Administrasi Keuangan: Pengertian, Tujuan, dan Fungsinya

Pengertian administrasi keuangan adalah salah satu unsur terpenting dalam suatu bisnis, karena ia berhubungan erat dengan sumber daya dari suatu perusahaan atau organisasi.

Tapi, beberapa diantara kita juga masih banyak yang belum memahami arti dari administrasi keuangan yang sebenarnya.

Karena, kebanyakan dari kita menganggap bahwa administrasi keuangan adalah staff yang berkaitan dengan kegiatan pembayaran.

Nah, pada kesempatan kali ini, kita akan menjelaskan secara detail tentang pengertian administrasi keuangan beserta hal lain yang erat kaitannya dengan administrasi keuangan.

Apa yang dimaksud dengan Administrasi Keuangan?

Administrasi keuangan adalah seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pencatatan, pendataan, serta pengeluaran untuk pendanaan berbagai kegiatan operasional perusahaan dalam bentuk pengelolaan keuangan dan akuntansi.

Administrasi keuangan dalam arti luas adalah suatu pedoman yang erat kaitannya dengan penggunaan dan pelaksanaan dana yang ada dalam suatu organisasi untuk menghasilkan aktivitas organisasi.

Termasuk di dalamnya mengelola keuangan yang terdiri dari perencanaan, regulasi, akuntabilitas, dan pengawasan keuangan.

Baca juga: Mengenal 5 Fungsi Administrasi dan Manfaatnya

Tujuan Administrasi Keuangan

Tujuan dari diadakannya administrasi keuangan pada dasarnya adalah untuk memproses serta mengatur keuangan dari sebuah perusahaan agar sistem keuangan yang terdapat dalam unit perusahaan itu bisa dilakukan dengan baik.

Sehingga, hal tersebut bisa dipertanggungjawabkan seluruh kebenarannya berdasarkan seluruh ketetapan yang sedang berlaku.

Selain itu, administrasi keuangan memiliki tujuan lain, yaitu:

• Mempermudah proses pengeluaran dan pemasukan uang pada suatu perusahaan.
• Mempermudah kegiatan transaksi keuangan, karena setiap transaksi yang dilakukan bisa ditunjukkan dengan bukti yang bisa dipertanggung jawabkan.
• Mempermudah manajernya dalam mengetahui kondisi keuangan perusahaan dalam kurun waktu tertentu.

Baca juga: Manajemen Administrasi: Pengertian Ahli dan 4 Fungsinya

Fungsi Administrasi Keuangan

Terdapat beberapa fungsi administrasi keuangan dalam sebuah perusahaan, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Investment Function

Dalam hal ini, administrasi keuangan berfungsi sebagai suatu wadah yang digunakan untuk menyimpan debit ataupun dana perusahaan yang nantinya bisa digunakan untuk kebutuhan perusahaan.

Terdapat dua investasi yang ada dalam adminsitrasi keuangan yaitu:

• Long Term Investment, merupakan aset tertinggi perusahaan yang digunakan untuk keperluan perusahaan di masa yang akan datang, seperti tanah, alat produksi, kas, dll.
• Short Term Investment, merupakan aset perusahaan yang memiliki nilai rendah sehingga nilainya bisa habis lebih cepat, seperti utang-piutang, persediaan, kas, dll.

2. Shopping Function

Fungsi administrasi keuangan pada poin ini menandakan bahwa administrasi keuangan diberikan kepercayaan untuk melakukan pembelanjaan atau debit dari suatu perusahaan yang berguna untuk kebutuhan perusahaan.

Dalam hal ini, staff administrasi keuangan bisa membelanjakan dana perusahaan dengan sebijak-bijaknya.

3. Profit Sharing Function

Administrasi keuangan akan diberikan kepercayaan untuk membuat serta menentukan aturan di dalam urusan pembagian keuntungan yang didapatkan oleh perusahaan

4. Fundraising Function

Pada umumnya, fungsi yang dimaksud pada poin ini adalah menyediakan dana untuk perusahaan, sehingga perusahaan mampu memenuhi kebutuhannya.

Hal ini bisa diartikan sebagai mencari investor ataupun sponsor untuk perusahaan.

Komponen Administrasi Keuangan

Dalam pengerjaannya, terdapat beberapa faktor dan komponen administrasi keuangan.

Lantas apa saja komponen dari administrasi keuangan? berikut adalah bagiannya:

1. Perencanaan Keuangan, adalah seluruh kegiatan perencanaan pengeluaran dan pemasukan keuangan dalam kurun waktu tertentu.
2. Penganggaran Keuangan, adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan pemasukan, pengeluaran, dan berbagai kegiatan lain yang sudah direncanakan sebelumnya dan seluruh anggarannya dibuat secara rinci.
3. Pengelolaan Keuangan, adalah bentuk pemanfaatan dana yang dilakukan dengan berbagai cara untuk memaksimalkan performa suatu perusahaan.
4. Pencarian Keuangan, adalah seluruh hal yang berhubungan dengan bagaimana cara dalam pengadaan suatu dana agar seluruh kegiatan operasional bisa berjalan dengan baik sesuai dengan rencana.
5. Pengendalian keuangan, yaitu seluruh hal yang berkaitan dengan penilaian dan perbaikan performa pada sektor keuangan di suatu perusahaan.
6. Penyimpanan Keuangan,adalah seluruh bentuk kegiatan pengumpulan dana perusahaan yang kemudian disimpan di tempat yang aman.
7. Pemeriksaan Keuangan, merupakan seluruh hal yang berkaitan dengan proses audit internal terhadap bagian keuangan perusahaan sebagai upaya mencegah terjadinya kecurangan.

Baca juga: Ruang Lingkup Administrasi: Pengertian, Tujuan, dan Fungsinya

Manfaat Administrasi Keuangan

ilustrasi Administrasi Keuangan. source envato.

Manfaat dari administrasi keuangan meliputi berbagai aspek yang membantu organisasi mencapai efisiensi, transparansi, dan stabilitas keuangan.

Berikut adalah beberapa manfaat utama:

1. Pengendalian Keuangan yang Lebih Baik

Administrasi keuangan yang efektif membantu mengontrol pengeluaran dan memastikan bahwa dana digunakan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.

2. Perencanaan dan Penganggaran yang Efektif

Dengan administrasi keuangan yang baik, organisasi dapat menyusun rencana anggaran yang realistis dan proyeksi keuangan yang akurat untuk jangka pendek maupun jangka panjang.

3. Pengelolaan Kas yang Optimal

Administrasi keuangan membantu dalam mengelola arus kas masuk dan keluar sehingga organisasi selalu memiliki likuiditas yang cukup untuk memenuhi kewajiban finansialnya.

4. Transparansi dan Akuntabilitas

Pencatatan dan pelaporan keuangan yang sistematis dan terorganisir meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, yang penting untuk membangun kepercayaan dari pemangku kepentingan.

5. Pengambilan Keputusan yang Baik

Data keuangan yang akurat dan terperinci memberikan dasar yang kuat bagi manajemen untuk membuat keputusan strategis dan operasional yang tepat.

6. Pengendalian Risiko Keuangan

Identifikasi dan mitigasi risiko keuangan membantu organisasi meminimalkan kerugian dan memaksimalkan peluang, sehingga menjaga stabilitas keuangan.

7. Kepatuhan terhadap Regulasi

Administrasi keuangan yang baik memastikan bahwa organisasi mematuhi semua peraturan dan standar akuntansi yang berlaku, menghindari masalah hukum dan sanksi.

8. Efisiensi Operasional

Dengan prosedur keuangan yang efisien, organisasi dapat mengurangi biaya operasional dan meningkatkan produktivitas.

9. Pemantauan dan Evaluasi Kinerja Keuangan

Administrasi keuangan memungkinkan pemantauan terus-menerus terhadap kinerja keuangan, sehingga organisasi dapat segera mengidentifikasi dan mengatasi masalah yang muncul.

10. Dukungan untuk Pertumbuhan dan Ekspansi

Manajemen keuangan yang solid memberikan dasar yang kuat bagi organisasi untuk tumbuh dan berkembang, baik melalui investasi baru maupun ekspansi operasi.

Dengan manfaat-manfaat ini, administrasi keuangan yang baik menjadi landasan penting bagi kesuksesan dan keberlanjutan jangka panjang dari setiap organisasi.

Baca juga: Memahami Prinsip Kerja dan Manfaat Financial Management Bagi Bisnis

Tugas-tugas Seorang Administrasi Keuangan

Seorang staff administrasi keuangan memiliki peran atau tugas khusus dalam suatu perusahaan, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Menciptakan Rencana Keuangan

Pada prinsipnya, rencana keuangan ini mencakup banyak aspek, termasuk pendapatan, pembayaran, dan pinjaman yang dibuat secara terstruktur dan sistematis.

Pembuatan draf ini biasanya dilakukan atas dasar hasil laporan ataupun arsip dari beberapa periode sebelumnya.

2. Membuat Laporan Keuangan

Tanggung jawab lainnya dari seorang staff administrasi adalah menyusun laporan keuangan tahunan.

Persiapan dan pelaksanaannya bisa dilakukan secara bertahap, mulai dari harian, mingguan, bulanan hingga tahunan.

Seluruhnya bisa dilakukan berdasarkan nilai aktivitas atau aliran arus kas yang masuk, keluar, utang, dll.

3. Mengelola Uang Tunai

Mengelola uang tunai atau modal ini pada umumnya menjadi tanggung jawab seorang manajemen keuangan.

Dalam hal ini,tugas yang harus dilakukan adalah melaporkan penarikan dana atau setoran, membuka rekening, menentukan banyaknya jumlah setoran dana, serta mencatat seluruh transaksi yang berkaitan dengan uang tunai perusahaan.

4. Mengelola Kredit atau Pinjaman

Staff administrasi keuangan juga harus mengelola dana pinjaman atau kredit yang menjadi beban suatu perusahaan.

Biasanya, hal ini berkaitan dengan pemberian tagihan dan melakukan pembayaran atau utang-piutang suatu perusahaan.

Baca juga: Apa itu Administrasi? Ini Pengertian, Fungsi, dan Jenisnya!

Petugas Administrasi Keuangan

1. Sekretaris

Beberapa peran dan tanggung jawab dari seorang administrasi kantor atau sekretaris adalah:

• Melakukan tanggung jawabnya atas suatu kegiatan keuangan antara pihak perusahaan dan bank, seperti penyetoran uang di bank.
• Melakukan akuntansi yang digunakan untuk pajak atau sumbangan dana atas pemilik perusahaan.
• Menangani kas kecil dengan mencatat dan juga menyediakan dana untuk keperluan rutin dengan nilai yang cenderung kecil.

2. Bendahara

Tanggung jawab dan peranan seorang bendahara atau kasir adalah menerima seluruh aplikasi kas untuk kas kecil dan laporan akuntansi kas kecil dari admin perusahaan.

Lalu, mengisi dana kas dalam bentuk uang tunai atau cek.

3. Manajer Keuangan

Tanggung jawab dan tugas seorang manajer keuangan adalah menerima dan juga melakukan pemeriksaan laporan kas kecil, dan menyetujui aplikasi agar bisa diisi dengan dana tunai kecil.

Baca juga: Manajemen Perkantoran: Definisi, Fungsi, dan 7 Tips

Contoh Administrasi Keuangan

Administrasi keuangan mencakup berbagai kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan dan pengawasan keuangan dalam sebuah organisasi.

Berikut adalah beberapa contoh kegiatan dalam administrasi keuangan:

1. Penyusunan Anggaran

• Membuat anggaran tahunan yang merinci perkiraan pendapatan dan pengeluaran.
• Mengatur alokasi dana untuk berbagai departemen atau proyek.

2. Pengelolaan Kas

• Mengatur arus kas masuk dan keluar untuk memastikan likuiditas.
• Menyimpan catatan penerimaan dan pengeluaran uang tunai.

3. Pelaporan Keuangan:

• Menyusun laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas.
• Membuat laporan bulanan, triwulanan, dan tahunan untuk pemangku kepentingan internal dan eksternal.

4. Pencatatan Akuntansi

• Mencatat semua transaksi keuangan ke dalam buku besar dan jurnal akuntansi.
• Memastikan keakuratan dan kelengkapan catatan keuangan.

5. Pengendalian Keuangan

• Melakukan audit internal untuk memastikan kepatuhan terhadap prosedur keuangan.
• Mengembangkan dan menerapkan kebijakan dan prosedur keuangan untuk mengurangi risiko.

6. Manajemen Piutang

• Mengatur penagihan piutang dari pelanggan.
• Memantau dan mengevaluasi umur piutang untuk memastikan kolektibilitasnya.

7. Manajemen Utang

• Mengatur pembayaran utang kepada pemasok dan kreditur.
• Mengelola jadwal pembayaran untuk menghindari keterlambatan dan penalti.

8. Pengelolaan Investasi

• Mengelola portofolio investasi perusahaan.
• Melakukan analisis risiko dan pengembalian investasi.

9. Analisis Keuangan

• Melakukan analisis rasio keuangan untuk mengevaluasi kinerja keuangan perusahaan.
• Menyediakan rekomendasi berdasarkan analisis keuangan untuk pengambilan keputusan manajemen.

Dengan melaksanakan kegiatan-kegiatan ini, administrasi keuangan membantu organisasi menjaga stabilitas keuangan, meningkatkan efisiensi operasional, dan mendukung pengambilan keputusan yang informatif.

Untuk mempermudah kerja Anda dalam melakukan Administrasi Keuangan Anda dapat menggunakan Aplikasi Akuntansi.

Dengan menggunakan Aplikasi Akuntansi Accurate Online, setiap pebisnis bisa mendapatkan laporan arus kas, laporan laba rugi, laporan neraca, dan lebih dari 200 jenis laporan keuangan lainnya secara otomatis, cepat dan akurat.

Baca juga: Cara Mudah Membuat Laporan Keuangan dengan Accurate Online

Kesimpulan

Pengertian administrasi bisa diartikan sebagai suatu bentuk kegiatan yang dikerjakan oleh sekelompok manusia dengan beberapa tahapan teratur dan dipimpin dengan lebih efektif dan efisien dengan menggunakan sarana yang tepat agar bisa mencapai tujuan yang sebelumnya telah ditetapkan bersama.

Tujuan dari diadakannya administrasi keuangan pada dasarnya adalah untuk memproses serta mengatur keuangan dari sebuah perusahaan agar sistem keuangan yang terdapat dalam unit perusahaan itu bisa dilakukan dengan baik.

Adanya staff administrasi keuangan memiliki peranan yang penting pada suatu perusahaan. Untuk lebih memudahkannya dalam melakukan tugas, Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Accurate Online.

Accurate online akan lebih memudahkan staff administrasi keuangan dalam melakukan pembukuan keuangan atau hal lain yang berkaitan dengan akuntansi.

Accurate online ini mampu membantu mencatat keuangan secara praktis, akurat dan cepat. Selain itu, software akuntansi ini juga bisa mengatur biaya produk, mengontrol stok barang, dan memantau laporan keuangan bisnis Anda secara mudah.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: