Fleet Management: Pengertian, Fungsi, dan Tips Menerapkannya

Fleet management adalah suatu sistem yang mampu membantu Anda dalam mempermudah pengelolaan aset, melakukan inventaris pada jumlah kendaraan yang sedang beroperasi, sampai memberikan informasi terkait harga kendaraan tersebut.

Fleet management memiliki peran yang penting dalam dunia industri, seperti konstruksi, manufaktur, ataupun wholesale.

Bila bentuk pengelolaan yang Anda lakukan tidak maksimal, maka akan berdampak pada produktivitas bisnis, biaya perawatan yang tinggi, dan juga mengurangi pemasukan. Menjaga kendaraan memang jauh lebih sulit, terlebih lagi bila masih melakukan cara manual.

Tapi saat ini Anda sudah lebih mudah melakukan hal tersebut karena adanya fleet management system untuk mengorganisir atau mengelola pemakaian armada secara otomatis. Dalam kesempatan kali ini, kami akan membahas secara lengkap tentang fleet management untuk Anda.

Apa itu Fleet Management?

Fleet management adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola kendaraan bermotor milik perusahaan, seperti motor, mobil, bus, dll. Hasilnya adalah agar Anda bisa lebih memaksimalkan pemanfaatan kendaraan, menghemat bahan bakar kendaraan perusahaan, serta memprediksi waktu pemeliharaan kendaraan agar usianya lebih lama.

Tujuan utama dilakukannya fleet management adalah agar bisa meningkatkan produktivitas, memaksimalkan efisiensi, serta meningkatkan keselamatan untuk para pengendara dan juga pengemudi.

Untuk mencapai tujuan ini, tentunya dibutuhkan kombinasi sistem yang di dalamnya mampu memantau kebiasaan driver, melacak posisi kendaraan perusahaan, melaporkan penggunaan bahan bakar, dan sistem manajemen pemeliharaan kendaraan.

Semua fungsi ini bisa dilakukan secara mudah dengan menggunakan sistem yang disebut fleet management system. Sedangkan untuk mengatur biaya yang berhubungan dengan armada, tentunya adalah salah satu pengeluaran terbesar yang harus dilakukan perusahaan.

Untuk itu, jangan heran bila seorang fleet manager menempati posisi yang sangat penting untuk bisnis dengan banyaknya kendaraan yang bergerak di dalamnya.

Para fleet manager harus selalu memastikan setiap armadanya dirawat dengan baik dan sudah dalam kondisi yang prima ketika diperlukan. Mereka juga harus memastikan para pengemudinya berkendara sesuai aturan yang berlaku.

Oleh karena itu, seorang fleet manager harus mempunyai kemampuan khusus, yakni:

• Mempunyai pengetahuan teknis yang sesuai dengan bisnis Anda.
• Mudah dan cepat beradaptasi pada perubahan tren yang ada saat ini sedang berlangsung.
• Mengenal dengan baik peraturan negara terkait kendaraan dan pengemudi kendaraan.
• Lebih mementingkan urusan bisnis dan mampu menghadapi masalah dengan biaya yang minim.
• Mengerti perawatan kendaraan dan waktu terbaik untuk keselamatan para pengemudi.
• Mempunyai keahlian manajerial yang baik dalam hal mengelola kegiatan yang serba multitasking, serta bisa memindahkan skala prioritas secara lebih efektif.

Baca juga: Apa itu Manajemen Informasi? Berikut Pengertian Lengkap dan Manfaatnya

Fleet Management System

Diperlukan teknologi yang bisa memudahkan dan juga menyederhanakan berbagai kegiatan dan kerumitan yang dihadapi oleh seorang fleet manager. Fleet management system adalah salah satunya.

Teknologi ini mampu membantu Anda dalam menampilkan data analytic secara real time, sehingga membuat pekerjaan seorang fleet manager lebih mudah dalam kurun waktu yang lama. Nah, berikut ini adalah kemudahan yang akan Anda rasakan dari fleet management system:

1. Route OptimIzation

Seiring dengan semakin berkembangnya dunia teknologi, software dan pemetaan GPS yang canggih, sehingga bisa menentukan rute terbaik agar bisa menyelesaikan sebuah misi secara cepat dan mudah.

Fitur ini terbukti mampu menekan resiko tersesatnya para pengemudi saat sedang ditugaskan. Bila mereka tersesat, maka bahan bakar akan banyak terbuang dan waktu pengiriman pun akan jadi lebih lama.

2. Predictive Fuel Consumption

Perlu Anda ketahui bahwa bahan bakar memberikan sepertiga biaya operasional perusahaan dan ini menjadi poin yang tidak bisa dipandang sebelah mata. Pengeluaran dana kecil yang dilakukan perusahaan setiap hari mampu mengurangi keuntungan perusahaan.

Nah, adanya manajemen penggunaan bahan bakar yang kurang baik mampu memberikan dampak buruk bagi perusahaan atau bahkan bisa mengancam kelangsungan bisnis Anda. Dengan fleet management system, maka Anda bisa menghitung jumlah biaya yang diperlukan untuk bahan bakar Anda.

3. Driver Behaviour Management

Dengan menggunakan sistem pelacakan canggih yang terdapat di dalam fleet management system, maka fleet manager akan terbantu dalam memonitoring kecepatan, rem mendadak dan juga akselerasi yang cepat pada kendaraan perusahaannya. Seluruh hal tersebut akan menimbulkan kerusakan kendaraan menjadi lebih cepat, sehingga perusahaan bisa kehilangan profit dalam waktu yang masih lama.

4. Predictive Maintenance

Sistem ini mampu menawarkan berbagai fitur canggih, seperti adanya fitur alarm otomatis yang mampu memberikan peringatan terkait kapan kendaraan harus melakukan maintenance, seperti melakukan ganti, service secara berkala ataupun melakukan peremajaan spare part kendaraan.

Hal inilah yang bisa membantu Anda agar kendaraan bisa lebih awet ataupun memiliki umur yang lebih panjang.

Kegunaan Fleet Management

1. Penunjuk Jalan dan Pelacakan Pengemudi (Route Optimization)

Perkembangan software GPS yang sudah semakin canggih mampu membantu setiap pengemudi dalam menentukan rute perjalanan terbaiknya. Selain mampu membantu pekerjaan para pengemudi, fitur ini juga mampu menekan risiko tersesat atau salah jalur.

Ketika driver harus memutar arah karena mereka salah mengambil jalur, maka secara otomatis akan ada bahan bakar yang terbuang begitu saja. Selain itu, macetnya jalanan juga akan berdampak pada waktu pengiriman serta kualitas barang.

Dampak yang paling bisa dirasakan dari adanya fitur route optimization adalah jarak waktu tempuh yang lebih sedikit, sehingga mampu menghemat jumlah penggunaan bahan bakar.

Meskipun terlihat sederhana, namun melacak keberadaan 4 kendaraan yang membawa 15 sepeda motor tentu merupakan tugas yang berat. Dengan penggunaan teknologi GPS dan juga sistem pelacakan fleet management system, maka Anda bisa lebih detail dalam mengetahui dimana pengemudi berhenti atau tersesat.

2. Menghitung Pemakaian Bahan Bakar (Predictive Fuel Consumption)

Seluruh kendaraan bermotor pasti memerlukan bahan bakar. Penggunaan bahan bakar mampu memberikan sepertiga dari semua biaya operasional suatu kendaraan. Untuk itu, pengisian bahan bakar harus diperhatikan dengan serius.

Meskipun kelebihan biaya bahan bakar tersebut sedikit, namun bila dijumlahkan pada setiap bulan tentu akan mengurangi omset perusahaan.

Manajemen penggunaan bahan bakar yang kurang teratur tentunya akan menimbulkan efek negatif dan juga bisa mengancam kelancaran bisnis. Untuk itu, kehadiran fitur predictive fuel consumption mampu membantu Anda dalam menghitung banyaknya biaya bahan bakar yang diperlukan untuk setiap jenis kendaraan.

3. Manajemen Pengemudi (Driver Behaviour Management)

Fleet management system juga mampu memonitor tingkat kecepatan kendaraan, pengereman yang dilakukan secara mendadak, serta tingkat akselerasi yang sangat cepat.

Sistem ini nantinya akan melaporkan seluruh kondisi yang terjadi secara lebih otomatis, sehingga perusahaan nantinya bisa melakukan audit perilaku para pengemudi perusahaan dan melakukan evaluasi manajemen secara baik.

4. Memprediksi Waktu Service (Predictive Maintenance)

Kecanggihan lainnya yang terdapat di dalam fleet management system adalah fitur pengingat waktu service kendaraan. Biasanya, kendaraan akan memerlukan waktu yang lebih rutin dalam mengecek performa mesin.

Sistem fleet management system akan membunyikan alarm untuk mengingatkan waktu pemeliharaan yang sudah semakin dekat agar Anda tidak lupa. Selain service yang dilakukan secara berkala, sistem ini juga akan mengingatkan alarm kapan waktunya untuk melakukan pergantian oli. Sehingga, umur pemakaian kendaraan jadi lebih lama.

5. Menghemat Pengeluaran Biaya (Total Cost Reduction)

Pengeluaran biaya bahan bakar dan juga peremajaan kendaraan dapat diturunkan dengan melakukan fleet management. Fleet management akan melakukan identifikasi, merinci, dan juga mengurangi pengeluaran yang tidak dibutuhkan, sehingga akan terbentuklah operasi bisnis yang lebih efisien.

Biaya operasional dan juga perawatan kendaraan akan terus bertambah seiring dengan terus berjalannya waktu, tapi dengan melakukan pelacakan aset dan program efisiensi yang lebih awal, tentunya akan membantu perusahaan Anda dalam meningkatkan persentase produktivitas.

Baca juga: Apa itu Coaching Leadership dan Kapan Menggunakan Gaya Kepemimpinan Ini?

Kesimpulan

Jadi, fleet management adalah kegiatan bisnis yang bisa memberikan dampak positif secara signifikan, karena mampu memaksimalkan pemanfaatan kendaraan secara maksimal. Lalu, perusahaan pun akan bisa menjadi lebih efisien.

Untuk mencapai hal tersebut, diperlukan fleet management system agar bisa membantu melakukan operasional bisnis. Berinvestasi pada sistem ini akan sepadan dengan potensi keuntungan yang Anda peroleh.

Selain itu, fleet management system juga mampu meningkatkan produktivitas dan keamanan, sehingga perusahaan bisa lebih hemat dan memperoleh keuntungan yang besar

Pun sama halnya dengan berinvestasi pada software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online. Software ini mampu menyajikan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara otomatis, cepat dan tepat. Selain itu, di dalamnya juga sudah dilengkapi dengan berbagai fitur yang mampu memudahkan Anda dalam mengelola bisnis.

Tertarik? Anda bisa mencoba Accurate Online selama 30 hari dengan klik tautan gambar di bawah ini.