Gugus Kendali Mutu: Pengertian, Tahapan, dan Alat yang Digunakan

Istilah gugus kendali mutu ini sangat sering sekali kita temukan di dalam manajemen perusahaan yang sangat berguna untuk menjaga dan mengendalikan kualitas perusahaan.

Namun, apa pengertian sebenarnya dari gugus kendali mutu ini? Seperti apa tahapan dan alat yang digunakan di dalam nya? Temukan jawabannya dengan membaca artikel tentang gugus kendali mutu di bawah ini.

Pengertian Gugus Kendali Mutu

Gugus Kendali Mutu atau Quality Control Circle adalah suatu aktivitas yang mana terdapat sekelompok karyawan yang saling bekerjasama dalam melakukan pertemuan secara berkala dalam upaya mengendalikan kualitas dengan cara melakukan identifikasi, analisis, dan berbagai tindakan guna menyelesaikan masalah yang dihadapi di dalam pekerjaan dengan menggunakan berbagai alat pengendali mutu.

Gugus Kendali Mutu ini pada mulanya diperkenalkan oleh Profesor Kaoru Ishikawa di tahun 1962, bersamaan dengan perusahaan Japanese Union of Scientists and Engineers. Sedangkan perusahaan yang pertama kali menjalankan konsep ini adalah Nippon Wireless and Telegraph Company di tahun yang sama.

Pada umumnya, anggota yang terlibat di dalam gugus kendali mutu adalah para karyawan yang bekerja dengan unit yang sama. Jumlah anggotanya yang ideal adalah 7 hingga 8 orang yang masing-masing diantaranya berperan sebagai fasilitator, pemimpin tim, dan anggota.

Pembentukan gugus kendali mutu ini harus mendapatkan persetujuan dari pihak manajemen dan melaporkan gugus kendali mutu dan juga rencana pemecahan masalah yang akan diterapkan pada pihak manajemen perusahaan.

Seluruh penerapan dan keputusan pemecahan ini juga harus sudah disetujui dan didukung oleh pihak manajemen perusahaan.

Tugas utama dari seorang fasilitator gugus kendali mutu adalah memberikan pelatihan pada pemimpin tim dan juga pada setiap anggota, dan juga mengkoordinasikan jalannya kegiatan gugus kendali mutu.

Pihak fasilitator juga akan berfungsi sebagai mediator antara tim gugus kendali mutu dengan pihak manajemen perusahaan. Sedangkan tugas dari pemimpin tim gugus kendali mutu adalah memimpin timnya secara aktif, dan harus bertanggung jawab penuh pada kegiatan gugus kendali mutu.

Selain itu, pemimpin tim juga harus mendorong setiap anggota untuk turut berperan aktif, menjadwalkan dan juga mengelola jalannya pertemuan, dan juga memberikan pelatihan pada anggota gugus kendali mutu bersama dengan fasilitator.

Baca juga: Saluran Distribusi: Pengertian, Fungsi Tahapan dan Cara Memilihnya

Tujuan Gugus Kendali Mutu

Tujuan yang paling utama dari gugus kendali mutu adalah membahas setiap masalah yang terjadi di dalam perusahaan dan memberikan solusi pada setiap masalah tersebut pada pihak manajemen. Berbagai masalah yang dibahas tersebut adalah berbagai masalah yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan, seperti produk, biaya, persediaan, waktu, kesehatan, keamanan, dan keselamatan kerja.

Dengan adanya kegiatan gugus kendali mutu, maka perusahan pun akan bisa memberikan motivasi pada karyawan, meningkatkan kemampuan mereka dalam memecahkan masalah, meningkatkan keterlibatan karyawan, dan juga menanamkan kesadaran tentang pentingnya mencegah masalah.

Alat Pengendali Mutu

Setidaknya terdapat 7 alat pengendali mutu atau QC TOOLs yang umumnya disebut dengan istilah QC 7 Tools. Ketujuh alat tersebut adalah sebagai berikut:

1. Pareto Chart

Diagram Pareto adalah salah satu alat dari QC 7 yang paling sering digunakan dalam mengendalikan kualitas. Pada dasarnya, diagram ini berupa grafik barang yang akan menunjukkan masalah berdasarkan adanya urutan jumlah kejadian yang terjadi.

2. Fishbone Diagram

Fishbone diagram atau yang seringkali disebut dengan Cause-and-Effect Diagram atau Ishikawa Diagram ini pertama kali dikenalkan oleh seorang ahli pengendalian kualitas dari Jepang bernama Dr. Kaoru Ishikawa, sebagai satu dari tujuh alat kualitas dasar.

Alat ini digunakan saat ada orang yang ingin melakukan identifikasi kemungkinan penyebab masalah, khususnya saat ada tim yang cenderung jatuh berpikir pada rutinitasnya.

3. Scatter Diagram

Wujud dari diagram ini adalah gambaran grafis yang isinya adalah sekumpulan titik atau poin dari nilai sepasang variabel, X dan Y.

4 Control Chart (Peta Kendali)

Peta kendali ini memiliki bentuk grafik yang digunakan untuk memantau stabilitas dari suatu proses dan juga mempelajari perubahan proses dari waktu ke waktunya. Control chart ini mempunyai garis atas untuk batasan kontrol paling tinggi, garis bawah untuk batasan kontrol paling rendah, dan garis tengah untuk garis rata-rata.

5 Check sheet (Lembar Periksa)

Lembar ini paling sederhana dan juga sangat sering digunakan sebagai alat pertama dalam hal mengumpulkan sebelum nantinya disajikan dalam bentuk grafik. Dengan menggunakan alat lembar periksa yang terstruktur dan terstandarisasi dengan baik ini, maka kita bisa meminimalisir perbedaan cara pengambilan data berdasarkan setiap orang.

6. Histogram

Di dalam statistik, histogram adalah suatu tampilan bentuk garis guna menunjukan distribusi data secara visual ataupun seberapa sering suatu nilai yang berbeda tersebut bisa terjadi dalam suatu kumpulan data.

7. Flow Chart

Flowchart adalah gambar ataupun bagan yang memperlihatkan adanya urutan dan juga hubungan antar suatu proses yang dilengkapi dengan instruksinya. Gambaran ini akan dinyatakan dengan berbagai simbol. Sehingga, setiap simbol tersebut nantinya akan menggambarkan proses tertentu. Sedangkan hubungan antar tiap proses akan dinyatakan dengan garis penghubung.

Tahapan Pemecahan Masalah dalam Gugus Kendali Mutu (GKM)

Berbagai tahapan proses dalam memecahkan masalah dalam konsep gugus kendali mutu adalah sebagai berikut.

1. Menghimpun Masalah Yang Berhubungan Dengan Pekerjaan

Tema adalah suatu kejadian ataupun masalah yang harus dihadapi oleh gugus kendali mutu yang diambil dari masalah yang terjadi di lingkungan kerja gugus kendali mutu. Terdapat dua cara yang bisa dilakukan untuk menentukan tema, yaitu:

• Mengambil salah satu tema yang menjadi prioritas dari beberapa masalah yang ada di dalam lingkungan kerja. Beberapa contoh yang mendasari prioritas ini adalah masalah yang memiliki peluang besar kontribusinya pada mutu perusahaan, baik itu dalam segi biaya, kualitas produk, keamanan, dll.
• Mengambil salah satu contoh masalah yang ada di lingkungan kerja dan menjadi kesepakatan dari setiap anggota gugus.

2. Memilih dan Menetapkan Prioritas Masalah Yang Hendak Diselesaikan

Tahap ini dilakukan guna menentukan durasi waktu yang diperlukan dalam mencapai suatu target yang diinginkan. Dalam menentukan target, metode yang bisa digunakan adalah SMART, yaitu Spesifik, Measurable, Achievable, Reasonable, dan Time Base.

3. Menetapkan Target untuk Masalah yang akan Diselesaikan

Dalam tahap ini dibutuhkan analisa langsung dari lapangan, sehingga akan diketahui masalah yang sedang dihadapi. Dalam tahapan ini juga nantinya akan menjelaskan tabel analisa 4M, yakni Method, Machine, Man, dan juga Material.

4. Menyusun Rencana Kegiatan

Tahap ini adalah lanjutan dari tahap selanjutnya, yaitu anaconda. Sehingga akan diketahui akar masalah yang sedang terjadi serta akibatnya.

5. Merekomendasikan Solusi

Langkah ini dilakukan demi mencari solusi dalam menghasilkan seluruh penyebab yang sudah ditentukan sebelumnya. Melakukan rencana langkah perbaikan dalam gugus kendali mutu bisa ditentukan dengan menggunakan teknik sumbang saran dari seluruh anggota gugus kendali mutu dengan tetap berdasarkan pada pemilihan langkah perbaikan yang dirasa sangat efektif dan juga efisien.

Agar bisa lebih memudahkan penjabarannya, cobalah untuk merencanakan perbaikan dengan menggunakan rumus 1H-5W, yakni How, What, Why, Where, Who, dan When.

6. Melaksanakan dan Menerapkan Tindakan Pemecahan Masalah

Langkah ini adalah melakukan seluruh rencana perbaikan yang sebelumnya sudah disepakati dan dibahas secara matang oleh seluruh anggota gugus kendali mutu.

Dalam melakukan perbaikan, ini maka harus dijelaskan pula terkait pentingnya kesungguhan dan partisipasi secara penuh dari seluruh anggota gugus sesuai dengan tugas yang telah dibagikan dan diharapkan seluruh pelaksanaan dari rencana perbaikan mampu diselesaikan secara tepat waktu.

7. Memantau dan Mengevaluasi hasil Pelaksanaan

Setelah seluruh rencana telah dilakukan dengan benar sesuai dengan yang disepakati, maka cara selanjutnya adalah memeriksa hasil daripada perbaikan tersebut. Tujuannya adalah untuk mengukur seluruh perbaikan yang dilakukan oleh gugus kendali mutu bisa menanggulangi penyebab yang akan berdampak pada suatu masalah.

8. Melakukan Standarisasi

Setelah sudah memeriksa dan mengatasi penyebab masalah, maka selanjutnya yang diperlukan adalah membuat standarisasi yang bisa dijadikan sebagai acuan kerja dilingkungan kerja gugus dan juga ditujukan untuk mencegah masalah yang sama terulang.

Bila perlu, standarisasi ini juga harus disebarluaskan pada lokasi kerja yang lain yang sejenis dengan lokasi kerja gugus. Standarisasi yang dibuat bisa mencakup standar untuk metode kerja, operator, material, mesin dan juga lingkungan kerja.

Baca juga: Tips Manajemen Persediaan Dalam Industri Produksi Makanan

Penutup

Demikianlah penjelasan dari kami tentang gugus kendali mutu. Jadi, bisa kita simpulkan bersama bahwa gugus kendali mutu adalah suatu aktivitas yang mana terdapat sekelompok karyawan yang saling bekerjasama dalam melakukan pertemuan secara berkala dalam upaya mengendalikan kualitas dengan cara melakukan identifikasi, analisis, dan berbagai tindakan guna menyelesaikan masalah yang dihadapi di dalam pekerjaan dengan menggunakan berbagai alat pengendali mutu.

Alat kendali mutu yang bisa digunakan setidaknya ada tujuh, yaitu pareto chart, fishbone diagram, scatter diagram, control chart, check sheet, histogram, dan flowchart. Tujuan yang paling utama dari gugus kendali mutu adalah membahas setiap masalah yang terjadi di dalam perusahaan dan memberikan solusi pada setiap masalah tersebut pada pihak manajemen.

Selain itu, hal lain yang harus selalu diperhatikan oleh pihak manajemen perusahaan adalah tentang mengatur dan mengelola keuangan dengan cara mencatat setiap arus kas yang masuk dan mengelola anggaran keuangan pada tiap pos yang dibutuhkan.

Tentu melakukan kegiatan tersebut tidak mudah dan perlu ketelitian yang tinggi, untuk itu gunakanlah software akuntansi dari Accurate Online.

Accurate Online akan membantu berbagai kegiatan akuntansi dan tugas pengelolaan keuangan perusahaan Anda. Di dalam nya Anda bisa menggunakan banyak fitur yang menarik dan bisa Anda akses dimana saja dan kapan saja. Anda juga bisa mendapatkan lebih dari 200 laporan keuangan secara mudah dengan tampilan dashboard yang sangat sederhana untuk dimengerti.

Seluruh kelebihan dan keunggulan dari Accurate Online ini bisa langsung Anda rasakan secara gratis selama 30 hari dengan klik tautan gambar di bawah ini.