4 Tips untuk Memastikan Bisnis Anda tidak Melambat Saat Pandemi

Mengingat wabah coronavirus dan pandemi yang terjadi akuibat COVID-19, perencanaan karantina wilayah atau lockdown telah menjadi pertimbangan utama dalam bisnis di seluruh dunia saat pandemi tejadi. Perencanaan semacam ini berguna dalam segala peristiwa, apakah itu untuk virus corona, cuaca buruk, atau atau bencana lain di luar kemampuan kita.

Mungkin saat seperti inilah yang akan membuat para manajer bekerja ekstra, terutama karena ada banyak hal yang dapat dilakukan bisnis saat menghadapi situasi pandemi seperti ini untuk mempersiapkan ketahanan operasional dan kelangsungan bisnis.

Pemerintah telah memberikan stimulus yang diperuntukan meringankan beban masyarakat dan usaha. Selain itu, untuk membantu perusahaan Anda, kami menawarkan tips untuk bisnis Anda tentang empat hal yang difokuskan bersama dengan poin-poin yang dapat diaplikasikan sehingga seluruh tim Anda tetap bekerja dengan normal, tidak peduli apa yang terjadi di dunia saat ini.

1. Kebijakan Kerja dari Rumah atau WFH

Jika bisnis Anda menggunakan teknologi cloud, karyawan Anda dapat bekerja dari rumah mereka, ini juga mendukung imbauan pemerintah tentang social distancing, dan karyawan Anda dapat terus menjadi produktif selama bekerja dirumah.

Tim keuangan Anda misalnya, akan tetap dapat mengelola arus kas dan faktur dengan mengakses software akuntansi berbasis cloud tanpa harus datang  ke kantor.

Terlepas dari peristiwa pandemi yang terjadi, banyak bisnis di seluruh dunia tahu bahwa penerapan fleksibelitas dalam pekerjaan sangat bermanfaat. Menurut penelitian dari MindMetre Research, 82% karyawan dari organisasi yang menawarkan pekerjaan yang fleksibel mengatakan mereka lebih produktif, sementara 58% mengatakan bahwa fleksibelitas meningkatkan kepuasan kerja.

Kebijakan terbaik adalah kebijakan di mana budaya bekerja di rumah kapan saja dinormalisasi untuk karyawan dan merupakan pilihan yang realistis.

Sebelum memulai untuk menerapkan WFH, perhatikan 4 poin ini :

Poin pertama

Pertimbangkan kebutuhan akan strategi WFH untuk area-area bisnis Anda yang dapat mendukung dari jarak jauh. Bagian dari ini bisa jadi mengadopsi cloud computing dan itu tidak harus menjadi proses yang panjang untuk melakukannya juga.

Memiliki data Anda disimpan di cloud daripada perangkat individual berarti informasi dapat diakses di mana saja jika Anda memiliki koneksi internet. Dengan mengadopsi cloud computing, karyawan Anda akan dapat bekerja kapan dan di mana saja

Baca juga : 5 Tips Meminimalkan Kerugian Restoran Anda Dimasa Pandemi

Poin kedua

Letakkan alat yang tepat di tempatnya. Apakah Anda memiliki yang tepat untuk memastikan karyawan Anda masih dapat beroperasi jika mereka tidak dapat masuk ke kantor? Apakah mereka memiliki akses ke laptop, telepon kantor dan konektivitas internet yang memadai?

Teknologi sangat penting untuk memastikan karyawan Anda tetap terhubung dalam situasi seperti ini – tidak hanya dengan perusahaan tetapi juga pelanggan Anda. Ini akan memastikan pekerjaan dapat terjadi secara real time dan kolaborasi dapat terjadi di berbagai fungsi dengan efisien.

Dalam jangka yang sangat pendek, jika Anda belum mengadopsi cloud computing maka alat-alat seperti layanan file bersama Google Drive atau layanan video call bersamaan seperti Google Meet dapat diberlakukan.

Poin Ketiga

Dorong karyawan Anda untuk membawa laptop, tablet, dan ponsel kantor mereka (jika itu merupakan inventaris yang bisnis Anda berikan) pada saat saat pandemi.

Pada dasarnya, Anda perlu memperlengkapi staf Anda untuk bekerja di mana pun mereka berada – di kantor, di rumah, atau bahkan di jalan jika mereka mengunjungi klien atau pelanggan.

Poin keempat

Perjalanan dalam bentuk apa pun, termasuk pengiriman barang, dapat terpengaruh. Anda mungkin telah mempertimbangkan larangan bepergian dalam bisnis yang bagi staf penjualan lapangan dapat menjadi pukulan berat.

Namun, teknologi yang sama yang memungkinkan kerja jarak jauh dapat memungkinkan mereka untuk terus melakukan pekerjaan mereka melalui pertemuan virtual, daripada tatap muka secara langsung.

Sayangnya hanya ada sangat sedikit cara untuk menyiasati transportasi barang dan masalah logistik lainnya. Tetapi situasi ini dapat diatasi dengan memastikan pemasok dan pelanggan memastikan kontrak yang ada untuk klausa yang mungkin berhubungan dengan peristiwa seperti ini untuk mengetahui di mana Anda berdiri secara legal.

Baca juga : Tips Mengatur Rumah untuk Meningkatkan Produktivitas Selama WFH

2. Memastikan Saluran Komunikasi Terjaga

Menjaga agar orang-orang Anda tetap terhubung, terlibat, dan melakukan pembaruan informasi adalah kunci ketika kelangsungan bisnis saat pandemi seperti ini. Memiliki mekanisme yang tepat dan menggunakannya pada waktu yang tepat sangat penting untuk memastikan tidak ada kepanikan atau kesalahan informasi seputar apa yang harus mereka lakukan.

Anda juga perlu menjaga jalur komunikasi tetap terbuka dengan pelanggan, klien, dan pemasok Anda. Biarkan mereka tahu apa yang bisa mereka harapkan dari Anda dan pastikan Anda tahu apa yang bisa Anda harapkan dari mereka secara realistis.

Poin pertama

Siapkan saluran yang memungkinkan Anda mengirim pembaruan tertulis dan jika terjadi keadaan darurat yang mendesak, pertimbangkan untukmenggunakan pembaruan online juga. Anda mungkin ingin memasang poster terkait virus corona yang menjelaskan apa yang terjadi dalam bisnis Anda dan untuk memberikan saran terbaik kepada setiap individu.

Untuk karyawan Anda, pertimbangkan untuk memperkenalkan pusat kerja tim yang menggabungkan perangkat obrolan grup dengan alat kolaborasi untuk memungkinkan tim bekerja dan diperbarui bersama. Sekali lagi, alat seperti Microsoft Teams atau Slack bagus untuk ini.

Pastikan alamat email (yang pribadi dan perusahaan) sudah benar serta nomor ponsel. Apakah Anda memiliki grup whatsaap karyawan yang dapat Anda manfaatkan? Gunakan juga itu untuk berkomunikasi.

Poin kedua

Pastikan Anda memberikan pembaruan informasi baik tentang bisnis Anda, atau pandemi ini, tetapi yang penting jangan terlalu banyak dan sering. Hal ini tidak hanya dapat membuat Anda khawatir daripada meyakinkan karyawan, pemasok dan pelanggan / klien, namun  juga mengganggu  waktu mereka terutama jika Anda  mengatakan hal tidak penting atau informasi yang belum diakui kebenarannya.

Baca juga : Accurate Online X Paybill : Solusi Kemudahan Kelola Tagihan pada Bisnis

3. Pembayaran dan Persyaratan Hukum

Sebagai pemberi kerja, Anda harus tahu bahwa Anda harus memberikan beberapa hak karyawan yang dilindungi oleh hukum di Indonesia seperti cuti hamil atau cuti sakit.

Namun, beberapa hak mungkin menjadi lebih penting dalam situasi tertentu di saat pandemi seperti ini, dimana penyakit memengaruhi keamanan pekerja Anda

Memberikan hak-hak pekerja sangat diperlukan saat ini – sebagai contoh – banyak tempat terpaksa ditutup, individu harus mengisolasi diri, atau jika individu harus tinggal di rumah karena anak-anak atau orang terdekat mereka sakit atau sekolah telah ditutup karena coronavirus.

Karyawan memiliki hak untuk mengambil waktu istirahat untuk menangani keadaan darurat yang melibatkan keluarga atau diri mereka sendiri yang menjadi kepala keluarga.

Anda tidak perlu membayar karyawan selama periode ini dan tidak ada batasan waktu yang diambil. Keadaan darurat dalam konteks ini adalah sesuatu yang tidak direncanakan, seperti sakit mendadak akibat pandemi ini, atau kecelakaan.

Karyawan harus berkomunikasi dengan Anda sesegera mungkin bahwa mereka membutuhkan waktu istirahat ini dan dapat melakukannya secara lisan, tidak perlu bagi mereka untuk menuliskannya.

Anda tidak boleh mendiskriminasi mereka dengan cara apa pun karena permintaan ini,  hal itu akan memberi karyawan hak untuk membawa Anda ke pengadilan ketenagakerjaan.

Baca juga : Pantau Keuangan Bisnis saat #dirumahaja dengan Accurate Online

4. Buat Rencana Darurat untuk Keadaan Darurat di Tempat Kerja

Manfaatkan kesempatan ini untuk membangun apa yang telah kami bahas di atas untuk membuat rencana darurat yang sesuai dengan standar keamanan yang ditetapkan Negara kita. Rencana ini mungkin berdampak pada bisnis, karyawan, pemasok, atau pelanggan Anda.

Berikut lima saran untuk memulainya :

Tetapkan penanggung jawab: Semua rencana membutuhkan 1 orang penanggung jawab, dan satu orang yang memiliki rencana dan dapat didelegasikan. Tidak perlu memilih anggota staf senior, tetapi orang-orang perlu tahu siapa itu. Orang ini harus menjadi key checker utama untuk rencana tersebut. Orang yang memastikan semua perencanaan telah matang dan memastikan rencana yang dibuat tidak mengalami kegagalan.

Terima saran dari semua orang : Perincian rencana akan tergantung pada kebutuhan Anda. Anda dapat memutuskan bahwa setiap fungsi atau departemen dalam bisnis Anda memerlukan rencananya sendiri, misalnya. Anda bahkan dapat memutuskan bahwa individu harus membuat rencana mereka sendiri. Tetapi semuanya harus disinkronkan dan digabungkan menjadi rencana di tempat kerja dengan scope lebih besar.

Pertimbangkan seluruh ekosistem Anda : Dari pemasok hingga pelanggan / klien: Rencana Anda mungkin menyertakan daftar pemasok alternatif untuk sumber daya utama tertentu, yang akan digunakan jika pemasok Anda yang sekarang tidak tersedia. Ini mungkin termasuk rencana spesifik tentang bagaimana memperlakukan pelanggan individu, terutama yang lebih besar dan atau yang lebih penting.

Terapkan rencana yang tertulis : Jangan buat perencanaan hanya sekali dan kemudian Anda melupakannya. Pastikan rencana Anda ditinjau secara berkala dan jangan takut untuk melakukan perubahan jika diperlukan.

Berkomunikasi : Setelah rencana dibuat, pastikan tersedia untuk semua dan semua orang tahu apa itu, di mana dapat ditemukan dan apa artinya bagi mereka.

Baca juga : Accurate Online sebagai Alat yang Tepat bagi Bisnis di Masa WFH

Kesimpulan

Teknologi yang kuat dan proses komunikasi yang baik akan sangat berarti bagi bisnis Anda untuk terus beroperasi secara efektif bahkan ketika banyak bisnis kesulitan pada saat  pandemi seperti ini atau insiden lain di luar kendali Anda.

Padukan ini dengan budaya kerja fleksibel yang mendukung, memberdayakan, dan memungkinkan kolega untuk membuat keputusan yang tepat, dan Anda akan menemukan bahwa perusahaan Anda tidak harus melambat hanya karena pandemi yang telah terjadi.