ESS Adalah: Ini Pengertian Evolusi Perkembangannya dalam HR

Di dalam perusahaan, ESS adalah suatu sistem yang sangat penting. Karena, employee self-service atau ESS adalah sebuah sistem layanan yang mandiri yang sudah seharusnya ada di dalam perusahaan.

Harus Anda ketahui bahwa teknologi dan personalisasi adalah dua hal penting yang harus diadaptasi di era revolusi industri 4.0. Untuk bidang HR, keduanya bisa ditemukan pada sistem yang disebut dengan ESS.

Nah, pada kesempatan kali ini, kami akan membahas secara lengkap tentang ESS atau Employee Self Service khusus untuk Anda.

Pengertian ESS

Sama seperti namanya, ESS adalah suatu sistem yang bisa digunakan oleh setiap karyawan untuk bisa mengakses informasi dan data mereka sendiri tentang pekerjaan atau HR lainnya. Berbagai data yang bisa diakses oleh mereka adalah data absensi, data pribadi, data cuti, tugas harian, sampai slip gaji.

Bahkan, beberapa ESS juga ada yang menyediakan fitur applicant tracking system. Jadi, jika ada karyawan yang lupa absen, karyawan tersebut bisa meralat absensi melalui ESS dan meminta persetujuan dari tim HR. Karyawan juga nantinya bisa mengajukan cuti bila mereka berada dalam kondisi yang mendesak.

Jadi, cara kerja dari ESS adalah mentransfer red desk HR dalam satu aplikasi yang mudah diakses oleh setiap karyawan, seperti lewat smartphone yang sudah terkoneksi dengan internet. Karena, sistem ini memerlukan jaringan internet untuk bisa diakses.

Lalu, data ESS nantinya akan dikelola dan disimpan di dalam sistem cloud atau komputasi awan.

Baca juga: Pekerja Kerah Putih dan Kerah Biru, Apa Perbedaannya?

Peran ESS Untuk Perusahaan dan Karyawan

Pada dasarnya, sistem ESS dibuat agar bisa memudahkan pekerjaan tim HR dan setiap karyawan agar bisa memperoleh haknya dalam menyelesaikan pekerjaan.

1. Peran ESS untuk Perusahaan

Suatu perusahaan yang belum bisa menerapkan sistem ESS akan lebih banyak menghabiskan waktu pekerjaannya administrasi HR. Padahal, tim HR tidak hanya harus mengurus berbagai hal terkait administrasi saja, tapi juga pengembangan, rekrutmen, serta regulasi perusahaan.

Nah, bila perusahaan sudah menggunakan ESS, maka akan bisa membantu pekerjaan tim HR sebanyak 40 hingga 50%. Proses tim HR pin bisa menjadi lebih efisien dan menjadi lebih ramping. Proses HR pun nantinya bisa diselesaikan lebih efisien, cepat, dan lebih ramping.

Selain itu, kehadiran sistem ESS pun akan memangkas biaya perusahaan sampai 30%. Kenapa? Karena bila Anda menggunakan proses yang manual, maka kemungkinan besar Anda akan lebih banyak menghabiskan kertas.

ESS pun akan membuat perusahaan untuk membuat tempat kerja yang lebih humanis. Artinya, perusahaan bisa membuat ruang kerja yang lebih berorientasi pada kepuasan karyawannya. Dengan menggunakan sistem teknologi seperti ESS, maka perusahaan bisa membangun engagement karyawan.

Seperti yang kita ketahui bersama bahwa dalam membangun karyawan yang lebih unggul, perusahaan harus bisa melakukan analisis melalui adanya model job performance, yang mana didalamnya terdapat tiga hal yang harus diperhatikan, yaitu people, process dan juga product.

Dalam hal ini, people mencakup kompetensi, process adalah alat yang bisa digunakan untuk mencapai tujuan kerja, dan product adalah hasil pekerjaan.

Di dalam poin process ini, alat yang dimaksud bukan hanya alat yang menunjang pekerjaan, seperti mesin ataupun komputer, namun juga alat dalam bentuk teknologi yang bisa meningkatkan kompetensi karyawan, yakni ESS.

Peran penting dari ESS lainnya untuk perusahaan adalah untuk menghapus masalah bottleneck di dalam proses kerja HR. Masalah ini kerap kali terjadi karena adanya human error atau adanya proses pengulangan karena terjadi kesalahan di dalam pemrosesan data.

Hal ini tentunya akan membuang waktu dari sisi keamanan data dan memakan banyak biaya operasional.

Lebih dari itu, ESS juga membantu perusahaan dalam menyimpan data, khususnya data karyawan secara aman. Data tersebut akan disimpan dalam sistem komputasi awan yang selalu terenkripsi dan mengalami pembaruan yang cepat, sehingga resiko kehilangan data ataupun kerusakan pun akan menjadi lebih kecil.

Tentunya hal tersebut tidak akan Anda temukan dengan model pengarsipan data manual menggunakan kertas yang risiko keamanan dan kerusakannya sangat besar, terlebih lagi bila terjadi bencana. Peran ESS yang lainnya adalah sebagai alat untuk melakukan manajemen krisis.

Saat ini, seluruh dunia sedang dilanda dengan krisis kesehatan yang membuat hampir berbagai kegiatan bisnis sudah tidak bisa lagi dilakukan di kantor dan membuat karyawan untuk bisa bekerja dari rumah atau work from home.

Namun dengan kehadiran ESS, maka perusahaan bisa melakukan pengarsipan manajemen krisis dengan baik, sepert membantu karyawan untuk bekerja dari rumah saat sedang terjadi pandemi.

Baca juga: Jam Kantor: Ini Peraturan Terbarunya Berdasarkan Depnaker

2. Peran ESS System bagi Karyawan

Dalam artikel Forbes yang berjudul, The Top 10 Factors for On-The-Job Employee Happiness, beberapa survei dari lembaga HR merangkum apa saja yang bisa mempengaruhi tingkat kepuasan karyawan. Didalamnya menyebutkan beberapa poin yang sangat menarik, yaitu transparansi, apresiasi kerja, keamanan kerja, dan mendukung work-life balance.

Sejatinya, berbagai poin tersebut akan terwujud bila perusahaan mempunyai sistem lingkungan kerja yang kondusif dan karyawan sentris. Kondusif tersebut bisa tercipta dari adanya manajemen, budaya dan teknologi.

Dalam hal ini, peran teknologi ESS adalah untuk meningkatkan kepuasan kerja karyawan. ESS bisa memberikan keamanan kerja, mendukung terjadinya work-life balance, serta transparansi perusahaan.

Jadi untuk karyawan, peran penting ESS adalah untuk bisa memberikan independensi serta meningkatkan kepuasan karyawan.

Baca juga: Lay Off Adalah Pemutusan Hubungan Kerja Sementara, Bagaimana Ketentuannya?

Penutup

Demikianlah penjelasan dari kami tentang ESS. Jadi, Employee Self Service atau ESS adalah suatu sistem yang bisa digunakan oleh setiap karyawan untuk bisa mengakses informasi dan data mereka sendiri tentang pekerjaan atau HR lainnya.

Selain menggunakan sistem ESS, Anda juga harus bisa menggunakan teknologi lainnya untuk mendukung efisiensi bisnis Anda, salah satunya adalah dengan menggunakan sistem aplikasi bisnis dan akuntansi dari Accurate Online.

Kenapa? karena Accurate Online mampu menyediakan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara otomatis, cepat dan akurat. lebih dari itu, di dalamnya juga sudah dilengkapi berbagai fitur bisnis luar biasa yang mampu meningkatkan efisiensi bisnis Anda.

Ayo buktikan sendiri dengan mencobanya secara gratis selama 30 hari melalui banner di bawah ini.