Administrasi Perkantoran Adalah Bagian Penting Dalam Perusahaan

Pada dasarnya, administrasi perkantoran adalah kegiatan yang berkaitan erat dengan sistem administrasi di dalam suatu kantor.

Sistem manajemen dalam ruang lingkup ini menjadi salah satu bagian dari manajemen yang akan memberikan informasi sesuai dengan bidang administrasi yang diperlukan untuk bisa menopang terjadinya suatu kegiatan secara efektif.

Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran adalah serangkaian kegiatan rutin di dalam suatu organisasi yang berkaitan dengan pengelolaan data dan juga informasi demi mencapai tujuan organisasi secara sistematik.

Secara etimologi, administrasi diambil dari bahasa latin, Ad memiliki arti intensif dan ministrare yang memiliki arti melayani, membantu, ataupun memenuhi.

Dalam arti yang lebih sempit, administrasi perkantoran adalah seluruh kegiatan teknis dan memiliki peran penting dalam kegiatan operatif, memberikan laporan pada pihak direksi, dan menciptakan organisasi perusahaan yang lebih baik.

Sedangkan dalam arti yang lebih luas, administrasi perkantoran adalah kegiatan mengorganisir, merencanakan, menyelenggarakan, mengarahkan, dan mengawasi beragam pekerjaan yang berkaitan dengan ruang lingkup di kantor dan juga tata usaha yang tertib.

Baca juga: Mengenal 5 Fungsi Administrasi dan Manfaatnya

Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

Agar bisa lebih memahami tentang administrasi perkantoran, mari kita simak pendapat para ahli di bawah ini:

1. George Terry

George Terry menjelaskan bahwa admin kantor adalah pengendalian, perencanaan, dan pengorganisasian pekerjaan dalam suatu kantor dan menjadi penggerak pada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang sudah ditetapkan bisa tercapai dengan baik.

2. Edwin Robinson dan William Leffingwell

Edwin Robinson dan William Leffingwell menjelaskan bahwa pengertian administrasi perkantoran adalah turunan dari ilmu dan juga seni manajemen yang berhubungan dengan operasional tugas kantor secara tepat.

3. Suparjati

Suparjati mengatakan bahwa admin kantor adalah suatu upaya dan proses kerja sama dalam lingkup kantor agar bisa mencapai tujuan yang sudah disepakati bersama dengan melakukan fungsi manajemen.

4. Arthur Granger

Menurut Arthur Granger, fungsi dari admin kantor adalah melakukan komunikasi pekerjaan kantor secara tepat dan tata pelayanan kegiatan yang terdokumentasi.

5. William Spriegel dan Ernest Daview

William Spriegel dan Ernest Daview menjelaskan bahwa admin kantor adalah suatu pemberian yang tertuju pada seluruh kegiatan operasional, seperti produksi, manufaktur, pengelolaan gudang, transportasi, dan marketing.

Baca juga: Mengenal Jenis-Jenis Surat Resmi dan Cara Menulisnya

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran merupakan tulang punggung dari setiap organisasi, memainkan peran penting dalam menjaga kelancaran operasional sehari-hari.

Mengelola beragam tugas administratif dengan efisien, administrasi perkantoran memastikan bahwa setiap departemen dapat berfungsi dengan optimal.

1. Bersifat Pelayanan

Ruang lingkup administrasi lebih bersifat pelayanan karena dapat membantu tugas-tugas lain, sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efisien.

Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang lain agar bisa bekerja lebih efektif.

Pelayanan mengacu pada pengelolaan administrasi yang dilakukan untuk pelaksanaan pekerjaan pelaksana guna mencapai tujuan perusahaan.

Seperti yang telah disebutkan di atas, pekerjaan kantoran ini dirancang untuk memberikan layanan kepada mereka yang melaksanakan pekerjaan (tugas utama kantor) guna mencapai tujuan organisasi.

Contoh:

• Membantu staf penjualan untuk melakukan pekerjaannya.
• Membantu departemen finansial untuk menyimpan bukti dokumenter tentang status keuangan perusahaan.
• Membantu departemen produksi untuk meningkatkan layanan dan menentukan biaya yang lebih rendah.
• Pustakawan melacak siswa yang meminjam buku dari perpustakaan.
• Teller bank, yang mencatat setoran di bank.

2. Terbuka dan Ekspansif

Ruang lingkup administrasi lebih terbuka dan ekspansif, artinya pekerjaan kantor bisa dilakukan dimanapun dalam organisasi, tidak hanya di kantor atau gedung saja, tapi bisa juga dilakukan di luar kantor atau di luar gedung.

Contoh:

• Ahli listrik mencatat meteran di rumah.
• Petugas tiket kereta melakukan pemeriksaan tiket penumpang.
• Petugas PDAM mencatat meteran air rumah

3. Diterapkan oleh Semua Pihak dalam Organisasi

Ruang lingkup adminisitrasi harus diterapkan oleh semua pihak, baik itu dari pimpinan tertinggi hingga pegawai terendah, setiap orang dapat menyelesaikan pekerjaan kantor.

Karena pekerjaan kantor tersebar ke seluruh bagian organisasi, pekerjaan akan dilakukan oleh semua orang di dalam organisasi.

Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok karyawan (misalnya, bagian administrasi), pekerjaan ini akan bisa dimonopoli oleh kelompok karyawan tersebut.

Pekerjaan kantor akan dialihkan dari pejabat tertinggi (tanpa mengubah posisi mereka) ke karyawan dengan peringkat terendah.

Misalnya, supervisor menelepon kantor lain untuk mengumpulkan data atau informasi yang diperlukan, atau harus menerima telepon dari kantor lain.

Mandor pabrik mendata pekerja yang tidak hadir atau lembur tanpa mengurangi tanggungjawab utamanya sebagai mandor.

Selain bersih-bersih kantor, karyawan OB juga biasanya mendapat pekerjaan yang meliputi mengirim surat dan mengisi buku ekspedisi.

Contoh:

• Manajer, yang tugasnya adalah membuat karyawan bekerja lebih baik, tetapi manajer juga harus tetap terlibat dalam pekerjaan kantor untuk membantunya mengelola tanggung jawab bawahannya, seperti menyimpan arsipnya sendiri dan melakukan panggilan telepon ke suatu hubungan.
• Siswa selain sekretaris kelas dapat mengisi buku harian kelas.
• Kurir akan membuat catatan saat menulis dari orang lain dan meminta bukti surat dari penerima yang dituju.

Baca juga: Ruang Lingkup Administrasi: Unsur, Tujuan, Prinsip

Tujuan Administrasi Perkantoran

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, tujuan dari admin kantor adalah agar tujuan perusahaan bisa tercapai secara efisien dan efektif, dan bisa memenuhi syarat dari hal ekonomi, teknis, dan juga psikologis.

• Dalam hal teknis, harus mempunyai manfaat dan daya guna.
• Dalam hal ekonomis, harganya harus sesuai dengan apa yang seharusnya, dan
• Dalam hal psikologis, harus mampu memberikan kepuasan.

Tujuan administrasi perkantoran secara lengkap adalah sebagai berikut:

1. Menyajikan data dan juga informasi secara lengkap pada mereka yang memerlukan untuk kebutuhan pelaksanaan tugas organisasi secara efisien dan efektif.
2. Mengawasi pekerjaan kantor dan juga administrasi agar mamu memastikan terlaksananya standar kualitas, prosedur yang tepat, dan juga tenggat waktu.
3. Menerapkan kebijakan perusahaan ataupun departemen dan juga memberikan standar pelayanan dalam hubungannya dengan manajemen.
4. Melakukan diskusi dengan karyawan terkait prestasi kerja agar bisa melakukan identifikasi masalah dan penyebabnya, dan juga berusaha untuk bisa mencari jalan keluar dari masalah tersebut.
5. Memberikan perintah kerja atau pelatihan pada pegawai.
6. Menjalankan pemantauan, verifikasi, dan juga evaluasi kerja dengan cara membuat laporan tentang kegiatan produksi, penggajian, dan juga pengiriman.
7. Melakukan proses perekrutan karyawan.
8. Menerjemahkan dan mengomunikasikan seluruh prosedur kerja dan juga kebijakan perusahaan pada para pegawai.

Baca juga: PMTK dalam PHK Karyawan, Ini Pengertian dan Ketentuannya!

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Setiap admin kantor memiliki tugas dalam merencanakan kerja untuk pengawas pegawai, pegawai dan meminta adanya pengadaan sarana dan prasarana yang diperlukan atau peralatan kantor yang sudah ada.

Nah, ruang lingkup admin kantor adalah sebagai berikut:

1. Aktivitas Kantor

Beberapa kegiatan kantor yang termasuk ke dalam ruang lingkup administrasi perkantoran adalah perencanaan perkantoran, pengorganisasian perkantoran, pengarahan perkantoran, serta pengawasan perkantoran.

2. Sarana atau Fasilitas Kerja Perkantoran

Beberapa sarana ataupun fasilitas yang tergolong dalam ruang lingkup admin kantor adalah gedung, lokasi kantor, interior, peralatan, dan berbagai mesin kantor.

Baca juga: Struktur Organisasi Perusahaan Manufaktur dan Contohnya

Fungsi Administrasi Perkantoran

Setidaknya terdapat lima fungsi dari administrasi perkantoran yang berkaitan dengan operasional dalam suatu organisasi. Nah, fungsinya adalah sebagai berikut:

1. Fungsi Rutin, yakni fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal yang mencakup penggandaan dan juga pengarsipan.
2. Fungsi Teknis, yakni fungsi administrasi yang membutuhkan keputusan, pendapat, dan juga keterampilan perkantoran yang memang mumpuni.
3. Fungsi Analis, adalah fungsi administrasi yang membutuhkan cara berpikir kreatif dan kritis dan juga kemampuan untuk memutuskan segala sesuatu secara tepat dan cepat.
4. Fungsi Interpersonal, adalah fungsi yang membutuhkan analisa dan penilaian sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu dan juga keterampilan dalam melakukan komunikasi dengan orang lain.
5. Fungsi Manajerial, yakni fungsi yang memerlukan pengorganisasian, perencanaan, memberikan motivasi, dan juga pengukuran.

Baca juga: Administrasi Keuangan: Pengertian, Tujuan, dan Fungsinya

Tugas Administrasi Perkantoran

Pekerjaan administrasi perkantoran mencakup berbagai tugas yang mendukung kelancaran operasional dan manajemen suatu kantor.

Umumnya pekerjaan ini dikerjakan oleh mereka yang menempuh kuliah di jurusan administrasi, baik administrasi secara umum ataupun khusus seperti negera, bisnis, dan lainnya.

Berikut adalah beberapa contoh pekerjaan dalam administrasi perkantoran:

1. Pengelolaan Dokumen

• Mengarsipkan dokumen: Mengorganisasi, menyimpan, dan menjaga dokumen-dokumen penting seperti surat, laporan, kontrak, dan berkas lainnya.
• Pengarsipan elektronik: Mengelola database dan sistem pengarsipan digital untuk memudahkan pencarian dan pengelolaan dokumen.

2. Pengelolaan Surat-Menyurat

• Menerima dan mengirim surat: Mengelola surat masuk dan keluar, baik surat fisik maupun elektronik (email).
• Mendistribusikan surat: Menyebarluaskan surat atau memo kepada pihak yang bersangkutan di dalam organisasi.

3. Pengaturan Jadwal dan Rapat

• Mengatur jadwal: Menyusun dan mengatur jadwal harian atau mingguan untuk pimpinan atau staf lainnya.
• Koordinasi rapat: Mengatur dan mengkoordinasikan rapat, termasuk penyiapan ruang rapat, undangan rapat, dan notulensi.

4. Manajemen Inventaris

• Pengelolaan perlengkapan kantor: Memantau dan mengelola persediaan perlengkapan kantor seperti kertas, alat tulis, dan perlengkapan lainnya.
• Pengadaan barang: Memesan dan membeli perlengkapan yang dibutuhkan kantor.

5. Layanan Pelanggan

• Menerima tamu: Menyambut dan melayani tamu yang datang ke kantor.
• Menangani telepon: Menerima dan mengalihkan panggilan telepon kepada pihak yang bersangkutan.

6. Pengelolaan Keuangan Sederhana

• Pengelolaan kas kecil: Mengelola pengeluaran kecil sehari-hari dan mencatatnya.
• Pembukuan dasar: Membantu dalam pengelolaan dan pencatatan transaksi keuangan dasar.

7. Penyusunan Laporan

• Laporan keuangan: Menyusun laporan keuangan dasar seperti laporan pengeluaran dan pemasukan.
• Laporan aktivitas: Membuat laporan kegiatan harian, mingguan, atau bulanan untuk dilaporkan kepada manajemen.

8. Dukungan Administratif

• Mendukung manajemen: Membantu manajer atau pimpinan dalam tugas-tugas administratif sehari-hari.
• Penyusunan dokumen: Menyusun dan mengetik berbagai dokumen seperti surat, memo, laporan, dan presentasi.

9. Pengelolaan Data dan Informasi

• Menginput data: Memasukkan data ke dalam sistem komputer dan memastikan akurasi data.
• Mengelola database: Memelihara dan memperbarui database perusahaan.

Baca juga: Peraturan Ketenagakerjaan: Gaji, Perjanjian kerja, Waktu Istirahat, dan Cuti

Penutup

Demikianlah penjelasan lengkap dari kami tentang administrasi perkantoran, tujuan, ruang lingkup, dan juga fungsi dari administrasi perkantoran.

Untuk memudahkan proses administrasi, baik itu admin kantor, pergudangan, atau perbankan, Anda bisa menerapkan dan beradaptasi dengan perkembangan teknologi yang ada saat ini.

Salah satunya adalah dengan menggunakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.

Dengan Accurate Online, Anda akan mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara otomatis, cepat, dan akurat.

Selain itu, Anda juga bisa menggunakan fitur dan modul luar biasa yang tersedia di dalamnya agar kegiatan bisnis Anda bisa berjalan lebih efektif dan efisien.

Ayo coba Accurate Online sekarang juga dengan klik banner di bawah ini, gratis!