapat di dalamnya? Dapatkan jawabannya dengan membaca artikel tentang surat tagihan di bawah ini.

Apa itu Surat Tagihan?

Surat tagihan adalah suatu surat yang diberikan oleh pihak pemberi piutang, atau dalam hal ini adalah pihak penjual pada pihak pembeli.

Surat seperti ini diberikan dengan berdasarkan kesepakatan bersama, yang mana surat ini akan menjadi pilihan saat pelanggan belum memenuhi atau melunasi pembayaran yang sudah disepakati.

Nah, keterlambatan pembayaran bisa memberikan kerugian untuk pemberi pinjaman. Pasalnya, uang yang seharusnya diterima oleh kreditur tidak dilunasi secara tepat waktu, bisa menghambat kegiatan perusahaan, termasuk berbagai kegiatan penjualan yang lainnya.

Baca juga: Apa itu Invoice Financing? Ini Pengertian dan Cara Kerjanya!

Fungsi Surat Tagihan

Surat tagihan adalah surat yang sangat penting, khususnya dalam hal pembayaran atas suatu kegiatan transaksi. Namun, surat inipun mempunyai fungsi lain, berikut ini adalah ulasannya:

1. Memberikan Efek Pada Pihak Peminjam

Surat ini bisa dijadikan solusi bagi perusahaan saat sedang mengalami kesulitan dalam meminta kembali pembayaran atas kewajiban pembeli ataupun pelanggan.

Dengan mengirimkan pemberitahuan secara tertulis, harapannya pelanggan bisa lebih cepat merespon atau melunasi pembayaran. Pasalnya, tidak semua pelanggan bisa merespon secara cepat saat telah tiba waktu jatuh tempo pembayaran.

2. Bukti Pernah Melakukan Transaksi

Kehadiran surat ini juga bisa dijadikan bukti adanya transaksi pembelian. Sehingga, jika salah satu pihak ternyata menyalahi kesepakatan transaksi, maka bisa dibawa ke meja hukum. Surat tagihan sebagai bukti pembelian ini akan mempermudah perusahaan dalam mendapatkan hak sekaligus menyesuaikan transaksi yang sudah dan belum lunas.

3. Menghindarkan denda bagi pembeli

Dalam pembelian yang dilakukan secara kredit, umumnya terdapat sanksi ataupun denda jika terjadi suatu keterlambatan pembayaran. Denda ataupun sanksi ini umumnya dihitung secara harian.

Namun untuk mencegah pembeli mengalami kerugian yang besar karena adanya keterlambatan pembayaran kredit, maka surat ini bisa dikirim sebelum tanggal jatuh tempo tiba. Sehingga, setidaknya pembeli bisa mempersiapkan dana untuk membayar cicilan pinjaman yang dibayar di muka agar bisa terhindar dari sanksi atau denda.

Baca juga: Mengenal 5 Program Rumah Bersubdisi: FLPP, SBUM, SSB, BP2BT, dan Tapera

4. Pemantauan Terhadap Kualitas Kredit Pembeli

Frekuensi penerbitan surat tagihan akan membantu perusahaan agar bisa lebih mudah dalam menilai kualitas pelanggan mereka. Frekuensi dari faktur bisa dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam memberikan persetujuan kredit perusahaan.

Dengan begitu, akan membantu pihak penjual dalam mengetahui bahwa pembeli mampu memenuhi berbagai persyaratan dalam menerima pinjaman lain dengan cara kredit.

Baca juga: APHT dalam KPR Rumah, Apa Fungsinya?

Komponen dan Contoh Surat Tagihan

1. Komponen Surat Tagihan

Setiap perusahaan bisa membuat surat tagihan sesuai dengan kebijakan mereka masing-masing. Walaupun demikian, secara umum terdapat beberapa komponen yang akan selalu ada di dalam setiap surat tagihan. Nah, berbagai komponen tersebut wajib di tulis di dalam surat ini, apapun jenis perusahaannya.

Nah, beberapa komponen yang wajib terdapat di dalam surat tersebut adalah nomor urut, nomor pesanan, surat jalan atau kode nomor transaksi atau delivery order, subtotal, detail barang, diskon, dan juga biaya.

Baca juga: Bagaimana Cara Melaporkan Pinjaman Online yang Ilegal ke OJK?

Contoh Surat Tagihan

Agar lebih memudahkan Anda dalam memahami surat tagihan dan tidak salah dalam membuatnya, berikut ini akan kami berikan contoh yang baik untuk beragam kebutuhan bisnis.

Baca juga: Apa Itu Kredit Usaha Rakyat (KUR)? Ini Pengertian dan Jenisnya

Penutup

Demikianlah penjelasan singkat dari kami tentang surat tagihan. Jadi, surat tagihan adalah surat yang diterbitkan oleh pihak pemberi piutang atau pihak penjual pada pelanggan ataupun kliennya.

Ada banyak sekali fungsi dari surat ini, namun secara umum fungsinya adalah agar bisa mengingatkan pihak pembeli atau kreditur agar bisa menyelesaikan pembelian yang terkait dengan kegiatan transaksi yang telah terjadi.

Surat ini pun mempunyai beberapa komponen wajib yang harus ada di dalamnya, terlepas dari industri bisnis yang sedang digeluti oleh pebisnis tersebut. Komponen tersebut mencakup nomor urut, nomor pesanan, surat jalan atau kode nomor transaksi atau delivery order, subtotal, detail barang, diskon, dan juga biaya.

Nah, bila surat yang telah diterbitkan oleh perusahaan berhasil dilunasi oleh pelanggan atau klien perusahaan, maka selanjutnya perusahaan harus mencatat transaksi tersebut dan membuat laporan keuangannya.

Namun, hal tersebut tidak bisa dilakukan secara manual, terlebih lagi bila ada banyak sekali transaksi dalam bisnis Anda. Nah, solusinya adalah dengan menggunakan aplikasi bisnis dan akuntansi dari Accurate Online.

Accurate Online adalah aplikasi berbasis web yang telah dipercaya oleh ratusan ribu pebisnis di Indonesia. Terbukti, Accurate Online telah berhasil meraih penghargaan TOP Brand Award dari tahun 2016 hingga tahun ini. Jadi, Anda sudah tidak perlu lagi meragukan keandalan dari aplikasi ini.

Dengan menggunakan Accurate Online, maka Anda bisa mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan yang akan membantu Anda dalam membuat berbagai keputusan bisnis.

Selain itu, Accurate Online juga sudah dilengkapi dengan fitur dan modul luar biasa, seperti fitur penjualan, pembelian, perpajakan, persediaan, manufaktur, dan masih banyak lagi. Sehingga, Anda bisa lebih fokus dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis.

Tertarik menggunakan Accurate Online? Ayo daftarkan perusahaan Anda dan coba sendiri selama 30 hari gratis melalui tautan gambar di bawah ini.