Manajemen Kinerja: Pengertian, Siklus, dan Cara Memaksimalkannya

Setiap organisasi atau perusahaan pastinya memiliki tujuannya masing-masing. Nantinya, tujuan ini akan digerakkan oleh karyawan yang bekerja diperusahaan tersebut. Nah, untuk memaksimalkan hasil kerja karyawan, maka dibutuhkan manajemen kinerja atau performance management.

Tapi, apa sih manajemen kinerja itu? Bagaimana langkah-langkah dan juga prosesnya agar bisa berjalan maksimal? Berikut ini adalah penjelasannya.

Pengertian Manajemen Kinerja

Dilansir dari laman resmi UC Berkeley, manajemen kinerja adalah suatu upaya komunikasi yang dilakukan secara kontinyu dan terjadi antara karyawan dan atasannya, serta dilakukan demi mencapai tujuan utama perusahaan. Manajemen kinerja yang efektif merupakan hal yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan.

Sedangkan dilansir dari laman resmi McKinsey, manajemen kinerja mampu membantu menyelaraskan karyawan dengan berbagai sumber daya lain agar tujuan perusahaan bisa tercapai dengan baik. Disisi lain, laman resmi The Balance Careers menyatakan bahwa terdapat beberapa komponen yang termasuk dalam sistem manajemen kinerja. Berbagai komponen tersebut yaitu:

• Pembuatan deskripsi kerja yang terang dan jelas berdasarkan apa yang sudah direncanakan pada perekrutan karyawan.
• Memilih calon karyawan yang mampu memenuhi syarat untuk bisa diwawancara.
• Melakukan sesi wawancara dengan calon karyawan sebagai tahap seleksi agar layak masuk ke tahap berikutnya.
• Menanyakan pada calon karyawan apakah mereka mampu meraih tujuan dan juga memenuhi deskripsi pekerjaan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
• Melakukan seleksi calon karyawan dengan berbagai proses yang berlandaskan budaya perusahaan.
• Menawarkan pekerjaan pada calon karyawan yang sudah terpilih, termasuk dalam hal kelebihan perusahaan, fasilitas, gaji, tunjangan, dll.
• Menyambut karyawan baru yang sudah terpilih, melakukan tahap orientasi, menunjuk mentor karyawan, serta memperkenalkan budaya perusahaan pada karyawan terpilih.
• Membuat standar kinerja yang bisa diukur oleh untuk karyawan terpilih.
• Memberikan pelatihan untuk karyawan.
• Memberikan pembinaan dan timbal balik untuk karyawan.
• Rutin melakukan diskusi pengembangan kinerja dengan karyawan.
• Membuat sistem penghargaan tertentu atas beragam pencapaian dan kontribusi karyawan.
• Menawarkan adanya promosi atau pengembangan karir, termasuk pergeseran posisi, transfer karyawan, dll.
• Jika ada karyawan yang resign, maka perusahaan harus melakukan evaluasi dan mencari tahu penyebabnya.

Pada dasarnya, berbagai komponen ini tidak selamanya bisa disamakan untuk tiap jenis perusahaan. Namun, prinsip dan unsurnya masih mirip dengan manajemen kinerja yang baik.

Baca juga: Manajemen Perubahan: Pengertian, Fungsi, Fase dan Tahapannya Dalam Perusahaan

Siklus Manajemen Kinerja

Dalam prosesnya, terdapat 4 siklus manajemen kinerja yang bisa Anda ikuti. Empat siklus ini harus dilakukan secara kontinyu. Dilansir dari laman resmi Valamis, berbagai tahapan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Perencanaan

Dalam tahapan ini, pihak manajemen dan direktur perusahaan akan berdiskusi terkait tujuan dan apa saja yang ingin diraih oleh perusahaan, baik itu dalam jangka waktu tertentu ataupun secara keseluruhan.

Hal ini menjadi sangat penting untuk dilakukan agar setiap karyawan mempunyai panduan dalam merancang setiap tujuan secara lebih detail. Berbagai tujuan tersebut tidak melulu tentang strategi bisnis, namun bisa juga tentang indikator pencapaian performa karyawan dalam suatu tim, seperti tugas, target, pengembangan, tindakan, dll.

Setelah rencana tujuan telah ditetapkan secara umum, maka pihak manajer yang berada di bawah bisa mulai menetapkan tujuan untuk manajemen kinerja karyawannya. Tujuan tersebut seringkali ditetapkan dengan menggunakan metoda S.M.A.R.T atau specific, measurable, achievable, relevant, dan time-bound.

Pada tahap ini bisa juga dilakukan perencanaan pengembangan karyawan.

2. Monitoring

Pada umumnya, dalam setahun hanya akan dilakukan kontrol atau monitoring sebanyak satu atau dua kali saja. Dalam tahapan ini, manajer harus melakukan berbagai cara untuk memastikan apakah berbagai tujuan yang sudah direncanakan bisa diraih.

Jika nantinya ditemukan masalah pada karyawan, maka pihak manajer harus mampu membantu menyelesaikan masalah karyawan. Penyesuaian kembali tujuan masih bisa dilakukan jika memang nantinya diperlukan.

Pada tahap ini, tidak menutup kemungkinan ada tujuan baru yang akan ditetapkan, karena ada banyak perubahan yang terjadi.

3. Reviewing

Tahapan siklus selanjutnya adalah reviewing atau pengkajian yang bersifat dua arah. Pada akhir tahun, nantinya pihak manajemen dan karyawan akan mendiskusikan apakah seluruh tujuan yang sudah ditetapkan dari awal bisa dicapai dengan baik.

Tahapan ini dinilai sangat penting, karena pihak manajer bisa melakukan berbagai kolaborasi dengan pihak karyawan. Semakin melibatkan pekerja, maka para pekerja yang terlibat akan semakin terpacu untuk tetap bekerja di perusahaan tersebut. Beberapa hal yang dikaji ini mencakup realistisnya tujuan yang sudah ditetapkan dari awal, dan bagaimana karyawan mampu memperoleh pengalaman atau keahlian baru.

4. Penghargaan

Tahap ini merupakan tahap yang tidak bisa diabaikan, karena penghargaan atau reward adalah hal penting untuk meningkatkan semangat kerja karyawan. Jika karyawan tidak memperoleh cukup penghargaan, maka semangat kerjanya pun akan menurun, dan besar kemungkinan mereka mencari pekerjaan lain.

Beberapa bentuk penghargaan yang bisa diberikan antara lain, peningkatan gaji, pemberian bonus, peningkatan jatah cuti, promosi jabatan, proyek tambahan, testimoni tertulis, dll. Jika karyawan telah menerima penghargaan, maka siklus manajemen kinerja bisa kembali lagi pada tahap awal.

Baca juga: Sistem Pengendalian Manajemen: Pengertian, Fungsi, Unsur, dan Faktor yang Mempengaruhinya

Cara Memaksimalkan Manajemen Kinerja

Agar manajemen kinerja yang dilakukan oleh perusahaan bisa dilakukan secara maksimal, terdapat berbagai cara yang bisa dilakukan. Dilansir dari laman resmi  WorkFront, beberapa cara yang bisa dilakukan adalah:

• Lebih sering melakukan evaluasi kerja, jadi tidak hanya sekali atau dua kali dalam setahun, tapi bisa beberapa kali dalam setahun.
• Melakukan aktivitas OKR demi menyelaraskan standar pencapaian pribadi dengan tujuan perusahaan secara menyeluruh.
• Mengembangkan sistem umpan balik pada karyawan secara mingguan agar proses monitoring bisa dilakukan secara efektif.
• Manajer harus dijadikan sebagai pengajar atau pemberi latihan dan pengarahan.
• Mengembangkan standar yang lebih efektif untuk digunakan sebagai indikator performa kerja.

Perbedaan Manajemen Kinerja dan Penilaian Kinerja

Seringkali manajemen kinerja tertukar dengan hal lain, seperti penilaian kinerja. Dikutip dari laman resmi Inc, penilaian kerja pada dasarnya adalah proses atau cara manajemen perusahaan dalam memberikan umpan balik atau masukan pada karyawan.

Masukan ini berhubungan dengan hasil kerja, serta hal lain yang bisa dilakukan agar performa karyawan bisa lebih baik. Terdapat beberapa hal lain yang membedakan manajemen kinerja dan penilaian kinerja, yaitu:

1. Penekanan

Penilaian kinerja lebih fokus pada evaluasi dan masukan untuk karyawan. Sedangkan manajemen kinerja lebih fokus dalam hal integrasi agar hasil kerja karyawan bisa sesuai dan membantu perusahaan mencapai tujuannya.

2. Tujuan

Penilaian kinerja dilakukan untuk menambah dan juga mengembangkan performa karyawan, membantu mengembangkan bakat dan keahlian karyawan, serta fokus pada memberikan budaya perusahaan pada karyawan.

Disisi lain, manajemen kinerja dilakukan untuk menetapkan, mengevaluasi, dan juga memperbaiki performa karyawan agar bisa sesuai dengan tujuan perusahaan dan performa karyawan bisa meningkat.

3. Keterlibatan karyawan

Penilaian kinerja cenderung dilakukan oleh manajer karyawan. Artinya, keterlibatan karyawan akan sangat minim atau bahkan tidak ada sama sekali. Sedangkan pada manajemen kinerja, karyawan bisa berkontribusi dalam memberikan umpan balik yang bisa dibicarakan bersama manajer.

Baca juga: Total Quality Manajemen (TQM): Pengertian, Prinsip dan Keuntungan Penggunaannya

Syarat Manajemen Kinerja

Dalam menjalankan manajemen performance, terdapat beberapa alat dan syarat yang harus dipenuhi. Berbagai alat tersebut seperti, Lean Six Sigma, manajemen mutu ISO, Balanced Scorecard “BSC, Six Sigma , Malcolm Baldrige “MBNQA”, dll.

Tapi, alat-alat tersebut harus memenuhi syarat-syarat berikut ini:

• Dalam mewujudkan tujuannya, perusahaan harus mempunyai strategi yang jelas.
• Perusahaan harus memiliki KPI (key performance indicator) yang bisa diukur secara kuantitatif, mempunyai target yang hendak dicapai, dan juga memiliki batas waktu yang jelas.
• Dalam kontrak kerja, berbagai tolak ukur kinerja bisa dituliskan dalam bentuk kesepakatan tersebut.
• Adanya siklus manajemen kinerja baku yang harus dipatuhi oleh seluruh karyawan yang terlibat dalam perusahaan yang berupa pelaksanaan, pengawasan, perencanaan kinerja, dan evaluasi.
• Adanya reward dan juga punishment untuk meningkatkan dan menjaga konsistensi perusahaan.

Baca juga: Manajemen Perkantoran: Pengertian, Fungsi, dan Tujuannya

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan diatas, bisa kita tarik kesimpulan bahwa manajemen kinerja adalah salah satu alat manajemen perusahaan yang mampu membantu pihak manajer dalam memantau dan juga melakukan evaluasi pekerjaan para karyawan.

Tujuannya adalah untuk menciptakan lingkungan yang lebih efektif dan efisien, baik itu untuk perusahaan maupun untuk karyawan. Pada dasarnya, keberhasilan manajemen kinerja bergantung pada bagaimana seluruh elemen organisasi perusahaan menjalankan tugasnya dengan sungguh-sungguh.

Namun, tentunya Anda tidak bisa mengandalkan manajemen kinerja saja untuk membangun bisnis yang sukses, karena Anda perlu melakukan manajemen keuangan yang rapi dan terstruktur. Untuk lebih memudahkan Anda dalam melakukan manajemen keuangan dan hal lain terkait akuntansi perusahaan, maka Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Accurate Online.

Dengan Accurate Online, Anda bisa mengatur biaya produk, mengontrol stok barang, dan memantau laporan keuangan bisnis Anda secara mudah dan real time.  Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: