Analisis Beban Kerja: Manfaat dan Cara Menghitungnya

SDM atau sumber daya Manusia adalah salah satu aset berharga dalam setiap perusahaan. Mereka diperlukan dalam berbagai proses bisnis. Para pekerja tersebut nantinya akan ditempatkan dalam suatu jabatan, unit kerja ataupun divisi yang diperlukan. Nah, perusahaan harus bisa melakukan analisis beban kerja yang terdapat dalam setiap kegiatannya.

Tujuannya adalah untuk bisa memposisikan jabatan, pekerjaan, dan berbagai hal penting lainnya dengan takaran yang tepat.

Lantas, bagaimana cara yang tepat dan mudah dalam melakukan analisis beban kerja? Apakah melakukan analisis beban kerja cukup sulit atau bahkan membutuhkan proses analisis yang cukup panjang? Dapatkan jawabannya dengan membaca artikel tentang analisis beban kerja di bawah ini.

Pengertian Analisis Beban Kerja

Workload analysis atau analisis beban kerja adalah suatu cara yang digunakan oleh setiap perusahaan agar bisa menghitung beban kerja. Itu artinya, beban kerja akan dihitung dengan berdasarkan suatu posisi pekerjaan.

Selain itu, analisis ini dilakukan agar bisa menentukan berapa orang pekerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Analisis beban kerja adalah serangkaian proses yang dilakukan dengan cara menghitung beban kerja yang berhubungan dengan waktu penyelesaian pekerjaan di dalam posisi tertentu.

Dengan berdasarkan proses perhitungan ini, nantinya perusahaan bisa langsung menentukan waktu kerja dan jumlah sumber daya manusia yang diperlukan untuk melakukan suatu pekerjaan secara lebih maksimal.

Baca juga: Sistem Informasi SDM: Pengertian, Fungsi dan Berbagai Manfaatnya untuk Perusahaan

Manfaat Analisis Beban Kerja

Dengan melakukan analisis beban kerja, maka pihak perusahaan nantinya bisa menentukan posisi, jumlah, dan berbagai hal lainnya yang berkaitan dengan jabatan di dalam suatu pekerjaan.

Selain itu, terdapat berbagai manfaat lain yang bisa diperoleh pihak perusahaan bila mampu melakukan analisis beban kerja dengan baik, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut:

• Sebagai patokan dalam menentukan berapa banyak jumlah tenaga kerja yang akan ditempatkan ataupun di rekrut oleh tim HR.
• Sebagai patokan perusahaan untuk mempertimbangkan hal yang terkait dengan mengurangi ataupun menambah jumlah pekerja di dalam suatu unit kerja.
• Sebagai patokan bagi para pekerja agar bisa mengetahui jenjang karir dan juga kesempatan untuk berkembang di dalam perusahaan tersebut.
• Agar bisa mendukung sempurnanya struktur organisasi perusahaan
• Sebagai suatu dasar dalam membuat SOP yang berhubungan dengan kegiatan pekerjaan, tugas, dan juga jabatan di dalam suatu perusahaan.
• Untuk bisa menentukan keperluan pengembangan dalam diri setiap pekerja.

Faktor Analisis Beban Kerja

Menghitung beban kerja bisa dilakukan oleh perusahaan secara maksimal jika mempertimbangkan berbagai faktor. Beberapa faktor analisis beban kerja adalah sebagai berikut:

1. Jam Kerja Efektif

Beban kerja dan jam kerja efektif akan saling berhubungan antara yang satu dan yang lainnya. Jam kerja efektif bisa menjadi indikator utama dalam melakukan analisis beban kerja.

Dengan memperhatikan jam kerja efektif dari setiap individu, divisi, dan juga unit kerja terbesar, maka perusahaan nantinya bisa melihat rincian hari kerja secara lebih efektif lagi.

2. Waktu Kerja

Yang dimaksud waktu kerja dalam hal ini adalah lamanya waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan serangkaian proses pekerjaan. Pihak perusahaan harus bisa menetapkan jumlah waktu kerja dengan baik. Sehingga, perhitungan analisis beban kerja bisa dilakukan dengan tepat.

3. Volume Kerja

Beberapa hal yang termasuk dalam volume kerja adalah jumlah dari beban yang diterima oleh setiap pekerja dalam suatu perusahaan.

Volume kerja adalah suatu variabel yang tidak tetap di dalam perhitungan analisis beban kerja, karena jumlah volume kerja karyawan memiliki perbedaan yang besar antara yang satu dengan yang lainnya. Untuk itu, volume kerja bisa menjadi faktor yang sangat penting didalam proses analisis tersebut.

4. Beban Kerja

Faktor penting dalam menghitung analisis beban kerja adalah beban kerja itu sendiri. Pihak perusahaan harus bisa menghitung beban kerja per waktu dan juga volume kerja. Sehingga, bentuk analisis dan perhitungannya bisa dilakukan secara tepat.

Metode Perhitungan Analisis Beban Kerja

Terdapat berbagai metode analisis beban kerja yang bisa dilakukan oleh perusahaan. Berbagai metode analisis beban kerja tersebut adalah sebagai berikut:

1. Metode Pertanyaan

Metode pertanyaan adalah suatu metode yang mana pihak perusahaan bisa membuat susunan dan juga daftar pertanyaan. Nantinya, pertanyaan ini akan ditanyakan ketika melakukan analisa beban kerja.

Bentuk pertanyaan bisa berbentuk pertanyaan terbuka yang didalamnya berisi detail tugas dari pihak yang menganalisis beban kerjanya.

2. Metode Wawancara

Metode wawancara adalah metode yang dilakukan dengan cara mewawancarai setiap pekerja. Tujuannya adalah agar bisa mengetahui beban kerja yang diberikan oleh setiap individu.

3. Metode Observasi

Metode observasi akan membantu perusahaan dalam melihat apakah individu tersebut dirasa tepat dalam menempati suatu jabatan tertentu. Selain itu, perusahaan juga bisa melakukan pertimbangan jabatan dan bagaimana individu tersebut bisa melakukan pekerjaannya dengan baik.

Cara ini cukup sering dilakukan oleh perusahaan untuk menentukan beban kerja secara lebih cepat.

Pendekatan Analisis Beban Kerja

Terdapat berbagai jenis pendekatan yang berasal dari berbagai perspektif dalam melakukan analisis beban kerja. Beberapa pendekatanya adalah sebagai berikut:

1. Pendekatan Administratif

Pendekatan administratif bisa dilakukan dengan mudah. Pihak perusahaan hanya harus melakukan analisis agar bisa mendapatkan hal yang sifatnya administratif. Umumnya, hal tersebut sudah sesuai dengan kebijakan yang dibuat oleh perusahaan.

2. Pendekatan Organisasi

Pendekatan organisasi dilakukan dengan pertimbangan sudut pandang organisasi. Itu artinya, perusahaan bisa memperhatikan bagaimana suatu organisasi terbentuk dari suatu sistem yang di dalamnya saling berkoordinasi dalam tingkat satuan kerja atau dalam tingkat individu.

Dengan begitu, maka perusahaan bisa mendapatkan data prosedur kerja secara jelas. Selain itu, perusahaan juga nantinya bisa melihat hubungan yang terjalin antar organisasi dan pekerjaan yang terdapat di dalamnya, serta para karyawan yang memiliki peran penting di dalam perusahaan.

3. Pendekatan Analisis Jabatan

Pendekatan ini dilakukan agar bisa melihat kondisi para pekerja terkait tanggung jawab menjalankan suatu jabatan tertentu.

Dengan begitu, maka perusahaan bisa memperoleh informasi terkait suatu jabatan, seperti tugas, identitas, dan beban kerja dari suatu jabatan pekerja. Selain itu, pendekatan ini juga akan membantu perusahaan dalam melakukan analisis beban kerja secara lebih komprehensif.

Cara Menghitung Analisis Beban Kerja

Sebelum menghitung analisis beban kerja, perusahaan harus mengetahui jam kerja efektif dari setiap karyawan. Hal ini sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 175/PMK.01/2016 yang di dalamnya menjelaskan bahwa jam kerja efektif dari setiap pekerja setiap harinya adalah adalah 6 jam 25 menit (6,416 jam).

Jumlah jam efektif ini diperoleh dengan cara mengurangi waktu yang digunakan untuk kebutuhan karyawan lain, seperti istirahat makan dan waktu ke kamar mandi.

Setelah itu, perusahaan harus menghitung isi kerja karyawan. Untuk melakukannya, pihak perusahaan bisa mengelola setiap data yang diperoleh dari unit pelaksana dengan menggunakan rumus berikut ini:

Isi Kerja = Beban Kerja X Waktu.

Bila sudah menghitung isi kerja, maka bisa dilanjutkan dengan menjumlahkannya agar bisa memperoleh isi kerja jabatan dan juga isi kerja unit dengan satuan orang jam atau yang biasa disebut dengan OJ.

Terdapat setidaknya empat waktu kerja yang dinilai efektif, yakni perhari, perminggu, perbulan atau pertahun. Perhitungan waktu dari keempat waktu kerja efektif tersebut adalah sebagai berikut:

• Per hari = 1 hari x 6,416 jam =385 menit
• Per minggu = 5 hari x 6,416 jam =32,08 jam = 1.924,8 menit
• Per bulan = 20 hari x 6,416 jam =128,32 jam = 7.699,2 menit
• Per tahun = 240 hari x 6,416 jam =1.539,84 jam = 92.390,4 menit

Baca juga: Kepemimpinan Afiliatif: Pengertian Lengkap dan Tips Mengembangkannya

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan lengkap diatas bisa kita simpulkan bahwa analisis beban kerja adalah suatu cara yang dilakukan agar bisa menghitung beban kerja dengan berdasarkan suatu posisi kerja agar bisa menentukan berapa orang pekerja yang memang dibutuhkan.

Analisis tersebut mencakup berbagai proses perhitungan beban kerja yang berkaitan dengan waktu lamanya suatu pekerjaan bisa diselesaikan dalam posisi tertentu. Dasarnya adalah waktu kerja dan jumlah orang yang diperlukan untuk melakukan suatu pekerjaan dengan cara yang optimal.

Manfaat yang bisa diperoleh perusahaan dengan melakukan analisis beban kerja adalah bisa menentukan jumlah pekerja yang akan ditempatkan atau direkrut oleh tim HR, sebagai bahan pertimbangan dalam hal menambah atau mengurangi jumlah karyawan untuk suatu unit kerja, dan mendukung sempurnanya struktur organisasi perusahaan.

Analisis ini bisa dilakukan secara mudah apabila perusahaan mempunyai sistem yang sudah terintegrasi, seperti dengan menggunakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online yang mampu membantu mengolah data perusahaan, khususnya dalam mencatat dan membuat laporan keuangan.

Accurate Online mampu menyajikan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara otomatis, cepat dan juga tepat. Sehingga, sebagai pebisnis Anda hanya harus fokus dalam mengembangkan perusahaan Anda saja.

Selain itu, Accurate Online juga sudah dilengkapi dengan berbagai fitur canggih yang mampu mempermudah Anda dalam mengelola bisnis. Lebih uniknya lagi, seluruh fitur dan keunggulan dari Accurate Online bisa Anda nikmati dengan biaya investasi sebesar Rp 200 ribuan saja perbulannya.

Silahkan coba dulu Accurate Online secara gratis selama 30 hari dengan klik tautan gambar di bawah ini.