Apa itu HRD? Ini pengertian, Fungsi, Tugas, dan Bedanya dengan Personalia

Apa itu HRD? Pada dasarnya, HRD adalah kepanjangan dari Human Resource Department pada suatu perusahaan yang memiliki tanggung jawab untuk bisa mengelola sumber daya manusia yang terdapat di dalam perusahaan tersebut.

Bentuk pengelolaan sumber daya tersebut mulai dari perencanaan SDM, rekrutmen, pengembangan, manajemen performa, penentuan nilai gaji atau kompensasi, hingga meningkatkan hubungan kerja.

Beberapa pendapat lain ada yang mengatakan bahwa HRD adalah suatu rangkaian kegiatan yang ada didalam suatu perusahaan dan dilakukan secara terorganisir dengan waktu tertentu agar mampu meningkatkan kualitas kerja dan keterampilan karyawan.

Itu artinya, HRD adalah suatu unit yang terdapat di dalam perusahaan untuk mampu menangani berbagai hal yang ada di dalam ruang lingkup karyawan, buruh, manajer, pegawai, ataupun pekerja lainnya untuk bisa menunjang aktivitas mereka di dalam perusahaan guna mencapai tujuan perusahaan.

Apa itu Fungsi HRD?

Berdasarkan pengertian diatas, maka pada dasarnya unit ini mempunyai suatu fungsi dalam menangani seluruh hal yang berkaitan dengan sumber daya manusia yang berada dalam suatu perusahaan. Dalam proses pelaksanaannya, fungsi dari HRD ini terbagi menjadi dua bagian, yakni fungsi eksternal dan fungsi internal.

1. Fungsi Internal

Fungsi internal HRD secara umum adalah melakukan perencanaan sumber daya manusia, perekrutan, orientasi karyawan, pengembangan sumber daya manusia, manajemen performa, menentukan gaji atau kompensasi, sampai meningkatkan hubungan kerja karyawan.

Selain itu, HRD juga memiliki tanggung jawab dalam hal pengadaan suatu kegiatan pelatihan pada sumber daya manusia agar bisa bekerja sesuai dengan apa yang sudah diharapkan pihak perusahaan.

Baca juga: Inventaris adalah: Pengertian dan Cara Menjaga Inventaris Perusahaan

2. Fungsi Eksternal

Sedangkan fungsi eksternal dari HRD adalah menyediakan layanan konseling di luar perusahaan untuk para pekerja. Dalam pelaksanaannya, tentu harus memerhatikan tingkat kemampuan dan juga kemauan dari pihak yang mengikuti konseling tersebut.

Tugas dan Tanggung Jawab HRD

Tugas dan juga tanggung jawab HRD pada setiap perusahaan berbeda-beda, tergantung dari skala bisnis perusahaan, jumlah SDM, dan berbagai hal lain yang diperlukan oleh perusahaan. Nah, sesuai dengan pengertian HRD di atas, berikut ini adalah beberapa tugas dan tanggung jawab dari unit HRD

1. Persiapan dan Seleksi

• Persiapan SDM (Preparation)

Dalam melakukan persiapan, maka pihak HRD harus bisa memerhatikan segala faktor internal dan juga faktor eksternal perusahaan. Dalam hl ini, faktor internal tersebut mencakup persiapan kebutuhan jumlah SDM, struktur organisasi, dll.

Sedangkan untuk faktor eksternal adalah mencakup seluruh peraturan ketenagakerjaan, menjaga pangsa tenaga kerja, dan lain sebagainya.

• Rekrutmen SDM (Recruitment)

Rekrutmen adalah suatu proses mencari calon karyawan untuk bisa mengisi keperluan sumber daya manusia pada perusahaan tersebut. Dalam proses rekrutmen, pihak HRD harus bisa melakukan berbagai analisa jabatan dan juga menjelaskan deskripsi pekerjaan dan juga melihat spesifikasi pekerjaan tersebut.

• Seleksi SDM (Selection)

Seleksi adalah suatu proses pemilihan karyawan yang sudah melamar pada perusahaan tersebut untuk bisa menemukan pegawai yang paling tepat. Dalam proses ini, pihak HRD harus memerhatikan CV atau Curriculum Vitae, melakukan interview dan psikotes, wawancara kerja, dan berbagai proses lainnya.

2. Pengembangan dan Evaluasi

Pengembangan dan evaluasi karyawan sangat penting sekali untuk dilakukan, tujuannya agar setiap karyawan mampu memberikan kontribusi secara maksimal pada perusahaan. Dalam proses ini, maka setiap karyawan akan diberikan suatu pembekalan hingga mampu menguasai bidangnya dan mampu meningkatkan performanya.

3. Pemberian Kompensasi dan Proteksi

Kompensasi adalah pemberian gaji ataupun imbalan pada pegawai atas kontribusinya pada perusahaan. Pemberian kompensasi ini bisa dilakukan secara teratur oleh perusahaan. Namun, harus dilakukan sesuai dengan kondisi tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal agar nantinya tidak mengakibatkan masalah ketenagakerjaan atau bisa merugikan pihak perusahaan.

4. Manajemen Kinerja dan Evaluasi

Fungsi lainnya dari HRD adalah harus mampu memastikan setiap karyawan bekerja secara produktif dan juga kondusif. Fungsi ini akan bisa terpenuhi dengan cara melakukan manajemen kinerja.

Suatu manajemen kinerja yang baik akan mampu melibatkan sosok kepemimpinan yang baik, penetapan tujuan yang lebih jelas, dan juga umpan balik yang lebih terbuka.

5. Pengembangan Karyawan

Seperti yang sudah kita bahas sebelumnya, fungsi lain dari HRD adalah melakukan pengembangan karyawan. Pengembangan ini akan mampu karyawan dalam mengembankan kemampuan yang mereka perlukan di masa depan.

Fungsi dari HRD ini juga mampu menjembatani kesenjangan yang ada pada tenaga kerja saat ini dan juga tenaga kerja yang diperlukan dalam waktu yang dekat.

Umumnya, program pengembangan karyawan ini dibuat dengan berdasarkan hasil dari evaluasi performa. Tapi beberapa perusahaan juga ada suatu program yang memang dibuat khusus mengembangkan kemampuan karyawan dan dilakukan secara berkala.

Baca juga: Economic Order Quantity (EOQ) Adalah: Berikut Pengertian Lengkapnya

6. Perencanaan Karir

Fungsi selanjutnya dari HRD adalah merencanakan karir, melakukan pembinaan, dan juga mengembangkan karyawan. Secara umum, fungsi ini biasa disebut sebagai career pathing.

HRD mempunyai fungsi untuk menunjukkan pada karyawan bagaimana ambisi pribadi karyawan bisa terus selaras atau sesuai dengan visi dan juga misi dari perusahaan dengan melibatkan serta mempertahankan mereka.

Fungsi ini mampu memberikan manfaat yang besar untuk perusahaan, mulai dari perencanaan tujuan yang lebih baik, meningkatkan produktivitas, dan employer branding yang lebih kuat lagi.

7. Melakukan Pembentukan Tim untuk Proyek-Proyek Perusahaan

Karena unit HRD adalah unit yang dianggap paling mengerti terkait sifat dan juga karakter dari pekerjanya, maka tidak heran bila suatu proyek maka pihak HRD lah yang harus bertanggung jawab untuk bisa membentuk tim tersebut.

Jadi, bisa dikatakan bahwa kesuksesan suatu proyek yang dihasilkan oleh suatu tim tidak lepas dari adanya peran HRD sebagai pihak yang membentuk tim tersebut.

8. Menjaga Solidaritas Semua Karyawan

Kerjasama tim yang baik mampu memberikan hasil yang lebih maksimal dan akan sesuai dengan tujuan dari perusahaan tersebut. Hal ini hanya bisa diwujudkan dengan suasana kerja yang lebih nyaman dan juga kondusif.

Untuk itu, sebagai pihak yang paling mengerti tentang karyawan, maka HRD mempunyai tugas dalam menjaga solidaritas setiap karyawan.

Walaupun hal tersebut terlihat mudah, tapi kenyataannya menjadi sangat sulit untuk dilakukan, karena setiap manusia memiliki karakter dan watak yang berbeda-beda.

Lantas, Apa bedanya HRD dan Personalia?

Walaupun kedua hal ini nampak saling berkaitan, namun kebanyakan orang menganggap keduanya sama. Padahal, HRD dan personalia adalah dua hal yang berbeda, baik itu dari segi tanggung jawab dan juga fungsinya.

Jadi, personalia adalah suatu rangkaian kegiatan dalam mengelola SDM untuk berbagai urusan yang berkaitan dengan tugas administratif. Selain itu, personalia juga bertugas dalam mengatur hubungan industrial antar perusahaan dan juga karyawannya.

Bila HRD adalah suatu pekerjaan yang lebih terlebat dengan karyawan, maka personalia lebih berfungsi melakukan tanggung jawab terkait employee database, payroll, dan berbagai pembayaran benefit lainnya, seperti pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan, serta filing dokumen.

Pada dasarnya, paham personalia ini adalah basis awal dari hubungan manusia.

Jadi, pada mulanya lahirlah kebutuhan tentan adanya bagian khusus yang melayani keperluan karyawan yang sedang meningkat, seperti permasalahan gaji, cuti, presensi, dan juga administrasi lainnya.

Pada waktu itu, mereka juga lebih dikenal sebagai pelayan tenaga kerja karyawan. Dari hal tersebut, lahirlah pekerjaan personalia yang sampai saat ini masih tetap berhubungan dengan segala hal yang sifatnya administratif.

Tugas dan Tanggung Jawab Personalia

Berikut ini adalah beberapa tugas dan juga tanggung jawab personalia:

• Penerimaan tenaga kerja yang terkoordinasi dengan labour supply
• Melakukan sosialisasi dan juga koordinasi.
• Menyiapkan perjanjian atau kontrak kerja dengan karyawan baru.
• Mempersiapkan absensi karyawan
• Menyiapkan surat internal dan surat eksternal
• Memperbarui atau mengupdate data karyawan

Berdasarkan poin tersebut, maka bisa disimpulkan bahwa letak perbedaan HRD dan personalia berada pada ruang lingkup kerja yang ada pada keduanya.

Personalia akan lebih cenderung berada di area administrasi yang mendukung terlaksananya fungsi dari HRD. Tanpa adanya kehadiran personalia, maka fungsi dari HRD akan terasa sulit dilakukan karena keduanya mempunyai aspek yang saling berhubungan.

Baca juga: Employee Turnover Adalah: Sebab, Akibat, dan Cara Mencegah Turnover Pada Karyawan

Penutup

Nah, saat ini seharusnya Anda sudah mengerti dan memahami apa itu HRD. Jadi, HRD adalah salah satu unit dalam departemen atau divisi yang ada di dalam perusahaan, dan personalia adalah suatu rangkaian kegiatan dalam mengelola SDM untuk berbagai urusan yang berkaitan dengan administratif perusahaan.

Tapi, memang tidak bisa dipungkiri bahwa saat ini banyak HRD yang merangkap sebagai personalia, sehingga fokusnya bisa berkurang.

Oleh karena itu, aplikasi akuntansi dari Accurate Online bisa dijadikan sebagai solusi untuk mengatasi hal tersebut. Kenapa? karena selain memiliki fitur seputar akuntansi yang dibutuhkan oleh perusahaan, aplikasi ini juga sudah dilengkapi dengan payroll gaji karyawan.

Jadi, bukan hanya kegiatan akuntansi Anda saja yang terbantu, namun kegiatan manajemen seperti payroll gaji karyawan pun akan turut terbantu.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: