Manajemen Data: Peran Penting dan Fungsinya Untuk Perusahaan

Untuk sebuah perusahaan, data memiliki peran yang sangat penting dan harus bisa dikelola dengan baik seperti halnya perusahaan mengelola aset.

Untuk mengatur dan juga mengelola data secara aman, maka dibutuhkan adanya manajemen data yang baik.

Data dianggap sebagai suatu aset yang tidak memiliki wujud dan mampu memberikan nilai yang besar untuk sebuah perusahaan.

Setiap keputusan bisnis membutuhkan data agar perusahaan tidak serta merta berasumsi kosong dan bisa mengetahui berbagai tahapan yang harus dilakukan agar bisa mencapai tujuannya.

Tanpa adanya manajemen data yang baik, maka data tersebut bisa menjadi masalah untuk perusahaan.

Data tersebut bisa menjadi tidak berkualitas dan menjadi tidak valid karena tidak akurat.

Lantas, apa saja fungsi manajemen data untuk perusahaan? apa saja tantangan yang harus dihadapi?

Agar bisa mengetahui jawabannya, bacalah artikel tentang manajemen data ini hingga selesai.

Pengertian Manajemen Data

Manajemen data adalah suatu kegiatan manajerial yang menggunakan teknologi sistem informasi dalam menjalankan tugas mengelola data agar bisa memenuhi keperluan informasi yang diperlukan oleh seluruh stakeholder.

Manajemen data akan memastikan seluruh data secara aktual, akurat, aman dan juga tersedia untuk semua pihak yang memiliki kepentingan.

Kegiatan ini dilakukan agar bisa mengumpulkan, menyimpan dan juga menggunakan data secara aman, hemat biaya dan juga lebih efisien.

Data mampu membantu perusahaan dalam mengambil keputusan bagi pihak manajemen perusahaan jika disajikan dan juga diolah secara tepat.

Untuk individu atau perusahaan, manajemen data mampu membantu dan juga memaksimalkan penggunaan data dalam batas kebijakan dan juga regulasi yang nantinya bisa digunakan untuk mengambil kebijakan secara tepat.

Baca juga: Database Management System: Pengertian, Jenis, dan Komponen di Dalamnya

Fungsi Manajemen Data

Di dalam perusahaan, manajemen data tidak hanya diisi oleh satu kegiatan saja, tapi juga mencakup berbagai kegiatan yang mencakup pengujian, pengumpulan, pemeliharaan, keamanan dan juga organisasi.

Berikut ini adalah penjelasannya:

• Untuk kegiatan pengumpulan data yang akan dicatat dalam sumber dokumen akan diinput di dalam sebuah sistem.
• Pemeliharaan data yang ada pada setiap data yang baru diinput, data yang diubah, dan data yang dihapus harus dilakukan jika data tersebut sudah tidak lagi dibutuhkan, tujuannya adalah agar bisa tetap up to date.
• Penyimpanan data dilakukan pada media penyimpanan, seperti pada pita magnetik.
• Nantinya, pengambilan data bisa digunakan oleh setiap user agar tidak merugikan pihak apapun.
• Integritas dan pengajuan data dilakukan agar bisa memastikan tingkat keakuratannya dengan berdasarkan peraturan yang sebelumnya sudah ditentukan.
• Keamanan data digunakan untuk mencegah data agar tidak hancur, rusak dan juga disalahgunakan.

Baca juga: Apa itu Manajemen Informasi? Berikut Pengertian Lengkapnya

Tantangan Manajemen Data

Tantangan manajemen data saat ini sebagian besar berasal dari meningkatnya arus bisnis dan juga perkembangan data. Kecepatan, variasi, dan juga volume data yang terus berkembang mampu mendorong perusahaan dalam mencari alat manajemen data yang jauh lebih efektif.

Tantangan yang harus dihadapi perusahaan dalam manajemen data adalah sebagai berikut.

1. Tidak Mengetahui Data yang Dimiliki

Data perusahaan banyak yang dihimpun serta disimpan dari berbagai jenis sumber, seperti sosial media, sensor, device, dan kamera video.

Berbagai data ini tidak akan berguna bila perusahaan tidak mengetahui data apa yang mereka miliki, letak penempatannya, dan bagaimana cara dalam menggunakan data tersebut.

2. Menjaga Performa Data

Perusahaan akan memperoleh, menyimpan dan juga menggunakan banyak data setiap hari.

Untuk menjaga performa data ketika peak time, maka perusahaan harus bisa memonitor database perusahaan dan juga mengubah indeks ketika query nya berubah tanpa harus mempengaruhi kinerja suatu data.

3. Persyaratan yang Selalu Berubah

Suatu peraturan yang sifatnya kompleks dan juga selalu berubah akan membuat perusahaan harus mereview data data secara muda dan mampu mengidentifikasi seluruh persyaratan baru yang diterbitkan oleh pihak tersebut.

Selain karena adanya persyaratan baru, perusahaan pun harus terus melakukan update dengan adanya perubahan di dalam persyaratan tentang data yang ada.

Khusus untuk personally identifiable information (PII) atau informasi terkait identitas pribadi yang harus dilacak dan juga dipantau, agar mampu memenuhi syarat aturan global yang saat ini makin ketat.

4. Tidak Mengetahui Tujuan Penggunaan Data

Data yang sebelumnya sudah dikumpulkan dan sudah diidentifikasi tidak akan memberikan nilai apapun jika perusahaan tidak memprosesnya.

Jangan biarkan nilai potensial dari atau data yang sudah Anda miliki hilang begitu saja. Data ini harus dianalisis agar menjadi sumber dari apa yang dibutuhkan oleh perusahaan Anda.

Jadi, data tidak hanya dikumpulkan saja, namun juga harus bisa digunakan untuk mencapai tujuan bisnis perusahaan.

5. Beradaptasi dengan Penyimpanan Data

Dalam hal manajemen data, maka perusahaan bisa menyimpan data pada beberapa sistem termasuk pada gudang dan warehouse serta lake.

Data warehouse adalah suatu tempat penyimpanan data dengan data yang sangat besar dari berbagai operasional serta database lain milik perusahaan.

Hal ini adalah suatu cara yang didasari pada relational dan juga columnar database yang mana data tadi akan ditampilkan dari sistem operasi yang berbeda namun terstruktur dan siap digunakan.

Data lakes adalah suatu kolam data yang digunakan untuk machine learning dan juga analisa lainnya yang cukup maju.

Data yang tersimpan di dalam satu repository mempunyai berbagai macam format. Sedangkan data mart adalah database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data tertentu dari data warehouse yang berasal dari suatu departemen ataupun divisi tertentu.

Suatu perusahaan memerlukan cara untuk merubah data secara mudah dan cepat dari format asli ke dalam format lain atau model lain yang mereka perlukan untuk beragam analisa bisnis.

6. Mengabaikan Keamanan Data

Tantangan dalam melakukan manajemen data terkait keamanan mencakup sejumlah hal yang perlu diatasi untuk memastikan bahwa data yang disimpan dan diproses terlindungi dari ancaman yang mungkin terjadi.

Manfaatkan segala fitur keamanan yang software/ aplikasi berikan, salah satunya adalah 2 Factor Authentification.

Hal ini mencegah akun Anda teretas jika terjadi data breach, karena dibutuhkan kode unik yang akan berubah-ubah setiap hari untuk dapat mengakses akun Anda.

Salah satu perusahaan yang menerapkan Fitur 2FA adalah Accurate Indonesia, dengan banyaknya pengguna dan pentingnya kerahasiaan kondisi keuangan perusahaan.

Accurate Online selaku Aplikasi Akuntansi menggunakan Fitur 2FA untuk memberikan keamanan lebih pada penggunanya.

Baca juga: Langkah Awal Menggunakan Accurate Online untuk Pembukuan Bisnis

Proses Melakukan Manajemen Data

ilustrasi Manajemen Data. source envato.

Proses manajemen data adalah serangkaian langkah yang dirancang untuk mengelola data dalam organisasi dengan efektif dan efisien.

Berikut adalah langkah-langkah manajemen data secara umum yang terlibat dalam proses tersebut:

1. Identifikasi kebutuhan data

Langkah pertama dalam manajemen data adalah mengidentifikasi kebutuhan organisasi terkait data.

Hal ini melibatkan pemahaman terhadap jenis data yang dibutuhkan, tujuan penggunaannya, dan kebutuhan aksesibilitas serta keamanan.

2. Pengumpulan data

Data dikumpulkan dari berbagai sumber seperti formulir, survei, sensor, dan sistem informasi.

Proses pengumpulan data harus dilakukan dengan teliti dan memastikan bahwa data yang dikumpulkan sesuai dengan kebutuhan dan relevan.

3. Penyimpanan data

Setelah data dikumpulkan, langkah selanjutnya adalah menyimpannya dengan aman dan terstruktur.

Hal ini melibatkan pemilihan sistem penyimpanan yang tepat, baik itu database, penyimpanan awan, atau sistem penyimpanan lainnya.

4. Pemrosesan data

Data yang dikumpulkan sering kali memerlukan pemrosesan untuk mengubahnya menjadi informasi yang bermanfaat.

Proses ini meliputi pembersihan data, transformasi, dan analisis untuk menghasilkan wawasan yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan.

5. Pengamanan data

Data harus dilindungi dari akses yang tidak sah dan ancaman keamanan lainnya. Ini melibatkan penerapan kebijakan keamanan data, enkripsi, pengaturan hak akses, dan tindakan perlindungan data lainnya.

6. Membuat dan memelihara metadata

Metadata adalah informasi yang memberikan konteks tentang data, seperti asal, struktur, dan arti.

Proses ini membantu dalam manajemen dan pemahaman data serta memfasilitasi pencarian dan analisis data yang efisien.

7. Distribusi data

Data yang telah diproses dan aman dapat didistribusikan ke berbagai pengguna dalam organisasi.

Melibatkan penyediaan akses yang tepat, baik melalui laporan, dashboard, atau antarmuka pengguna lainnya.

8. Evaluasi dan pemantauan

Proses manajemen data harus dievaluasi secara berkala untuk memastikan bahwa ia terus berjalan efektif dan efisien.

Pemantauan yang teratur diperlukan untuk mendeteksi masalah atau kebutuhan perubahan dan mengambil tindakan korektif yang sesuai.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, organisasi dapat mengelola data mereka dengan baik, memastikan keakuratan, keamanan, dan ketersediaan data yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang efektif dan strategi bisnis yang sukses.

Baca juga: Pengertian Data Governance, Pengolahan Data untuk Tingkatkan Kualitas Bisnis

Praktik Terbaik Manajemen Data

Agar bisa mengatasi tantangan di dalam manajemen data, maka perusahaan memerlukan serangkaian praktik yang menyeluruh dan juga matang.

Praktiknya itu sendiri tentu sangat beragam, tergantung dari jenis data yang digunakan dan juga jenis industrinya.

1. Mengidentifikasi Data Perusahaan

Menemukan data perusahaan akan memungkinkan seluruh tim data scientist menelusuri dan juga mencari berbagai kumpulan data tersebut bisa digunakan sesuai dengan tujuan utama perusahaan.

2. Mengembangkan Data Science Environment

Dengan adanya data science environment, membuat pekerjaan terotomatisasi pada transformasi data serta menyederhanakan pembuatan dan evaluasi model data perusahaan.

Untuk itu, ada baiknya perusahaan menggunakan tools khusus untuk mengolah data secara lebih modern agar mampu mempersingkat proses hipotesis dan juga pengujian data dengan menggunakan model terbaru.

3. Teknologi Autonomous untuk Meningkatkan Kinerja

Data autonomous memanfaatkan penggunaan teknologi AI serta machine learning agar bisa terus memonitor query database serta memaksimalkan indeks saat suatu query berubah.

Hal ini akan memungkinkan database untuk bisa memudahkan DBA, mempertahankan response time, serta data scientist dari pekerjaan manual yang tentunya membutuhkan waktu lama.

4. Mengetahui Persyaratan Kepatuhan

Menemukan data dengan menggunakan tools baru untuk mengidentifikasi koneksi yang harus dilacak, dideteksi dan dimonitor untuk setiap jenis kepatuhan yang baru.

Kemampuan ini menjadi suatu hal yang penting dalam bagian risk and security.

5. Menggunakan Query Layer Agar Bisa Mengelola Berbagai Bentuk Penyimpanan Data

Teknologi baru akan memungkinkan repository manajemen data untuk bisa bekerja sama

Umumnya, query layer akan mencakup beragam jenis penyimpanan data yang akan memungkinkan data scientist, analis dan juga aplikasi untuk bisa mengakses data tanpa harus mengetahui tempat penyimpanan data serta mengubahnya dengan cara manual menjadi suatu format yang bisa digunakan.

Baca juga: Cara Mengelola Data Transaksi Secara Mudah dan Aman

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan dari kami tentang manajemen data. Jadi tujuan dari manajemen data untuk individu dan juga perusahaan adalah agar bisa membantu dan juga memaksimalkan penggunaan data dalam batas kebijakan dan juga regulasi yang nantinya bisa digunakan untuk mengambil keputusan yang lebih tepat.

Kegiatan manajemen data ini akan mencakup pengumpulan, pengujian, penyimpanan, pemeliharaan, keamanan dan juga organisasi perusahaan.

Solusi untuk menghadapi tantangan yang ada dalam manajemen data adalah dengan menggunakan suatu sistem yang bisa diintegrasikan pada seluruh data.

Nah, salah satunya adalah dengan menggunakan software akuntansi bisnis Accurate Online.

Accurate Online lebih dari sekedar software akuntansi biasa, di dalamnya Anda bisa melakukan manajemen data dan mampu membantu proses bisnis dengan sistem yang sudah terintegrasi dengan baik dan juga otomatis.

Di dalamnya, Anda bisa mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis, seperti akuntansi, inventaris perusahaan, manufaktur, penjualan, pembelian, dan masih banyak lagi.

Selain itu, software ini juga dikembangkan dengan basis cloud, sehingga bisa Anda akses dimana saja dan kapan saja.

Tertarik? Anda bisa langsung mencoba Accurate Online secara gratis selama 30 hari dengan klik tautan gambar di bawah ini.