Sebagian dari kita pasti sudah sangat akrab dengan istilah administrasi. Istilah ini digunakan dalam beragam bidang, karena berkaitan dengan unsur lain, seperti kepemimpinan dan juga manajemen.

Administrasi adalah suatu hal yang sifatnya krusial dalam upaya mencapai tujuan.

Di dalam administrasi juga akan selalu melekat dengan pengelolaan arsip yang dilakukan dengan menggunakan sistem manajemen dokumen.

Nah, pada kesempatan kali ini, mari bersama-sama kita bahas tentang administrasi.

Apa itu Administrasi?

Administrasi adalah proses pengelolaan dan pengaturan segala aktivitas dalam sebuah organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Administrasi mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengoordinasian, dan pengendalian berbagai sumber daya, termasuk sumber daya manusia, keuangan, dan material.

Tujuan dari administrasi adalah untuk memastikan efisiensi dan efektivitas operasional organisasi serta untuk mendukung pengambilan keputusan yang tepat dan strategis.

Atmosudirdjo dalam bukunya yang berjudul Understanding Islamic Finance (A-Z Keuangan Syariah) (2007) menjelaskan bahwa arti kata administrasi adalah tata usaha yang mencakup kegiatan mengetik, tulis-menulis, mencatat, kearsipan, korespondensi, dan lain sebagainya.

Sedangkan seorang ahli manajemen bernama Theo Haiman menjelaskan bahwa administrasi adalah perumusan kebijakan, identifikasi tujuan umum, menetapkan tujuan utama, dan perancangan program dan proyek secara luas.

Berdasarkan penjelasan para ahli tersebut, bisa kita simpulkan bahwa administrasi adalah kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih, yang mencakup pengarsipan, membuat kebijakan, dan merancang program serta proyek, dengan menggunakan sistem pembagian kerja demi mencapai target dan juga tujuan tertentu.

Baca juga: Administrasi Keuangan: Pengertian, Tujuan, dan Fungsinya

Fungsi Administrasi

Administrasi memiliki peran yang sangat penting dalam kelancaran operasional suatu organisasi atau perusahaan.

Fungsi administrasi mencakup berbagai aspek yang berhubungan dengan pengaturan, pengelolaan, dan pengawasan kegiatan agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien dan efektif.

Berikut penjelasan fungsi administrasi secara lengkap:

1. Perencanaan

Dalam memulai pekerjaan, tentu Anda harus terlebih dulu membuat rencana.

Berbagai hal yang harus Anda tentukan antara lain adalah siapa, di mana, kapan, dan bagaimana cara dalam melakukan pekerjaan tersebut.

Dalam perencanaan ini, Anda harus bisa menetapkan tujuan dan urutan pencapaiannya secara logis.

Rencana ini sangat berguna agar bisa memetakan jalan bisnis dari keadaan perusahaan Anda saat ini ke keadaan yang ingin didapatkan di masa yang akan datang.

2. Pengorganisasian

Fungsi yang satu ini mencakup pembagian tugas, pengelompokkan tanggung jawab dalam beberapa divisi dan menentukan hubungan yang berkaitan, serta perekrutan tenaga kerja untuk memenuhi posisi tertentu.

Tentu hal ini dilakukan agar upaya yang berkoordinasi antar seluruh unsur perusahaan bisa terpenuhi.

Dalam hal ini, Anda juga harus memerhatikan rentang kendali dan juga pemberian tanggungjawab dan juga wewenang.

3. Pengaturan Sumber Daya

Agar rencana bisa berjalan dengan baik, maka sumber daya harus selalu memadai. Di dalamnya termasuk modal, tenaga kerja, fasilitas, dan berbagai hal lainnya.

4. Pengarahan

Tenaga kerja harus bisa memperoleh bimbingan dalam mencapai tujuan bersama.

Anda harus bisa mengalokasikan sumber daya secara tepat serta memberikan dukungan se-efektif mungkin.

Pengarahan ini memerlukan keterampilan interpersonal yang baik dan juga kemampuan dalam memotivasi seseorang.

Salah satu hal penting dalam melakukan pengarahan adalah menemukan keseimbangan yang tepat antara kebutuhan staf dan juga kebutuhan akan produksi.

5. Pengendalian Kerja

Pengendalian kerja adalah evaluasi kualitas dalam seluruh bidang ataupun mendeteksi adanya penyimpangan dalam perencanaan.

Tujuannya adalah memastikan performa kerja memiliki kualitas yang tinggi agar bisa memberikan hasil yang memuaskan dan menjaga lingkungan agar tetap teratur.

6. Penganggaran

Dalam bukunya yang berjudul Akuntansi Biaya tahun 2002, Supriono menjelaskan bahwa penganggaran adalah perencanaan yang akan menggambarkan secara kuantitatif dalam bentuk keuangan dan ukuran kuantitatif yang lainnya.

Penganggaran ini mencakup implementasi sampai dengan pengendalian.

Baca juga: Manajemen Administrasi: Pengertian, Tujuan dan Fungsinya dalam Perusahaan

Tujuan Administrasi

Tujuan dari melakukan administrasi dalam sebuah organisasi meliputi beberapa aspek penting yang berkontribusi pada keberhasilan dan efisiensi operasional.

Berikut adalah tujuan utama dari administrasi:

1. Mengorganisir dan Mengelola Sumber Daya

Administrasi membantu dalam mengatur dan mengelola sumber daya organisasi, baik itu manusia, keuangan, maupun material.

Hal ini memastikan bahwa semua sumber daya digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Dengan sistem administrasi yang baik, proses operasional dapat berjalan lebih lancar dan terstruktur sehingga ini akan mengurangi duplikasi kerja, menghindari kebingungan, dan meningkatkan produktivitas.

3. Memastikan Kepatuhan Terhadap Peraturan dan Kebijakan

Administrasi memastikan bahwa organisasi mematuhi semua peraturan dan kebijakan yang berlaku.

Termasuk kepatuhan terhadap undang-undang, peraturan pemerintah, dan kebijakan internal organisasi.

4. Mendukung Pengambilan Keputusan

Administrasi menyediakan data dan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang tepat.

Dengan informasi yang akurat dan terkini, manajemen dapat membuat keputusan yang lebih baik dan strategis.

5. Mendukung Pertumbuhan dan Pengembangan Organisasi

Administrasi membantu dalam perencanaan strategis dan implementasi inisiatif untuk pertumbuhan dan pengembangan organisasi.

Hal ini termasuk perencanaan jangka panjang, pengelolaan proyek, dan inovasi.

6. Mengendalikan dan Mengawasi Kegiatan

Administrasi bertanggungjawab untuk mengendalikan dan mengawasi berbagai kegiatan dalam organisasi, termasuk pengawasan pelaksanaan kebijakan, prosedur, dan standar operasional.

7. Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas

Dengan administrasi yang baik, semua aktivitas organisasi dapat didokumentasikan dengan baik, sehingga meningkatkan transparansi dan akuntabilitas.

Hal ini penting untuk membangun kepercayaan di antara para pemangku kepentingan.

Baca juga: Administrasi Perkantoran adalah Bagian Penting dalam Perusahaan

Jenis-jenis Administrasi

ilustrasi administrasi. source envato

Terdapat banyak sekali jenis administrasi, namun pada kesempatan kali ini, kami akan menjelaskan 5 jenisnya yang umum ditemukan di Indonesia.

1. Administrasi Negara

Dimock 1992 menjelaskan bahwa administrasi negara adalah bagian dari administrasi umum yang memiliki cakupan lebih luas.

Cukupan tersebut adalah pengetahuan yang mempelajari bagaimana berbagai lembaga, mulai dari salah satu keluarga, sampai Perserikatan Bangsa-Bangsa dibuat, digerakan, dan juga diatur.

Itu artinya, ilmu ini mempelajari berbagai hal yang dikehendaki rakyat melalui pemerintahan dan bagaimana cara mereka dalam memperolehnya. Kegiatannya mencakup berbagai hal yang berhubungan dengan publik.

2. Administrasi Bisnis

Administrasi bisnis adalah suatu proses pengelolaan perusahaan atau organisasi agar bisa menjaga kestabilan dan juga perkembangan perusahaan. Tujuannya adalah agar bisa mendapatkan keuntungan semaksimal mungkin.

Jenis administrasi ini akan lebih mengutamakan efisiensi ekonomi daripada prosedur yang berlaku. Manfaatnya hanya untuk mencapai kepentingan individu atau kelompok tertentu.

3. Administrasi Keuangan

Administrasi keuangan berfokus pada pengelolaan keuangan organisasi, termasuk pencatatan transaksi keuangan, penyusunan laporan keuangan, pengelolaan anggaran, dan pengawasan aliran kas.

Hal ini penting untuk memastikan bahwa organisasi tetap solvent dan dapat memenuhi kewajiban finansialnya.

4. Administrasi Pendidikan

Administrasi pendidikan mencakup pengelolaan lembaga pendidikan seperti sekolah, perguruan tinggi, atau universitas.

Administrasi pendidikan melibatkan pengaturan kurikulum, manajemen staf pengajar, pengelolaan fasilitas pendidikan, dan koordinasi kegiatan akademik dan non-akademik.

5. Administrasi Kesehatan

Administrasi kesehatan berfokus pada pengelolaan fasilitas kesehatan seperti rumah sakit, klinik, atau puskesmas.

Hal ini mencakup pengelolaan pelayanan medis, administrasi pasien, pengelolaan tenaga medis, dan pengaturan logistik medis.

Baca juga: Ruang Lingkup Administrasi: Pengertian, Tujuan, dan Unsur-Unsur yang Ada di Dalamnya

Penutup

Administrasi dilakukan mulai dari kegiatan pengaturan sampai dengan mengurus berbagai hal agar bisa mencapai tujuan.

Salah satu jenisnya adalah administrasi negara yang berhubungan langsung dengan kegiatan publik.

Dalam proses pengelolaannya, administrasi negara ini memerlukan banyak sekali arsip agar bisa melakukan perencanaan sampai dengan penyelenggaraan sehari-hari.

Kegiatan administrasi pun sangat diperlukan dalam menjalankan bisnis agar kegiatan operasional perusahaan bisa berjalan dengan lancar.

Namun, hal lainnya yang tidak boleh Anda lupakan sebagai pebisnis adalah mengelola keuangan dengan baik.

Salah satu cara terbaik dan efisien dalam mengelola keuangan adalah dengan menggunakan aplikasi bisnis dan akuntansi dari Accurate Online.

Aplikasi yang sudah dipercaya oleh ratusan ribu pebisnis di Indonesia ini akan mencatat seluruh jenis transaksi dan akan menyajikan lebih dari 200 jenis laporan keuangan yang akan memudahkan Anda dalam mengelola keuangan serta membuat keputusan bisnis yang baik.

Selain itu, di dalamnya pun telah dilengkapi dengan berbagai fitur dan modul bisnis luar biasa yang akan memudahkan Anda dalam mengelola dan juga mengembangkan bisnis, seperti fitur penjualan, pembelian, persediaan, perpajakan, manufaktur, dan masih banyak lagi.

Penasaran dengan Accurate Online? Klik tautan gambar di bawah ini untuk mencobanya secara gratis selama 30 hari.