Transaksi reversal sering muncul sebagai momok menakutkan bagi para pebisnis. Situasi saat dana dikembalikan ke rekening pembeli setelah transaksi sukses bisa membuat kepala pusing.
Sebagai pemilik bisnis atau merchant, Anda perlu mengetahui seluk-beluk proses chargeback dan refund untuk menghindari kerugian ini.
Untuk itu, artikel ini akan membahas secara detail mengapa transaksi reversal terjadi, bagaimana dampaknya terhadap bisnis Anda, serta langkah-langkah pencegahan dan penanganannya. Mari simak penjelasan lengkapnya di bawah ini agar Anda bisa mengamankan setiap transaksi bisnis dengan lebih baik!
Apa itu transaksi reversal?
Transaksi reversal merupakan pembatalan atau pengembalian dana ke rekening asal setelah sebuah transaksi pembayaran berhasil dilakukan. Proses pengembalian tersebut bisa terjadi melalui dua cara, yaitu chargeback atau refund.
Pada kasus chargeback, pembatalan transaksi bisa dilakukan secara sepihak oleh pemegang kartu melalui bank penerbit. Sedangkan refund terjadi ketika penjual atau merchant secara sukarela mengembalikan dana ke pembeli karena berbagai alasan.
Bank Indonesia melalui Peraturan Sistem Pembayaran No. 22/8/PBI/2020 menyebutkan bahwa transaksi reversal termasuk d/alam mekanisme penyelesaian (settlement) pembayaran elektronik.
Penerapannya bertujuan untuk melindungi konsumen dari kesalahan transaksi atau ketidaksesuaian barang/jasa.
Sebagai pelaku bisnis, Anda perlu mengenali proses transaksi reversal untuk meminimalkan risiko kerugian finansial. Pemahaman yang baik tentang prosedur dan regulasinya akan membantu Anda mengelola bisnis dengan lebih optimal.
Baca juga: Mengenal Transaksi Keuangan dan Berbagai Jenisnya
Penyebab terjadinya transaksi reversal
1. Transaksi tidak sah (unauthorized transaction)
Transaksi reversal sering terjadi saat kartu kredit atau debit digunakan tanpa izin pemilik. Pencurian data kartu atau penggunaan oleh pihak tidak bertanggung jawab ini membuat nasabah mengajukan pembatalan ke bank penerbit.
2. Ketidaksesuaian produk (product mismatch)
Transaksi reversal juga bisa terjadi karena barang atau jasa yang diterima pembeli tidak sesuai dengan deskripsi. Contohnya seperti spesifikasi produk yang berbeda, cacat produk, atau kualitas yang di bawah standar.
Kondisi tersebut bisa mendorong konsumen untuk meminta pengembalian dana.
3. Kesalahan sistem (technical error)
Gangguan teknis pada mesin EDC, payment gateway, atau sistem perbankan bisa mengakibatkan double charging. Pembeli akan terkena tagihan lebih dari sekali untuk satu transaksi, sehingga mereka memerlukan pembatalan sebagian.
4. Penipuan (fraud)
Aktivitas mencurigakan seperti phishing, skimming, atau carding dapat memicu transaksi reversal. Bank akan membatalkan transaksi ketika menemukan indikasi penipuan demi melindungi nasabah.
5. Pembatalan layanan (service cancellation)
Konsumen juga bisa membatalkan pesanan atau berlangganan sebelum masa tenggang berakhir. Penyedia jasa wajib mengembalikan dana sesuai kebijakan pembatalan tertera.
6. Kesalahan Input (data entry mistakes)
Human error saat memasukkan nominal atau data transaksi bisa menyebabkan pembayaran tidak sesuai. Koreksi bisa dilakukan melalui mekanisme reversal untuk menyesuaikan jumlah sebenarnya.
Baca juga: Jenis & Contoh Bukti Transaksi Internal dan Eksternal
Cara Mencegah Transaksi Reversal dan Cara Mengatasinya
1. Verifikasi identitas (identity verification)
Terapkanlah sistem autentikasi berlapis seperti One-Time Password (OTP) atau 3D Secure. Metode tersebut akan memperkuat keamanan setiap transaksi pembayaran digital.
Namun sebelumnya, pastikan setiap transaksi memerlukan konfirmasi dari pemilik kartu.
2. Dokumentasi lengkap (complete documentation)
Simpanlah bukti transaksi, foto produk, dan resi pengiriman sebagai proteksi dari transaksi reversal. Dokumentasi yang detail akan membantu Anda ketika terjadi sengketa dengan pembeli atau bank.
3. Kebijakan pembatalan (cancellation policy)
Buatlah aturan pembatalan dan pengembalian dana secara jelas. Cantumkan juga syarat dan ketentuan di website atau toko online Anda. Transparansi ini akan membantu mengurangi potensi perselisihan dengan pelanggan.
4. Pengamanan sistem (system security)
Gunakanlah payment gateway terpercaya dengan sertifikasi PCI DSS. Perbarui juga sistem keamanan secara rutin untuk mencegah kebocoran data pelanggan dan transaksi fraudulent.
5. Penanganan keluhan (complaint handling)
Sediakanlah customer service yang responsif untuk menyelesaikan masalah sebelum berkembang menjadi transaksi reversal. Tanggapi setiap keluhan dengan solusi cepat dan memuaskan.
6. Pelatihan tim (team training)
Latihlah staf Anda tentang prosedur transaksi dan keamanan pembayaran. Tingkatkan kemampuan mereka mendeteksi transaksi mencurigakan dan menangani keluhan pelanggan.
7. Monitoring transaksi (transaction monitoring)
Pantaulah aktivitas pembayaran secara real-time. Deteksi pola transaksi yang tidak wajar dan ambil tindakan pencegahan sebelum terjadi kerugian lebih besar.
8. Kerjasama dengan bank (bank partnership)
Jalinlah komunikasi yang baik dengan pihak bank atau penyedia jasa pembayaran. Koordinasi yang cepat akan memudahkan penyelesaian kasus transaksi reversal ketika terjadi masalah.
Baca juga: 8+ Bukti Transaksi yang Wajib Pebisnis Tahu!
Penutup
Transaksi reversal menjadi tantangan serius bagi para pelaku bisnis. Mengelola keuangan secara cermat melalui financial planning dapat memberi perlindungan optimal terhadap risiko chargeback. Pencatatan transaksi yang detail, bukti pembayaran yang lengkap, dan sistem keamanan berlapis dapat meminimalkan kerugian akibat pembatalan transaksi.
Nah, menjalankan bisnis memerlukan sistem yang terintegrasi untuk mengawasi arus kas dan transaksi secara real-time. Untuk itu, Accurate Online hadir sebagai solusi software akuntansi dan bisnis terpercaya dengan fitur pencatatan transaksi otomatis, manajemen persediaan, dan pelaporan keuangan lengkap.
Keunggulan Accurate Online semakin sempurna dengan integrasi bersama Accurate POS, sebuah aplikasi kasir digital canggih untuk memudahkan proses transaksi penjualan.
Ditambah program loyalitas pelanggan Bliss, Anda dapat meningkatkan retensi pelanggan sekaligus mencegah chargeback.
Berikut ini beberapa fitur unggulan Accurate Online yang dapat membantu Anda dalam mencegah transaksi reversal:
- Real-time transaction monitoring
- Automated payment reconciliation
- Multi-layer security system
- Laporan transaksi detail
- Integrasi dengan payment gateway terpercaya
Jangan biarkan transaksi reversal mengganggu performa bisnis Anda. Percayakan pengelolaan keuangan pada Accurate Online, software akuntansi terintegrasi dengan lebih dari 500.000 pengguna aktif di Indonesia.
Ayo mulai kelola bisnis Anda lebih profesional dan aman dari risiko transaksi reversal. Coba Accurate Online gratis sekarang! Klik gambar di atas untuk mendapatkan akses uji coba gratis Accurate Online selama 30 hari.
Referensi:
