Mengenal Jenis-Jenis Surat Resmi dan Cara Menulisnya

Di tengah era kemajuan teknologi, surat menyurat masih sering dilakukan oleh perorangan maupun instansi pemerintahan. Dimana untuk mengurus berbagai keperluan yang bersifat formal, surat resmi masih menjadi pilihan.

Surat resmi sendiri merupakan surat yang dikeluarkan oleh perseorangan, organisasi, atau instansi, yang sifatnya formal dan berkepentingan resmi. Karena itu, penulisan surat ini sangatlah sistematis dan menggunakan kalimat yang baku, jelas, serta efektif.

Anda mungkin kini bertanya-tanya bagaimana cara menulis surat resmi secara benar, bukan? Sebelum membahasnya, mari simak terlebih dahulu jenis-jenis dan fungsinya.

Jenis-Jenis Surat Resmi

Surat resmi terbagi atas beberapa jenis yang dibedakan sesuai tujuan penulisannya. Dimana hal ini penting untuk diperhatikan agar tidak salah format maupun penyampaian.

1. Surat Permohonan

Jenis surat ini digunakan untuk menyampaikan permohonan kepada pihak lain. Dimana pemohon bisa berasal dari perorangan, organisasi, ataupun lembaga. Beberapa contoh surat permohonan ialah surat bantuan dana dan surat permohonan cerai.

2. Surat Keputusan

Sesuai dengan namanya, surat ini berisi keputusan yang berkaitan dengan suatu masalah atau hal-hal yang sebelumnya belum jelas. Biasanya, surat keputusan banyak digunakan oleh instansi dan lembaga, seperti surat keputusan pengangkatan pegawai, surat keputusan pengangkatan tenaga kerja, hingga surat keputusan panitia dari kepala sekolah.

3. Surat Kuasa

Surat kuasa ditulis untuk memberikan wewenang atau kuasa kepada suatu pihak yang dipercaya atas suatu hal atau keperluan tertentu. Surat kuasa juga terbagi menjadi dua jenis, yakni surat kuasa umum dan surat kuasa khusus.

Masing-masing surat ini pun mempunyai dasar hukum yang jelas. Dimana surat kuasa umum diatur dalam pasal 1796 KUH Perdata, sementara surat kuasa khusus diatur dalam pasal 1795 KUH Perdata.

4. Surat Perintah

Surat perintah termasuk dalam jenis surat yang paling banyak digunakan sehari-hari. Surat ini biasanya berisi instruksi atasan kepada bawahan untuk melakukan suatu tugas atau kegiatan tertentu, seperti surat perjalanan dinas dan surat perintah lembur.

5. Surat Pengantar

Surat pengantar lebih umum digunakan untuk keperluan pribadi. Dimana biasanya, surat pengantar adalah salah satu dokumen penting harus dilampirkan ketika mengurus kepentingan administratif. Beberapa contoh surat pengantar yaitu surat pengantar keterangan e-KTP, surat proposal bantuan dana, dan surat keterangan tidak mampu.

6. Surat Edaran

Surat edaran berisi pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu yang ditujukan kepada pihak lain. Biasanya, surat edaran digunakan oleh lembaga pendidikan, seperti sekolah atau perguruan tinggi, berupa surat edaran pengumuman libur.

7. Surat Undangan

Surat undangan biasanya digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk menghadiri acara tertentu. Contoh surat ini misalnya surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, dan surat undangan pernikahan.

Baca juga: Contoh Surat Penawaran dan Cara Mudah Membuatnya

Fungsi Surat Resmi

Secara keseluruhan, surat resmi memiliki beberapa fungsi yang meliputi:

1. Sebagai bukti tertulis hitam dalam bentuk dokumen, dimana isinya harus bisa dipertanggungjawabkan.
2. Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.
3. Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan, dimana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk keperluan tertentu.
4. Sebagai alat pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga.
5. Sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika sewaktu-waktu diperlukan.

Baca juga: Apa Itu Surat Paklaring? Ini Fungsi dan Syarat Membuatnya!

Struktur Penulisan Surat Resmi

Tibalah kita pada pembahasan cara menulis surat resmi. Dimana berikut ini disebutkan bagian-bagian yang harus ada dalam sebuah surat resmi.

1. Kop atau Kepala Surat

Kop atau kepala surat berada di bagian paling atas surat. Kop menunjukkan identitas dari pembuat surat yang biasanya ditandai oleh logo instansi pengirim surat, nama lembaga, alamat lembaga, nomor HP, kode pos, email, alamat website, faximile, hingga bidang usaha.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat diperlukan sebagai informasi terkait waktu surat tersebut ditulis. Biasanya, tanggal surat tercantum di pojok kanan atas, tepat di bawah kop surat. Selain itu, bisa juga dituliskan tempat pembuatan surat, meski lebih banyak yang tidak menuliskannya sebab sudah tercantum di bagian kop surat.

3. Nomor Surat

Nomor surat biasanya terletak di bagian kiri halaman dan sejajar dengan tanggal surat. Adapun format dari nomor surat tergantung pada ketentuan instansi pembuat surat. Umumnya, format nomor surat berupa nomor urut surat, bulan surat dibuat, tahun, dan kode lain tertentu.

4. Lampiran

Lampiran merupakan dokumen yang diikutsertakan dalam surat. Biasanya, tulisan lampiran diisi dengan jumlah dokumen yang dilampirkan. Namun, jika tidak ada dokumen yang ingin dilampirkan, bagian ini boleh dikosongkan.

5. Hal

Pada bagian ini, pembuat surat bisa menuliskan tujuan singkat dari surat tersebut. Hal atau perihal ini pun harus sesuai dengan isi surat tersebut. Misalnya, jika surat tersebut merupakan surat undangan, maka bagian ini bisa ditulis dengan “Undangan”.

Baca juga: Surat Peringatan Karyawan (SP): Pengertian, Ketentuan dan Tips Membuatnya

6. Nama dan Alamat Penerima

Bagian ini biasanya didahulukan dengan kata “Yang terhormat” atau “Yth” sebelum dituliskan nama penerima. Selanjutnya dituliskan pula alamat penerima, namun secara lebih singkat.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka yang umumnya digunakan dalam surat resmi berupa kata “Dengan hormat” karena lebih universal. Namun, Anda juga tetap bisa menggunakan salam pembuka lain yang disesuaikan dengan penerima surat.

8. Isi

Isi dalam surat tidak perlu terlalu melebar atau cukup langsung pada intinya saja. Tuliskan satu atau dua kalimat pengantar sebelum kemudian menyampaikan maksud dan tujuan Anda menulis surat tersebut. Pada paragraf terakhir, Anda juga bisa menambahkan kalimat penutup secara singkat.

9. Salam Penutup

Jika sebelumnya surat dibuka dengan ucapan salam, maka surat juga harus ditutup dengan salam. Anda bisa menuliskan ucapan terima kasih ataupun harapan agar apa yang Anda sampaikan bisa ditindaklanjuti.

10. Tanda Tangan Pengirim Surat

Jika surat dibuat oleh sebuah instansi, maka yang biasanya membubuhkan tanda tangan yaitu kepala atau ketua. Namun, jika tidak ada, bisa diwakilkan oleh pejabat di bawahnya. Anda juga bisa menambahkan stempel basah guna membuat surat semakin formal.

11. Tembusan

Tembusan bersifat opsional. Biasanya, bagian ini dicantumkan apabila surat dikirimkan juga ke pihak-pihak lain. Letaknya berada di kiri bawah dan biasnaya menggunakan ukuran huruf yang lebih kecil.

Baca juga: Surat Paklaring: Pengertian, Fungsi dan Berbagai Syarat Pembuatannya

Penutup

Demikianlah penjelasan mengenai surat resmi, termasuk jenis-jenis, fungsi, dan cara menulisnya. Anda diharapkan tidak bingung lagi dan sudah mengetahui tata cara penulisannya apabila suatu saat dibutuhkan.

Hal lain yang dibutuhkan jika Anda seorang pegiat usaha ialah pengelolaan keuangan yang terperinci dan detail. Dalam hal ini, Anda bisa menggunakan software akuntansi dan bisnis seperti Accurate Online.

Accurate Online merupakan software berbasis cloud yang menyediakan lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan bisnis. Berbagai fitur dan keunggulan tersedia di dalamnya untuk memudahkan Anda dalam membuat laporan keuangan secara lebih cepat, akurat, dan otomatis.

Jika Anda tertarik untuk mencoba Accurate Online secara gratis selama 30 hari, silahkan klik tautan gambar di bawah ini.