Pengertian Whiteboarding dan 7 Manfaatnya di Dunia Kerja

Selama masa WFH berlangsung, whiteboarding menjadi salah satu metode kolaborasi online yang terbukti paling efektif. Tools yang satu ini akan memungkinkan proses brainstorming dan diskusi menjadi lebih praktis, yang mana semua ide nantinya bisa diserap oleh seluruh peserta secara lebih maksimal.

Lantas, apa itu whiteboarding? Apa saja keunggulan dari whiteboarding? Dapatkan jawabannya dengan membaca artikel di bawah ini hingga selesai.

Apa itu Whiteboarding?

Berdasarkan laman Hubspot, whiteboarding adalah sebuah metode komunikasi visual yang melibatkan penggunaan papan putih atau permukaan yang dapat digambar dan dihapus untuk menggambarkan ide, konsep, atau masalah secara visual.

Umumnya, metode ini digunakan dalam konteks kolaborasi tim, presentasi, atau sesi brainstorming di berbagai bidang, termasuk bisnis, teknologi, desain, dan pendidikan.

Dalam whiteboarding, mereka yang terlibat akan menggunakan pena atau spidol berwarna untuk menggambar, menulis, atau menandai konsep atau informasi penting di atas papan putih.

Hal ini akan memungkinkan anggota tim untuk secara interaktif berbagi dan mengembangkan ide, mencatat poin-poin penting, menggambar diagram, atau menjelaskan konsep yang sifatnya kompleks.

Whiteboarding sangat berguna dalam memfasilitasi pemahaman bersama dan komunikasi visual, sehingga akan membantu anggota tim untuk lebih mudah memvisualisasikan dan memahami informasi yang disampaikan.

Metode ini juga nantinya akan memungkinkan perubahan dan penyesuaian secara cepat karena dapat dihapus dan digambar kembali dengan mudah.

Baca juga: Mengenal Hybrid Working dan 3 Kelebihan serta Kekurangannya Untuk Karyawan

Tips dalam Melakukan Whiteboarding

Dirangkum dari laman Indeed, berikut ini adalah beberapa tips untuk melakukan whiteboarding:

1. Persiapkan dengan baik

Sebelum sesi whiteboarding, pastikan Anda memiliki semua materi yang diperlukan seperti spidol, papan putih, dan bahan referensi yang relevan. Rencanakan juga agenda atau tujuan yang ingin dicapai selama sesi.

2. Sederhanakan ide yang kompleks

Gunakanlah gambar, ikon, dan diagram untuk menyederhanakan ide atau konsep yang sifatnya kompleks. Buatlah representasi visual yang jelas dan mudah dipahami oleh semua anggota tim.

3. Gunakan warna dengan bijak

Gunakan spidol dengan warna yang berbeda untuk meg-highlight poin-poin penting, mengelompokkan informasi, atau membedakan elemen yang berbeda. Warna ini dapat membantu memperjelas dan membedakan berbagai ide yang berbeda.

4. Libatkan semua anggota tim

Jika Anda melakukan whiteboarding dalam sesi kolaboratif, pastikan semua anggota tim terlibat secara aktif. Ajaklah mereka untuk ikut menggambar, menulis, atau memberikan kontribusi ide. Sehingga akan meningkatkan keterlibatan dan pemahaman bersama.

5. Jaga fokus dan tujuan

Anda harus selalu mengingat tujuan dan fokus pada sesi whiteboarding berlangsung. Hindari juga penggambaran yang berlebihan atau terlalu banyak detail yang tidak relevan. Tetaplah fokus pada poin-poin penting dan gunakanlah metode ini sebagai alat untuk memperjelas dan menyampaikan ide secara efektif.

6. Gunakan simbol dan panah

Gunakanlah simbol atau ikon yang sederhana dan mudah dimengerti untuk mewakili konsep atau tindakan tertentu. Gunakan juga panah atau garis untuk menghubungkan ide atau menggambarkan alur pemikiran.

7. Berikanlah waktu untuk diskusi dan penjelasan

Setelah menggambar atau menulis di papan putih, berikanlah waktu untuk menjelaskan dan mendiskusikan ide-ide yang telah ditampilkan. Hal ini akan membantu Anda memastikan pemahaman yang lebih baik dan memberikan kesempatan bagi anggota tim untuk memberikan masukan atau mengajukan pertanyaan.

8. Jangan takut untuk menghapus

Jika ada perubahan atau revisi penting, jangan ragu untuk menghapus atau mengubah apa yang telah digambar di papan putih. Whiteboarding adalah proses yang dinamis dan fleksibel, jadi jangan takut untuk mengubah atau mengoreksi gambar jika diperlukan.

9. Gunakan teknologi digital jika perlu

Selain papan putih fisik, ada juga alat whiteboarding digital yang dapat digunakan untuk kolaborasi jarak jauh. Platform seperti Miro, Lucidchart, atau Microsoft Whiteboard menyediakan lingkungan digital yang memungkinkan kolaborasi secara real-time dengan fitur tambahan seperti penyimpanan, berbagi, dan kolaborasi secara online.

Baca juga: Ingin Meningkatkan Motivasi Bekerja? Ini Tipsnya!

Manfaat Metode Whiteboarding

Metode ini memiliki beberapa manfaat yang besar, baik itu dari sisi kolaborasi tim, presentasi, dan sesi brainstorming. Berikut ini adalah beberapa manfaat utama dari whiteboarding:

1. Visualisasi yang lebih baik

Whiteboarding memungkinkan ide dan konsep untuk bisa digambarkan secara visual. Hal ini akan membantu tim untuk memahami informasi dengan lebih baik karena biasanya manusia cenderung lebih responsif terhadap gambar daripada teks.

Dengan menggunakan simbol, ikon, diagram, atau gambar, metode ini memungkinkan pemahaman yang lebih mendalam dan komunikasi yang lebih jelas.

2. Kolaborasi yang lebih baik

Whiteboarding adalah tools yang efektif untuk memfasilitasi kolaborasi tim. Dalam sesi whiteboarding, anggota tim dapat secara interaktif berkontribusi, menggambar ide-ide mereka, dan berbagi pemikiran.

Hal ini akan menciptakan lingkungan yang inklusif di mana semua anggota tim dapat berpartisipasi, berkolaborasi, dan memberikan masukan. Metode ini juga mapu memfasilitasi pertukaran ide secara real-time, yang mampu mempercepat proses kolaborasi.

3. Pemecahan masalah

Whiteboarding memungkinkan tim untuk secara visual menganalisis masalah, mengidentifikasi akar masalah, dan mengembangkan solusi.

Dengan menggambar diagram, menghubungkan konsep, atau membuat alur pemikiran, metode ini membantu tim untuk memvisualisasikan masalah dengan lebih baik dan menemukan pendekatan yang efektif untuk memecahkannya.

4. Kreativitas dan brainstorming

Whiteboarding sering digunakan dalam sesi brainstorming. Tools ini akan memberikan ruang yang luas untuk menuliskan ide-ide, menggambar asosiasi, dan membuat hubungan antara konsep-konsep yang berbeda.

Dengan begitu, nantinya akan merangsang kreativitas dan memfasilitasi pembentukan ide baru. Dalam konteks ini, whiteboarding memungkinkan tim untuk berpikir di luar kotak dan menemukan solusi yang inovatif.

5. Pemahaman yang bersama-sama

Dengan menggunakan whiteboarding, anggota tim dapat membangun pemahaman bersama tentang ide, konsep, atau proyek tertentu. Metode ini akan memungkinkan visualisasi yang dapat dilihat oleh semua orang, dan ini membantu menghindari kebingungan atau penafsiran yang keliru.

Semua orang nantinya dapat melihat gambaran keseluruhan dan memiliki pemahaman yang seragam tentang apa yang dibahas.

6. Rekam jejak dan dokumentasi

Whiteboarding juga berfungsi sebagai alat dokumentasi dan rekam jejak. Gambar atau tulisan di whiteboarding dapat direkam atau difoto, sehingga memudahkan untuk merekam dan berbagi informasi yang dibahas selama sesi berlangsung. Hal ini juga akan membantu Anda dalam melakukan monitoring dan referensi di waktu yang akan datang.

7. Perubahan dan iterasi cepat

Metode ini memungkinkan perubahan dan iterasi secara cepat. Jika ada perubahan atau revisi yang diperlukan, informasi dapat dihapus, digambar ulang, atau ditambahkan dengan mudah. Sehingga akan memfasilitasi fleksibilitas dalam pemikiran dan pemecahan masalah.

Baca juga: Manfaat dan Cara Menerapkan Afirmasi Positif di Dunia Kerja

Penutup

Jadi, whiteboarding adalah metode komunikasi visual yang melibatkan penggunaan papan putih atau permukaan yang dapat digambar dan dihapus untuk menggambarkan ide, konsep, atau masalah secara visual.

Beberapa manfaat utama dari whiteboarding termasuk visualisasi yang lebih baik, kolaborasi yang lebih baik, pemecahan masalah yang efektif, merangsang kreativitas dan brainstorming, membangun pemahaman secara bersamaaan, rekam jejak dan dokumentasi, serta memungkinkan perubahan dan iterasi cepat.

Dengan menggunakan whiteboarding, setiap anggota tim dapat memanfaatkan kekuatan visual untuk meningkatkan pemahaman, kolaborasi, dan inovasi.

Namun, hal ini juga harus didukung dengan manajemen perusahaan yang baik dan efektif. Nah, solusinya adalah dengan menggunakan Accurate Online.

Software akuntansi dan bisnis ini mampu menyajikan lebih dari 200 jenis laporan keuangan, membantu Anda dalam mengelola persediaan, melakukan penjualan dan pembelian, dan masih banyak lagi.

Buktikan sendiri keunggulan Accurate Online dengan mencobanya selama 30 hari gratis melalui tautan gambar di bawah ini.