Employee Self-service (ESS), Pengertian dan Peran dalam HR

Employee self service atau ESS memiliki peran yang sangat penting untuk perusahaan. kenapa? karena ESS adalah suatu sistem layanan mandiri yang sudah seharusnya ada di setiap perusahaan.

Di era revolusi industri 4.0, terdapat dua hal yang harus diperhatikan agar bisa terus beradaptasi, yakni teknologi dan personalisasi. Khusus di dalam bidang HR, kombinasi diantara keduanya bisa Anda temukan di dalam sistem HRIS dalam sistem swalayan karyawan atau yang umumnya dikenal dengan employee self-service (ESS).

Dalam kesempatan kali ini, kami akan membahas tentang employee self-service atau ESS khusus untuk Anda.

Pengertian Employee Self-service atau ESS

Sama seperti namanya, employee self-service adalah suatu sistem yang bisa digunakan oleh karyawan dalam mengakses informasi dan juga data mereka secara mandiri perihal pekerjaan dan HR lainnya. Data yang bisa diakses adalah personalisasi data pribadi, data absensi, tugas harian, data cuti karyawan, dan juga data slip gaji karyawan.

Bahkan, beberapa ada yang menyediakan fitur applicant tracking system. Contohnya seperti lupa absen, karyawan bisa mengajukan atau mengubah absensi melalui ESS dengan persetujuan dari tim HR. Selain itu, karyawan juga bisa mengajukan cuti melalui ESS bila kondisinya mendesak.

Pada intinya, cara kerja dari employee self-service adalah dengan memindahkan red desk HR dalam satu aplikasi yang mudah diakses oleh karyawan seperti laptop, PC, atau smartphone dan terkoneksi dengan internet. Selanjutnya, data ESS nantinya bisa diolah dan disimpan di dalam sistem penyimpanan internet yang dikenal dengan cloud.

Baca juga: SK Pengangkatan Karyawan Tetap: Pengertian dan Contohnya

Peran Penting dan Fungsi Employee self-service 

1. Meningkatkan Efisiensi Kerja

Kehadiran sistem employee self-service bukan tanpa tujuan dan peran. Pada dasarnya, employee self-service dibuat agar bisa memudahkan tim personalia dan memudahkan setiap karyawan dalam mendapatkan haknya selama bekerja di perusahaan.

Berdasarkan laman Accesscorp, perusahaan yang belum menerapkan sistem employee self-service atau teknologi HRIS cenderung menghabiskan waktu pekerjaan yang lebih lama, sekitar 65% dari semua pekerjaannya.

Tentunya angka tersebut bukanlah angka yang kecil, karena pekerjaan HR tidak hanya mengurus administrasi saja, tapi juga pengembangan, rekrutmen, dan regulasi perusahaan.

Angka tersebut tergolong besar untuk memboroskan waktu pekerjaan tim HR. Accesscorp lalu melanjutkan bahwa sistem employee self-service mampu membantu tim HR dalam memangkas waktu 40 sampai 60%.

Proses HR pun lebih efisien dan lebih ramping. Selain itu, dengan kehadiran sistem employee self-service, perusahaan bisa lebih memangkas biaya sampai 30%. Bayangkanlah bila Anda masih menggunakan proses manual yang banyak menghabiskan kertas.

2. Menyediakan Lingkungan Kerja yang Nyaman

Employee self-service juga akan memungkinkan perusahaan untuk membangun tempat kerja yang lebih nyaman. Artinya, bisa membangun ruangan kerja yang lebih berorientasi pada kepuasan karyawan.

Hal demikian pun turut dijelaskan oleh society of human resource management (SHRM) yang menyatakan bahwa teknologi mampu membangun engagement karyawan.

SHRM pun menjelaskan bahwa dalam membangun karyawan yang unggul, pihak perusahaan harus melakukan analisis melalui model job performance. Dimana di dalamnya terdapat tiga poin yang harus diperhatikan, yaitu process, people, dan product.

People didalamnya mencakup kompetensi, process mencakup tools, dan product mencakup hasil pekerjaan. Dalam poin process, SHRM menjelaskan bahwa tools yang dimaksud tersebut bukanlah tools penunjang pekerjaan seperti komputer ataupun mesin, namun tools dalam bentuk teknologi yang mampu meningkatkan kompetensi karyawan, yakni HRIS atau ESS.

3. Menghilangkan Bottleneck

Peran ESS lainnya untuk perusahaan adalah agar bisa menghilangkan bottleneck pada proses kerja HR. Bottleneck yang banyak terjadi adalah human error atau proses pengulangan karena terjadi kesalahan di dalam pemrosesan data.

Tentunya hal ini bukan hanya memboroskan waktu, tapi bisa merugikan perusahaan dari sisi keamanan data dan juga operasional biaya.

Baca juga: Pakaian Kerja: Ini Klasifikasinya yang Bisa Perusahaan Terapkan

4. Menyimpan Data Secara Aman

Selain itu, ESS juga akan membantu perusahaan dalam menyimpan data perusahaan, khususnya data karyawan secara aman. Karena data karyawan yang disimpan dalam sistem komputasi cloud yang terenkripsi dan selalu mengalami pembaruan yang sangat cepat, risiko kerusakan ataupun kehilangan data pun akan semakin kecil.

Tentunya akan sangat berbeda bila Anda melakukan arsip data secara manual dengan kertas yang mana risiko keamanan dan juga kerusakannya sangat besar, terlebih lagi bila terjadi bencana.

5. Tools Manajemen Krisis

Peran penting lainnya adalah sebagai tools untuk manajemen krisis

Seperti yang kita ketahui bersama bahwa saat ini dunia sedang dilanda krisis kesehatan yang membuat hampir seluruh kegiatan bisnis tidak lagi dilakukan di kantor, melainkan harus bekerja dari rumah, atau yang akrab dikenal dengan work from home.

Dengan adanya sistem employee self-service ini, maka perusahaan bisa mempersiapkan manajemen krisis, seperti pandemi yang terjadi saat ini untuk membantu karyawan dalam bekerja dari rumah.

Baca juga: Presensi: Pengertian, Jenis dan Kelebihannya Untuk Perusahaan

Penutup

Demikianlah penjelasan lengkap dari kami tentang employee self-service atau ESS. Jadi, employee self-service adalah suatu sistem yang bisa digunakan oleh karyawan dalam mengakses informasi dan juga data mereka secara mandiri perihal pekerjaan dan HR lainnya.

Selain sistem employee self-service, sistem lainnya yang dibutuhkan oleh perusahaan saat ini adalah sistem yang mampu membantu mereka dalam mempermudah proses bisnis dan akuntansi. Untungnya, saat ini telah hadir Accurate Online.

Software akuntansi dan bisnis yang dikembangkan dengan basis cloud ini akan menyajikan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara otomatis, cepat dan akurat.

Selain itu, Accurate Online juga sudah dibekali dengan berbagai fitur bisnis yang akan membantu bisnis Anda agar bisa berjalan lebih efektif dan efisien. sehingga, Anda bisa lebih fokus dalam mengembangkan bisnis Anda agar bisa lebih sukses.

Ayo gunakan dan coba Accurate Online sekarang juga selama 30 hari gratis melalui banner di bawah ini.