Knowledge Management Adalah: Pengertian, Tujuan, Keuntungannya untuk Bisnis

Knowledge management adalah suatu teori pengelolaan ilmu pengetahuan yang sangat penting dan sangat berguna untuk siapa saja yang ingin memulai bisnis.

Hal ini menjadi sangat penting karena setiap pemula atau orang yang baru memulai bisnis memerlukan banyak wawasan dan pengetahuan. Pengetahuan yang sudah diperoleh tersebut harus bisa dikelola dengan baik agar bisnisnya bisa berkembang.

Lantas, apa sebenarnya pengertian dari knowledge management? Temukan jawabannya dengan membaca artikel tentang knowledge management ini.

Pengertian Knowledge Management Adalah

Knowledge management atau manajemen pengetahuan ini bisa kita artikan sebagai serangkaian alat, strategi dan metode untuk mempertahankan, menganalisa, mengorganisir, membagikan dan juga meningkatkan informasi yang terdapat di dalam suatu perusahaan.

Secara umum, tujuan dari knowledge management adalah guna meningkatkan efisiensi perusahaan dan juga menyimpan pengetahuan yang terdapat di dalam perusahaan itu sendiri. Dengan adanya manajemen pengetahuan ini, semua bagian yang terdapat di dalam perusahaan diharapkan mampu memperoleh pengetahuan dan wawasan terkait bisnis atau operasi yang dilakukan secara lebih mendalam.

Awal mula diperkenalkannya konsep knowledge management adalah pada tahun 1990 an lalu oleh para akademisi bernama Nonaka, Takeuchi, dan Davenport. Lalu, mereka semakin mengembangkan gagasan terkait disiplin ilmu yang tergolong baru ini.

Baca juga: Pengertian Sistem Pengendalian Internal Menurut Ahli dan Komponen di Dalamnya

Mengapa Knowledge Management Itu Penting?

Knowledge management sangat dibutuhkan untuk seluruh skala perusahaan, baik itu perusahaan skala besar ataupun kecil. Setidaknya, ada lima alasan yang membuat knowledge management menjadi sangat penting untuk dilakukan.

1. Efisiensi Proses dalam Pengambilan Keputusan Akan Semakin Meningkat

Proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan akan menjadi semakin mudah dan juga efektif dengan menggunakan knowledge management. Konsep seperti ini akan membantu mereka memperoleh akses pendapat dan juga pengalaman yang berbeda, sehingga perspektif yang akan mereka hadirkan dalam proses mengambil keputusan akan semakin banyak.

Sehingga, keputusan yang akan dipilih akan lebih efektif dan akan berimbas lebih baik pada perusahaan dan juga pada seluruh pihak yang berkepentingan.

2. Akses Terhadap Informasi Dan Pengetahuan Menjadi Lebih Mudah

Kehadiran knowledge management akan mempermudah pencarian informasi maupun mencari orang yang mempunyai informasi yang sedang diperlukan oleh pihak perusahaan.

Hal tersebut mampu meningkatkan produktivitas pada setiap orang yang berada di dalam perusahaan, sehingga para staf bisa bekerja lebih efektif.

3. Efisiensi Tiap Unit Operasional Menjadi Lebih Baik

Kemudahan dan juga kecepatan akses atas adanya informasi baru pada seluruh bagian organisasi akan membuat setiap staff mampu bekerja lebih cepat. Selain itu, adanya teknologi kolaborasi sosial juga mampu memperbaiki performa perusahaan secara umum.

4. Penciptaan Inovasi dan Perubahan yang Semakin Cepat

Pemberian informasi kepada seluruh elemen perusahaan sangatlah diperlukan agar terjadi inovasi dan perubahan lebih cepat. Nantinya, hal tersebut akan berdampak positif pada perkembangan perusahaan dan membantu mereka untuk bisa mengejar perubahan dalam dunia bisnis.

5. Kepuasan Pelanggan Akan Meningkat

Bila setiap stadd dan seluruh individu yang terdapat di dalam perusahaan mampu memberikan informasi secara cepat, maka nilai yang akan ditawarkan oleh perusahaan pun akan turut meningkat.

Setiap individu tersebut bisa memberikan jawaban yang lebih cepat, sehingga akan mampu mempersingkat waktu yang diperlukan untuk memperbaiki produk atau layanan jasa yang disediakan perusahaan.

Elemen Utama dalam Knowledge Management

Setidaknya terdapat empat elemen yang sangat penting di dalam knowledge management. Keempat elemen tersebut adalah sebagai berikut.

• Elemen yang paling utama adalah mempunyai sifat diskrit, yang mana tidak mempunyai arti bila tidak diproses, termasuk di dalamnya jenis data, seperti kata, angka, kode, tabel, sampai basis data tertentu.
• Elemen yang kedua adalah data yang sudah diproses, dengan menghubungkan satu elemen dengan elemen yang lainnya, sehingga akan mempunyai arti. Informasi tersebut bisa berupa konsep, gagasan, ide, kalimat, ataupun cerita yang sangat sederhana.
• Elemen yang ketiga adalah serangkaian informasi yang terorganisir terkait suatu bidang khusus yang lebih mudah untuk dimengerti. Pengetahuan ini mencakup kerangka kerja yang konseptual, fakta, cerita kompleks, teori, dan aksioma.
• Elemen yang terakhir adalah hasil terapan dari pengetahuan yang mampu dijadikan dasar dalam mengambil keputusan, seperti paradigma, buku, tradisi, sistem, filosofi, prinsip, dan kebenaran.

Jenis-Jenis Pengetahuan

Aspek yang paling utama yang menjadi subjek di dalam knowledge management adalah pengetahuan atau knowledge itu sendiri. Umumnya, ada dua jenis pengetahuan yang harus Anda ketahui, yaitu:

1. Tacit (know-how)

Jenis pengetahuan ini masih berbentuk pemikiran yang terdapat di dalam otak manusia. Tacit termasuk bagian yang sangat sulit untuk dipahami, dikomunikasikan dan diartikan dalam bentuk yang lain yang lebih terstruktur. Hal tersebut dikarenakan tacit yang diambil dari sumbernya, yaitu intuisi, pengalaman pribadi, dan juga konteks yang cenderung tidak pasti.

2. Explicit (know-what)

Kebalikan dari tacit, explicit adalah suatu wujud pengetahuan yang lebih mudah untuk dimengerti, dikomunikasikan dan juga diartikan dalam wujud lain yang lebih terstruktur. Pengetahuan jenis ini juga mudah dijelaskan dalam media tertentu, sehingga bisa dikelola dengan sistem manajemen pengetahuan.

Keuntungan Menerapkan Knowledge Management

Knowledge management adalah suatu alat yang sangat penting untuk perusahaan apapun yang ingin meningkatkan keahlian para pekerjanya. Berikut ini adalah beberapa knowledge management yang bisa diperoleh perusahaan dalam menerapkan knowledge management.

• Tempat bekerja akan menjadi lebih efisien
• Upaya membuat suatu keputusan akan menjadi lebih cepat dan lebih efektif
• Meningkatkan adanya kolaborasi antar setiap staf yang berada di dalam perusahaan.
• Adanya optimasi di dalam proses latihan.
• Semakin meningkatnya retensi dan kebahagian karyawan karena adanya peningkatan ilmu pengetahuan, pelatihan, serta inovasi.

Jadi, secara keseluruhan knowledge management mampu membuat seluruh proses dan juga kegiatan yang dilakukan oleh suatu perusahaan menjadi lebih efektif. Bentuk komunikasi pada setiap karyawan dan atasan juga akan menjadi lebih baik karena adanya pembagian pengetahuan yang secara lebih adil dan menyeluruh.

Nantinya, seluruh manfaat yang terdapat di dalam knowledge management akan membantu perusahaan dalam hal.

• Menciptakan berbagai produk atau jasa yang lebih baik
• Mengembangkan suatu strategi yang lebih efektif
• Meningkatkan laba perusahaan
• Memaksimalkan penggunaan skill dan juga keahlian yang sebelumnya sudah ada
• Meningkatkan efisiensi operasional dan juga produktivitas para staf perusahaan
• Mengetahui trend pasar lebih awal dan bisa berada satu langkah lebih depan daripada kompetitor lainnya.

Bentuk kolaborasi yang berdasarkan wawasan akan mampu memberikan pandangan dan juga opini yang lebih beragam dari berbagai pengalaman yang bisa diaplikasikan dalam upaya mengambil suatu keputusan.

Sehingga, setiap keputusan yang dipilih oleh perusahaan akan berdasarkan keahlian dan juga pengalaman yang sifatnya kolektif.

Kerugian Knowledge Menerapkan Management

Dalam proses menerapkan knowledge management, setiap perusahaan juga harus memahami adanya kelemahan dan kerugian yang berpotensi bisa timbul. Beberapa tantangan yang bisa hadir dalam menerapkan knowledge management adalah sebagai berikut.

1. Sulit untuk menemukan cara yang efisien dalam mencatat pengetahuan seputar bisnis.
2. Seluruh informasi dan juga sumber terkait akan menjadi lebih mudah untuk ditemukan oleh orang lain
3. Mendorong setiap individu untuk saling membagi, menggunakan, dan juga menerapkan pengetahuan yang sudah ada menjadi lebih sulit.
4. Akan sulit dalam mengintegrasikan knowledge management dengan seluruh tujuan dan juga strategi bisnis perusahaan
5. Memilih dan menerapkan teknologi knowledge management akan menjadi tantangan tersendiri untuk perusahaan.
6. Memerlukan waktu pengintegerasian knowledge management ke dalam proses dan juga sistem informasi yang sebelumnya memang sudah ada.

Baca juga: Manajemen Stress di Lingkungan Kerja: Pengertian, Tujuan, dan Cara Mengelola Stress

Penutup

Demikianlah penjelasan dari kami tentang knowledge management. Berdasarkan penjelasan di atas, bisa kita tarik kesimpulan bahwa knowledge management adalah serangkaian alat, strategi dan metode untuk mempertahankan, menganalisa, mengorganisir, membagikan dan juga meningkatkan informasi yang terdapat di dalam suatu perusahaan.

Secara umum, tujuan dari knowledge management adalah guna meningkatkan efisiensi perusahaan dan juga menyimpan pengetahuan yang terdapat di dalam perusahaan itu sendiri.

Knowledge management dalam perusahaan pun tidak luput dari membagikan laporan keuangan dan seluruh data yang ada di dalamnya harus bisa diterjemahkan dengan bahasa yang mudah untuk dimengerti oleh orang lain. Selain itu, seluruh akun yang terdapat di dalam laporan keuangan juga harus dibuat secara tepat dan rapi.

Namun, jika Anda kesulitan dalam melakukannya, Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Accurate Online.

Aplikasi akuntansi ini akan membantu pekerjaan akuntansi atau yang berkaitan dengan laporan keuangan menjadi lebih mudah. Bahkan, aplikasi ini juga memiliki banyak fitur lain untuk memudahkan Anda dalam berbisnis, seperti adanya fitur perpajakan, persediaan, pembelian, penjualan, rekonsiliasi bank, payroll karyawan, dan masih banyak lagi.

Tertarik? Anda bisa mulai coba Accurate Online secara gratis selama 30 hari dengan klik tautan gambar yang ada di bawah ini.