Memahami Apa Itu TOR (Term of Reference), Tujuan, serta Isi di Dalamnya

Pernah mendengar istilah apa itu TOR (Term of Reference) ketika mengerjakan sebuah proyek? Atau mungkin KAK (Kerangka Acuan Kerja)?

KAK atau Kerangka Acuan Kerja merupakan terjemahan harfiah dari TOR atau Term of Reference. Dimana Term of Reference adalah sebuah dokumen yang wajib dibuat oleh tim project manajement sebelum berjalannya sebuah proyek. Dokumen ini berisikan penggambaran dan juga perjanjian-perjanjian dengan pihak yang terlibat dalam proyek.

Untuk memahami lebih lanjut terkait apa itu TOR (Term of Reference), mari ketahui definisi, tujuan, serta elemen penting yang harus ada di dalamnya.

Apa Itu TOR (Term of Reference)?

Melansir dari laman Mymanagementguide, TOR adalah sebuah dokumen yang memberikan penjelasan mengenai latar belakang, tujuan, dan visi dari proyek yang diusulkan oleh sebuah tim manajemen. TOR juga berisikan perjanjian, jadwal pertemuan, dan negosiasi yang sudah atau akan dilakukan oleh pihak-pihak yang terkait dengan proyek tersebut.

Sederhananya, TOR adalah acuan atau panduan dalam pelaksanaan suatu proyek. Isi dari dokumen ini memberikan gambaran umum tentang bagian-bagian utama dari proyek yang akan dibentuk. TOR juga memuat segala hal yang bisa membantu project manajer dalam menilai kinerja kontraktor, konsultan, ahli, serta pemangku kepentingan dalam proyek lainnya.

Singkatnya, isi dari TOR sendiri harus memenuhi kaidah What, Why, Who, When, Where, How, dan How Much.

Nantinya, TOR akan dikembangkan setelah visi dari proyek sudah diidentifikasi, serta saat semua anggaran dan tenaga ahli telah ditetapkan.

Baca juga: Term of Payment dan Istilah Lainnya yang Bisa Anda Gunakan di Dalam Bisnis

Tujuan Pembuatan TOR (Term Of Reference)

Meski sudah tergambar secara singkat dalam pengertian apa itu TOR (Term of Reference), TOR memiliki beberapa tujuan dasar yang menjadi landasan dalam penyusunan dan pembuatannya. Dimana inti dari penetaan tujuan-tujuan tersebut ialah guna mengindari adanya ketidaksesuaian kondisi di lapangan dengan yang sudah direncanakan.

Berikut ini beberapa tujuan tersebut.

• Sebagai landasan atau dasar rencana proyek atau kegiatan
• Sebagai dasar perhitungan audit bagi pihak manajemen dan keuangan
• Sebagai bahan penilaian kualifikasi dari sebuah proyek
• Sebagai media dan sarana bagi seorang pimpinan untuk mengendalikan kinerja bawahannya

Baca juga: Headhunter: Pengertian dan Bedanya Dengan Recruiter

Isi dari Dokumen TOR (Term Of Reference)

Setelah memahami pengertian dari apa itu TOR (Term of Reference) dan tujuan pembuatannya, mari bahas isi yang ada di dalamnya. Beberapa elemen penting haruslah ada di dalam sebuah dokumen TOR, yang tentunya sesuai dengan kaidah 5W+2H, seperti yang telah disebutkan di atas. Apa sajakah itu?

1. Latar Belakang

Latar belakang mewakili konsep Why yang memberikan penjelasan terkait alasan dilaksanakannya sebuah proyek. Dimana landasan, ide, dan konsep perlu dijabarkan secara rinci dan detail, termasuk juga dasar hukum dan kebijakan terkait apabila dibutuhkan.

2. Uraian Kegiatan

Bagian ini berupa penjelasan apa jenis kegiatan atau proyek (What) yang akan dilaksanakan dengan menyertakan batasan-batasan kegiatan.

3. Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan juga mewakili konsep Why seperti halnya latar belakang. Di sini, perlu diterangkan maksud dan tujuan dari dilaksanakannya proyek tersebut. Hasil akhir apa yang diharapkan hingga manfaat apa yang bisa didapatkan.

4. Metode dan Tahapan

Jelaskan mengenai bagaimana (How) proyek tersebut akan dilaksanakan. Mulai dari metode, tahapan pelaksanaan, hingga komponen penting lain. Materi berupa dokumen pendukung, hasil wawancara, data, workshop, dan laporan hasil observasi yang sudah atau perlu dilakukan terkait dengan rencana proyek, juga akan lebih baik apabila dicantumkan.

5. Jadwal dan Tempat

Berisi jadwal (When) dan tempat (Where) yang sudah disetujui untuk melakukan pertemuan, pra-kunjungan, dimulainya proyek lapangan, sampai dengan jadwal pertemuan penting dengan pihak klien. Bisa juga dengan menyertakan time table yang berisi kapan, berapa lama, dan di mana proyek tersebut akan dijalankan.

Baca juga: Black Box Testing: Pengertian, Manfaat, dan Berbagai Jenisnya

6. Produk

Jika ada produk (What) yang dihasilkan dari proyek tersebut, maka perlu dituliskan segala hal yang berkaitan, mulai dari perencanaan, produksi, proses, workshop, maupun presentasi.

7. Tim Evaluasi

Berisi siapa saja (Who) yang tergabung dalam pengerjaan proyek. Data diri setiap anggota tim juga perlu dilengkapi dengan detail keterampilan atau kemampuan khusus yang dimiliki serta pengalaman mengerjakan proyek lain sebelumnya.

8. Logistik dan Anggaran

Rencana Anggaran Biaya (RAB) perlu dirincikan secara lengkap dan detail terkait apa yang akan dibutuhkan selama proyek berjalan. Rincian ini termasuk berapa (How Much) nominal gaji, akomodasi perjalanan, penggantian biaya, hingga fasilitas apa saja yang dibutuhkan.

9. Pelaksana dan Penanggung Jawab

Selain tim yang bekerja dalam proyek, perlu dituliskan pula siapa saja yang akan bertugas sebagai pelaksana dan penanggung jawab proyek.

Baca juga: Mengenal Ciri, Prinsip, dan Pro-Kontra Gaya Kepemimpinan Transformasional

Penutup

Demikianlah uraian singkat mengenai apa itu TOR (Term of Reference), beserta tujuan dari pembuatannya, dan isi di dalamnya.

Artikel ini diharap mampu memberikan Anda sedikit pemahaman dasar tentang apa itu apa itu TOR (Term of Reference) dan bagaimana TOR berperan penting dalam project management.

Jika Anda merupakan bagian dari tim project management dan bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan dan anggaran, maka Anda membutuhkan metode pencatatan keuangan yang akurat, cepat, dan otomatis.

Daripada menggunakan metode konvensional, Anda bisa mulai beralih menggunakan software akuntansi dan bisnis seperti Accurate Online. Accurate Online menyediakan banyak fitur dan keunggulan yang terbukti mempermudah pencatatan keuangan, seperti fitur anggaran maupun laporan arus kas.

Terdapat lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan bisnis yang bisa Anda gunakan. Jika Anda tertarik menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari, silahkan klik tautan gambar di bawah ini.